Hoe u een document ter ondertekening verzendt

De procedure in 5 stappen

Het elektronisch verzenden van een te ondertekenen document duurt minder dan 5 minuten. Hier vindt u het stapsgewijze proces.

1. Bereid het document voor

• Exporteren naar PDF (aanbevolen)
• Controleer de mobiele leesbaarheid (80% van de ondertekenaars tekent op mobiel)
• Proeflezen om typefouten en fouten te elimineren
• Voeg indien nodig de verplichte bijlagen toe

2. Maak een envelop

Op uw handtekeningplatform:

• nieuw document → upload de PDF
• benoem de envelop (onderwerp van het document + ondertekenaar)

3. Voeg de ondertekenaars toe

Voor elke ondertekenaar:

• volledige naam
• e-mail
• telefoon (voor OTP SMS als AES)
• rol (ondertekenaar, goedkeurder, CC)

Definieer volgorde: parallel (allemaal tegelijkertijd) of opeenvolgend.

4. Plaats de velden

Sleep naar de PDF:

• handtekeningveld (verplicht)
• optionele velden: datum, naam, vrije tekst, selectievakje, initialen per pagina

Koppel elk veld aan de juiste ondertekenaar (verschillende kleuren).

5. Configureren en verzenden

Opties om te configureren:

• handtekeningniveau: SES of AES
• vervaldatum (doorgaans 15-30 dagen)
• automatische herinneringen (D+3, D+7)
• gepersonaliseerde berichten

Klik “Verzenden”. Ondertekenaars ontvangen hun e-mail onmiddellijk.

Volg het document

Volg vanaf uw dashboard in realtime:

• verzonden → geopend → ondertekend
• meldingen (e-mail, Slack, Teams)
• handmatig opnieuw opstarten mogelijk

Best practices

• Test altijd met een collega voordat u een belangrijke verzending verzendt
• Zorg voor een contactkanaal voor beginnende ondertekenaars
• Archiveer het ondertekende document systematisch
• Vermijd verzending op vrijdagavond of in het weekend

Frequente fouten

• Verkeerd e-mailadres (lettertype of oud adres)
• Vergeten een ondertekenaar toe te voegen
• Niet doen plaats een handtekeningveld
• Bestand te groot (> 10 MB → traag op mobiel)
• Verzenden zonder proeflezen

Concreet geval: verkoper

Een verkoper stuurt 20 offertes per week. Routine:

1. Generatie vanuit HubSpot (offerte + CGV)
2. Automatisch verzenden van SES via integratie
3. Herinneringen D+2 en D+5
4. Slack-meldingen in realtime
5. CRM bijgewerkt bij ondertekening

Menselijke tijd: 0 minuut per zending.

Hoe Certyneo u helpt

Certyneo maakt het verzenden van een document ter ondertekening snel en betrouwbaar: intuïtieve drag-drop-interface, sjablonen voor terugkerende documenten, CRM-integraties, realtime monitoring, automatische herinneringen. Alles in minder dan 3 minuten.

Ontdek de Certyneo oplossing voor elektronische handtekeningen

FAQ

Hoe lang duurt de verzending?

2-5 minuten voor een eenvoudig document.

Kunnen we hetzelfde document naar meerdere ondertekenaars sturen?

Ja, allemaal in dezelfde envelop, parallel of opeenvolgend.

Moeten we de ondertekenaar vooraf informeren?

Niet vereist, maar aanbevolen voor beginnende ondertekenaars.

Kunnen we een zending annuleren?

Ja, vóór ondertekening. Daarna, nee.

Kan de ondertekenaar het document overdragen aan iemand anders?

Afhankelijk van de configuratie. Standaard niet.

Conclusie

Een document ter ondertekening verzenden is een eenvoudig gebaar dat alledaags is geworden. Zodra de routine is vastgesteld, worden uw contractuele cycli getransformeerd.

Probeer Certyneo om uw documenten eenvoudig, snel en veilig online te verzenden, ondertekenen en volgen.