Bijgewerkt op
Moet je een contract laten ondertekenen dat in Word is opgesteld? De "handtekeningregel" die in Word is ingebouwd, is onvoldoende voor een afdwingbare handtekening. Hier zijn de twee methoden, de betrouwbare stap-voor-stap procedure en de juridische waarde van het resultaat.
Ja, maar met een belangrijk voorbehoud. Word biedt een functie "Handtekeningregel" die een ondertekend veld invoegt, soms gekoppeld aan een certificaat. Deze functie is beperkt: deze is niet erg geschikt voor ondertekening door meerdere personen, slecht leesbaar voor ontvangers zonder Word, en biedt niet de traceerbaarheid van een elektronisch handtekeningsplatform.
De betrouwbare methode bestaat uit het converteren van het document naar PDF en het vervolgens laten ondertekenen via een eIDAS-conforme oplossing voor elektronische handtekeningen, die elke ondertekenaar identificeert en de integriteit van het document met een getijdstempel verzegelt met een controlespoor.
Afhankelijk van de situatie zijn twee benaderingen mogelijk.
Geïntegreerd in Microsoft Word voegt deze een handtekeningsveld in de .docx in. Praktisch voor intern gebruik, maar juridisch zwak: geen sterke authenticatie van de ondertekenaar, geen bewijsmap, en de rendering hangt af van de software van de ontvanger.
U converteert de Word naar PDF en laat deze vervolgens ondertekenen via een conforme platform. De ondertekenaar authenticeert zich (e-mail/SMS OTP), de integriteit wordt verzegeld en er wordt een getijdstempel controlespoor gegenereerd: het bewijs is veel sterker en kan worden ingeroepen.
De betrouwbare procedure duurt slechts enkele minuten:
Wat juridische waarde geeft is niet het format (Word of PDF) maar de ondertekeningsprocedure. Een eIDAS-conforme elektronische handtekening, toegepast op de PDF van uw Word, heeft volledige bewijskracht zolang de ondertekenaar op betrouwbare wijze wordt geïdentificeerd en de integriteit van het document is gegarandeerd (artikelen 1366 en 1367 van het Burgerlijk Wetboek).
Omgekeerd heeft een eenvoudige handtekening afbeelding geplakt in de .docx een zwakke en betwistbare waarde. Voor een contract met veel inzet, geef altijd de voorkeur aan geavanceerde elektronische handtekening (AES) op de PDF.
Word biedt een "handtekeningregel", maar deze is beperkt en juridisch weinig betrouwbaar. De aanbevolen methode is het Word naar PDF converteren en dit vervolgens laten ondertekenen via een eIDAS-conforme elektronische ondertekeninsoplossing.
Dit is de aanbevolen praktijk: de PDF bevriest de opmaak en vormt een stabiel medium voor het verzegelen van integriteit en tijdstempel. Certyneo ondertekent de PDF en genereert het eIDAS-bewijsdossier.
Ja, als de handtekening het gevolg is van een betrouwbare procedure die de ondertekenaar identificeert en de integriteit garandeert (art. 1366-1367 van het Burgerlijk Wetboek). De geavanceerde elektronische handtekening (AES) toegepast op de PDF voldoet aan deze voorwaarden.
Nee. Met Certyneo ontvangt de ondertekenaar een link en ondertekent via een browser, op computer of mobiel, zonder Word of accountaanmaak.
We gebruiken cookies om uw ervaring op onze website te verbeteren. Cookies die strikt noodzakelijk zijn voor het functioneren van de service zijn altijd actief. Meer informatie over ons cookiebeleid
