Ιστοιανυμίες συμμόρφωσης κατασκευών: υπογράψτε τις διαδικτυακά το 2026

Γιατί οι βεβαιώσεις συμμόρφωσης στον τομέα των κατασκευών είναι τόσο στρατηγικής σημασίας;

Στον τομέα των κατασκευών και των δημοσίων έργων, η βεβαίωση συμμόρφωσης δεν είναι ένα απλό διοικητικό έγγραφο: αποτελεί το βασικό στοιχείο που δεσμεύει την αστική και ποινική ευθύνη του ιδιοκτήτη του έργου, του επιβλέποντα μηχανικού και της εκτελούσας εταιρείας. Στη Γαλλία, εκδίδονται κάθε χρόνο πάνω από 500.000 βεβαιώσεις ολοκλήρωσης έργων, σύμφωνα με τα στοιχεία του Παρατηρητηρίου Κατασκευών (CEREMA, 2025), οι οποίες καλύπτουν έργα που κυμαίνονται από την ενεργειακή ανακαίνιση έως τις δημόσιες συμβάσεις πολιτικού μηχανικού.

Αυτή η γραφειοκρατική επιβάρυνση έχει αυξηθεί σημαντικά με την έναρξη ισχύος του περιβαλλοντικού κανονισμού RE2020, των απαιτήσεων του νόμου ELAN σχετικά με την προσβασιμότητα, καθώς και των υποχρεώσεων που απορρέουν από το διάταγμα για τον τριτογενή τομέα. Αποτέλεσμα: οι διοικητικές ομάδες των επιχειρήσεων του κατασκευαστικού κλάδου αφιερώνουν κατά μέσο όρο 3 έως 5 ώρες την εβδομάδα μόνο στη συλλογή, την υπογραφή και την αρχειοθέτηση των πιστοποιητικών συμμόρφωσης. Η Ηλεκτρονική υπογραφή στις επιχειρήσεις αναδεικνύεται σταδιακά ως η πιο κατάλληλη λύση για αυτό το ζήτημα.

Οι διάφοροι τύποι πιστοποιητικών που αφορούν

Πρέπει να γίνει διάκριση μεταξύ διαφόρων κατηγοριών εγγράφων ανάλογα με τη νομική τους φύση και το πεδίο εφαρμογής τους:

• Η βεβαίωση συμμόρφωσης με τη θερμοτεχνική νομοθεσία (RT2012 ή RE2020), που εκδίδεται από διαπιστευμένο φορέα ή ελεγκτικό γραφείο μετά από έλεγχο των εργασιών.

• Η βεβαίωση ολοκλήρωσης των εργασιών (AFT), συμβατικό έγγραφο που δεσμεύει τον ιδιοκτήτη του έργου και την επιχείρηση, με το οποίο πιστοποιείται η ολοκλήρωση και η συμμόρφωση των έργων με τις προδιαγραφές.

• Η βεβαίωση συμμόρφωσης ηλεκτρικών εγκαταστάσεων (Consuel), υποχρεωτικό πριν από τη θέση σε λειτουργία μιας οικιακής ή επαγγελματικής εγκατάστασης.

• Η πιστοποίηση Qualibat ή RGE (Αναγνωρισμένος Φορέας Προστασίας του Περιβάλλοντος), απαραίτητο για την πρόσβαση σε ορισμένες αγορές και για την επικύρωση της επιλεξιμότητας για κρατικές ενισχύσεις (MaPrimeRénov', CEE).

• Δηλώσεις που πιστοποιούν τη συμμόρφωση με τα πρότυπα πυρασφάλειας και την προσβασιμότητα σε χώρους δημόσιας χρήσης (ERP) και ασφάλεια του εξοπλισμού (σύμφωνα με τα άρθρα R. 111-19 και επόμενα του Κώδικα Κατασκευών).

Οι κίνδυνοι μιας μη ασφαλούς διαχείρισης εγγράφων

Μια βεβαίωση συμμόρφωσης που έχει υπογραφεί λανθασμένα, έχει αναδρομική ημερομηνία ή έχει χαθεί εκθέτει ολόκληρη τη συμβατική αλυσίδα σε σοβαρές συνέπειες: άρνηση οριστικής παραλαβής των έργων, αναστολή της αποδέσμευσης των παρακρατήσεων εγγύησης (5 % της σύμβασης σύμφωνα με το άρθρο 101 του Κώδικα Δημοσίων Συμβάσεων), ή ακόμη και ενεργοποίηση της δεκαετούς ευθύνης. Τα διοικητικά δικαστήρια έχουν εκδώσει πληθώρα αποφάσεων που επιβάλλουν κυρώσεις σε δημόσιους αναθέτοντες λόγω έλλειψης ιχνηλασιμότητας των εγγράφων (Συμβούλιο της Επικρατείας, απόφαση της 14ης Μαρτίου 2023, αριθ. 459 412).

---

Η πιστοποιημένη ηλεκτρονική υπογραφή: ένας μοχλός συμμόρφωσης για τον κλάδο των κατασκευών

Η υιοθέτηση της ηλεκτρονικής υπογραφής για τη διαχείριση των πιστοποιητικών συμμόρφωσης στον τομέα των κατασκευών δεν είναι απλώς θέμα επιχειρησιακής αποτελεσματικότητας. Είναι πρωτίστως μια επιταγή νομικής ασφάλειας. Το Κανονισμός eIDAS αριθ. 910/2014, που ισχύει σε ολόκληρη την Ευρωπαϊκή Ένωση, ορίζει τρία επίπεδα ηλεκτρονικής υπογραφής, των οποίων η νομική ισχύς αναγνωρίζεται πλήρως ενώπιον των δικαστηρίων: απλή, προηγμένη και πιστοποιημένη.

Όσον αφορά τις βεβαιώσεις συμμόρφωσης στον τομέα των κατασκευών, το επίπεδο υπογραφής που πρέπει να προτιμάται εξαρτάται από τη σημασία του εγγράφου:

• Απλή ηλεκτρονική υπογραφή: αποδεκτό για εσωτερικές ανταλλαγές και έγγραφα χαμηλής σημασίας (πρακτικά συνεδριάσεων εργοταξίου, εντολές εργασίας).

• Προηγμένη ηλεκτρονική υπογραφή: συνιστάται για βεβαιώσεις ολοκλήρωσης εργασιών, συμμορφούμενα δελτία παράδοσης και πρωτόκολλα παραλαβής. Βασίζεται σε πιστοποιητικό πιστοποιημένο που συνδέεται μοναδικά με τον υπογράφοντα.

• Πιστοποιημένη ηλεκτρονική υπογραφή: υποχρεωτική για τις δημόσιες συμβάσεις που υπερβαίνουν τα ευρωπαϊκά όρια (5.382.000 € χωρίς ΦΠΑ για τις συμβάσεις έργων το 2024) και για κάθε έγγραφο για το οποίο ο νόμος απαιτεί χειρόγραφη υπογραφή κατά την αυστηρή έννοια του όρου.

Πώς λειτουργεί στην πράξη η διαδικασία;

Μια πλατφόρμα όπως η Certyneo ενσωματώνει εγγενώς τις ροές εργασίας υπογραφής πολλαπλών μερών, οι οποίες είναι απαραίτητες στον κλάδο των κατασκευών, όπου μια βεβαίωση δεσμεύει ταυτόχρονα το γραφείο ελέγχου, τη γενική εταιρεία, τους υπεργολάβους και τον ιδιοκτήτη του έργου. Η διαδικασία πραγματοποιείται σε τέσσερα στάδια:

• Εισαγωγή και προετοιμασία του εγγράφου: η βεβαίωση (PDF/A, μορφή αρχειοθέτησης σύμφωνα με το πρότυπο ISO 19005) μεταφορτώνεται στην πλατφόρμα και τοποθετούνται τα πεδία υπογραφής.

• Ορισμός των υπογραφόντων και της σειράς υπογραφής: πρώτα υπογράφει ο ελεγκτικός φορέας, μετά η επιχείρηση και τέλος ο αναθέτης. Κάθε στάδιο φέρει χρονοσήμανση.

• Υπογραφή με ισχυρή πιστοποίηση: κάθε υπογράφων λαμβάνει έναν κωδικό OTP (One-Time Password) ή χρησιμοποιεί το πιστοποιητικό του μέσω του προσωπικού του λογαριασμού.

• Αυτόματη νομική αρχειοθέτηση: το υπογεγραμμένο έγγραφο, συνοδευόμενο από την έκθεση ελέγχου και το ελεγμένη ηλεκτρονική χρονοσήμανση, αρχειοθετείται με αποδεικτική ισχύ κατά τη διάρκεια της ισχύουσας νομικής προθεσμίας.

Η ενσωμάτωση στα επαγγελματικά εργαλεία του κλάδου των κατασκευών

Οι σύγχρονες λύσεις ηλεκτρονικής υπογραφής διαθέτουν REST API που επιτρέπουν την άμεση ενσωμάτωση με λογισμικά διαχείρισης εργοταξίων (Onaya, Batigest, Progib ή κλαδικά ERP). Αυτή η ενσωμάτωση επιτρέπει την αυτόματη ενεργοποίηση της ροής εργασίας υπογραφής μόλις δημιουργηθεί μια βεβαίωση από το εξειδικευμένο λογισμικό, χωρίς επανεισαγωγή δεδομένων ή χειρισμό αρχείων. Για μια επιχείρηση που διαχειρίζεται 300 βεβαιώσεις ετησίως, αυτό το κέρδος από την αυτοματοποίηση αντιπροσωπεύει μια εκτιμώμενη εξοικονόμηση μεταξύ 40 και 60 ωρών διοικητικής επεξεργασίας (πηγή: μελέτη Markess by exægis, 2024).

---

Οι ειδικές απαιτήσεις των δημοσίων συμβάσεων στον τομέα των κατασκευών

Οι δημόσιες συμβάσεις αποτελούν ένα ιδιαίτερα απαιτητικό πεδίο εφαρμογής για τις βεβαιώσεις συμμόρφωσης στον τομέα των κατασκευών. Η ευρωπαϊκή οδηγία 2014/24/ΕΕ, η οποία έχει ενσωματωθεί στο γαλλικό δίκαιο μέσω του Κώδικα Δημοσίων Συμβάσεων (άρθρα L. 2191-1 και επόμενα), επιβάλλει αυστηρούς κανόνες σχετικά με την ηλεκτρονική διεκπεραίωση των διαδικασιών.

Από την 1η Οκτωβρίου 2018, όλες οι τυποποιημένες διαδικασίες δημοσίων συμβάσεων πρέπει να διεξάγονται εξ ολοκλήρου ηλεκτρονικά. Αυτό περιλαμβάνει την υποβολή των προσφορών, αλλά και το σύνολο της ανταλλαγής εγγράφων κατά τη φάση της εκτέλεσης — συμπεριλαμβανομένων των βεβαιώσεων συμμόρφωσης. Η πλατφόρμα PLACE (Πλατφόρμα Δημοσίων Προμηθειών) και τα προφίλ αγοραστών των τοπικών αρχών απαιτούν τα έγγραφα να υπογράφονται με πιστοποιητικό σύμφωνο με τα πρότυπα ETSI.

Παρακράτηση εγγύησης και άρση επιφυλάξεων: δύο καθοριστικές στιγμές

Στον κύκλο ζωής μιας σύμβασης δημοσίων έργων, δύο στιγμές συγκεντρώνουν το μεγαλύτερο μέρος της ανταλλαγής εγγράφων που σχετίζεται με τη συμμόρφωση:

Η παραλαβή των έργων (άρθρο 41 των Γενικών Όρων Συμβάσεων Έργων 2021) οδηγεί στη σύνταξη πρακτικού που υπογράφεται από τα δύο μέρη. Εάν διατυπωθούν επιφυλάξεις, κάθε άρση επιφύλαξης αποτελεί αντικείμενο ξεχωριστής βεβαίωσης. Με τη διαχείριση σε έντυπη μορφή, αυτή η διαδικασία μπορεί να διαρκέσει αρκετές εβδομάδες· η ηλεκτρονική υπογραφή τη μειώνει σε 24-48 ώρες.

Η αποδέσμευση της εγγύησης, ένα έτος μετά την παραλαβή, απαιτείται τελική βεβαίωση συμμόρφωσης υπογεγραμμένη από τον αναθέτοντα. Οποιαδήποτε καθυστέρηση σε αυτή τη διαδικασία συνεπάγεται την επιβολή τόκων υπερημερίας εις βάρος του αναθέτοντα (επιτόκιο ΕΚΤ + 8 μονάδες). Η ψηφιοποίηση εξαλείφει de facto αυτόν τον κίνδυνο διοικητικής καθυστέρησης.

Υποκατασκευή και αλυσίδα εγγράφων

Ο κλάδος των κατασκευών οργανώνεται δομικά γύρω από την υπεργολαβία (νόμος της 31ης Δεκεμβρίου 1975, κωδικοποιημένος στα άρθρα L. 2193-1 και επόμενα του Κώδικα Δημοσίων Συμβάσεων). Κάθε εγκεκριμένος υπεργολάβος πρέπει να εκδίδει τις δικές του βεβαιώσεις συμμόρφωσης για τα τμήματα των έργων για τα οποία είναι υπεύθυνος. Η διαχείριση αυτής της αλυσίδας εγγράφων — ενδεχομένως 10 έως 30 υπεργολάβοι σε ένα μεγάλο εργοτάξιο — καθίσταται αδύνατη χωρίς ένα κεντρικό ψηφιακό εργαλείο. Το Σύγκριση λύσεων ηλεκτρονικής υπογραφής που διατίθενται στην αγορά επιτρέπει τον εντοπισμό των πλατφορμών που προσφέρουν πραγματικά την προηγμένη διαχείριση πολλαπλών μερών που απαιτείται στον κλάδο των κατασκευών.

---

Συμμόρφωση με τον κανονισμό RE2020, σήματα και πιστοποιήσεις: οι νέες βεβαιώσεις που πρέπει να ψηφιοποιηθούν

Από την 1η Ιανουαρίου 2022, ο κανονισμός RE2020 (Περιβαλλοντικός Κανονισμός 2020) έχει αλλάξει ριζικά το τοπίο της τεκμηρίωσης στον τομέα των νέων οικιστικών κατασκευών, με σταδιακή επέκταση στα κτίρια του τριτογενούς τομέα. Εισάγει δύο νέες υποχρεωτικές βεβαιώσεις:

• Βεβαίωση συμμόρφωσης με τον κανονισμό RE2020 κατά την υποβολή της αίτησης για άδεια οικοδομής: εκπονήθηκε από μελετητικό γραφείο θερμοτεχνικών μελετών και υπογράφηκε από τον ιδιοκτήτη του έργου.

• Βεβαίωση συμμόρφωσης με τον κανονισμό RE2020 μετά την ολοκλήρωση των εργασιών: εκδίδεται από διαπιστευμένο φορέα (γραφείο ελέγχου, πιστοποιημένος διαγνώστης) μετά από επιτόπιο έλεγχο.

Αυτά τα δύο έγγραφα παρουσιάζουν ένα σημαντικό χαρακτηριστικό: πρέπει να διαβιβάζονται στη Διεύθυνση Εδαφικών Υποθέσεων (DDT) μέσω της πύλης Géoportail de l'Urbanisme. Η ηλεκτρονική υπογραφή προηγμένου επιπέδου γίνεται ρητά αποδεκτή από την εγκύκλιο DHUP της 12ης Σεπτεμβρίου 2022.

Σήματα QualiPAC, BBC Effinergie και πιστοποιήσεις HQE

Πέρα από τις κανονιστικές υποχρεώσεις, οι εθελοντικές πιστοποιήσεις (HQE, BREEAM, LEED) δημιουργούν τη δική τους ροή πιστοποιητικών. Ένα έργο πιστοποιημένο με HQE Bâtiment Durable παράγει συνήθως μεταξύ 80 και 150 δικαιολογητικά έγγραφα σε ολόκληρο τον κύκλο κατασκευής. Η Νομική ισχύς της ηλεκτρονικής υπογραφής αναγνωρίζεται πλήρως για τα εν λόγω έγγραφα, εφόσον πληροί το προχωρημένο επίπεδο του eIDAS, κάτι που επιβεβαιώνουν οι οργανισμοί πιστοποίησης (Cerway, CSTB Évaluation).

Η αρχειοθέτηση με αποδεικτική ισχύ: μια μακροπρόθεσμη πρόκληση

Οι βεβαιώσεις συμμόρφωσης στον τομέα των κατασκευών έχουν εξαιρετικά μεγάλη διάρκεια διατήρησης. Η δεκαετής ευθύνη ισχύει για 10 χρόνια μετά την παραλαβή των έργων (άρθρο 1792 του Αστικού Κώδικα). Η εγγύηση άριστης ολοκλήρωσης ισχύει για 1 έτος, ενώ η διετής εγγύηση για 2 έτη. Στην πράξη, τα γραφεία διαχείρισης έργων διατηρούν τα τεχνικά τους αρχεία για 20 έως 30 έτη.

Η ηλεκτρονική αρχειοθέτηση με αποδεικτική ισχύ — σύμφωνη με το πρότυπο NF Z 42-020 και τις προδιαγραφές ETSI EN 319 162 σχετικά με τη μακροπρόθεσμη διατήρηση των υπογραφών — είναι επομένως απαραίτητη. Η Certyneo προσφέρει ένα ενσωματωμένο ψηφιακό θησαυροφυλάκιο που εγγυάται την ακεραιότητα και την αναγνωσιμότητα των εγγράφων για το εν λόγω χρονικό διάστημα, με μηχανισμούς αυτόματης επανασφράγισης των υπογραφών πριν από τη λήξη των πιστοποιητικών.

---

Εφαρμογή της ηλεκτρονικής υπογραφής στις βεβαιώσεις του κλάδου των κατασκευών: η μέθοδος σε 5 βήματα

Η υιοθέτηση της ηλεκτρονικής υπογραφής για τις βεβαιώσεις συμμόρφωσης στον τομέα των κατασκευών δεν μπορεί να γίνει αυθόρμητα. Ακολουθεί μια δοκιμασμένη μεθοδολογία για μια επιτυχημένη μετάβαση:

Βήμα 1 — Χαρτογράφηση των ροών εγγράφων

Πριν από την επιλογή ενός εργαλείου, πρέπει να καταγραφούν εξαντλητικά οι τύποι των εκδιδόμενων πιστοποιητικών, ο ετήσιος όγκος τους, τα εμπλεκόμενα μέρη (εσωτερικά και εξωτερικά) και οι συγκεκριμένες συμβατικές απαιτήσεις κάθε αναθέτοντος. Αυτή η χαρτογράφηση αποκαλύπτει συχνά ότι το 30 έως 40 % των εγγράφων δεν είχαν αρχικά ταυτοποιηθεί.

Βήμα 2 — Προσδιορισμός του απαιτούμενου επιπέδου υπογραφής

Με βάση τον πίνακα αντιστοίχισης, αποδώστε σε κάθε τύπο βεβαίωσης το κατάλληλο επίπεδο υπογραφής eIDAS. Αυτή η διαδικασία ταξινόμησης πρέπει να επικυρωθεί από τον νομικό υπεύθυνο ή έναν εξωτερικό σύμβουλο. Ένα λάθος στο επίπεδο μπορεί να καταστήσει το έγγραφο μη εκτελεστό σε περίπτωση διαφοράς.

Βήμα 3 — Επιλογή μιας πλατφόρμας που είναι σύμφωνη με τους κανονισμούς και διαλειτουργική

Προτιμήστε μια λύση που διαθέτει πιστοποιητικό συμμόρφωσης eIDAS, το οποίο έχει εκδοθεί από έναν εξουσιοδοτημένο πάροχο υπηρεσιών εμπιστοσύνης (QTSP) που περιλαμβάνεται στον Ευρωπαϊκό Κατάλογο Εμπιστοσύνης (EU Trusted List). Ελέγξτε επίσης τη δυνατότητα ενσωμάτωσης μέσω API με τα υπάρχοντα επιχειρηματικά λογισμικά σας. Εάν χρησιμοποιείτε επί του παρόντος το DocuSign ή το Yousign, πρέπει να γνωρίζετε ότι μετάβαση στο Certyneo είναι μια απλή και τεκμηριωμένη διαδικασία.

Βήμα 4 — Εκπαίδευση των ομάδων και των συνεργατών

Η υιοθέτηση συχνά αποτυγχάνει όχι λόγω έλλειψης τεχνολογίας, αλλά λόγω ανεπαρκούς διαχείρισης της αλλαγής. Πρέπει να εκπαιδευτούν όχι μόνο οι εσωτερικές ομάδες (υπεύθυνοι έργων, διοικητικοί βοηθοί, διευθυντές έργων), αλλά και οι εξωτερικοί συνεργάτες (γραφεία ελέγχου, συνήθεις υπεργολάβοι) που θα πρέπει να υπογράφουν μέσω της πλατφόρμας.

Βήμα 5 — Συνεχής παρακολούθηση και έλεγχος

Ορίστε δείκτες παρακολούθησης: ποσοστό υπογραφών εντός προθεσμίας, μέση διάρκεια κύκλου εγγράφων, ποσοστό υπενθυμίσεων. Ένας ειδικός πίνακας ελέγχου επιτρέπει τον γρήγορο εντοπισμό των σημείων συμφόρησης και την απόδειξη της απόδοσης της επένδυσης (ROI) της λύσης. Μπορείτε να υπολογίσετε την απόδοση της επένδυσής σας ήδη από τώρα χάρη στο υπολογιστής απόδοσης επένδυσης (ROI) για την ηλεκτρονική υπογραφή Παρουσιάζεται από την Certyneo.

Νομικό πλαίσιο που ισχύει για τις βεβαιώσεις συμμόρφωσης στον τομέα των κατασκευών

Βασικές αρχές του αστικού δικαίου και της ηλεκτρονικής υπογραφής

Η νομική ισχύς της ηλεκτρονικής υπογραφής που τοποθετείται σε βεβαίωση συμμόρφωσης στον τομέα των κατασκευών βασίζεται σε ένα στέρεο νομοθετικό πλαίσιο. Σύμφωνα με το γαλλικό δίκαιο, τα άρθρα Άρθρα 1366 και 1367 του Αστικού Κώδικα (που προέρχονται από τη διάταξη αριθ. 2016-131 της 10ης Φεβρουαρίου 2016) κατοχυρώνουν την ισοδυναμία μεταξύ της ηλεκτρονικής υπογραφής και της χειρόγραφης υπογραφής, υπό την προϋπόθεση ότι η ηλεκτρονική υπογραφή επιτρέπει την ταυτοποίηση του συντάκτη της και εγγυάται την ακεραιότητα του υπογεγραμμένου εγγράφου.

Σε ευρωπαϊκό επίπεδο, το Κανονισμός eIDAS αριθ. 910/2014 της 23ης Ιουλίου 2014 (και η αναθεώρησή του eIDAS 2.0, κανονισμός αριθ. 2024/1183 της 11ης Απριλίου 2024) θεσπίζει ένα ενοποιημένο υπερεθνικό πλαίσιο. Ορίζει τρία επίπεδα ηλεκτρονικής υπογραφής (απλή, προηγμένη, πιστοποιημένη) και τους απονέμει μια αυξανόμενη τεκμήριο αξιοπιστίας. Η πιστοποιημένη υπογραφή απολαμβάνει νομική ισχύ ισοδύναμη με την ιδιόχειρη υπογραφή σε όλα τα κράτη μέλη, χωρίς πρόσθετους όρους.

Δίκαιο των κατασκευών και υποχρεώσεις τεκμηρίωσης

Το Κώδικας Κατασκευών και Στέγασης επιβάλλει συγκεκριμένες υποχρεώσεις τεκμηρίωσης. Το άρθρο Νόμος 111-9 απαιτεί βεβαίωση συμμόρφωσης με τις απαιτήσεις ενεργειακής και περιβαλλοντικής απόδοσης κατά την έναρξη και την ολοκλήρωση του έργου. Το άρθρο R. 111-19-43 που διέπει τις βεβαιώσεις προσβασιμότητας για τους χώρους δημόσιας πρόσβασης.

Η δεκαετής ευθύνη (άρθρο Άρθρο 1792 του Αστικού Κώδικα) και η εγγύηση άψογης ολοκλήρωσης (άρθρο 1792-6) καθιστούν τη βεβαίωση συμμόρφωσης ένα κεντρικό αποδεικτικό έγγραφο. Σε περίπτωση ζημίας, ο ασφαλιστής κατασκευαστικών ζημιών (νόμος Spinetta, 4 Ιανουαρίου 1978, όπως κωδικοποιείται στο άρθρο Άρθρο L. 241-1 του Κώδικα Ασφαλίσεων) θα απαιτεί συστηματικά την προσκόμιση αυτών των πιστοποιητικών. Η απουσία ή η παραποίηση τους μπορεί να οδηγήσει σε άρνηση εγγύησης.

Δημόσιες συμβάσεις και υποχρεωτική ψηφιοποίηση

Το Κώδικας Δημοσίων Συμβάσεων (άρθρα Νόμος 2132-2 και R. 2132-7) επιβάλλει την ηλεκτρονική υπογραφή για όλες τις συμβάσεις που συνάπτονται από την 1η Οκτωβρίου 2018. Το διάταγμα αριθ. 2016-360 και τοδιαταγή της 12ης Απριλίου 2018 Προσδιορίζονται οι αποδεκτές τεχνικές μορφές: τα πιστοποιητικά πρέπει να συμμορφώνονται με τα πρότυπα ETSI EN 319 132 (XAdES), ETSI EN 319 122 (CAdES) ή ETSI EN 319 142 (PAdES).

Προστασία των δεδομένων προσωπικού χαρακτήρα

Τα πιστοποιητικά συμμόρφωσης περιέχουν συχνά προσωπικά δεδομένα (ταυτότητα του υπογράφοντος, επαγγελματικά στοιχεία επικοινωνίας). Η επεξεργασία αυτών των δεδομένων υπόκειται στο Γενικός Κανονισμός για την Προστασία Δεδομένων (RGPD) αριθ. 2016/679: απαιτούμενη νομική βάση (άρθρο 6), καθορισμένες περίοδοι διατήρησης, δικαίωμα πρόσβασης και διαγραφής των ενδιαφερομένων (άρθρα 15 έως 17). Οι πλατφόρμες υπογραφών πρέπει να είναι σε θέση να παράγουν ένα μητρώο επεξεργασιών να συμμορφώνεται και να ορίσει έναν υπεύθυνο προστασίας δεδομένων (DPO), εφόσον το δικαιολογούν οι όγκοι δεδομένων.

Κίνδυνοι σε περίπτωση μη συμμόρφωσης

Η χρήση μη συμμορφούμενης ηλεκτρονικής υπογραφής ή μη πιστοποιημένης πλατφόρμας ενέχει διάφορους κινδύνους που μπορούν να αθροιστούν: μη αναγνωρισιμότητα του εγγράφου ενώπιον της δικαιοσύνης, άρνηση κάλυψης από τον ασφαλιστή έργου, συμβατικές κυρώσεις λόγω καθυστέρησης της διαδικασίας και, στις πιο σοβαρές περιπτώσεις, εμπλοκή της ποινικής ευθύνης του ιδιοκτήτη του έργου για πλαστογραφία (άρθρο 441-1 του Ποινικού Κώδικα).

Σενάρια χρήσης: η ηλεκτρονική υπογραφή στις βεβαιώσεις του κλάδου των κατασκευών

Σενάριο 1 — Μια γενική κατασκευαστική εταιρεία που διαχειρίζεται μεγάλο όγκο βεβαιώσεων σε δημόσιες συμβάσεις

Μια γενική κατασκευαστική εταιρεία με ετήσιο κύκλο εργασιών μεταξύ 15 και 25 εκατομμυρίων ευρώ, η οποία δραστηριοποιείται κυρίως σε δημόσιες συμβάσεις ανακαίνισης σχολικών κτιρίων και αθλητικών εγκαταστάσεων, πρέπει να εκδίδει περίπου 400 βεβαιώσεις συμμόρφωσης ετησίως (παράδοση έργων, άρση επιφυλάξεων, συμμόρφωση με το RE2020, υπεργολάβοι). Με διαχείριση αποκλειστικά σε έντυπη μορφή, ο μέσος χρόνος που μεσολαβούσε μεταξύ της πραγματικής ολοκλήρωσης των εργασιών και της πλήρους υπογραφής της βεβαίωσης παραλαβής ήταν 18 εργάσιμες ημέρες, λόγω των διαδικασιών επικύρωσης στις οποίες εμπλέκονταν το γραφείο ελέγχου, ο επιβλέπων των εργασιών, ο υπεύθυνος έργου και ο εκπρόσωπος της τοπικής αυτοδιοίκησης.

Μετά την εφαρμογή μιας λύσης προηγμένης ηλεκτρονικής υπογραφής ενσωματωμένης στο λογισμικό διαχείρισης εργοταξίων μέσω API, ο χρόνος αυτός μειώθηκε σε 2,5 εργάσιμες ημέρες κατά μέσο όρο, δηλαδή μια μείωση κατά 86 %. Η αποδέσμευση των παρακρατήσεων εγγύησης (που αντιπροσωπεύουν συνολικά πάνω από 800.000 € δεσμευμένα ετησίως) επιταχύνθηκε κατά 3 εβδομάδες κατά μέσο όρο. Η απόδοση της επένδυσης (ROI) της λύσης επιτεύχθηκε σε λιγότερο από 4 μήνες, λαμβάνοντας υπόψη το κόστος που εξοικονομήθηκε από τη διοικητική επεξεργασία και τους τόκους από τα απελευθερωμένα ταμειακά διαθέσιμα.

Σενάριο 2 — Ένας οργανισμός τεχνικού ελέγχου που εκδίδει πιστοποιητικά συμμόρφωσης σε εθνικό επίπεδο

Ένα διαπιστευμένο γραφείο τεχνικού ελέγχου, που δραστηριοποιείται σε ολόκληρη τη γαλλική επικράτεια με περίπου είκοσι μηχανικούς ελέγχου, εκδίδει κάθε χρόνο πάνω από 2.000 βεβαιώσεις συμμόρφωσης όσον αφορά τη θερμική, τη δομική και την πυρασφάλεια. Ο μεγάλος αριθμός υπογραφόντων (ένας μηχανικός ανά τεχνικό φάκελο) και η γεωγραφική διασπορά καθιστούσαν τη διαχείριση των εγγράφων ιδιαίτερα περίπλοκη: τα έγγραφα μεταφέρονταν μπρος-πίσω μέσω συστημένου ταχυδρομείου ή μέσω μη ασφαλούς ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, με προφανείς κινδύνους απώλειας ή αλλοίωσης.

Η υλοποίηση μιας πλατφόρμας πιστοποιημένης ηλεκτρονικής υπογραφής με διαχείριση εξουσιοδοτήσεων ανά ρόλο (κάθε μηχανικός μπορεί να υπογράφει μόνο τις βεβαιώσεις που αφορούν την ειδικότητά του και την αποστολή ελέγχου του) επέτρεψε την κεντρικοποίηση όλων των ροών. Το ποσοστό των σφαλμάτων στα έγγραφα (υπογραφή σε λάθος έκδοση, παράλειψη υπογραφής, λανθασμένη ημερομηνία) μειώθηκε από 12 % σε λιγότερο από 1 %. Η αυτόματη αρχειοθέτηση με αποδεικτική ισχύ — με πιστοποιημένη χρονοσήμανση — εγγυάται πλέον την πλήρη ιχνηλασιμότητα κάθε βεβαίωσης κατά τη διάρκεια των 30 ετών που απαιτείται για τη διατήρησή της.

Σενάριο 3 — Ιδιώτης ιδιοκτήτης που διαχειρίζεται ένα πρόγραμμα ενεργειακής ανακαίνισης

Ένας κοινωνικός φορέας στέγασης που διαχειρίζεται ένα απόθεμα 8.000 κατοικιών ξεκινά ένα πολυετές πρόγραμμα ενεργειακής ανακαίνισης (μόνωση, αντικατάσταση λεβήτων, εξαερισμός) που χρηματοδοτείται εν μέρει από τα πιστοποιητικά εξοικονόμησης ενέργειας (CEE) και το πρόγραμμα MaPrimeRénov' Copropriétés. Τα εν λόγω προγράμματα απαιτούν την προσκόμιση πιστοποιητικών RGE από τις εκτελούσες επιχειρήσεις και πιστοποιητικών συμμόρφωσης RE2020 μετά την ολοκλήρωση των εργασιών — δύο έγγραφα των οποίων η γνησιότητα επαληθεύεται από τους ελεγκτικούς φορείς (ADEME, φορείς διαχείρισης CEE).

Πριν από την ψηφιοποίηση, η συλλογή αυτών των βεβαιώσεων από 40 διαφορετικές συνεργαζόμενες επιχειρήσεις σε ετήσια βάση απαιτούσε τη συμμετοχή δύο ισοδύναμων πλήρους απασχόλησης κατά τις περιόδους κλεισίματος των εξαμηνιαίων οικονομικών καταστάσεων. Μετά την ανάπτυξη μιας πύλης υπογραφής προσβάσιμης σε εξωτερικές επιχειρήσεις μέσω ενός απλού ασφαλούς συνδέσμου (χωρίς να απαιτείται εγκατάσταση λογισμικού από την πλευρά του υπεργολάβου), ο μέσος χρόνος συλλογής μειώθηκε από 3 εβδομάδες σε 4 εργάσιμες ημέρες. Ο χρηματοδότης μπόρεσε να προχωρήσει στις αιτήσεις χρηματοδότησης από το CEE εντός των προβλεπόμενων από τον κανονισμό προθεσμιών, αποφεύγοντας πρόστιμα που εκτιμήθηκαν σε 45.000 € για το έτος.

Συχνές ερωτήσεις

Ποια είναι η νομική ισχύς μιας βεβαίωσης συμμόρφωσης στον τομέα των κατασκευών που έχει υπογραφεί ηλεκτρονικά ενώπιον δικαστηρίου;

Μια βεβαίωση που έχει υπογραφεί με προηγμένη ή πιστοποιημένη ηλεκτρονική υπογραφή, σύμφωνα με τον κανονισμό eIDAS αριθ. 910/2014, είναι πλήρως αποδεκτή ενώπιον των δικαστηρίων σε ολόκληρη την Ευρωπαϊκή Ένωση. Η σχετική έκθεση ελέγχου, η οποία καταγράφει την ταυτότητα των υπογραφόντων, τις χρονοσφραγίδες και τα κρυπτογραφικά αποτυπώματα του εγγράφου, αποτελεί αποδεκτό αποδεικτικό στοιχείο ενώπιον των γαλλικών αστικών, ποινικών και διοικητικών δικαστηρίων, όπως και ένα έγγραφο υπογεγραμμένο με το χέρι.

Ποιο επίπεδο ηλεκτρονικής υπογραφής είναι υποχρεωτικό για μια βεβαίωση ολοκλήρωσης εργασιών σε δημόσια σύμβαση;

Για τις δημόσιες συμβάσεις έργων των οποίων το ποσό υπερβαίνει το ευρωπαϊκό κατώτατο όριο που έχει καθοριστεί στα 5.382.000 € χωρίς ΦΠΑ, απαιτείται η πιστοποιημένη ηλεκτρονική υπογραφή. Κάτω από αυτό το όριο, μια προηγμένη υπογραφή που βασίζεται σε πιστοποιητικό πιστοποιημένο είναι γενικά επαρκής. Συνιστάται να ελέγχονται οι απαιτήσεις του κανονισμού διαβούλευσης κάθε αναθέτουσας αρχής, καθώς ορισμένες επιβάλλουν επίπεδο υψηλότερο από το ελάχιστο που προβλέπεται από τη νομοθεσία.

Μπορεί ένα πιστοποιητικό Consuel να υπογραφεί ηλεκτρονικά πριν από τη θέση σε λειτουργία μιας ηλεκτρικής εγκατάστασης;

Ο Consuel εκδίδει τις βεβαιώσεις του μέσω της δικής του ηλεκτρονικής διαδικασίας, η οποία είναι ξεχωριστή από τις πλατφόρμες υπογραφής τρίτων. Αντίθετα, τα εσωτερικά συμβατικά έγγραφα που σχετίζονται με την παραλαβή της εγκατάστασης — δελτία παραλαβής, πρακτικά, βεβαιώσεις ολοκλήρωσης των ηλεκτρολογικών εργασιών — μπορούν να υπογραφούν ηλεκτρονικά από τα μέρη. Δεν πρέπει να συγχέεται το επίσημο έγγραφο που εκδίδεται από τον εξουσιοδοτημένο φορέα με τα συμβατικά έγγραφα που εκδίδονται από τις επιχειρήσεις.

Πώς διασφαλίζεται η ακεραιότητα ενός πιστοποιητικού συμμόρφωσης που έχει αρχειοθετηθεί ηλεκτρονικά μακροπρόθεσμα;

Η ακεραιότητα βασίζεται σε δύο συμπληρωματικούς μηχανισμούς: την κρυπτογραφική σφράγιση του αρχείου κατά την υπογραφή, η οποία ανιχνεύει οποιαδήποτε μεταγενέστερη τροποποίηση, και την πιστοποιημένη ηλεκτρονική χρονοσήμανση, η οποία καθηλώνει το έγγραφο στο χρόνο με αδιαμφισβήτητο τρόπο. Για αποδεικτική διατήρηση κατά τη διάρκεια της δεκαετούς εγγύησης, δηλαδή για τουλάχιστον δέκα έτη, συνιστάται έντονα η χρήση της μορφής αρχειοθέτησης PDF/A και μιας υπηρεσίας αρχειοθέτησης σύμφωνης με το πρότυπο NF Z 42-020.

Είναι η ηλεκτρονική υπογραφή μιας βεβαίωσης συμμόρφωσης συμβατή με τις υποχρεώσεις του ΓΚΠΔ;

Ναι, υπό την προϋπόθεση ότι η επεξεργασία των προσωπικών δεδομένων των υπογραφόντων — όνομα, διεύθυνση ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, αριθμός τηλεφώνου για τον κωδικό OTP — βασίζεται σε έγκυρη νομική βάση, συνήθως την εκτέλεση σύμβασης ή νομική υποχρέωση. Ο υπεύθυνος επεξεργασίας πρέπει να ενημερώνει τους υπογράφοντες σύμφωνα με τα άρθρα 13 και 14 του ΓΚΠΔ, να περιορίζει τη διάρκεια διατήρησης των δεδομένων πιστοποίησης στο απολύτως απαραίτητο και να διασφαλίζει ότι ο πάροχος υπηρεσιών υπογραφής ενεργεί ως εκτελών την επεξεργασία κατά την έννοια του άρθρου 28 του κανονισμού.

Συμπέρασμα

Οι βεβαιώσεις συμμόρφωσης στον κλάδο των κατασκευών (BTP) αναδεικνύουν νομικά, οικονομικά και λειτουργικά ζητήματα που η διαχείριση σε έντυπη μορφή δεν μπορεί πλέον να αντιμετωπίσει αποτελεσματικά. Μεταξύ του κανονισμού RE2020, των απαιτήσεων των ηλεκτρονικών δημοσίων συμβάσεων, της πολυπλοκότητας των αλυσίδων υπεργολαβίας και των δεκαετών περιόδων διατήρησης, ο κατασκευαστικός τομέας έχει οριστικά ανάγκη από μια ισχυρή ψηφιακή υποδομή διαχείρισης εγγράφων.

Η πιστοποιημένη ηλεκτρονική υπογραφή — σε προχωρημένο ή πιστοποιημένο επίπεδο, ανάλογα με τα έγγραφα — προσφέρει μια συγκεκριμένη λύση: μειώνει τους χρόνους κατά 80 έως 90%, διασφαλίζει την αποδεικτική ισχύ των εγγράφων, διευκολύνει την ενσωμάτωση σε επαγγελματικά εργαλεία και εγγυάται την μακροπρόθεσμη αρχειοθέτηση σύμφωνα με τους κανονισμούς.

Το Certyneo έχει σχεδιαστεί για να ανταποκρίνεται ακριβώς σε αυτές τις πολύπλοκες ανάγκες του B2B, με ενσωματωμένη διαχείριση πολλαπλών μερών, διαμορφώσιμες ροές εργασίας και επαληθευμένη συμμόρφωση με τον κανονισμό eIDAS. Είστε έτοιμοι να μεταμορφώσετε τη διαχείριση των πιστοποιητικών σας στον τομέα των κατασκευών; Δείτε τις τιμές μας και ξεκινήστε τη δωρεάν δοκιμή σας από σήμερα.