Onderteken een volmachtbrief online in 2 minuten

Juridisch kader

Art. 151 decreet 2012-432

Handtekeningsniveau

AES eIDAS aanbevolen

Wettelijke archivering

10 jaar

Wat is een volmachtbrief?

Een volmachtbrief is een serviceprestatieovereenkomst tussen een vrij beroepsbeoefenaar (belastingadviseur, advocaat, registeraccountant, vermogensadviseur) en zijn cliënt, waarin het onderwerp van de opdracht, de reikwijdte, de wederzijdse verplichtingen, de betalingsvoorwaarden en opzegging worden gedefinieerd. Voor belastingadviseurs is het VERPLICHT sinds 2012 (art. 151 van decreet nr. 2012-432 houdende gedragscode voor het beroep) en bepaalt de rechtmatigheid van de beroepsuitoefening. Zonder volmachtbrief loopt de belastingadviseur het risico van disciplinaire sancties van de Orde. De NPMQ-norm (Professionele norm voor kwaliteitsbeheer) schrijft een jaarlijkse herziening van volmachtbrieven voor.

Waarom de volmachtbrief elektronisch ondertekenen?

Onderteken een volmachtbrief in 4 stappen

Van conceptontwikkeling tot wettelijke archivering in minder dan 5 minuten.

1. 1. Bereid de brief voor

   Upload uw PDF-volmachtbrief of start vanuit een sjabloon conform decreet 2012-432: reikwijdte van de opdracht (boekhouding, audit, belastingaangiften, advies), duur, betalingsvoorwaarden (vast/uurtarief), opzeggingsvoorwaarden, vermelding van de beroepsaansprakelijkheidsverzekering.

2. 2. Voeg ondertekenende partijen toe

   Kantoorvertegenwoordiger (ingeschreven belastingadviseur) + cliënt (beheerder, voorzitter, particulier). Voor een cliënt die rechtspersoon is, controleer het ondertekeningsbevoegdheid via uittreksel handelsregister. Ieder ontvangt een persoonlijke beveiligde link per e-mail.

3. 3. Kies het eIDAS-niveau

   Geavanceerde handtekening (AES) aanbevolen voor een volmachtbrief: identiteitsverificatie via OTP-sms, uniek certificaat per ondertekenaar, kwalificatie stempel. Conform NPMQ-norm en artikel 26 van de eIDAS-verordening.

4. 4. Onderteken en archiveer

   Elke ondertekenaar ondertekent vanaf telefoon of computer. De voltooide brief + het bewijsbestand wordt automatisch 10 jaar gearchiveerd, altijd toegankelijk vanaf het dashboard van het kantoor.

Veelgestelde vragen

Kan een volmachtbrief elektronisch worden ondertekend?

Ja, zonder beperking. Decreet nr. 2012-432 van 30 maart 2012 (gedragscode voor belastingadviseurs) schrijft geen bijzondere vorm voor voor de ondertekening van de volmachtbrief. De Hoge Raad van de Orde bevestigde in 2019 de volledige conformiteit van elektronische handtekening met de NPMQ-norm. Artikel 1366 van het Burgerlijk Wetboek garandeert de juridische waarde.

Is een volmachtbrief echt verplicht voor een belastingadviseur?

Ja — artikel 151 van decreet nr. 2012-432 van 30 maart 2012 maakt de volmachtbrief VERPLICHT voor elke opdracht van de belastingadviseur, ongeacht de aard. Zonder volmachtbrief loopt de belastingadviseur het risico van een disciplinaire sanctie van de regionale kamer van de Orde (waarschuwing, berisping, schorsing). De brief moet worden ondertekend voordat de opdracht begint.

Welk handtekeningsniveau: SES, AES of QES?

De geavanceerde handtekening (AES) is de aanbevolen standaard voor een EC-lastgeving. Deze biedt vertrouwensvermoeden (art. 1367 Burgerlijk Wetboek), identiteitsverificatie via OTP-SMS en een uniek certificaat per ondertekenaar — elementen die vereist zijn bij kwaliteitscontrole door de Orde. SES is aanvaardbaar maar ondermaats voor ANC-controle. QES is voorbehouden aan missies met zeer hoog belang (commissariaat voor inbreng).

Wat zijn de verplichte vermeldingen van een EC-lastgeving?

Identiteit van het kantoor (inschrijving in het Register van de Orde, inschrijvingsnummer), identiteit van de cliënt (Kbis voor rechtspersonen), nauwkeurig toepassingsgebied van de missie (boekhouding, controle, aangiften, advies, sociaal), duur en voorwaarden voor verlenging, betalingsvoorwaarden, ontbindingsvoorwaarden, vermelding van beroepsaansprakelijkheidsverzekering, behandeling van dossiers na beëindiging van de missie, bevoegde rechtbank.

Hoe lang moet de lastgeving worden bewaard?

10 jaar vanaf het einde van de missie, in lijn met de bewaring van boekhoudstukken (art. L123-22 Wetboek van Koophandel). Certyneo bewaart de lastgeving + de audit trail voor deze duur, kosteloos, met onmiddellijke toegang om te reageren op kwaliteitscontrole door de Orde, een gerechtelijk bevel of een geschil met de cliënt.

Kan een lastgeving tijdens de missie worden gewijzigd?

Ja — een aanvulling kan worden gesloten om het toepassingsgebied uit te breiden (nieuwe aangifte, eenmalige opdracht) of de vergoeding aan te passen. De aanvulling volgt dezelfde regels: ondertekening door zowel kantoor als cliënt, bij voorkeur via geavanceerde elektronische handtekening om de wijziging van het toepassingsgebied in de audit trail vast te leggen.

Hoe ontbind je een EC-lastgeving?

De ontbinding volgt de voorwaarden vastgesteld in de lastgeving (meestal 1 tot 3 maanden opzegging). Voor de cliënt is ontbinding vrijwillig. Voor het kantoor gelden bepaalde verplichtingen voort (teruggave van dossiers, communicatie met de vervolgend deskundige via de Ordeprocedure). De ontbinding kan zelf via elektronische handtekening worden ondertekend.

Is een elektronisch ondertekende lastgeving rechtsgeldig in geval van geschil met de cliënt?

Ja — de Franse rechtspraktijk erkent elektronische handtekeningen die conform eIDAS zijn. De geavanceerde handtekening (AES) geniet van het vertrouwensvermoeden (art. 1367 Burgerlijk Wetboek): de elektronisch ondertekende lastgeving is rechtsgeldig op dezelfde wijze als een papieren lastgeving voor de rechtbank of de tuchtcamera van de Orde. De Certyneo audit trail bewijst de identiteit van de ondertekenaars en de integriteit van het document.

Ook interessant om te lezen

• Certyneo-oplossingen
• Woordenlijst — geavanceerde handtekening (AES)
• Woordenlijst — eIDAS-verordening
• Certyneo-tarieven