Een elektronisch ondertekend document archiveren

Waarom correct archiveren

Een elektronisch ondertekend document heeft alleen waarde als het bewijs gedurende de volledige wettelijke bewaartermijn — soms 10, 20, zelfs 30 jaar — raadpleegbaar en verifieerbaar blijft. Slordig archiveren betekent verzwakt bewijs bij een betwisting.

De te respecteren bewaartermijnen

• Handelscontracten: 10 jaar (Frans Wetboek van Koophandel)
• Arbeidsovereenkomsten: 5 jaar na het einde
• Facturen: 10 jaar (boekhoudkundig), 6 jaar (fiscaal)
• Huurovereenkomsten: looptijd + 5 jaar
• Notariële akten: 30 jaar
• Verzekeringen: 2 tot 10 jaar, afhankelijk van het type

Bewaar de ondertekende PDF en het audittraject gedurende de langst toepasselijke termijn.

De archiefformaten

• PAdES-B-B: basis, eenvoudige handtekening
• PAdES-B-T: + gekwalificeerde tijdstempel
• PAdES-B-LT: + certificaatketen
• PAdES-B-LTA: + periodieke tijdstempels (over meerdere decennia)

Geef voor langdurige archivering de voorkeur aan PAdES-B-LTA.

De 3 archiveringsopties

1. Uitbestede archivering (platform)

Het handtekeningplatform bewaart uw documenten X jaar. Inbegrepen in de meeste abonnementen.

Voordelen: geen moeite, conform eIDAS Nadelen: afhankelijkheid van de dienstverlener, omkeerbaarheid te verifiëren

2. Interne archivering

Uw documenten worden bewaard op uw eigen servers of in een specifiek elektronisch archiveringssysteem.

Voordelen: volledige controle Nadelen: kosten, interne vaardigheden vereist

3. Archiveringssysteem met bewijskracht

Een elektronisch archiveringssysteem gecertificeerd NF Z42-013. Het hoogste nalevingsniveau.

Voordelen: vermoeden van juridische betrouwbaarheid Nadelen: hoge kosten, overgedimensioneerd voor een kmo

Goede praktijken

• Bewaar de PDF en het audittraject, nooit het een zonder het ander
• Redundantie: meerdere locaties, meerdere dragers
• Periodieke verificatie: elke 6 tot 12 maanden bevestigen dat de documenten leesbaar zijn
• Documentatie: geschreven procedures
• Hersteltests, jaarlijks

Veelgemaakte fouten

• Alleen de PDF bewaren, niet het audittraject
• Opslaan op één enkele drager (interne harde schijf)
• Een cloud gebruiken zonder bewaarclausule
• De bewaartermijnen vergeten die specifiek zijn voor bepaalde sectoren
• Het herstel nooit testen

Archiefmigratie

Als u van handtekeningleverancier verandert:

1. Alle ondertekende documenten en hun audittrajecten exporteren
2. Ze importeren in het nieuwe systeem of in een specifiek archiveringssysteem
3. De integriteit controleren (SHA-256-hash)
4. Tijdelijk toegang tot het oude systeem behouden

Concreet geval: een kmo die van leverancier verandert

Kmo met 50 werknemers, 3000 ondertekende documenten opgebouwd over 5 jaar. De migratie:

• geautomatiseerde export via de API
• import bij de nieuwe leverancier plus een extern archiveringssysteem als back-up
• steekproefsgewijze verificatie (50 documenten gecontroleerd)
• oude leverancier opgezegd na 3 maanden

Totale duur: 4 weken. Geen verlies.

Hoe Certyneo u helpt

Certyneo bevat een archivering van 10 jaar in alle abonnementen, met geografische redundantie binnen de EU, versiebeheer en een volledige export op elk moment (volledige omkeerbaarheid). Standaard het formaat PAdES-B-T, PAdES-B-LTA optioneel voor kritieke documenten.

Ontdek de Certyneo-oplossing voor elektronische handtekeningen

FAQ

Moet ik mijn ondertekende documenten afdrukken?

Nee: nutteloos en contraproductief (de bewijskracht gaat verloren).

Is een standaardcloud (Google Drive, Dropbox) voldoende?

Voor de PDF wel, voor de bewijskracht niet. Geef de voorkeur aan specifieke archivering.

Wat doe ik als mijn handtekeningplatform sluit?

PAdES-PDF's blijven offline verifieerbaar. Exporteer de audittrajecten regelmatig.

Moeten archieven versleuteld worden?

Aanbevolen voor gevoelige documenten. Let erop dat u de sleutels even lang bewaart als het archief.

Wanneer begint de termijn van 10 jaar?

Bij een handelscontract: aan het einde van de uitvoering. Bij een arbeidsovereenkomst: aan het einde van de overeenkomst.

Conclusie

Een goede archivering is de levensverzekering van uw elektronische handtekeningen. Kies de formule die past bij uw risico's (uitbesteed voor de meeste kmo's, een NF Z42-013-systeem voor kritieke gevallen) en test ze regelmatig.

Probeer Certyneo om uw documenten eenvoudig, snel en veilig online te verzenden, te ondertekenen en op te volgen.