İK için elektronik imza: kılavuz

İK neden elektronik imzaya geçiyor

İK neden elektronik imzaya geçiyor

İK departmanları ayda düzinelerce sözleşme belgesini yönetir: kalıcı sözleşmeler, sabit süreli sözleşmeler, değişiklikler, istihdam vaatleri, uzaktan çalışma sözleşmeleri, geleneksel fesihler. Her kağıt döngüsü 3-10 iş günü sürer. Elektronik imzada ise aynı döngü birkaç saate kadar inmektedir.

• İK, zamandan tasarruf etmenin ötesinde şunları bulacak:
• URSSAF/iş teftişi denetimleri için üstün izlenebilirlik
• modernize edilmiş aday deneyimi (evde tarama/yazdırma yok)
• hataların azaltılması (yanlış sürümün imzalanması)

kişisel dosyaların bir HRIS'te merkezileştirilmesi

• Yaygın olarak imzalı İK belgeleriİş sözleşmeleri
• CDI, CDD, iş-eğitim programı
• İstihdam vaatleri
• Değişiklikler (maaş, pozisyon, çalışma süresi, uzaktan çalışma)
• Şirket ve şube anlaşmaları
• Şirket ve şube anlaşmaları
• Konvansiyonel fesihler
• Teşvik planları, katılım

İç düzenlemeler (özet)

Gider raporlarıÖnerilen imza düzeyiİK belgeleri içingelişmiş imza (AES)standarttır. Endüstriyel mahkeme davalarında kanıtları güvence altına alan çift faktörlü tanımlama (e-posta + OTP SMS) sağlar - bkz.

yasal geçerlilik ⬥⬥⬥.

Bazı düşük riskli dahili belgeler (sertifikalar, koleksiyonlar) için basit bir imza yeterli olabilir.

• Ölçülebilir faydalarİşe alım süresinin azalması ⬥⬥⬥: Sabah kabul edilen adayın sözleşmesini öğleden sonra imzalamış olabilmesi
• İşe alım süresinin azalması ⬥⬥⬥: Sabah kabul edilen adayın sözleşmesini öğleden sonra imzalamış olabilmesiGelmeme oranının azalması ⬥⬥⬥: Sözleşmelerin mutfak masasında “unutulmasına” son
• İdari kazanç ⬥⬥⬥: Dosya başına 2 ila 3 saat daha az (hatırlatmalar, taramalar, sınıflandırma)Uyumluluk ⬥⬥⬥: anlaşmazlık durumunda uygulanabilir denetim takibi
• HRIS'inizle entegrasyonMevcut HRIS ile modern bir platform arayüzleri (PayFit, Lucca, Workday, SAP SuccessFactors) API veya Zapier aracılığıyla. Değişiklikler otomatik olarak bir şablondan oluşturularak çalışana gönderilebilir ve imzalanan belge otomatik olarak özlük dosyasına kaydedilir.

Kaçınılması gereken hatalar

İş sözleşmesinde basit imzanın seçilmesi: zayıf kanıt

Sözleşmenin bitiminden 5 yıl sonra denetim takibinin tutulmaması

• Ön bilgi alma hakkının belirtilmesinin unutulması (eklenmesi zorunlu belgeler)
• İmzalanan sözleşmenin sistematik olarak basılması (kanıt değerinin kaybolması)
• Somut örnek: hızlandırılmış işe alım
• 80 çalışandan oluşan bir KOBİ, işe alım işlemini elektronik imzayla endüstriyel hale getirdi. Yeni rota:

80 çalışandan oluşan bir KOBİ, işe alım işlemini elektronik imzayla endüstriyel hale getirdi. Yeni rota:

Aday e-postayla kabul edildi → şablondan otomatik olarak CDI oluşturuldu

1. OTP SMS ile AES'e gönderme → bir saat içinde imzalandı
2. PayFit dosyasında otomatik sınıflandırma
3. Grup AES koleksiyonu için karşılama belgelerinin (BT sözleşmesi, iç düzenlemeler) gönderilmesi
4. Sonuç: işe alım hazırlık süresi bölündü 4'e kadar 0 sözleşme kaybedildi, URSSAF dosyaları güncel tutuldu.

Certyneo size nasıl yardımcı olur

Certyneo, mevcut sözleşmeler (CDI, CDD, iş etüdü, değişiklikler) için önceden yapılandırılmış şablonlar, varsayılan olarak gelişmiş imza, önemli HRIS ile yerel entegrasyonlar ve 10 yıllık arşivleme içeren bir İK paketi sunar.

İK yöneticileri, özel bir kontrol panelinden her bir sözleşmenin durumunu gerçek zamanlı olarak izleyebilir ve kontroller için denetim izini dışarı aktarabilir.

Certyneo elektronik imza çözümünü keşfedin

SSS

İş sözleşmesi SES'te imzalanabilir mi?

Teknik olarak evet, ancak kanıtlar zayıf. AES tüm iş sözleşmeleri için önerilir.

Teknik olarak evet, ancak kanıtlar zayıf. AES tüm iş sözleşmeleri için önerilir.

Bina dışında değişiklik imzalanabilir mi?

Evet, hatta ana avantajlardan biri.

Basılı versiyonunu saklamalı mıyız?

Hayır. PAdES imzalı PDF aynı değere sahiptir. Denetim izini tutmaya dikkat edin.

IRP'lere danışılmalı mı?

Hayır, elektronik imza İş Kanunu anlamında toplu bir tedbir değildir.

Uluslararası olarak mı çalışıyor?

AB'de evet (karşılıklı tanınma). AB dışında yerel yasaları kontrol edin.

Sonuç

Elektronik imzayı benimseyen İK, hız, uyumluluk ve aday deneyimi kazanır. Bu, iş dünyasındaki dijital dönüşümün en net yatırım getirilerinden biridir.

Belgelerinizi çevrimiçi olarak basit, hızlı ve güvenli bir şekilde göndermek, imzalamak ve takip etmek için Certyneo'yu deneyin.