Naar hoofdinhoud gaan
Certyneo
Sales ops · Automatische herinneringen

Automatische opvolging van niet-ondertekende offertes

De meeste niet-ondertekende offertes worden nooit ondertekend, niet omdat ze niet interessant zijn, maar omdat ze niet herinnerd worden. Certyneo herinnert automatisch elke prospect per e-mail, in het interval van uw keuze, en laat u zien wie zijn offerte heeft bekeken. Resultaat: elke offerte wordt op het juiste moment herinnerd, zonder een enkele handmatige herinnering nodig.

Cadence
Om de 3 dagen, instelbaar
Kanaal
E-mail
Bijhouden
Raadplegingen gevolgd

Het echte probleem: de offerte die wordt verzonden en vergeten

Een verkoopofferte gaat per e-mail, de prospect is geïnteresseerd, maar dan gaat het leven verder: vergaderingen, arbitrage, overvolle inbox. Zonder herinnering, dooft de deal langzaam uit — niet omdat de prijs of scope problematisch waren, maar omdat niemand de beslissing op het juiste moment opnieuw heeft geactiveerd. Voor een commercieel directeur of sales ops manager vertegenwoordigen deze 'lauwwarme' offertes aanzienlijke verborgen omzet, verspreid over spreadsheets waarvan niemand tijd heeft om ze bij te houden. Met handmatige bijhoudingen kan een offerte dagen zonder antwoord blijven, en een significant deel van de offertes gaat verloren omdat geen herinnering op het moment werd verzonden dat de prospect nog betrokken was. Automatische herinneringen elimineren dit verlies: ze reactiveren elke niet-ondertekende offerte volgens een ritme dat geschikt is voor de B2B-besluitvormingscyclus, zonder uw commerciële team of productieteam te mobiliseren.

Waarom automatiseert u vervolgingsacties voor offertes?

Automatische herinneringen per e-mail

Certyneo herinnert per e-mail aan elke niet-ondertekende offerte, in het interval van uw keuze, tot maximaal 5 keer. Als Slack is verbonden, wordt uw commerciële team op de hoogte gesteld wanneer een prospect zijn offerte opent of ondertekent: uw commerciële medewerkers weten in real-time waar elke deal staat — zonder spreadsheets bij te houden.

Raadpleging bijhouden

U ziet wie de offerte heeft geopend en op welke datum. Een dashboard centraliseert de statussen verzonden / gezien / ondertekend / geweigerd. Uw verkoopmedewerkers geven prioriteit aan prospects die de offerte hebben bekeken zonder deze te ondertekenen — de meest actieve — in plaats van blindelings op te volgen.

Regelbare cadence, uit te schakelen per offerte

Standaard wordt de vervolgactie elke 3 dagen verzonden; u stelt het interval in van 1 tot 30 dagen voor elke verzending, en Certyneo stopt na 5 vervolgacties. Voor een gevoelig account of een groot contract dat rechtstreeks wordt onderhandeld, wordt de automatische vervolgactie per offerte uitgeschakeld — u behoudt controle over uw strategische accounts.

Verhoogde conversieratio

Door vanuit mobiel te laten ondertekenen — op Certyneo worden 8 van de 10 documenten binnen 24 uur ondertekend — en door systematisch vervolgacties uit te voeren op offerten die zonder antwoord bleven, herkrijgt u omzetverliezen die stiekem verdwenen. De automatische vervolgactie werkt op de enige hefboom die de meeste teams niet activeren door gebrek aan tijd: regelmatigheid.

Een vervolgingssequentie in minder dan 5 minuten instellen

Van offerteversending tot automatische vervolgactie, zonder handmatige interventie.

  1. 1. Offerte versturen

    Upload uw PDF (offerte van Sage, EBP, Tiime of Certyneo-template) of begin met een sjabloon, voeg de ondertekenaar(s) toe en stuur de enveloppe. Importeer in piekperioden 50 of 200 offertes tegelijk uit een CSV.

  2. 2. Kies de cadans

    Activeer de automatische vervolgactie: standaard elke 3 dagen, of het interval van uw keuze tussen 1 en 30 dagen, afhankelijk van uw verkoopcyclus. Vervolgacties worden per e-mail verzonden, maximaal 5.

  3. 3. Laat Certyneo vervolgingsacties uitvoeren

    Zolang de offerte niet is ondertekend, verzendt Certyneo elke vervolgactie op de geplande datum. Elke raadpleging van de offerte wordt geregistreerd en verschijnt in uw dashboard.

  4. 4. Onderteken en volg

    De prospect ondertekent vanaf zijn telefoon, zonder account of applicatie — de helft van de ondertekenaars valideert in minder dan 2 minuten nadat ze de link hebben geopend. De vervolgactie stopt automatisch bij ondertekening, de ondertekende offerte en het eIDAS-audittrail worden 10 jaar gearchiveerd, en de status verandert in 'ondertekend' op uw dashboard.

Veelgestelde vragen

Wat is de standaard vervolgfrequentie en kan deze worden aangepast?
Standaard voert Certyneo elke 3 dagen vervolgacties uit zolang de offerte niet is ondertekend, tot een maximum van 5 vervolgacties. U stelt het interval in van 1 tot 30 dagen voor elke verzending: kort voor kleine offerten met snelle beslissingen, meer afstand voor grote contracten met lange cyclus. Elke vervolgactie is een herinneringse-mail met de ondertekeningslink.
Via welke kanalen worden vervolgacties verzonden?
Automatische vervolgacties worden per e-mail verzonden, met de ondertekeningslink. Als u Slack verbindt, ontvangt uw verkoopteam bovendien een melding wanneer een prospect zijn offerte opent of ondertekent, zodat u weet wie u rechtstreeks moet benaderen. Er is geen vervolgactie per SMS: SMS wordt gebruikt om de identiteit van de ondertekenaar te verifiëren (eenmalige code).
Kan automatische vervolgactie voor bepaalde prospects worden uitgeschakeld?
Ja, per offerte. Voor een gevoelig account, een groot contract dat rechtstreeks wordt onderhandeld, of een relatie waarbij geautomatiseerde vervolgacties slecht zouden uitkomen, schakelt u de vervolgactie op deze specifieke offerte uit zonder de andere aan te raken. U behoudt controle over uw strategische accounts terwijl u het volume automatiseert.
Wat wordt exact geregistreerd (audit trail)?
Elke herinneringsmail die wordt verzonden, wordt geregistreerd met datum en tijd, en elke raadpleging van het offerte door het prospect wordt voorzien van een tijdstempel. Op het moment van ondertekening wordt een PDF-bewijs gegenereerd: identiteit van de ondertekenaar (e-mail + telefoonnummer geverifieerd via OTP-sms), RFC 3161-tijdstempel, SHA-256-vingerafdruk van het document en raadplegingslogboek. Dit eIDAS-controlelogboek kan in geval van geschil over de acceptatie van het offerte als bewijs worden gebruikt.
Integreert vervolgactie met mijn CRM?
Ja. Certyneo maakt verbinding met HubSpot en Zapier, en stelt webhooks en een REST API beschikbaar om statussen en gebeurtenissen (verzonden, gezien, ondertekend, geweigerd) met uw systeem te synchroniseren. De Salesforce-integratie is in bèta, die van Pipedrive in voorbereiding. U kunt zo uw eigen automatiseringen aan de CRM-kant activeren — update van een opportunity, aanmaak van een verkooptaak — bij elke statuswijziging van de offerte.
Wat is de werkelijke impact op het conversieppercentage?
De impact komt van twee gecombineerde effecten: de regelmatigheid van vervolgacties (elke niet-ondertekende offerte wordt systematisch opnieuw geactiveerd, wat een overbelas team niet handmatig doet) en de snelheid van ondertekening (de prospect ondertekent vanaf zijn mobiel, en de helft van de ondertekenaars valideert in minder dan 2 minuten nadat ze de link hebben geopend). Door offerten die zonder antwoord bleven opnieuw te activeren en ondertekeningswrijving weg te nemen, herkrijgt u omzet die verloren ging door gebrek aan follow-up. De winst hangt af van uw volume en uw huidige non-responspercentage — dit is precies het verlies dat de automatische vervolgactie opvangt.
Zijn automatische vervolgacties GDPR-conform?
Ja. Vervolgacties betreffen een bestaande commerciële relatie: u voert vervolgacties uit op een prospect aan wie u een offerte hebt verzonden, in het kader van het legitieme belang van follow-up van een lopend aanbod. Elk bericht bevat de mededelingen en contactmogelijkheden waarmee de ontvanger bezwaar kan aantekenen, en de mogelijkheid om vervolgacties per offerte uit te schakelen stelt u in staat onmiddellijk aan elk stopverzoek te voldoen. Certyneo handhaaft de traceerbaarheid van verzendingen en archivering van documenten gedurende 10 jaar, in overeenstemming met toepasselijke bewaarvereisten.
Zodra de offerte is ondertekend, wat is de rechtskracht ervan?
Zodra de prospect de offerte accepteert door deze te ondertekenen, geldt dit als contractvorming: dit is artikel 1101 van het Burgerlijk Wetboek, dat een contract definieert als de wilsovereenstemming bedoeld om verplichtingen tot stand te brengen. De geavanceerde elektronische handtekening (AES) stelt deze aanvaarding met een tijdstempel vast. Artikel 1366 van het Burgerlijk Wetboek verleent aan het elektronische geschrift dezelfde bewijskracht als aan het geschrift op papier, mits de ondertekenaar is geïdentificeerd en de integriteit van het document is gewaarborgd; artikel 1367 behoudt het vermoeden van betrouwbaarheid voor aan de gekwalificeerde handtekening. De offerte ondertekend via Certyneo is dus afdwingbaar, met het audittrail als bewijselement van de betrouwbaarheid ervan.

Ook interessant

Verlies niet langer een offerte door gebrek aan vervolgactie

Permanent gratis plan (5 enveloppen gedurende 14 dagen, daarna 2/maand), zonder bankkaart. Automatische vervolgacties per e-mail en geavanceerde AES-ondertekening vanaf het Personal-plan, tracking van raadplegingen en archivering 10 jaar.

Gratis beginnen Zie de prijzen