Η ηλεκτρονική υπογραφή ενός εγγράφου δεν αρκεί: πρέπει επίσης να είναι σε θέση να αποδείξει, σε 5, 10 ή 20 χρόνια, ότι η υπογραφή είναι αυθεντική και ότι το έγγραφο δεν έχει τροποποιηθεί.
Η ηλεκτρονική αρχειοθέτηση με αποδεικτική αξία αναφέρεται στη μακροχρόνια διατήρηση ψηφιακών εγγράφων που έχουν υπογραφεί υπό συνθήκες που εξασφαλίζουν την ακεραιότητά τους, την αναγνώσιμότητά τους και τη νομική τους προσφυγή με την πάροδο του χρόνου.
Η ακεραιότητα: το αρχειοθετημένο έγγραφο δεν μπορεί να αλλοιωθεί και κάθε τροποποίηση είναι ανιχνεύσιμη εξασφαλίζεται από κρυπτογραφική χάντινγκ του αρχείου στο αρχείο και την περιοδική επαλήθευση του συμπυκνώματος αυτού. Η βιωσιμότητα: το έγγραφο παραμένει αναγνώσιμο για δεκαετίες, ανεξάρτητα από τις εξελίξεις του λογισμικού, γεγονός που επιβάλλει τυποποιημένες μορφές (PDF/A για το περιεχόμενο, PAdES B-LTA για την υπογραφή) και η τακτική μετανάστευση των μέσων. Η ιχνηλασιμότητα: κάθε πράξη στο αρχειοθετημένο έγγραφο (εγκατάσταση, αναζήτηση, επικοινωνία, καταστροφή) καταγράφεται σε ένα ημερολόγιο γεγονότων με χρονογραφή και αδιάκριτη.
Η αρχειοθέτηση αποδεικτικών στοιχείων έχει νόημα μόνον εάν καλύπτει ολόκληρη την περίοδο αυτή, συμπεριλαμβανομένης της υπογραφής.
Οι εμπορικές συμβάσεις και οι τιμολόγια διατηρούνται για 10 έτη (Κώδικας Εμπορίου, Άρθρο L123-22).
Μια υπογεγραμμένη σύμβαση εργασίας διατηρείται για τουλάχιστον 5 έτη μετά την αποχώρηση του εργαζομένου· ορισμένα στοιχεία μισθοδοσίας διατηρούνται έως και 50 έτη. Η ψηφιοποίηση των ανθρώπινων πόρων επιβάλλει, επομένως, μια αξιόπιστη αρχειοθέτηση ικανή να καλύψει μακροπρόθεσμες και ετερογενείς χρονικές περιόδους.
Τα φορολογικά δικαιολογητικά διατηρούνται για 6 έτη (Βιβλίο φορολογικών διαδικασιών, άρθρο L102 B). Σε περίπτωση ελέγχου, η διοίκηση μπορεί να απαιτήσει την προσκόμιση των υπογεγραμμένων ψηφιακών πρωτοτύπων: μια αρχειοθέτηση που δεν αποτελεί αποδεικτικό στοιχείο δεν έχει καμία νομική ισχύ.
Οι συμβολαιογραφικές πράξεις υπόκεινται σε διατήρηση 75 ετών (Κώδικας συμβολαιογραφίας).
Για τους φιλοξενούμενους των δεδομένων υγείας, η αποθηκευτική αποθήκευση αποδεικνύει διπλάσια από την πιστοποίηση HDS, η οποία περιέχει τα πλαίσια για την ασφάλεια και την εμπιστευτικότητα της αποθήκευσης.
Τέσσερα κριτήρια δομής δομούν την ηλεκτρονική αρχειοθέτηση αποδεικτικής αξίας στη Γαλλία και την Ευρώπη.
Το γαλλικό πρότυπο αναφοράς για την ηλεκτρονική αποθήκευση αποδεικτικών στοιχείων. Ορίζει τα τεχνικά και οργανωτικά μέτρα που εξασφαλίζουν την ακεραιότητα, τη βιωσιμότητα και την ιχνηλασιμότητα των αρχειοθετημένων εγγράφων.
Η διεθνής έκδοση της NF Z42-013 προσδιορίζει τις απαιτήσεις σχεδιασμού και λειτουργίας ενός συστήματος ηλεκτρονικού αρχειοθέτησης που εξασφαλίζει την ακρίβεια και ακεραιότητα των εγγράφων καθ' όλη τη διάρκεια του κύκλου ζωής τους, αναγνωρισμένη πέρα από το γαλλικό πλαίσιο.
Για τον δημόσιο τομέα και ορισμένες ρυθμιζόμενες δραστηριότητες, απαιτείται η έγκριση της Υπηρεσίας Διαυπουργικών Αρχείων της Γαλλίας (SIAF) ή η χρήση πιστοποιημένου τρίτου αρχειοθέτη.
Ο κανονισμός eIDAS 2.0 εισάγει μια νέα εξειδικευμένη υπηρεσία εμπιστοσύνης για την ηλεκτρονική αρχειοθέτηση.
Οι τρεις λύσεις διατηρούν αρχεία, αλλά μόνο μία εγγυάται την αποδεικτική αξία σε χρόνο.
| Διάσταση | Αρχείο αποδεικτικών στοιχείων | Απλή προστασία | Ψηφιακό ασφαλές |
|---|---|---|---|
| Σκοπός | Η εγγύηση της νομικής αντιδράσεως ενός εγγράφου που υπογράφεται εντός της προθεσμίας. | Αποκατάσταση δεδομένων σε περίπτωση βλάβης ή απώλειας. | Αποθήκευση και κοινή χρήση εγγράφων με τρόπο ασφαλή και προσωπικό. |
| Εγγυημένη Ακεραιότητα | Ναι χασάρισμα στο αρχείο + περιοδική επαλήθευση του συμπυκνώματος. | Όχι ένα αρχείο που έχει αποθηκευτεί μπορεί να αντικατασταθεί χωρίς ίχνος. | Ορισμένες κρυπτογράφηση και έλεγχος πρόσβασης, αλλά χωρίς αποδείξεις ακεραιότητας που να μπορούν να αμφισβητηθούν. |
| Ορίζοντας διατήρησης | 10, 20, 75 έτη με μετατόπιση του μεγέθους και ανανέωση της χρονογραφίας. | Βραχυπρόθεσμα έως μεσοπρόθεσμα, ανάλογα με την πολιτική διατήρησης των αντιγράφων ασφαλείας. | Όσο η συνδρομή είναι ενεργή, χωρίς εγγύηση διαρκείας του μορφότυπου. |
| Δοκιμαστική αξία | Υψηλού επιπέδου — σύμφωνο με τα πρότυπα NF Z42-013 / ISO 14641, με νομική ισχύ σε περίπτωση διαφοράς. | Καμία εγγύηση δεν έχει αυτοτελή αποδεικτική αξία. | Η μεταβλητή εξαρτάται από τις συμβατικές εγγυήσεις του παρόχου. |
| Φόρμα & διαρκότητα | PDF/A + PAdES B-LTA, τυποποιημένα μορφότυπα που προορίζονται για μακροπρόθεσμη χρήση. | Αρχική μορφή, που μπορεί να γίνει δυσανάγνωστη. | Αρχική μορφή, χωρίς περιορισμούς διαρκείας. |
| Εφαρμογή | Ενσωματωμένη στην πλατφόρμα υπογραφής χωρίς υποδομή διαχείρισης. | Είναι φθηνό αλλά δεν είναι κατάλληλο για δοκιμαστική χρήση. | Υπογραφή ανά χρήστη, με στόχο την ατομική χρήση. |
Ο κανονισμός eIDAS 2.0 (κανονισμός (ΕΕ) 2024/1183) εισάγει ένα νέο αποκλειστικό υπηρεσία εμπιστοσύνης: την αρχειοθέτηση ηλεκτρονικών εγγράφων με προσόν. Το άρθρο 45f θέτει την αρχή — τα έγγραφα που αρχειοθετούνται από μια τροποποιημένη υπηρεσία αποτέλεσμα από μια παραδοχή ακεραιότητας και προέλευσης για όλη τη διάρκεια της διατήρησης. Στην πράξη, ένα έγγραφο που υπογράφεται και στη συνέχεια αρχειοθετείται σε έναν αρμόδιο πάροχο δεν χρειάζεται πλέον να αποδείξει ότι δεν έχει τροποποιηθεί: είναι ευθύνη του μέρους που αμφισβητεί να αποδείξει το αντίθετο.
Αυτή η τεκμαρτή απόδειξη ισχύει σε όλη την ΕΕ και εναρμονίζει διαφορετικές εθνικές πρακτικές (NF Z42-013 στη Γαλλία, TR-ESOR στη Γερμανία). Τα εκτελεστικά έγγραφα που διευκρινίζουν τις τεχνικές απαιτήσεις αναμένονται έως το 2026-2027 · στο μεταξύ, η αρχειοθέτηση PAdES B-LTA με χρονοσήμανση που χαρακτηρίζεται ως προσόν παραμένει η καλύτερη γνωστή πρακτική για τη διατήρηση της αποδεικτικής αξίας ενός υπογεγραμμένου εγγράφου.
Η διάρκεια διατήρησης εξαρτάται από το έγγραφο και τη χώρα. Μερικά σημεία αναφοράς:
Στο Certyneo, κάθε υπογεγραμμένο έγγραφο έχει ωρολογική σφραγίδα, σφραγίζεται με μορφή PAdES και αποθηκεύεται για 10 χρόνια, χωρίς διαμόρφωση.
Χρησιμοποιούμε cookies για να βελτιώσουμε την εμπειρία σας στον ιστότοπό μας. Τα cookies που είναι απολύτως απαραίτητα για τη λειτουργία της υπηρεσίας είναι πάντα ενεργά. Μάθετε περισσότερα για την πολιτική cookies μας
Πόσο καιρό πρέπει να διατηρείται ένα ηλεκτρονικό τιμολόγιο; Ποιοι κανόνες εγγυώνται την αποδεικτική του αξία; Ολοκληρωμένη επισκόπηση των ισχυόντων νομικών υποχρεώσεων.
Το ηλεκτρονικό δελτίο μισθοδοσίας έχει την ίδια νομική αξία με το ισοδύναμό του σε χαρτί, υπό την προϋπόθεση ότι τηρούνται αυστηροί κανόνες διατήρησης. Ανακαλύψτε όλες τις συνέπειες της ψηφιοποίησης για τις υποχρεώσεις HR σας το 2026.
Η χρονοσήμανση με αποδεικτικά στοιχεία eIDAS παρέχει αποδεδειγμένη ημερομηνία και ισχύ έναντι οποιουδήποτε εγγράφου που υπογράφεται ηλεκτρονικά. Η κατανόηση του λειτουργήματός της είναι απαραίτητη για κάθε οργανισμό που επιθυμεί να ασφαλίσει τα ψηφιακά του αποδεικτικά στοιχεία.
Η διατήρηση των ηλεκτρονικά υπογεγραμμένων εγγράφων σας στη Γαλλία είναι εύκολη! Ανακαλύψτε πώς ο κανονισμός eIDAS και ο GDPR σας βοηθούν να διατηρήσετε τα έγγραφά σας νόμιμα. Εξοικονομήστε χρόνο και μειώστε τους νομικούς κινδύνους με το Certyneo.
Αρχειοθέτηση, ακεραιότητα, συμμόρφωση eIDAS: η ασφάλιση των εγγράφων σας που υπογράφονται ηλεκτρονικά είναι νομική και στρατηγική υποχρέωση. Ανακαλύψτε τις καλές πρακτικές 2026.
Τι είναι η ηλεκτρονική χρονοσήμανση, πώς λειτουργεί, πότε είναι κατάλληλη και γιατί προστατεύει τις υπογραφές σας.