Ηλεκτρονική υπογραφή για την υπόσχεση πρόσληψης: οδηγός 2026
Η ηλεκτρονική υπογραφή μετατρέπει την υπόσχεση πρόσληψης σε νομικά αξιόπιστη πράξη από το 2026. Ανακαλύψτε πώς να ασφαλίσετε αυτό το κρίσιμο έγγραφο του διαδικασίας πρόσληψης σας.
8 min
Γραφεία πρόσληψης και κυνηγοί κεφαλών
Ηλεκτρονική υπογραφή για γραφεία πρόσληψης
Προσφορά εργασίας, εντολή αναζήτησης, σύμβαση τοποθέτησης, συμφωνία εμπιστευτικότητας υποψηφίου, σύμβαση διάθεσης: συντονίστε την τριμερή υπογραφή γραφείου ↔ επιχείρησης πελάτη ↔ υποψηφίου χωρίς αλληλογραφία ή φυσική συνάντηση. Συμμόρφωση με τον Κώδικα Εργασίας, τις διαπραγματεύσεις CNIL πρόσληψης, τον κανονισμό eIDAS και το άρθρο 1366 του Αστικού Κώδικα.
Περιπτώσεις χρήσης σε γραφείο πρόσληψης
Από την εντολή αναζήτησης έως την τελική τοποθέτηση, κάθε στάδιο περιλαμβάνει τουλάχιστον δύο μέρη που πρέπει να συντονιστούν: το γραφείο σχεδόν ποτέ δεν υπογράφει μόνο.
Εντολή αναζήτησης (αποκλειστική ή μη αποκλειστική)
Εντολή υπογεγραμμένη με την επιχείρηση πελάτη πριν από την έναρξη της αποστολής: πεδίο εφαρμογής, αμοιβές, αποκλειστικότητα, εγγύηση αντικατάστασης. Υπογραφή σε λιγότερο από 24 ώρες για να ξεκινήσετε την αναζήτηση χωρίς να περιμένετε μια απάντηση αλληλογραφίας.
Τριμερής προσφορά εργασίας
Τριμερής συμφωνητική προσφορά υπογεγραμμένη από την επιχείρηση πελάτη, αντευπογραφεί από το γραφείο (ως εντολοδόχος) και στη συνέχεια αποδεκτή από τον υποψήφιο. Το OTP διπλό κανάλι ταυτοποιεί επίσημα κάθε μέρος και καταγράφει την ημερομηνία αποδοχής — αποδεκτή κατά την έννοια του άρθρου L1221-1 του Κώδικα Εργασίας.
Συμφωνία εμπιστευτικότητας υποψηφίου (NDA shortlist)
Πριν μοιράσετε τη δευτερεύουσα εντολή του πελάτη με τους υποψηφίους στη λίστα, ένα NDA προστατεύει την ταυτότητα του διαφημιστή και τις προϋποθέσεις της θέσης. Υπογραφή κινητού σε λιγότερο από 2 λεπτά από την πλευρά του υποψηφίου.
Σύμβαση τοποθέτησης και αμοιβές
Σύμβαση τοποθέτησης υπογεγραμμένη μεταξύ του γραφείου και της επιχείρησης πελάτη: τρόποι πληρωμής, προϋποθέσεις εγγύησης αντικατάστασης (συνήθως 3-6 μήνες), τρόποι ακύρωσης. Αρχειοθέτηση 10 ετών με αποδεικτική αξία για τους ελέγχους Urssaf και τις διαφορές αμοιβών.
Σύμβαση διάθεσης (ενδιάμεσος, εκδόσιμο, CDD-tremplin)
Διάθεση προσωπικού: τριμερής σύμβαση γραφείο ↔ χρησιμοποιούσα επιχείρηση ↔ υπάλληλος, υπογραφές συντονισμένες σε έναν φάκελο με κοινό χρονόσημο. Συμμόρφωση με τις απαιτήσεις L1251-42 και επόμενες του Κώδικα Εργασίας.
Επιστολή εργασίας RPO και sourcing
Για αποστολές Recruitment Process Outsourcing ή sourcing με κατ''αποκοπή: επιστολή εργασίας που προσδιορίζει τα παραδοτέα, KPIs και αναφορές. Προηγμένη ηλεκτρονική υπογραφή για την επίσημη δέσμευση του ανάδοχου.
Γιατί Certyneo για τα γραφεία στελέχωσης
Έξι εγγυήσεις σχεδιασμένες για τις ιδιαιτερότητες της στελέχωσης: τριμερής υπογραφή, κινητικότητα υποψηφίου, αυστηρό GDPR και εξαιρετικά σύντομες προθεσμίες.
Εγγενής τριμερής υπογραφή
Ένας ενιαίος φάκελος συντονίζει τον πελάτη, το γραφείο και τον υποψήφιο. Ρυθμιζόμενη σειρά υπογραφής (σειριακή ή παράλληλη), αυτόματες ειδοποιήσεις υπενθύμισης, μοναδικό ίχνος ελέγχου για τα τρία μέρη.
Κινητή υπογραφή υποψηφίου χωρίς δημιουργία λογαριασμού
Οι υποψήφιοι — συχνά σε διεθνή κινητικότητα ή ήδη σε θέση — υπογράφουν από το τηλέφωνό τους σε λιγότερο από 2 λεπτά, χωρίς να κατεβάσουν εφαρμογή ή να δημιουργήσουν λογαριασμό. Απαραίτητο για να τηρηθεί η προθεσμία των 10 ημερών αποδοχής ενός υπόσχεσης.
Ίχνος ελέγχου αποδεκτό στο Συμβούλιο Εργατικών Διαφορών
Κάθε υπογεγραμμένη υπόσχεση παράγει ένα χρονοσημασμένο πιστοποιητικό: ταυτότητα του υποψηφίου (OTP email + SMS), ημερομηνία αποδοχής, SHA-256 αποτύπωμα του εγγράφου. Αποδεκτό ενώπιον των εργατικών δικαστηρίων σε περίπτωση αμφισβήτησης της υπόσχεσης ή της αποδοχής της.
Σύμφωνη με την απόφαση CNIL για το στελέχωση
Δεδομένα υποψηφίων κρυπτογραφημένα (TLS 1.3 + AES-256), φιλοξενία 100% ΕΕ, διαγραφή κατόπιν αιτήματος, ιχνηλασία πρόσβασης. Σύμφωνη με την απόφαση CNIL αριθ. 2002-017 και το GDPR για την επεξεργασία προσωπικών δεδομένων στη στελέχωση.
Αρχειοθέτηση 10 ετών για τους ελέγχους Urssaf
Τα συμβόλαια τοποθέτησης και τα εντάλματα διατηρούνται 10 χρόνια με αποδεικτική αξία, διάρκεια που συνιστάται για τους ελέγχους Urssaf και τις διαφορές αμοιβών. Λήψη οποιαδήποτε στιγμή του πλήρους αρχείου.
API & ενσωματώσεις ATS
Webhooks, Zapier και Make για σύνδεση του Certyneo με το ATS σας (LinkedIn Talent Hub, Greenhouse, Lever, Teamtailor, Beetween, Flatchr). Αυτόματη δημιουργία φακέλου κατά την επικύρωση μιας προσφοράς στο ATS, ενημέρωση του κατάστασης υποψηφίου κατά την υπογραφή.
Αποδεικτική αξία της υπογεγραμμένης υπόσχεσης εξαγοράς
Από την απόφαση του Ανωτάτου Δικαστηρίου της 21ης Σεπτεμβρίου 2017 (Cass. soc., αριθ. 16-20.103), η μονομερής υπόσχεση εξαγοράς δεν αποτελεί πλέον σύμβαση εργασίας όσο ο υποψήφιος δεν την αποδέχεται — αλλά η αποδοχή δεσμεύει άμεσα τον εργοδότη. Η ημερομηνία αποδοχής γίνεται έτσι το γεγονός που ενεργοποιεί όλα τα δικαιώματα: δοκιμαστικό διάστημα, προϋπηρεσία, ανάκληση.
Το Certyneo παρέχει για κάθε υπογεγραμμένη υπόσχεση ένα πιστοποιητικό ελέγχου ενσωματωμένο στο PDF, το οποίο συγκεντρώνει όλα τα τεχνικά αποδεικτικά στοιχεία:
- Ταυτότητα του υποψηφίου (επαληθευμένο email, τηλέφωνο επιβεβαιωμένο με OTP)
- Ακριβής ημερομηνία και ώρα αποδοχής — αντιτιθέμενη χρονοσήμανση
- SHA-256 αποτύπωμα της υπόσχεσης όπως αποδεκτή, το οποίο αποδεικνύει την απουσία μεταγενέστερης τροποποίησης
- Ημερολόγιο συμβουλεύσεων (πόσες φορές ο υποψήφιος άνοιξε την υπόσχεση πριν αποδεχθεί)
- Αναγνώριση του συντάκτη της υπόσχεσης από την πλευρά του πελάτη επιχείρησης (αντυπογεγραμμένη υπογραφή)
Αυτή η δέσμη αποδεικτικών στοιχείων προστατεύει το γραφείο και την πελάτισσα επιχείρηση από τυπικές αμφισβητήσεις ("ποτέ δεν αποδέχθηκα", "η υπόσχεση τροποποιήθηκε", "η ημερομηνία αποδοχής είναι μεταγενέστερη") και ασφαλίζει την υπεράσπιση ενώπιον του Συμβουλίου Εργατικών Διαφορών.
Εργατικό Δίκαιο, CNIL στελέχωση και GDPR
Η στελέχωση επεξεργάζεται ιδιαίτερα ευαίσθητα δεδομένα (CV, οικογενειακή κατάσταση, κινητικότητα, αποδοχές) που επιβάλλουν αυστηρό πλαίσιο συμμόρφωσης.
Εργατικό Δίκαιο — τοποθέτηση & παροχή προσωπικού
Το άρθρο L5321-1 ρυθμίζει τις δραστηριότητες αμειβόμενης τοποθέτησης, τα άρθρα L1251-42 και επόμενα ρυθμίζουν τη προσωρινή εργασία και την παροχή προσωπικού. Το Certyneo επιτρέπει τον συντονισμό των τριμερών υπογραφών που απαιτούνται από αυτά τα καθεστώτα και τη διατήρηση των εγγράφων με αποδεικτική αξία.
Απόφαση CNIL στελέχωση (αριθ. 2002-017)
Η CNIL απαιτεί διαφανή ενημέρωση του υποψηφίου, σκοπό περιορισμένο στην επαγγελματική αξιολόγηση, διάρκεια διατήρησης ανάλογη προς το σκοπό. Το Certyneo φιλοξενεί τα δεδομένα υποψηφίων 100% ΕΕ (Γερμανία), κρυπτογραφημένα κατά τη μεταφορά και ηρεμίας, με διαγραφή κατόπιν αιτήματος.
GDPR — νομική βάση & δικαιώματα υποψηφίου
Νομική βάση = εκτέλεση προσυμβατικών μέτρων κατόπιν αιτήματος του υποψηφίου (άρθρο 6.1.β GDPR). Δικαιώματα υποψηφίου (πρόσβαση, διόρθωση, διαγραφή, φορητότητα) υλοποιημένα εγγενώς. DPA τύπου διαθέσιμο κατά την εγγραφή για τυποποίηση του ρόλου του επεξεργαστή δεδομένων.
Εγγύηση αντικατάστασης & αμοιβές
Η προηγμένη ηλεκτρονική υπογραφή ίχνη τυπικά την ημερομηνία πρόσληψης του τοποθετημένου υποψηφίου — σημείο εκκίνησης της περιόδου εγγύησης (συνήθως 3-6 μήνες). Σε περίπτωση αποχώρησης κατά την περίοδο εγγύησης, το υπογεγραμμένο συμβόλαιο αποδεικνύει την κάλυψη και θεμελιώνει την παροχή αντικατάστασης.
Συχνές ερωτήσεις γραφείων
Είναι μια ηλεκτρονικά υπογεγραμμένη υπόσχεση εξαγοράς αντιτιθέμενη;
Ναι. Η υπόσχεση εξαγοράς μπορεί να υπογραφεί σε κάθε μέσο (άρθρο 1366 του Αστικού Κώδικα: η ηλεκτρονική γραφή έχει την ίδια αποδεικτική ισχύ με το χάρτινο έγγραφο). Από την απόφαση Cass. soc. της 21ης Σεπτεμβρίου 2017 (αριθ. 16-20.103), είναι η αποδοχή του υποψηφίου που συνάπτει το συμβόλαιο — το Certyneo ίχνη αυτή την αποδοχή με αντιτιθέμενη χρονοσήμανση ενώπιον του Συμβουλίου Εργατικών Διαφορών.
Πώς να διαχειριστείτε την τριμερή υπογραφή γραφείου ↔ πελάτη ↔ υποψηφίου;
Ένας ενιαίος φάκελος Certyneo συντονίζει τα τρία μέρη. Ρυθμίζετε τη σειρά υπογραφής (για παράδειγμα: πελάτης πρώτα, μετά γραφείο ως αντυπογράφον, μετά υποψήφιος), κάθε μέρος λαμβάνει τον σύνδεσμό του στο σωστό στάδιο, και ένα μοναδικό ίχνος ελέγχου ίχνη τις τρεις υπογραφές με τα αντίστοιχα χρονοσήματά τους.
Πόσο χρόνο έχουμε για να κάνουμε να υπογραφεί μια υπόσχεση εξαγοράς;
Δεν υπάρχει νομική προθεσμία για την υπογραφή από την πλευρά του πελάτη επιχείρησης, αλλά όταν η υπόσχεση σταλεί στον υποψήφιο, αυτός πρέπει να την αποδεχθεί εντός εύλογης προθεσμίας (στην πράξη 7 έως 10 ημέρες ανάλογα με τη νομολογία). Το Certyneo επιταχύνει την υπογραφή από την πλευρά του πελάτη (συχνά 2-4 ώρες) και του υποψηφίου (κινητή, χωρίς δημιουργία λογαριασμού) για να τηρηθεί αυτή η προθεσμία χωρίς πίεση.
Είναι τα δεδομένα των υποψηφίων σύμφωνα με το GDPR;
Ναι. Φιλοξενία 100% ΕΕ (IONOS Γερμανία), κρυπτογράφηση TLS 1.3 κατά τη μεταφορά και AES-256 ηρεμίας, αυστηρή απομόνωση δεδομένων ανά γραφείο. Η νομική βάση της επεξεργασίας είναι η εκτέλεση προσυμβατικών μέτρων κατόπιν αιτήματος του υποψηφίου (άρθρο 6.1.β GDPR). Μια DPA τύπου είναι διαθέσιμη και σύμφωνη με την απόφαση CNIL αριθ. 2002-017 για τη στελέχωση.
Μπορούμε να υπογράψουμε ένα συμβόλαιο παροχής προσωπικού (προσωρινή εργασία, χρήση);
Ναι. Τα συμβόλαια παροχής προσωπικού (άρθρα L1251-42 και επόμενα του Εργατικού Κώδικα) απαιτούν τριμερή υπογραφή: γραφείο/οργανισμό ↔ χρησιμοποιούσα επιχείρηση ↔ εργαζόμενο. Το Certyneo συντονίζει αυτή την υπογραφή σε ενιαίο φάκελο με κοινό ίχνος ελέγχου, σύμφωνη με τις υποχρεωτικές αναφορές του άρθρου L1251-43.
Ποιες ενσωματώσεις ATS προτείνει η Certyneo;
Εγγενείς συνδέσμους μέσω Zapier και Make για LinkedIn Talent Hub, Greenhouse, Lever, Teamtailor, Beetween, Flatchr. Το REST API μας επιτρέπει την αυτόματη δημιουργία φακέλου κατά την επικύρωση μιας θέσης στο ATS σας και την ενημέρωση του καταστάσεως του υποψηφίου κατά την υπογραφή της υπόσχεσης. Πλήρης τεκμηρίωση στο certyneo.com/developers.
Για πόσο χρόνο αρχειοθετούνται οι υποσχέσεις και τα συμβόλαια;
Τα σχέδιά μας περιλαμβάνουν αρχειοθέτηση 10 ετών με αποδεικτική αξία, διάρκεια που συνιστάται για τους ελέγχους Urssaf, τις διαφορές σχετικά με τα ονοράρια και τις πρώτες αγωγές. Τα έγγραφα και το audit trail τους παραμένουν λήψιμα ανά πάσα στιγμή από τον λογαριασμό του γραφείου, ακόμη και μετά την ακύρωση κατόπιν αιτήματος.
Πρέπει ο υποψήφιος να δημιουργήσει λογαριασμό Certyneo για να αποδεχθεί μια υπόσχεση;
Όχι. Ο υποψήφιος λαμβάνει έναν άμεσο σύνδεσμο μέσω email, ανοίγει την υπόσχεση στο τηλέφωνό του, επαληθεύει τον αριθμό του μέσω κώδικα SMS (OTP), υπογράφει με το όνομα και το δάχτυλό του — χωρίς λήψη εφαρμογής, χωρίς δημιουργία λογαριασμού, χωρίς πιστωτική κάρτα. Από την άποψη UX, η εμπειρία έχει σχεδιαστεί για να μην δημιουργεί καμία τριβή στα 7-10 ημέρες αποδοχής.
Προτεινόμενα άρθρα
Ηλεκτρονική Υπογραφή για τις ΑνθρώπινοΜ Πόρους: Συμβάσεις και Τροποποιήσεις
Συμβάσεις εργασίας, τροποποιήσεις, συμβατικές διακοπές: η ηλεκτρονική υπογραφή μετασχηματίζει τη διαχείριση ΑνθρώπινοΜ Πόρων το 2026. Ανακαλύψτε τις βέλτιστες πρακτικές και το νομικό πλαίσιο.
9 min
Η βέλτιστη διαδικασία προσλήψεων: από την υποψηφιότητα στο μισθό
Από τη διάδοση της προσφοράς έργου μέχρι την υπογραφή του συμβολαίου εργασίας, κάθε φάση της πρόσληψης μπορεί να ψηφιοποιηθεί και να ασφαλιστεί. Ανακαλύψτε τις καλύτερες πρακτικές για γρήγορη, αποτελεσματική και συμμόρφη πρόσληψη.
8 min
Βέλτιστη διαδικασία στελέχωσης: από την αναζήτηση στην πρόσληψη
Μια δομημένη στελέχωση μειώνει το time-to-hire και βελτιώνει την ποιότητα των προσλήψεων. Ανακαλύψτε τα απαραίτητα στάδια και τα ψηφιακά εργαλεία που μετασχηματίζουν τη διαδικασία HR.
8 min
Βέλτιστη διαδικασία πρόσληψης: από την αναζήτηση στην απασχόληση
Από την προσέγγιση υποψηφίων έως την υπογραφή του συμβολαίου, μια καλά δομημένη διαδικασία πρόσληψης εξοικονομεί χρόνο και μειώνει τα σφάλματα. Ανακαλύψτε τις καλύτερες πρακτικές του 2026.
8 min
Βέλτιστη διαδικασία επιλογής προσωπικού: Από την αναζήτηση στην πρόσληψη
Η αποτελεσματική πρόσληψη απαιτεί δομημένη διαδικασία, από την ανάλυση των αναγκών έως την υπογραφή του συμβολαίου. Ανακαλύψτε τα βασικά στάδια, τα εργαλεία HR και τις βέλτιστες πρακτικές για την επιλογή των καλύτερων ταλέντων το 2026.
8 min