Online een contract ondertekenen: gebruiksaanwijzing

Waarom uw contracten online ondertekenen

Waarom uw contracten online ondertekenen

Het online ondertekenen van een contract verkort de ondertekencyclus van 3-5 dagen tot een paar uur. U hoeft niet af te drukken, te scannen, te verzenden of opnieuw op te starten. Alles gebeurt in een browser, met superieure traceerbaarheid naar papier.

Stap 1: bereid het document voor

Begin met een schone PDF (idealiter < 10 MB voor prestaties). Als uw contract in Word is, converteert het platform dit automatisch naar PDF.

• Controleer vóór verzending:
• geen fouten of typefouten (na ondertekening geen correctie mogelijk)
• exacte bedragen en data

verplichte bijlagen bijgevoegd (DPE voor een lease, RIB voor een SEPA-mandaat)

Stap 2: voeg de ondertekenaars toe

• Voor elke ontvanger:
• volledige naam
• e-mailadres
• mobiele telefoon (voor OTP-sms als AES)

rol (ondertekenaar, CC, kopie)Definieer devolgorde ⬥⬥⬥: parallel (allemaal ondertekenen tegelijkertijd) of opeenvolgend (elke ondertekenaar na de vorige).

Stap 3: plaats de handtekeningvelden

Sleep de velden naar de PDF:

• Veld "handtekening" op de betreffende pagina
• Optioneel: veld "datum", "tekst", "initialen" op elke pagina
• Koppel elk veld aan een ondertekenaar

Stap 4: verzenden en volgen

Configureer de opties:

• handtekeningniveau (SES of AES)
• automatische herinneringen (D+3, D+7)
• vervaldatum (doorgaans 15-30 dagen)

Er wordt een e-mail verzonden naar elke ondertekenaar met een unieke link. Vanaf uw dashboard ziet u in realtime: verzonden → geopend → ondertekend.

Stap 5: archiveren en hergebruiken

Zodra alle ondertekenaars hebben ondertekend, wordt de definitieve PDF automatisch gegenereerd met:

• auditvoettekst met tijdstempel
• cryptografische vingerafdruk
• handtekening in PAdES-formaat

Het document wordt standaard gedurende 10 jaar gearchiveerd. U kunt het op elk gewenst moment exporteren of delen met een derde partij.

Best practices

• Gebruiksjablonenvoor terugkerende contracten (80% winst bij voorbereiding)
• Geef de voorkeur aanAESvoor contracten met hoge inzet (> € 5.000)
• Verzenden het contractondubbelzinnig(geen gemarkeerd "concept")
• Automatisch opnieuw starten in plaats van handmatig
• Goedcommunicerenmet de ondertekenaar als deze nooit elektronisch heeft ondertekend

Frequente fouten

• Verzenden zonder proeflezen: elke correctie vereist een nieuwe verzending
• Voeg verkeerde ondertekenaar of verkeerde e-mail toe
• Vergeet bijlagen toe te voegen
• Gebruik SES voor een cruciaal contract
• Stel geen vervaldatum in (het contract sleept zich voor onbepaalde tijd voort)

Hoe Certyneo u helpt

Certyneo maakt het verzenden van een contract ter ondertekening eenvoudig en snel: drag-drop van de PDF, intuïtieve plaatsing van velden, verzenden in 2 klikken, realtime dashboard. Herbruikbare sjablonen, CRM-integraties, automatische herinneringen, 10 jaar archivering.

Ontdek de Certyneo oplossing voor elektronische handtekeningen

FAQ

Hoe lang duurt het om een ​​contract te verzenden?

2-5 minuten voor een eenvoudig contract, meer voor complexe sjablonen.

Moet de ondertekenaar een account aanmaken?

Nee, hij klikt op de e-maillink, tekent, het is voorbij.

Wat gebeurt er als de ondertekenaar weigert?

Het contract is gemarkeerd als "geweigerd". U kunt het bewerken en opnieuw indienen, of het verlaten.

Kunnen we mobiel inloggen?

Ja, alle moderne platforms staan ​​het toe.

Is het ondertekende contract hetzelfde als de verzonden PDF?

Dezelfde inhoud, plus een auditvoettekst en cryptografische vingerafdruk.

Conclusie

Een online contract ondertekenen doe je in 5 eenvoudige stappen. Zodra de workflow is geïnstalleerd, zullen uw verkoop- en administratieve cycli nooit meer hetzelfde zijn.

Probeer Certyneo om uw documenten eenvoudig, snel en veilig online te verzenden, ondertekenen en volgen.