Online een contract ondertekenen: gebruiksaanwijzing

Een contract online laten ondertekenen duurt slechts enkele minuten zodra het traject is opgezet. Het grootste deel van de tijd gaat op vóór de verzending — bij de voorbereiding van het document en bij twee beslissingen die de rechtsgeldigheid van de verbintenis bepalen: het gekozen niveau van ondertekening en de volgorde waarin de partijen ondertekenen. Dit artikel volgt deze stappen in de volgorde waarin ze zich voordoen.

Stap 1: het document voorbereiden

Een contract dat ter ondertekening is verstuurd, kan niet meer worden gecorrigeerd. Drie controles zijn de moeite waard vóór verzending:

• De partijen zijn volledig geïdentificeerd: naam, rechtsvorm, zetel, inschrijvingsnummer en hoedanigheid van de ondertekenende vertegenwoordiger. Een ondertekening door iemand zonder bevoegdheid is het moeilijkst te herstellen gebrek achteraf.
• De bijlagen zijn in het document geïntegreerd, en niet apart verzonden. Algemene voorwaarden die in een tweede e-mail worden verstuurd, genieten niet hetzelfde bewijs van aanvaarding.
• De in te vullen velden zijn geïdentificeerd: datum, bedrag, handgeschreven vermeldingen wanneer de wet dat vereist.

Als u van een blanco pagina vertrekt, voorkomt een contractmodel de meest voorkomende omissies. Voor een contract met clausules die specifiek zijn voor uw activiteit, bouwt de contractgenerator het document op basis van uw parameters.

Stap 2: het niveau van ondertekening kiezen

De Europese verordening onderscheidt drie niveaus, en de keuze is een afweging tussen wrijving en bewijskracht.

De simple/basic electronic signature volstaat voor de grote meerderheid van commerciële contracten: geaccepteerde offertes, bestelbonnen, dienstverleningsovereenkomsten, arbeidsovereenkomsten. Ze is juridisch geldig en ontvankelijk in rechte.

De versterkte niveaus voegen een verdergaande identificatie van de ondertekenaar toe — identiteitsverificatie, certificaat. Ze verlenen geen extra geldigheid, die al verworven is, maar wel een comfortabelere positie mocht de handtekening worden betwist.

De qualified electronic signature — waarvan de werking wordt toegelicht op onze pagina gewijd aan de qualified electronic signature — is de enige die profiteert van een vermoeden van betrouwbaarheid: het is aan wie de handtekening betwist om het tegenbewijs te leveren. Ze is gerechtvaardigd voor handelingen met hoge inzet of wanneer een tekst dit voorschrijft.

De praktische regel is het niveau af te stemmen op het reële risico van betwisting van het betreffende document, en niet overal het hoogste niveau te kiezen: elke extra trap voegt wrijving toe aan de kant van de ondertekenaar, dus vertraging en afhaken.

Stap 3: de ondertekenaars organiseren

Twee parameters worden bij verzending ingesteld en bepalen de duur van het traject.

De volgorde. Bij een sequentieel traject ontvangt elke ondertekenaar het document na de vorige — nuttig wanneer een interne controle aan de ondertekening door de klant vooraf moet gaan. Parallel ontvangt iedereen het tegelijk, wat sneller is maar geen tussentijdse validatie toelaat.

De herinneringen. Dit is de factor die de werkelijke doorlooptijd bepaalt. Een contract zonder automatische herinnering steunt op de handmatige opvolging door een persoon, met alle vergetelheden van dien. Herinneringen die op regelmatige tussenpozen zijn geprogrammeerd, elimineren dit werk en verkorten de cyclus met meerdere dagen.

Stap 4: ondertekenen en het bewijs verkrijgen

De ondertekenaar ontvangt een link, opent het document en ondertekent vanuit zijn browser of telefoon, zonder een account aan te maken. Deze afwezigheid van wrijving telt: elke extra stap kost handtekeningen.

Wat op dat moment wordt geproduceerd, is belangrijker dan de zichtbare handtekening. Het bewijsdossier bevat de geverifieerde identiteit van de ondertekenaar volgens het gekozen niveau, de tijdstempel van elke gebeurtenis, het verbindingsadres, en een vingerafdruk van het document waarmee kan worden aangetoond dat het sindsdien niet is gewijzigd. Het is dit geheel dat een antwoord biedt bij een betwisting, zoals wordt toegelicht in ons artikel over de bewijskracht bij een geschil.

Stap 5: bewaren

Een commercieel contract wordt meerdere jaren bewaard, sommige vennootschapsdocumenten veel langer. De bewaring moet de integriteit gedurende deze gehele periode waarborgen, wat een archivering met bewijskracht onderscheidt van een gewone bestandsopslag — een functie die wordt vervuld door de digitale kluis.

Eén organisatorisch punt bespaart veel zoekwerk: bewaar het contract en zijn bewijsdossier samen. Een ondertekend contract terugvinden zonder het logboek van gebeurtenissen laat u zonder verweer bij een betwisting van de datum of de identiteit van de ondertekenaar.

Gebruiksscenario's

Dienstverleningsovereenkomst met een nieuwe klant. Simple/basic electronic signature, parallelle verzending, automatische herinneringen. Het contract vertrekt op de dag van de mondelinge overeenkomst in plaats van de week erna, wat zowel beschermt als versnelt.

Arbeidsovereenkomst. Simple/basic electronic signature volstaat, maar de volgorde telt: eerst ondertekening door de werkgever, dan door de werknemer, met langdurige bewaring gezien de verjaringstermijnen op sociaal gebied.

Handeling met hoge inzet. Overdracht, borgstelling, beschikkingsvolmacht: versterkte identificatie, of zelfs qualified electronic signature. De meerkost en de wrijving zijn gerechtvaardigd door het betrokken bedrag en de eventuele eis van de derde ontvanger.

Veelgestelde vragen

Heeft een online ondertekend contract dezelfde waarde als een papieren contract? Ja. Het elektronische geschrift heeft dezelfde bewijskracht zodra de ondertekenaar kan worden geïdentificeerd en het document is opgesteld en bewaard onder voorwaarden die de integriteit ervan waarborgen.

Moet de ondertekenaar een account aanmaken? Nee. Hij ontvangt een link, opent het document en ondertekent vanuit zijn browser of telefoon.

Welk niveau van ondertekening moet men kiezen? Het niveau dat is aangepast aan het risico van betwisting van het document. De simple/basic electronic signature volstaat voor de grote meerderheid van commerciële contracten; de hogere niveaus zijn voorbehouden aan handelingen met hoge inzet.

Kunnen meerdere personen laten ondertekenen? Ja, sequentieel of parallel. De sequentiële volgorde maakt het mogelijk een interne validatie in te lassen vóór verzending naar de klant.

Wat gebeurt er als de ondertekenaar de handtekening betwist? Het bewijsdossier — identiteit, tijdstempel, logboek van gebeurtenissen, integriteit van het document — is wat een antwoord mogelijk maakt. De sterkte ervan hangt af van het gekozen niveau van ondertekening.

Hoelang moet een ondertekend contract worden bewaard? Minstens de toepasselijke verjaringstermijn, vaak vijf jaar op commercieel gebied en langer op sociaal gebied. De bewaring moet de integriteit gedurende deze gehele periode waarborgen.

Om verder te gaan

Het eenvoudigst is om het traject te testen op een reëel document:

1. Kies een kant-en-klaar ondertekeningsmodel dat aan uw behoefte voldoet, of genereer een op maat gemaakt document.
2. Volg de gedetailleerde te volgen stappen op de pagina hoe te ondertekenen.
3. Vergelijk de verkregen doorlooptijd met die van uw huidige traject — dat is de maatstaf die telt, meer dan de eenheidskost, zoals blijkt uit onze vergelijking van de kost ten opzichte van papier.

De tarieven volgen het verzendvolume, met gratis verzendingen elke maand. Om te automatiseren vanuit een bedrijfstool, elimineren de API en de bestaande integraties het opnieuw invoeren van gegevens.