Το ψηφιακό χρηματοκιβώτιο, εξηγημένο απλά

Τι είναι ένας ψηφιακός χρηματοκιβώτιο;

Ένα ψηφιακό χρηματοκιβώτιο είναι μια υπηρεσία ασφαλούς διατήρησης που προστατεύει τα ηλεκτρονικά σας έγγραφα με αξιόπιστο και διαρκή τρόπο. Σε αντίθεση με έναν σκληρό δίσκο ή κλασική αποθήκευση στο cloud, εγγυάται ότι κάθε έγγραφο παραμένει αμετάβλητο, με χρονοσήμανση και αποδοτέο καθ' όλη τη διάρκεια διατήρησής του.

Στη Γαλλία, συμμορφώνεται με ένα ακριβές κανονιστικό πλαίσιο: το πρότυπο NF Z42-020 ορίζει τις λειτουργίες ενός «στοιχείου ψηφιακού χρηματοκιβωτίου». Ο ρόλος του είναι να παρέχει τεχνική απόδειξη σχετικά με την ημερομηνία και την ακεραιότητα κάθε αρχείου, προϋπόθεση απαραίτητη για την αποδεικτική αξία του σε περίπτωση διαφοράς.

Ψηφιακό θησαυροφυλάκιο ή ηλεκτρονική αρχειοθέκευση: ποια είναι η διαφορά;

Οι δύο έννοιες είναι κοντινές αλλά διακριτές. Το ψηφιακό χρηματοκιβώτιο (πρότυπο NF Z42-020) είναι ένα στοιχείο : σφραγίζει και διατηρεί ξεχωριστά έγγραφα με απόδειξη ακεραιότητας και χρονοσήμανσης. Το σύστημα ηλεκτρονικής αρχειοθέτησης, ή SAE (πρότυπο NF Z42-013), είναι ένα ευρύτερο οργανωσιακό και τεχνικό σύνολο, που διαχειρίζεται ολόκληρο τον κύκλο ζωής του αρχείου: κατάθεση, σχέδιο ταξινόμησης, τελικό αποτέλεσμα και ιχνηλασία.

Στην πράξη, ένα ψηφιακό χρηματοκιβώτιο είναι συχνά το δομικό στοιχείο διατήρησης αποδεικτικής αξίας στο κέντρο ενός έργου αρχειοθέτησης. Για περισσότερες πληροφορίες, συμβουλευτείτε τον οδηγό ηλεκτρονικής αρχειοθέτησης και το φύλλο ηλεκτρονική αρχειοθέτηση του γλωσσαρίου.

Η αποδεικτική αξία: αυτό που κάνει τη διαφορά

Η αποδεικτική αξία είναι η ικανότητα ενός εγγράφου να χρησιμεύει ως απόδειξη. Βασίζεται σε τέσσερις τεχνικές εγγυήσεις που παρέχονται κατά τη στιγμή της κατάθεσης.

Το κανονιστικό πλαίσιο: NF Z42-020, NF Z42-013 και eIDAS

Τρεις αναφορές δομούν τη διατήρηση αποδεικτικής αξίας. Το πρότυπο NF Z42-020 προσδιορίζει τις λειτουργίες ενός συστατικού ψηφιακού χρηματοκιβωτίου· το πρότυπο NF Z42-013 (που περιλαμβάνεται στο ISO 14641) ρυθμίζει το σύστημα ηλεκτρονικής αρχειοθέτησης στο σύνολό του.

Σε ευρωπαϊκό επίπεδο, ο κανονισμός eIDAS ορίζει τις προσόντων υπηρεσίες εμπιστοσύνης, συμπεριλαμβανομένης της ειδικής ηλεκτρονικής χρονοσήμανσης, η οποία δίνει μια ορισμένη ημερομηνία που μπορεί να αντιταχθεί σε τρίτους. Η αναθεώρηση eIDAS 2.0 επεκτείνει αυτό το πλαίσιο στο ευρωπαϊκό ψηφιακό πορτοφόλι ταυτότητας. Συνολικά, αυτά τα κείμενα θεμελιώνουν τη νομική αξία των διατηρημένων εγγράφων.

Πότε να χρησιμοποιήσετε ένα ψηφιακό χρηματοκιβώτιο;

Η ανάγκη εμφανίζεται μόλις ένα έγγραφο πρέπει να διατηρηθεί με αντιτιθέμενο τρόπο, για ένα νομικό ή συμβατικό χρονικό διάστημα. Το χρηματοκιβώτιο συμπληρώνει έτσι μια προσέγγιση ηλεκτρονικής υπογραφής ή ψηφιακοποίησης HR. Μερικά κοινά παραδείγματα:

• Δελτία μισθοδοσίας — ο εργοδότης πρέπει να προσφέρει ένα ασφαλές χώρο διατήρησης στον εργαζόμενο (Κώδικας Εργασίας).
• Υπογεγραμμένα συμβόλαια — διατήρηση ενός ηλεκτρονικού συμβολαίου με αποδεικτική αξία κατά τη διάρκεια της δέσμευσής του.
• Τιμολόγια — αρχειοθέτηση με αποδεικτική αξία που επιβάλλεται από τη μεταρρύθμιση της ηλεκτρονικής τιμολόγησης.
• Προσωπικά έγγραφα — διπλώματα, έγγραφα, δικαιολογητικά που διατηρούνται με ασφάλεια και είναι προσβάσιμα για όλη τη ζωή.

Ασφάλεια και συμμόρφωση RGPD

Σε ένα σοβαρό ψηφιακό χρηματοκιβώτιο, κάθε έγγραφο είναι κρυπτογραφημένο σε ηρεμία με ένα κλειδί ιδιόκτητο του χρηματοκιβωτίου. Η διαχείριση κλειδιών βασίζεται ιδανικά σε ένα μονάδα ασφαλείας υλικού (HSM), που προστατεύει τα κρυπτογραφικά μυστικά από οποιαδήποτε εξαγωγή.

Η διατήρηση προσωπικών εγγράφων εμπίπτει στο RGPD : ελαχιστοποίηση δεδομένων, δικαιολογημένη διάρκεια διατήρησης, δικαίωμα πρόσβασης και επιστροφής. Ένα συμμορφούμενο χρηματοκιβώτιο καταγράφει τις προσβάσεις και διασφαλίζει ότι μόνο ο κάτοχος, ή ένα εξουσιοδοτημένο πρόσωπο, μπορεί να συμβουλευτεί ή να ανακτήσει τα έγγραφα.

Ψηφιακό χρηματοκιβώτιο ή αποθήκευση στο cloud ;

Ένα αποθετήριο cloud (Drive, Dropbox…) έχει σχεδιαστεί για κοινή χρήση και συγχρονισμό: τα αρχεία είναι δυνατόν να τροποποιηθούν και να διαγραφούν κατά θέλησιν, χωρίς απόδειξη της κατάστασής τους σε δεδομένη ημερομηνία.

Ένα ψηφιακό χρηματοκιβώτιο κάνει το αντίθετο: σφραγίζει, χρονοσημαίνει και καθιστά αμετάβλητο κάθε έγγραφο. Το πρώτο ανταποκρίνεται σε ανάγκη διευκολύνσεως· το δεύτερο σε ανάγκη απόδειξης και συμμόρφωσης. Μπορείτε επίσης να επαληθεύσετε την ακεραιότητα ενός υπογεγραμμένου εγγράφου ανά πάσα στιγμή.

Πόσο καιρό πρέπει να διατηρούν τα έγγραφά τους;

Η διάρκεια διατήρησης εξαρτάται από τη φύση του εγγράφου και τις νομικές σας υποχρεώσεις. Ένας ψηφιακός χρηματοκιβώτιο επιτρέπει τον καθορισμό, για κάθε έγγραφο, μιας διάρκειας κατά την οποία παραμένει αμετάβλητο, στη συνέχεια, εάν χρειάζεται, ένας ελεγχόμενος καθαρισμός. Μερικά κοινά σημεία αναφοράς στη Γαλλία:

Συχνές ερωτήσεις

Διαβάστε επίσης