Een elektronisch ondertekend document archiveren

Waarom correct archiveren

Waarom correct archiveren

Een elektronisch ondertekend document heeft alleen waarde als het bewijs gedurende de gehele wettelijke periode – soms 10, 20, zelfs 30 jaar – raadpleegbaar en verifieerbaar blijft. Slordig archiveren = verzwakt bewijsmateriaal bij betwisting.

• Te respecteren duurCommerciële contracten ⬥⬥⬥: 10 jaar (Wetboek van Koophandel)
• Commerciële contracten ⬥⬥⬥: 10 jaar (Wetboek van Koophandel)Arbeidsovereenkomsten ⬥⬥⬥: 5 jaar na einde
• Facturen ⬥⬥⬥: 10 jaar (boekhoudkundig), 6 jaar (fiscaal)Leaseovereenkomsten ⬥⬥⬥: duur + 5 jaar
• Notariële akten ⬥⬥⬥: 30 jaarNotariële akten ⬥⬥⬥: 30 jaar
• Verzekeringen ⬥⬥⬥: 2 tot 10 jaar, afhankelijk van het typeBewaar de
• Ondertekende PDFen het

en hetaudittrajectvoor de langst toepasselijke periode.ArchiefformatenPAdES-B-B ⬥⬥⬥: standaard, eenvoudige handtekening

PAdES-B-B ⬥⬥⬥: standaard, eenvoudige handtekening

• PAdES-B-T ⬥⬥⬥: + gekwalificeerde tijdstempelPAdES-B-LT ⬥⬥⬥: + certificaatketen
• PAdES-B-LTA ⬥⬥⬥: + periodieke tijdstempels (meerdere decennia)Voor lange archivering geeft u de voorkeur aan
• Voor lange archivering geeft u de voorkeur aanPAdES-B-LTA
• .De 3 archiveringsopties

1. Uitbestede archivering (platform)1. Uitbestede archivering (platform)Het handtekeningplatform bewaart uw documenten X jaar. Inbegrepen in de meeste plannen.

Voordelen ⬥⬥⬥: geen moeite, eIDAS-compatibel

Nadelen ⬥⬥⬥: afhankelijkheid van de dienstverlener, omkeerbaarheid moet worden geverifieerd

2. Interne archivering

2. Interne archiveringUw documenten worden bewaard op uw servers of een speciale SAE.Voordelen ⬥⬥⬥: totale controleNadelen ⬥⬥⬥: kosten, interne vaardigheden vereist

3. SAE met bewijskracht

3. SAE met bewijskracht

Gecertificeerd elektronisch archiveringssysteemNF Z42-013. Het hoogste nalevingsniveau.Voordelen ⬥⬥⬥: vermoeden van juridische betrouwbaarheid

Voordelen ⬥⬥⬥: vermoeden van juridische betrouwbaarheid

Nadelen ⬥⬥⬥: hoge kosten, te groot voor het MKBBest practicesBehouden

PDF + audit trail ⬥⬥⬥, nooit de één zonder de anderPDF + audit trail ⬥⬥⬥, nooit de één zonder de anderRedundantie ⬥⬥⬥: multi-site, multi-supportPeriodieke verificatie ⬥⬥⬥: elke 6-12 maanden, bevestig dat documenten leesbaar zijn

Documentatie ⬥⬥⬥: schriftelijke procedures

• Documentatie ⬥⬥⬥: schriftelijke proceduresJaarlijkse restauratietests⬥⬥⬥ Frequente fouten
• Bewaar alleen de PDF, niet de audit trailOpslaan op één medium (interne harde schijf)
• Opslaan op één medium (interne harde schijf)Gebruik een cloud zonder bewaarclausule
• Vergeet de looptijden die specifiek zijn voor bepaalde sectorenTest de restauratie niet
• ArchiefmigratieArchiefmigratie

Als u van handtekeningprovider verandert:

• Exporteer alle ondertekende documenten + audit trails
• Importeren in het nieuwe systeem of een speciale SAE
• Controleer de integriteit (SHA-256 vingerafdruk)
• Controleer de integriteit (SHA-256 vingerafdruk)
• Houd tijdelijk toegang tot het oude systeem

Concreet geval: MKB verandert van dienstverlener

MKB met 50 werknemers, 3000 ondertekende documenten verzameld over 5 jaar. Migratie:

1. geautomatiseerde export via API
2. geautomatiseerde export via API
3. import in nieuwe dienstverlener + externe SAE als back-up
4. verificatie door middel van monster (50 documenten gecontroleerd)

oude dienstverlener beëindigd na 3 maanden

Totale duur: 4 weken. Geen verlies.

• Totale duur: 4 weken. Geen verlies.
• Hoe Certyneo u helpt
• Certyneo omvat
• 10 jaar archivering

in alle plannen, met geografische redundantie in de EU, versiebeheer en volledige export op elk moment (totale omkeerbaarheid). Standaard PAdES-B-T-formaat, PAdES-B-LTA optioneel voor kritische documenten.

in alle plannen, met geografische redundantie in de EU, versiebeheer en volledige export op elk moment (totale omkeerbaarheid). Standaard PAdES-B-T-formaat, PAdES-B-LTA optioneel voor kritische documenten.

Ontdek de Certyneo oplossing voor elektronische handtekeningenFAQMoet ik mijn ondertekende documenten afdrukken?

Nee, nutteloos en contraproductief (verlies van bewijskracht).

Nee, nutteloos en contraproductief (verlies van bewijskracht).

Is een standaard cloud (Google Drive, Dropbox) voldoende?

Voor de pdf ja, maar niet voor de bewijskracht. Geef de voorkeur aan speciale archivering.

Wat moet ik doen als mijn handtekeningplatform sluit?

PAdES PDF's blijven offline verifieerbaar. Exporteer regelmatig audittrails.

PAdES PDF's blijven offline verifieerbaar. Exporteer regelmatig audittrails.

Moeten archieven worden gecodeerd?

Aanbevolen voor gevoelige documenten. Zorg ervoor dat u de sleutels lang bewaart.

Wanneer begint de periode van 10 jaar?

Voor een commercieel contract: einde uitvoering. Bij een arbeidsovereenkomst: einde van de overeenkomst.

Voor een commercieel contract: einde uitvoering. Bij een arbeidsovereenkomst: einde van de overeenkomst.

Conclusie

Een goede archivering is de levensverzekering van uw elektronische handtekeningen. Kies de formule die is aangepast aan uw uitdagingen (uitbesteed voor de meeste KMO's, SAE NF Z42-013 voor kritieke gevallen), en test regelmatig.

Probeer Certyneo om uw documenten eenvoudig, snel en veilig online te verzenden, ondertekenen en volgen.