Podpisz protokuł zgromadzenia ogólnego stowarzyszenia online
Protokół zwyczajnego zgromadzenia ogólnego (WZA) lub nadzwyczajnego (NWZA) stowarzyszenia ustawy 1901, podpisany elektronicznie przez zarząd (prezes, sekretarz, skrutatorzy). Zgodny z ustawą z dnia 1 lipca 1901, rozporządzeniem nr 2020-321 dotyczącym zgromadzeń zdalnych (utrwalony), oraz rozporządzeniem eIDAS — rekomendowany podpis zaawansowany, głosowanie przez korespondencję kompatybilne, archiwizacja 10 lat wliczona.
- Ramy prawne
- Ustawa 1901 · rozporządzenie 2020-321
- Poziom podpisu
- AES eIDAS rekomendowany
- Archiwizacja prawna
- 10 lat wliczone
Czym jest protokół ZG stowarzyszenia?
Protokół ZG to dokument, który formalizuje decyzje podjęte na zgromadzeniu ogólnym przez członków stowarzyszenia. Zgromadzenie zwyczajne (WZA) zatwierdza roczne sprawozdania finansowe i odnawia zarząd; zgromadzenie nadzwyczajne (NWZA) zmienia statuty lub rozwiązuje stowarzyszenie. Żaden przepis ustawy 1901 nie wymaga podpisu ręcznego protokołów. Rozporządzenie nr 2020-321 z dnia 25 marca 2020 (początkowo Covid, utrwalone) dopuszcza zgromadzenia zdalne lub hybrydowe z głosowaniem przez korespondencję i podpisem elektronicznym protokołu przez zarząd.
Dlaczego podpisywać elektronicznie?
Zgromadzenie zdalne — ogromny zysk
Utrwalone rozporządzenie z 25 marca 2020 umożliwia organizowanie zgromadzeń zdalnych lub hybrydowych. Nie ma potrzeby fizycznego zebrania wszystkich członków. Głosowanie przez korespondencję + podpis elektroniczny protokołu przez zarząd — oszczędność kilku tygodni, kworum łatwo osiągnięte.
Wielu sygnatariuszy (prezes, zarząd)
Protokół podpisuje prezes obrad, sekretarz i skrutatorzy. Nasz przepływ obsługuje podpisywanie sekwencyjne lub równoległe. Każdy sygnatariusz otrzymuje indywidualny bezpieczny link zabezpieczony OTP SMS.
R
Od utrwalonego rozporządzenia 2020, rejestr protokołów stowarzyszenia może być prowadzony w postaci elektronicznej. Certyneo automatycznie archiwizuje każdy podpisany protokół w zgodnym rejestrze cyfrowym, dostępny jednym kliknięciem do każdej kontroli lub sporu.
Audit trail skuteczny
Każdy protokół dostarczany jest z plikiem PDF dowodu: tożsamość sygnatariuszy, znacznik czasu kwalifikowany, hash SHA-256, OTP SMS, IP. Skuteczny w przypadku sporu dotyczącego podjętych uchwał, prawidłowości zgromadzenia lub kworum.
Procedura w 4 etapach
Od przygotowania do archiwizacji prawnej, w mniej niż 5 minut.
1. Przygotuj protokół
Prześlij istniejący protokół lub zacznij od zgodnego szablonu. Obowiązkowe wzmianki: data, miejsce (lub modalności zdalne), tożsamość członków obecnych/reprezentowanych, uchwały poddane głosowaniu, wyniki głosowania, podpis zarządu.
2. Dodaj sygnatariuszy zarządu
Przewodniczący posiedzenia + sekretarz + ewentualnie skrutatorzy. Każdy otrzymuje spersonalizowany bezpieczny link drogą email z OTP SMS na swój numer telefonu.
3. Wybór poziomu eIDAS
Podpis zaawansowany (AES) rekomendowany dla protokołu zebrania członków: weryfikacja tożsamości przez OTP SMS, unikalny certyfikat dla każdego podpisującego, opatrzenie pieczęcią czasową. Kompatybilne z rejestrem dematerializowanych protokołów.
4. Podpisz i archiwizuj
Każdy podpisujący podpisuje ze swojego telefonu lub komputera. Sfinalizowany protokół + PDF dowodu są automatycznie archiwizowane przez 10 lat. W przypadku zmian statutowych (AGE), zgłoszenie w prefekturze w ciągu 3 miesięcy.
Najczęściej zadawane pytania
- Czy protokół zebrania członków stowarzyszenia może być podpisany elektronicznie?
- Tak, bez ograniczeń. Żaden tekst ustawy z 1901 r. nie wymaga podpisu odręcznego. Art. 1366 Kodeksu cywilnego przyznaje pismu elektronicznemu taką samą moc dowodową jak pismu papierowemu. Zaawansowany podpis Certyneo spełnia wymogi dowodowe.
- Czy zebranie członków stowarzyszenia może odbyć się całkowicie na odległość?
- Tak — rozporządzenie nr 2020-321 z 25 marca 2020 r. (upowszechnione) dopuszcza zebrania członków stowarzyszenia na odległość lub w formie hybrydowej z głosowaniem korespondencyjnym, wideokonferencją lub konferencją telefoniczną. Protokół jest następnie podpisywany przez zarząd z podpisem zaawansowanym.
- Którzy członkowie zarządu muszą podpisać protokół?
- Co najmniej przewodniczący posiedzenia i sekretarz (rola redaktora protokołu). Skrutatorzy mogą również contrasignować w celu wzmocnienia wartości dowodowej. Certyneo zarządza tą konfiguracją wieloma podpisującymi, sekwencyjnie lub równolegle.
- Czy protokół zwykłego zebrania członków musi gdzieś złożyć?
- Niekoniecznie. W przypadku zwykłego zebrania członków (zatwierdzenie sprawozdań finansowych, odnowienie zarządu) protokół jest archiwizowany wewnętrznie. W przypadku nadzwyczajnego zebrania członków (zmiana statutu) należy dołączyć go do zgłoszenia zmiany w prefekturze (art. 5 ustawy z 1901 r.) w ciągu 3 miesięcy.
- Jak długo należy przechowywać protokoły?
- Przez całe istnienie stowarzyszenia + 10 lat po jego rozwiązaniu. W przypadku stowarzyszeń otrzymujących dotacje publiczne przechowywanie dowodów przez 10 lat (art. L1611-4 CGCT). Certyneo automatycznie archiwizuje.
- Czy biegły rewident może contrasignować protokół zatwierdzenia sprawozdań finansowych?
- W przypadku stowarzyszeń >153k€ dotacji (art. L612-4 CMF) biegły rewident sporządza raport dołączony do protokołu, ale sam nie podpisuje protokołu (podpis zarządu). Raport biegłego może być podpisany elektronicznie osobno.
- Jaki poziom podpisu dla protokołu zebrania członków?
- Podpis zaawansowany (AES) rekomendowany. Zapewnia domniemanie niezawodności (art. 1367 Kodeksu cywilnego) i spełnia wymogi dowodowe w przypadku kwestionowania uchwały przez sprzeciwającego się członka.
- Czy elektronicznie podpisany protokół można postawić w stan oskarżenia w przypadku sporu?
- Tak — francuskie orzecznictwo uznaje podpis elektroniczny zgodny z eIDAS. Ścieżka audytu Certyneo dowodzi daty zebrania członków, tożsamości podpisujących zarządu, braku zmian w pliku PDF — można go powołać przed sądem okręgowym.
Przeczytaj również
Podpisz swój następny protokół zebrania członków online
Bezpłatny plan stały (5 kopert/miesiąc), bez karty kredytowej. Zgodne z ustawą z 1901 r. i eIDAS. Zebrania na odległość i dematerializowany rejestr w zestawie.