Automatiseer handtekeningherinneringen

Waarom herinneringen automatiseren

Eén ondertekenaar op drie ondertekent niet binnen de eerste 3 dagen. Zonder herinnering blijven veel documenten in de wacht staan. Automatische herinneringen verhogen het ondertekeningspercentage zonder menselijke inspanning.

Optimale ritmiek

De meeste studies komen uit op de volgende reeks:

• D+2: eerste vriendelijke herinnering
• D+5: tweede herinnering, directere toon
• D+10: laatste herinnering vóór verloop

Daarna wordt de herinnering opdringerig en contraproductief.

Het bericht personaliseren

Vermijd het generieke bericht "Gelieve te ondertekenen". Kies liever voor:

• het onderwerp van het document in herinnering brengen
• een termijn of belang vermelden (start van de opdracht, indiensttreding)
• een contactkanaal voorstellen bij vragen
• een menselijke ondertekening (naam van de verkoper of hr-medewerker)

Automatisering via het platform

Een modern platform moet het volgende mogelijk maken:

• activeren/deactiveren per envelop
• gepersonaliseerde berichten per herinnering
• integratie met Slack/Teams voor interne meldingen
• webhook voor CRM (een verkoper waarschuwen als de ondertekening geblokkeerd is)

Interne herinneringen

Naast herinneringen aan ondertekenaars ook uw interne teams verwittigen:

• commerciële alert bij ondertekening > 48 uur
• melding in het CRM
• Slack-bericht bij verlopen envelop

Veelvoorkomende fouten

• Te vroeg herinneren (D+1): wordt ervaren als opdringerig
• Te veel herinneringen: averechts effect
• Generieke herinneringen: worden genegeerd
• Geen interne melding: de verkoper weet niet dat er een blokkage is

Concreet geval: verkoopteam

Een verkoopteam van 15 personen had op D+10 een ondertekeningspercentage van 60%. Na de invoering van automatische herinneringen op D+2 en D+5:

• percentage op D+10 gestegen naar 87%
• 3 uur per week bespaard per verkoper
• geen enkele klacht van klanten over "te veel herinneringen"

Hoe Certyneo u helpt

Certyneo biedt automatische, per envelop instelbare herinneringen: aanpasbare ritmiek, aangepaste berichten, interne meldingen via Slack/Teams/e-mail. Analyses over de effectiviteit van herinneringen per segment.

Ontdek de elektronische handtekeningoplossing van Certyneo

Veelgestelde vragen

Hoeveel herinneringen zonder vervelend te worden?

2 tot 3 maximaal.

Moet de toon bij elke herinnering strenger worden?

Ga liever van "vriendelijk" naar "direct" zonder te dreigen.

Moet er in het weekend herinnerd worden?

Nee, dit vermijden. Plan de herinneringen op werkdagen.

Kan men dit uitschakelen voor een envelop?

Ja, geval per geval.

Werken sms-herinneringen?

Beter resultaat dan e-mail voor de laatste herinneringen, maar opdringeriger.

Conclusie

Automatische herinneringen zijn een van de meest renderende hefbomen van de elektronische handtekening. Stel ze eenmalig in en profiteer voortdurend van de voordelen.

Probeer Certyneo om uw documenten online te versturen, te ondertekenen en op te volgen, eenvoudig, snel en volledig veilig.