Administrator de coproprietate: obligații legale și taxe 2026

Administratorul nu este cel care decide în cadrul asociației de proprietari. El este mandatarul acesteia: execută deciziile luate de adunarea generală, administrează imobilul și reprezintă asociația de proprietari. Această calitate de mandatar determină tot restul — întinderea atribuțiilor sale, structura remunerației sale și regimul răspunderii sale. Cele mai multe conflicte apar dintr-o confuzie pe acest subiect: a-i reproșa administratorului o decizie pe care nu a luat-o, sau a-l lăsa să ia o decizie care nu era de competența sa.

Trei categorii distincte de atribuții

Gestiunea administrativă. Convocarea adunării generale cel puțin o dată pe an, redactarea procesului-verbal, notificarea deciziilor, actualizarea listei coproprietarilor și a carnetului de întreținere al imobilului. Administratorul trebuie, de asemenea, să înregistreze asociația de proprietari în registrul național și să actualizeze datele.

Gestiunea financiară. Deschiderea unui cont bancar separat pe numele asociației de proprietari — obligație de principiu, de la care se poate deroga doar printr-o decizie expresă a adunării generale și în cazuri limitate. Administratorul solicită plata avansurilor, ține contabilitatea conform unui plan de conturi specific și prezintă conturile spre aprobarea adunării generale. Pentru un coproprietar care își dă în chirie unitatea, doar o parte din aceste cheltuieli poate fi refacturată chiriașului, conform listei limitative detaliate în articolul nostru despre cheltuielile locative. De asemenea, trebuie să constituie fondul pentru lucrări, a cărui alimentare este obligatorie după o anumită vechime a imobilului.

Gestiunea tehnică. Asigurarea întreținerii imobilului, punerea în executare a lucrărilor votate și adoptarea măsurilor conservatorii în caz de urgență. Această din urmă atribuție este singura care îi permite să angajeze o cheltuială nevotată, iar interpretarea sa este strictă: urgența presupune un risc pentru siguranța sau conservarea imobilului, nu o simplă oportunitate.

Remunerația: forfaitul și prestațiile speciale

Aceasta este cea mai frecventă sursă de contestații, iar regula este structurată printr-un contract-cadru reglementat.

Onorariile administratorului se bazează pe un forfait anual care acoperă toate prestațiile de gestiune curentă. Acest forfait este exhaustiv: tot ceea ce ține de gestiunea curentă este inclus în el și nu poate fi refacturat separat.

Pe lângă acesta, o listă limitativă de prestații speciale poate da dreptul la o remunerație suplimentară — organizarea unei adunări generale suplimentare, urmărirea unor lucrări importante, proceduri de recuperare a creanțelor, eliberarea anumitor documente cu ocazia unei vânzări.

Punctul de atenție este următorul: o prestație care nu figurează pe această listă face în mod necesar parte din forfait. Un administrator care facturează cheltuieli obișnuite de notificare, de fotocopiere sau de ținere a contabilității depășește cadrul legal. Comparația între două contracte se face deci pe forfait și pe grila prestațiilor speciale, niciodată doar pe forfaitul afișat.

Cheltuielile de recuperare angajate împotriva unui coproprietar restant sunt imputabile doar acestuia, și nu repartizate asupra tuturor coproprietarilor.

Mandatul: durată, numire, revocare

Administratorul este numit de adunarea generală, pentru o durată stabilită prin contract, în limita a 3 ani — un an atunci când este vorba despre administratorul numit prin regulamentul asociației de proprietari sau de către primul dobânditor.

Numirea sa nu se reînnoiește tacit: aceasta presupune un vot. O selecție concurențială trebuie organizată înainte de fiecare reînnoire, comitetul executiv putând fi dispensat de aceasta printr-o decizie a adunării generale.

Revocarea este posibilă în orice moment din partea adunării generale, dar presupune un motiv legitim: revocarea fără motiv expune asociația de proprietari la despăgubiri pentru încetare abuzivă. Chestiunea figurează pe ordinea de zi și se votează ca o decizie obișnuită.

Responsabilitatea administratorului

Administratorul răspunde pentru greșelile sale de gestiune față de asociația de proprietari. Cele mai frecvent reținute abateri pot fi identificate:

• Lipsa convocării adunării generale anuale, care blochează funcționarea asociației de proprietari.
• Lipsa recuperării cheltuielilor neplătite, a cărei prescripție se poate împlini din lipsă de acțiune.
• Neexecutarea lucrărilor votate, sau executarea lor fără autorizare.
• Neglijența în încheierea asigurărilor obligatorii.
• Nerespectarea obligației de cont bancar separat.

În schimb, el nu este responsabil pentru deciziile luate de adunarea generală, chiar dacă a recomandat să nu fie adoptate, nici pentru votarea unui buget insuficient.

Răspunderea sa presupune o greșeală, un prejudiciu și o legătură de cauzalitate. Acțiunea se prescrie conform regulilor de drept comun, cu nuanțele privind momentul de început expuse în articolul nostru despre prescripția creanțelor.

Rolul comitetului executiv

Comitetul executiv îl asistă pe administrator și îi controlează gestiunea. Acesta își dă avizul asupra chestiunilor cu care este sesizat, iar avizul său este obligatoriu peste un anumit prag valoric al contractului sau achiziției.

Acesta dispune de un drept de acces la documente: poate lua cunoștință de orice document referitor la gestiunea și administrarea imobilului. Acest drept este principalul instrument de control pe durata mandatului, mult mai eficient decât o contestare ulterioară a conturilor.

Scenarii de utilizare

Schimbarea administratorului. Verificarea datei de expirare a mandatului, organizarea unei selecții concurențiale și înscrierea numirii pe ordinea de zi. Transmiterea arhivelor și a fondurilor către succesor respectă termene precise, a căror nerespectare angajează responsabilitatea vechiului administrator.

Contestarea onorariilor. Compararea facturii cu contractul-cadru: prestația contestată figurează pe lista limitativă a prestațiilor speciale? Dacă nu, ea face parte din forfait și nu este datorată.

Lucrări urgente. Administratorul poate lua măsurile conservatorii necesare, cu obligația de a informa coproprietarii și de a convoca adunarea generală. O cheltuială prezentată drept urgentă după fapt, fără un risc dovedit, nu se încadrează în acest regim.

Coproprietar-locator. Solicitările de fonduri ale administratorului și regularizarea cheltuielilor cu chiriașul urmează două calendare distincte, cel de-al doilea depinzând de primul — închiderea anuală a conturilor imobilului condiționează regularizarea locativă. Această legătură este descrisă în ghidul nostru privind gestiunea locativă.

Întrebări frecvente

Poate administratorul decide singur lucrări? Nu, cu excepția măsurilor conservatorii urgente necesare pentru salvgardarea imobilului. Orice altă cheltuială presupune un vot al adunării generale.

Este obligatoriu contul bancar separat? Da, în principiu, pe numele asociației de proprietari. Derogările sunt limitate și presupun o decizie expresă a adunării generale.

Poate administratorul factura cheltuieli de notificare pentru întârziere la plată? Nu, dacă acestea fac parte din gestiunea curentă acoperită de forfait. Doar prestațiile care figurează pe lista limitativă a contractului-cadru pot da dreptul la o remunerație suplimentară, iar cheltuielile de recuperare sunt imputabile doar coproprietarului restant.

Cum se revocă un administrator? Printr-un vot al adunării generale, chestiunea fiind înscrisă pe ordinea de zi. Revocarea presupune un motiv legitim, în absența căruia asociația de proprietari se expune la despăgubiri.

Se reînnoiește mandatul automat? Nu. Fiecare reînnoire presupune un vot, precedat de o selecție concurențială, cu excepția dispensei votate de adunarea generală.

Pentru ce este responsabil administratorul? Pentru greșelile sale de gestiune: lipsa convocării, lipsa recuperării creanțelor, neexecutarea lucrărilor votate, lipsa asigurării. Nu răspunde pentru deciziile luate de adunarea generală.

De reținut

Administratorul execută, adunarea generală decide. Această repartizare rezolvă majoritatea litigiilor: ceea ce nu a fost votat nu este de competența sa, iar ceea ce a fost votat este de competența sa în ceea ce privește executarea.

În privința onorariilor, grila de lectură este la fel de simplă. Forfaitul acoperă în mod exhaustiv gestiunea curentă; doar prestațiile înscrise pe lista limitativă a contractului-cadru se pot adăuga la acesta. Compararea a doi administratori doar pe baza forfaitului anual conduce frecvent la alegerea celui mai scump.