Ηλεκτρονική υπογραφή για εκπαιδευτικούς οργανισμούς

Ένας κλάδος υπό διοικητική πίεση

Οι φορείς κατάρτισης (OF) και τα κέντρα μαθητείας (CFA) λειτουργούν υπό σημαντική διοικητική πίεση: τριμερείς συμβάσεις, φύλλα παρουσίας, βεβαιώσεις παρακολούθησης, προσφορές, τιμολόγηση προς τους OPCO. Η ηλεκτρονική υπογραφή ελαφρύνει σημαντικά αυτόν τον φόρτο και απλουστεύει τους ελέγχους Qualiopi.

Έγγραφα που υπογράφονται συχνά

• Σύμβαση κατάρτισης (πελάτης ή OPCO)
• Τριμερής σύμβαση (CPF, Pôle Emploi)
• Σύμβαση μαθητείας (CERFA)
• Φύλλο παρουσίας (ανά συνάντηση ή ανά ημέρα)
• Βεβαίωση παρακολούθησης, επιτυχίας, παρακολούθησης πορείας
• Προσφορά και BPF (παιδαγωγικός και οικονομικός απολογισμός)
• Εσωτερικός κανονισμός του κέντρου

Qualiopi και ηλεκτρονική υπογραφή

Το πλαίσιο αναφοράς Qualiopi (δείκτης 11) απαιτεί ιχνηλασιμότητα των υπογραφών στις συμβάσεις και τα φύλλα παρουσίας. Η ηλεκτρονική υπογραφή ανταποκρίνεται πλήρως σε αυτή την απαίτηση: βεβαία ημερομηνία, ταυτοποίηση, ακεραιότητα. Πολλοί πιστοποιημένοι φορείς έχουν εγκαταλείψει το χαρτί χωρίς απώλεια συμμόρφωσης.

Συνιστώμενο επίπεδο

• Σύμβαση κατάρτισης: προηγμένη ηλεκτρονική υπογραφή (AES)
• Ημερήσιο φύλλο παρουσίας: αρκεί η απλή ηλεκτρονική υπογραφή (SES) (μεγάλος όγκος, χαμηλό ατομικό ρίσκο)
• Βεβαιώσεις και πιστοποιήσεις: προηγμένη ηλεκτρονική υπογραφή (AES) εάν έχει αξία πτυχίου

Οφέλη

• Φύλλα παρουσίας σε πραγματικό χρόνο: τέλος στα χάρτινα φύλλα που πρέπει να μαζεύονται, να σκανάρονται, να αρχειοθετούνται
• Ευκολότεροι έλεγχοι OPCO: εξαγωγή με ένα κλικ όλων των υπογεγραμμένων συμβάσεων
• Ταχύτερες τριμερείς συμβάσεις: 3 υπογράφοντες (OF + εκπαιδευόμενος + επιχείρηση ή OPCO) παράλληλα
• Τιμολόγηση OPCO: πλήρης ψηφιακός φάκελος που μπορεί να αποσταλεί απευθείας

Ενσωμάτωση με LMS και εργαλεία διαχείρισης

Digiforma, Dendreo, Ammon, Talentsoft: τα επιχειρησιακά εργαλεία των OF διασυνδέονται με τις πλατφόρμες υπογραφής μέσω API ή Zapier. Οι συμβάσεις μπορούν να δημιουργούνται αυτόματα από το CRM και να αποστέλλονται προς υπογραφή με ένα κλικ.

Συνήθη λάθη

• Χρήση απλής ηλεκτρονικής υπογραφής (SES) για σύμβαση μαθητείας (προτιμήστε την προηγμένη - AES)
• Μη λήψη φύλλου παρουσίας σε κάθε συνάντηση (απαίτηση Qualiopi)
• Παράλειψη των παιδαγωγικών παραρτημάτων στη σύμβαση
• Ξεχωριστή αποθήκευση συμβάσεων και φύλλων παρουσίας

Πρακτική περίπτωση: τριμερής σύμβαση OPCO

Ένα Bootcamp διάρκειας 35 ημερών: 10 εκπαιδευόμενοι, 1 OPCO (AKTO), 1 OF. Διαδικασία:

1. Δημιουργία των 10 συμβάσεων από το Digiforma
2. Αποστολή με προηγμένη υπογραφή (AES) στους 10 εκπαιδευόμενους + OPCO (παράλληλη υπογραφή)
3. Όλες υπογράφηκαν εντός 48 ωρών
4. Ημερήσιο φύλλο παρουσίας μέσω κωδικού QR → ταχεία AES
5. Αποστολή του BPF στον OPCO στο τέλος της σύμβασης

Κέρδος σε σχέση με τον παλιό χάρτινο κύκλο: 3 εβδομάδες διοικητικής επεξεργασίας εξοικονομήθηκαν.

Πώς σας βοηθά η Certyneo

Η Certyneo προσφέρει ένα πακέτο για OF με πρότυπα συμβάσεων (διμερή/τριμερή), αποϋλοποιημένο φύλλο παρουσίας, προηγμένη ηλεκτρονική υπογραφή ως προεπιλογή, ενσωμάτωση με τα κύρια LMS (Digiforma, Dendreo), και αρχειοθέτηση 10 ετών συμβατή με το Qualiopi.

Ανακαλύψτε τη λύση ηλεκτρονικής υπογραφής της Certyneo

Συχνές ερωτήσεις

Γίνεται δεκτό το ηλεκτρονικό φύλλο παρουσίας από τους OPCO;

Ναι, υπό την προϋπόθεση ταυτοποίησης του εκπαιδευόμενου (OTP ή ονομαστικός κωδικός QR).

Απαιτεί το Qualiopi συγκεκριμένο επίπεδο;

Όχι, αλλά απαιτείται ιχνηλασιμότητα (ημερομηνία, ταυτοποίηση). Η απλή ηλεκτρονική υπογραφή (SES) αρκεί για το φύλλο παρουσίας, ενώ η προηγμένη (AES) συνιστάται για τις συμβάσεις.

Μπορεί η σύμβαση μαθητείας να υπογραφεί ηλεκτρονικά;

Ναι, με προηγμένη υπογραφή (AES) και εφόσον ο OPCO δέχεται την αποϋλοποιημένη κατάθεση.

Διάρκεια τήρησης;

10 έτη για την τιμολόγηση, τουλάχιστον 3 έτη για τις συμβάσεις (ορισμένοι OPCO απαιτούν περισσότερο).

Μπορούν οι ανήλικοι να υπογράψουν;

Συνυπογραφή του νόμιμου εκπροσώπου στον ίδιο φάκελο.

Συμπέρασμα

Η ηλεκτρονική υπογραφή έχει καταστεί απαραίτητο εργαλείο για τους OF: ενισχυμένη συμμόρφωση με το Qualiopi, διπλάσια διοικητική παραγωγικότητα, ομαλότερες σχέσεις με τους OPCO.

Δοκιμάστε την Certyneo για να αποστέλλετε, να υπογράφετε και να παρακολουθείτε τα έγγραφά σας online, με απλό, ταχύ και ασφαλή τρόπο.