Certyneo × Salesforce — la firma electrónica eIDAS desde el registro
Una acción rápida en la Oportunidad, el Contacto o la Cuenta recupera los archivos ya adjuntos, rellena previamente los firmantes desde sus roles de contacto y envía. El estado de cada firmante vuelve a Salesforce, en un registro sobre el que puede hacer informes.
Cuenta Certyneo a partir del plan Standard (acceso API REST) y una organización Salesforce en interfaz Lightning.
Lo que la integración cambia en el día a día
El objetivo no es añadir una herramienta más, sino eliminar los vaivenes entre el CRM y la plataforma de firma.
Enviar desde la ficha, no desde otra pestaña
Los archivos ya adjuntos al registro se proponen tal cual, los firmantes provienen de los roles de contacto o de los contactos de la cuenta. Nada que volver a cargar, nada que recopiar.
Los campos de firma se colocan en el lugar correcto
Indicas una vez el texto a buscar en tus contratos — « Firma », « Bueno para acuerdo » — y cada firmante recibe su campo frente a su línea. Si el texto está ausente, el campo se coloca al pie de la última página.
El estado vuelve a Salesforce
Un objeto Sobre Certyneo registra cada envío: quién ha firmado, quién aún no ha abierto, cuándo se completó el sobre. Es un objeto estándar, por lo que los informes y los paneles funcionan en él.
Una firma defendible, no solo una casilla marcada
Firma simple, avanzada o calificada en el sentido de eIDAS, con la variante de sello integrado que exigen los depósitos franceses. Cada sobre conserva su pista de auditoría: pruebas de identidad, marcas de tiempo, huellas del documento.
Dos mitades, a adoptar por separado
La integración se compone de dos bloques independientes. Puedes instalar solo uno: no se suponen el uno al otro.
El package AppExchange (Salesforce → Certyneo)
Instalado en tu organización, añade la acción rápida, los objetos de seguimiento y una sincronización programada del estado.
- Acción « Enviar a firmar » en Oportunidad, Contacto y Cuenta
- Objetos Sobre y Firmante, con informes y paneles
- Sincronización del estado cada 15 minutos, sin punto de entrada público en tu organización
La conexión Certyneo (Certyneo → Salesforce)
Establecida desde tu configuración Certyneo, envía los eventos a Salesforce en el momento en que ocurren.
- Tiempo real en lugar de un ciclo de 15 minutos
- También funciona para sobres creados fuera de Salesforce
- Se conecta y desconecta desde Certyneo, sin tocar la organización
El package solo es suficiente para enviar y seguir. La conexión sola es suficiente para recibir eventos. Juntos, tienes el envío desde la ficha y la devolución en tiempo real.
Lo que sube en Salesforce
Solo metadatos de seguimiento. El documento firmado se mantiene en Certyneo, donde vive su pista de auditoría; el registro de Salesforce lleva un enlace profundo hacia él.
| Evento | Lo que se escribe en Salesforce |
|---|---|
| envelope.sent | Estado del sobre pasado a «Enviado», fecha de envío, firmantes creados en «Enviado». |
| recipient.viewed | El firmante pasa a «Consultado»: el documento fue abierto correctamente. |
| recipient.signed | El firmante pasa a «Firmado», con la marca de tiempo de su firma. |
| envelope.completed | Estado «Completado», fecha de finalización, enlace al documento firmado y su pista de auditoría. |
| envelope.declined | Estado «Rechazado». El firmante concerniente pasa a «Rechazado»: sabes quién bloqueó. |
Ningún contacto de Salesforce se transmite a Certyneo: solo el nombre y la dirección ingresados en el formulario de envío se envían, y nada más.
Instalación, paso a paso
Cuenta con unos diez minutos por parte del administrador, una vez que el package esté disponible en tu organización.
- 1
Instalar el package
Desde AppExchange una vez hecha la publicación, o desde el enlace de instalación que te proporcionamos durante la fase beta.
- 2
Pega tu clave de API
Configuración → Información de identificación nombrada → Certyneo. La clave proviene de tu configuración de Certyneo. No copies la palabra « Bearer »: Salesforce la añade, y duplicarla produce un error que parece una clave incorrecta.
- 3
Asignar conjuntos de permisos
« Certyneo User » a los comerciales, « Certyneo User » y « Certyneo Administrator » a la persona que planificará la sincronización.
- 4
Añadir la acción a los diseños de página
La acción « Enviar a firmar » no aparece automáticamente: el paquete no reorganiza tus diseños de página, depende de ti elegir dónde se coloca.
- 5
Iniciar la sincronización del estado
Una línea para ejecutar una sola vez en la consola de desarrollo. Cuatro tareas programadas aparecerán entonces en Configuración, y puedes detenerlas en cualquier momento.
Seguridad y cumplimiento
El paquete está diseñado para la revisión de seguridad ISV de Salesforce, lo que impone restricciones útiles mucho más allá de la revisión en sí.
- Tu clave de API vive en una información de identificación nombrada: Salesforce la encripta, y el código del paquete no puede leerla.
- Dos conjuntos de permisos distintos: los comerciales envían, solo los administradores pueden eliminar registros de auditoría.
- Ningún sitio público, ningún usuario invitado, ningún punto de entrada entrante creado en tu organización.
- Infraestructura alojada en la Unión Europea, certificación ISO 27001, subcontratistas publicados.
Preguntas frecuentes
¿La aplicación ya está en AppExchange?
Aún no. El paquete está desarrollado y probado, y la presentación está en curso: la revisión de seguridad ISV de Salesforce se cuenta en meses, no en semanas. Mientras tanto, instalamos el paquete manualmente en las organizaciones que se unen a la versión beta.
¿Qué plan de Certyneo se necesita?
El plan Standard como mínimo, ya que es el primero que proporciona acceso a la API REST que utiliza el paquete. Los planes gratuitos y Personal permiten probar Certyneo, pero no conectar Salesforce.
¿Sobre qué objetos se puede enviar?
Oportunidad, Contacto y Cuenta hasta ahora. El sobre mantiene un vínculo al registro original, por lo que encontrarás todos los envíos relacionados con un asunto desde la lista asociada.
¿Se puede elegir el nivel de firma?
Sí, en cada envío: simple, avanzada, avanzada con sello incrustado, o cualificada. El administrador define un nivel predeterminado, el remitente lo modifica caso por caso.
¿Con qué rapidez se actualiza el estado?
El paquete consulta Certyneo cada quince minutos. Para tiempo real, añade la conexión Certyneo → Salesforce desde tu configuración Certyneo: envía los eventos en el segundo en que se producen. Los dos pueden coexistir.
¿Sigue la interfaz el idioma de mis usuarios?
Sí. Cada etiqueta pasa por el sistema de traducción de Salesforce, en inglés, francés, español, alemán, italiano y neerlandés. Un comercial en Madrid y un comercial en Lyon ven cada uno su idioma en la misma organización.
¿Qué sale de mi organización Salesforce?
Solo lo que el usuario ha seleccionado: los archivos marcados y el nombre y dirección de correo electrónico de los firmantes introducidos en el formulario. Ningún registro de contacto, ningún dato de oportunidad, nada implícito.
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