Ηλεκτρονική αρχειοθέκευση (υπογραφή, αποδεικτική αξία)

Η ηλεκτρονική αρχειοθέκευση υποδηλώνει τη μακροπρόθεσμη διατήρηση ψηφιακών εγγράφων υπογεγραμμένων υπό συνθήκες που εγγυώνται την αποδεικτική τους αξία, την αναγνωσιμότητά τους και την ακεραιότητά τους στο χρόνο. Δεν πρέπει να συγχέεται με την απλή αποθήκευση: η αρχειοθέκευση με αποδεικτική αξία επιβάλλει ακριβείς τεχνικές και νομικές περιορισμούς που την διαφοροποιούν από την απλή αποθήκευση σε cloud.

Οι τρεις βάσεις της αρχειοθέκευσης με αποδεικτική αξία :
• Ακεραιότητα : το αρχειοθετημένο έγγραφο δεν μπορεί να τροποποιηθεί — οποιαδήποτε αλλοίωση είναι ανιχνεύσιμη και ακυρώνει την απόδειξη. Εγγυημένη με κρυπτογραφικό κατακερματισμό του εγγράφου κατά την αρχειοθέκευση και περιοδική επαλήθευση αυτού του hash.
• Μόνιμη ύπαρξη : το έγγραφο παραμένει αναγνώσιμο σε 10, 20 ή 50 χρόνια, ανεξάρτητα από τις εξελίξεις του λογισμικού. Αυτό επιβάλλει ομαλοποιημένες μορφές (PDF/A για το περιεχόμενο, PAdES B-LTA για την υπογραφή) και μεταφορά των μέσων σε κανονικά διαστήματα.
• Ιχνηλασιμότητα : οποιαδήποτε λειτουργία στο αρχειοθετημένο έγγραφο (προβολή, επικοινωνία, διαγραφή) καταγράφεται σε ένα ημερολόγιο γεγονότων με χρονοσήμανση και αναλλοίωτο.

Κανονιστικό πλαίσιο : στη Γαλλία, η αρχειοθέκευση με αποδεικτική αξία διέπεται από τα πρότυπα NF Z42-013 (γαλλικό πλαίσιο αναφοράς, AFNOR) και το διεθνές πρότυπο ISO 14641. Για τον δημόσιο τομέα και ορισμένες ρυθμιζόμενες δραστηριότητες (υγεία, χρηματοπιστωτικές υπηρεσίες), απαιτείται έγκριση SIAF (Service Interministériel des Archives de France) ή πιστοποίηση από ένα τρίτο αποθετήριο ESG. Ο κανονισμός eIDAS 2.0 εισάγει μια νέα πλήρως ποιοτική υπηρεσία εμπιστοσύνης αφιερωμένη στην ηλεκτρονική αρχειοθέκευση, η οποία αναγνωρίζεται δικαιωμάτων σε ολόκληρη την ΕΕ.

Νόμιμη διάρκεια διατήρησης στη Γαλλία :
• Εμπορικές συμφωνίες και τιμολόγια : 10 χρόνια (Εμπορικός Κώδικας άρθρο L123-22)
• Συμβάσεις εργασίας : 5 χρόνια μετά την αναχώρηση του υπαλλήλου
• Φορολογικά έγγραφα : 6 χρόνια (Βιβλίο Φορολογικών Διαδικασιών άρθρο L102 B)
• Συμβολαιογραφικές πράξεις : 75 χρόνια (Κώδικας Συμβολαιογραφικού)
• Ιατρικά έγγραφα : 20 χρόνια μετά την τελευταία πράξη (Κώδικας Δημόσιας Υγείας)

Υλοποίηση Certyneo : όλα τα υπογεγραμμένα έγγραφα αρχειοθετούνται στη μορφή PAdES B-LT (B-LTA διαθέσιμη στο σχέδιο Business για διατηρήσεις > 10 χρόνια), με πλήρως ποιοτική χρονοσήμανση RFC 3161, διατήρηση 10 χρόνια συμπεριλαμβανομένης σε όλα τα σχέδια, ημερολόγιο γεγονότων ανά πάσα στιγμή διαθέσιμο, και λήψη της καταγραφής ελέγχου σε μορφή PDF. Δείτε επίσης αποδεικτική αξία και LTV (Long-Term Validation).