Απόρριψη ηλεκτρονικού τιμολογίου: Αιτίες, καταστάσεις και τι να κάνετε το 2026

Εισαγωγή

Από την σταδιακή εφαρμογή της μεταρρύθμισης της υποχρεωτικής ηλεκτρονικής τιμολόγησης στη Γαλλία, η απόρριψη ενός ηλεκτρονικού τιμολογίου έχει καταστεί ένα σημαντικό λειτουργικό και χρηματοοικονομικό ζήτημα για τις επιχειρήσεις που υπόκεινται στο ΦΠΑ. Το 2026, με την επέκταση του πεδίου εφαρμογής σε ΜΜΕ και πολύ μικρές επιχειρήσεις, οι όγκοι τιμολογίων που κυκλοφορούν μέσω των Πλατφορμών Ηλεκτρονικής Επεξεργασίας Εταίρων (PDP) και της δημόσιας πλατφόρμας PPF έχουν εκτοξευθεί, και μαζί τους, ο αριθμός των απορρίψεων. Η κατανόηση του γιατί απορρίπτεται ένα τιμολόγιο, ο εντοπισμός της σχετικής κατάστασης στον κύκλο ζωής και η γνώση των διορθωτικών ενεργειών που πρέπει να εφαρμοστούν είναι πλέον απαραίτητη για τη διατήρηση της ρευστότητάς σας και της φορολογικής συμμόρφωσής σας. Αυτό το άρθρο σας προσφέρει ένα πλήρες και λειτουργικό σύνολο πληροφοριών.

---

Ο κύκλος ζωής ενός ηλεκτρονικού τιμολογίου και οι βασικές του καταστάσεις

Η ηλεκτρονική τιμολόγηση βασίζεται σε ένα τυποποιημένο κύκλο ζωής που ορίζεται από τη Γενική Διεύθυνση Δημοσιονομικών Υποθέσεων (DGFiP). Κάθε τιμολόγιο διέρχεται από μια σειρά καταστάσεων που ανιχνεύουν την επεξεργασία του, από την έκδοση έως την εξόφλησης.

Οι επίσημες καταστάσεις που αναγνωρίζονται από τη γαλλική κανονιστική πλαίσιο

Ο κύκλος ζωής ενός ηλεκτρονικού τιμολογίου B2B περιλαμβάνει τις ακόλουθες καταστάσεις, οι οποίες πρέπει όλες να μεταδίδονται στη διοίκηση μέσω της ροής ηλεκτρονικής αναφοράς ή των εγκεκριμένων πλατφορμών:

• Καταθέσιμο : το τιμολόγιο έχει καταχωρηθεί στην πλατφόρμα του εκδότη.

• Σε διαδρομή : η πλατφόρμα του εκδότη δρομολογεί το τιμολόγιο προς την πλατφόρμα του παραλήπτη.

• Διαθέσιμο : ο παραλήπτης μπορεί να συμβουλευθεί το τιμολόγιο στην πλατφόρμα του.

• Ληφθέν : ο παραλήπτης έχει αποδεχθεί την παραλαβή του τιμολογίου.

• Αποδεκτό : ο παραλήπτης εγκρίνει το τιμολόγιο χωρίς επιφυλάξεις.

• Απορριπτό : ο παραλήπτης αρνείται επίσημα το τιμολόγιο.

• Απορριφθέν : το τιμολόγιο δεν πληροί τα αναμενόμενα τεχνικά ή κανονιστικά κριτήρια.

• Αμφιλεγόμενο : το τιμολόγιο διαφωνείται, χωρίς οριστική άρνηση.

• Εγκριμένο εν μέρει : ο αγοραστής αποδέχεται μέρος του τιμολογίου.

• Πληρωμένο : η πληρωμή έχει πραγματοποιηθεί.

Η διάκριση μεταξύ άρνησης και απόρριψης είναι θεμελιώδης. Η απόρριψη είναι μια τεχνική ή κανονιστική απόφαση, συνήθως αυτόματη, που εκδίδεται από την πλατφόρμα ηλεκτρονικής επεξεργασίας. Η άρνηση είναι μια εμπορική απόφαση του αγοραστή, ο οποίος διαφωνεί με το περιεχόμενο ή τη νομιμότητα του τιμολογίου.

Η ιχνηλασιμότητα των καταστάσεων: μια νομική υποχρέωση

Από την εταιρεία n° 2021-1190 της 15ης Σεπτεμβρίου 2021 και τους κανόνες εφαρμογής της, η μετάδοση των καταστάσεων του κύκλου ζωής στο DGFiP είναι υποχρεωτική. Οι εγκεκριμένες πλατφόρμες PDP πρέπει να μεταδίδουν σε πραγματικό χρόνο τις αλλαγές κατάστασης, ιδίως τις απορρίψεις, για να διασφαλίσουν τη φορολογική ιχνηλασιμότητα. Αυτή η υποχρέωση ισχύει τόσο για τον εκδότη όσο και για τον παραλήπτη. Η ανεπάρκεια μετάδοσης κατάστασης μπορεί να έχει ως αποτέλεσμα φορολογικές κυρώσεις.

---

Οι κύριες αιτίες απόρριψης ενός ηλεκτρονικού τιμολογίου

Οι απορρίψεις μπορεί να συμβούν σε διάφορα στάδια του κύκλου ζωής και απορρέουν από καλά καθορισμένες κατηγορίες. Ο ακριβής προσδιορισμός της αιτίας μιας απόρριψης είναι το πρώτο βήμα για την αποτελεσματική διόρθωσή της.

Τεχνικοί λόγοι που σχετίζονται με τη μορφή και τη δομή

Οι κανονιστικές μορφές που γίνονται δεκτές στη Γαλλία ορίζονται από το πρότυπο Factur-X (υβριδική μορφή PDF/XML κοινή Γαλλίας-Γερμανίας) και τις καθαρά δομημένες μορφές UBL 2.1 και CII (Cross Industry Invoice). Για να κατανοήσετε τις ιδιαιτερότητες κάθε μορφής, συμβουλευθείτε το καθοδηγητικό μας σχετικά με Factur-X και τα διάφορα προφίλ του. Οι πιο συνηθισμένες τεχνικές απορρίψεις είναι:

• XML που δεν συμφωνεί με το σχήμα XSD : η δομή του αρχείου δεν αντιστοιχεί στο σχήμα επικύρωσης που αναμένεται.

• Ακατάλληλο προφίλ Factur-X : χρήση του προφίλ MINIMUM αντί EN 16931 ή EXTENDED ανάλογα με την πολυπλοκότητα του τιμολογίου.

• Κατεστραμμένο ή μη συμμορφωμένο PDF σε PDF/A-3 : το αρχείο PDF που ενσωματώνει το XML Factur-X πρέπει να είναι αρχειοθετήσιμο σύμφωνα με το πρότυπο ISO 19005-3.

• Άκυρη ή απούσα ηλεκτρονική υπογραφή : ορισμένες πλατφόρμες απαιτούν μια εξειδικευμένη ή προηγμένη υπογραφή ανάλογα με το επίπεδο ασφάλειας που απαιτείται.

• Μέγεθος αρχείου που υπερβαίνει τα όρια : κάθε πλατφόρμα θέτει όρια μεγέθους αρχείου.

• Λανθασμένη κωδικοποίηση : το αρχείο XML πρέπει να κωδικοποιηθεί σε UTF-8.

Κανονιστικοί και φορολογικοί λόγοι

Πέραν της μορφής, ένα τιμολόγιο μπορεί να απορριφθεί επειδή δεν συμμορφώνεται με τις υποχρεωτικές δηλώσεις που ορίζονται στο άρθρο 289 του Γενικού Κώδικα Φόρων (CGI) και συμπληρώνονται από το διάταγμα αρ. 2022-1299 της 7ης Οκτωβρίου 2022:

• Λείπει ή μη έγκυρος αριθμός SIREN/SIRET : ο αναγνωριστικό του εκδότη και του παραλήπτη πρέπει να αντιστοιχεί σε ενεργή εγγεγραμμένη επιχείρηση στο SIRENE.

• Λανθασμένος αριθμός ενδοκοινοτικού ΦΠΑ : η μορφή πρέπει να σέβεται τη δομή του κράτους (FR + 2 αλφαριθμητικοί χαρακτήρες + 9 ψηφία SIREN).

• Ασύνεπη ημερομηνία έκδοσης : ένα τιμολόγιο με εκ των προτέρων ή μεταγενέστερη ημερομηνία περισσότερο από ένα ορισμένο χρονικό διάστημα μπορεί να απορριφθεί αυτόματα.

• Ασύνεπα ποσά : διαφορά μεταξύ βάσης χωρίς φόρο, εφαρμοζόμενου συντελεστή ΦΠΑ και ποσού συμπεριλαμβανομένου του φόρου.

• Απούσα κωδική ταξινόμηση δραστηριότητας : ορισμένες πλατφόρμες επαληθεύουν τη συνέπεια του κώδικα δραστηριότητας.

• Μη αναγνωρισμένο νόμισμα : μόνο ορισμένα νομίσματα γίνονται δεκτά ανάλογα με τη ρύθμιση της πλατφόρμας.

• Διπλό αριθμό τιμολογίου : κάθε τιμολόγιο που φέρει αναγνωριστικό που έχει ήδη επεξεργαστεί απορρίπτεται αυτόματα για την αποφυγή διπλών πληρωμών.

Λόγοι που σχετίζονται με την πλατφόρμα και τη δρομολόγηση

Ορισμένες απορρίψεις είναι ανεξάρτητες από το περιεχόμενο του τιμολογίου αλλά προκύπτουν από προβλήματα διαλειτουργικότητας ή ρύθμισης:

• Παραλήπτης που δεν είναι συνδεδεμένος : εάν ο αγοραστής δεν είναι ακόμη καταχωρημένος σε εγκεκριμένη πλατφόρμα, το τιμολόγιο δεν μπορεί να δρομολογηθεί.

• Ευρετήριο που δεν ενημερώνεται : το Δημόσιο Πύλη Τιμολόγησης (PPF) συγκεντρώνει το κεντρικό ευρετήριο των επιχειρήσεων και των πλατφορμών τους. Εάν ο παραλήπτης δεν εμφανίζεται εκεί με τις σωστές συντεταγμένες δρομολόγησης, το τιμολόγιο απορρίπτεται κατά τη μεταφορά.

• Λήξη πιστοποιητικού της πλατφόρμας εκδότη : οι PDP επικοινωνούν μέσω εξειδικευμένων πιστοποιητικών SSL/TLS των οποίων η λήξη διακόπτει τις ανταλλαγές.

• Timeout ή μη διαθεσιμότητα της πλατφόρμας παραλήπτη : κατά την αιχμή φόρτωσης, ορισμένα μηνύματα μπορεί να χαθούν και τα τιμολόγια να απορριφθούν προεπιλεγμένα.

---

Πώς να αντιμετωπίσετε μια απόρριψη: διαδικασία βήμα προς βήμα

Αντιμέτωπος με μια απόρριψη, η ταχύτητα αντίδρασης είναι κρίσιμη. Το απορριφθέν τιμολόγιο δεν έχει φορολογική αξία όσο δεν διορθώνεται και δεν εκδίδεται εκ νέου. Ακολουθεί η συνιστώμενη διαδικασία.

Ανάλυση του κωδικού σφάλματος και του λόγου απόρριψης

Κάθε πλατφόρμα δημιουργεί ένα ειδοποίηση απόρριψης δομημένο που περιέχει έναν τυποποιημένο κωδικό σφάλματος και ένα εξηγητικό μήνυμα. Είναι υποχρεωτικό να διατηρήσετε αυτό το έγγραφο, καθώς αποτελεί απόδειξη καλής πίστης σε περίπτωση φορολογικού ελέγχου. Οι κωδικοί σφάλματος είναι γενικά σύμφωνα με τις προδιαγραφές PEPPOL ή τις εθνικές προδιαγραφές που δημοσιεύονται από το DGFiP στο τεχνικό αρχείο των PDP.

Αναλύστε:

• Τον κωδικό σφάλματος (π.χ. BR-01 για αναγνωριστικό εκδότη που λείπει, BR-CO-09 για ασυνέπεια ΦΠΑ).

• Το επίπεδο της απόρριψης : επικύρωση σύνταξης (σχήμα XSD), επικύρωση σημασιολογίας (κανόνες επιχειρήσεων), ή απόρριψη δρομολόγησης.

• Την πλατφόρμα που εξέδωσε την απόρριψη : η PDP εκδότη, η PDP παραλήπτη ή το PPF.

Διόρθωση του τιμολογίου και έκδοση ενός διορθωμένου τιμολογίου

Ένα απορριφθέν τιμολόγιο δεν πρέπει να υπόκειται σε πίστωση ακολουθούμενη από νέο τιμολόγιο, σε αντίθεση με ένα τιμολόγιο που απορρίφθηκε από τον παραλήπτη. Το απορριφθέν τιμολόγιο θεωρείται ότι δεν έχει ποτέ εκδοθεί σε φορολογικό πλαίσιο. Αρκεί λοιπόν να:

• Διορθώσετε τα ανακριβή δεδομένα στο εργαλείο τιμολόγησής σας ή ERP.

• Δημιουργήστε ξανά το αρχείο στη σωστή μορφή (Factur-X, UBL ή CII ανάλογα με τη ροή σας).

• Υποβάλετε ξανά το διορθωμένο τιμολόγιο με τον ίδιο αριθμό τιμολογίου εάν η απόρριψη είναι καθαρά τεχνική και η πλατφόρμα δεν έχει καταχωρήσει μια ακολουθία, ή ένα νέο αριθμό τιμολογίου εάν η ακολουθία έχει καταναλωθεί.

• Επαληθεύστε τη μετάδοση της κατάστασης μέσω του πίνακα ελέγχου της PDP σας για να επιβεβαιώσετε ότι το διορθωμένο τιμολόγιο έχει τεθεί στη διάθεση του παραλήπτη.

Για περαιτέρω πληροφορίες σχετικά με τις υποχρεώσεις μετάδοσης δεδομένων στο DGFiP, συμβουλευθείτε το άρθρό μας σχετικά με την ηλεκτρονική αναφορά και τη μετάδοση των δεδομένων συναλλαγών.

Προληπτικά μέτρα για τη μείωση των απορρίψεων

Αντί να αντιμετωπίζετε τις απορρίψεις περίπτωση προς περίπτωση, οι επιχειρήσεις κερδίζουν να εγκαταστήσουν προληπτικές συσκευές:

• Επικυρώστε τα τιμολόγια πριν από την έκδοση με τη χρήση ενός εργαλείου τεχνικής επικύρωσης. Ο δικός μας δωρεάν επικυρωτής Factur-X σας επιτρέπει να ανιχνεύσετε σφάλματα μορφής πριν από την υποβολή.

• Διατηρήστε ενημερωμένη τη βάση δεδομένων πελατών με SIREN, SIRET και αριθμούς ΦΠΑ που επαληθεύθηκαν μέσω του SIRENE και της υπηρεσίας VIES της Ευρωπαϊκής Επιτροπής.

• Ρυθμίστε ειδοποιήσεις σε πραγματικό χρόνο στην πλατφόρμα PDP σας για να λάβετε άμεση ειδοποίηση σε περίπτωση απόρριψης, χωρίς να περιμένετε την καθημερινή δέσμη επεξεργασίας.

• Εκπαιδεύστε τις λογιστικές ομάδες στους συνηθισμένους κωδικούς σφάλματος και τη διαδικασία διόρθωσης, ώστε να μειώσετε το μέσο χρόνο επεξεργασίας.

• Ελέγχετε τακτικά τα πρότυπα τιμολογίων για να διασφαλίσετε ότι ενσωματώνουν όλες τις ενημερωμένες υποχρεωτικές δηλώσεις, ιδίως μετά από κάθε κανονιστική αλλαγή.

---

Επίδραση των απορρίψεων στη ρευστότητα και τη φορολογική συμμόρφωση

Άμεσες χρηματοοικονομικές συνέπειες

Ένα απορριφθέν τιμολόγιο είναι ένα μη πληρωμένο τιμολόγιο. Σε ένα περιβάλλον όπου ο νόμος LME θέτει τις περιόδους πληρωμής σε 30 ή 60 ημέρες ανάλογα με τον τομέα, κάθε ημέρα καθυστέρησης που αποδίδεται σε μη αντιμετωπισμένη απόρριψη υποβαθμίζει άμεσα τις απαιτήσεις κεφαλαίου κίνησης της επιχείρησης (BFR). Σύμφωνα με τα δεδομένα του Barometer Πληρωμής 2025 του Altares, οι καθυστερήσεις πληρωμής B2B αντιπροσωπεύουν κατά μέσο όρο 14 ημέρες επιπλέον υπέρβασης για τιμολόγια που υπέστησαν τουλάχιστον μία τεχνική απόρριψη.

Επιπλέον, οι ποινές καθυστέρησης που προβλέπονται από το άρθρο L.441-10 του Κώδικα Εμπορίου (επιτόκιο της ΕΚΤ + 10 μονάδες) μπορούν να δημιουργήσουν πρόσθετες χρεώσεις, μη επιστρεπτέες ακόμη και αν η καθυστέρηση είναι αποδίδεται σε τεχνική απόρριψη από τη δική σας πλευρά.

Κίνδυνοι σχετικά με τον φορολογικό έλεγχο

Το DGFiP διαθέτει πρόσβαση στις καταστάσεις κύκλου ζωής που μεταδίδονται από τις PDP. Ένα τιμολόγιο του οποίου η κατάσταση παραμένει σε απόρριψη χωρίς διόρθωση σε εύλογο χρονικό διάστημα μπορεί να προκαλέσει ερωτήσεις κατά τη διάρκεια φορολογικού ελέγχου, ιδίως σχετικά με την πραγματικότητα της συναλλαγής ή την ειλικρίνεια των δηλώσεων ΦΠΑ. Είναι επομένως υποχρεωτικό να τεκμηριώσετε κάθε απόρριψη, την αιτία της, και τις διορθωτικές ενέργειες που πραγματοποιήθηκαν, σε ένα εσωτερικό μητρώο ιχνηλασιμότητας. Το καθοδηγητικό μας σχετικά με το ημερολόγιο ηλεκτρονικής τιμολόγησης 2026-2027 περιγράφει τις κανονιστικές προθεσμίες που πρέπει να τηρηθούν για να παραμείνετε σε συμμόρφωση.

Συχνές Ερωτήσεις

Ποια είναι η διαφορά μεταξύ της απόρριψης και της άρνησης ενός ηλεκτρονικού τιμολογίου;

Η απόρριψη είναι μια αυτόματη απόφαση που εκδίδεται από μια πλατφόρμα ψηφιοποίησης όταν ένα τιμολόγιο δεν συμμορφώνεται με τα τεχνικά ή κανονιστικά κριτήρια: άκυρη μορφή XML, ανύπαρκτος SIREN, ασυνάρτητα ποσά. Η άρνηση, αντιθέτως, είναι μια εμπορική απόφαση που λαμβάνεται από τον ίδιο τον αγοραστή, ο οποίος αμφισβητεί το περιεχόμενο ή τη νομιμότητα του τιμολογίου. Αυτοί οι δύο καταστάσεις έχουν διαφορετικές συνέπειες και απαιτούν διακριτές διορθωτικές ενέργειες.

Ποιες υποχρεωτικές αναφορές μπορούν να προκαλέσουν αυτόματη απόρριψη ενός ηλεκτρονικού τιμολογίου στη Γαλλία;

Σύμφωνα με το άρθρο 289 του Γενικού Κώδικα Φόρων, αρκετά δεδομένα ελέγχονται αυτόματα: ο αριθμός SIREN ή SIRET του εκδότη και του παραλήπτη, ο αριθμός ΦΠΑ εντός της κοινότητας στη ρυθμιστική μορφή, η συνάφεια μεταξύ του ποσού χωρίς φόρο, του συντελεστή ΦΠΑ και του ποσού συμπεριλαμβανομένων όλων των φόρων, καθώς και η μοναδικότητα του αριθμού τιμολογίου. Η απουσία ή η ανακρίβεια μιας από αυτές τις πληροφορίες αρκεί για να ενεργοποιήσει μια απόρριψη.

Μπορεί μια απόρριψη ηλεκτρονικού τιμολογίου να εγείρει φορολογικές κυρώσεις;

Ναι. Η μετάδοση των καταστάσεων του κύκλου ζωής, συμπεριλαμβανομένων των απορρίψεων, είναι υποχρεωτική στη DGFiP από την Διάταξη αριθ. 2021-1190 της 15ης Σεπτεμβρίου 2021. Εάν ένα απορριφθέν τιμολόγιο δεν διορθωθεί και δεν επανεκδοθεί εντός των προθεσμιών, η εκδίδουσα εταιρεία κινδυνεύει να έχει ελάττωμα συμμόρφου τιμολόγησης, το οποίο ενδέχεται να προκαλέσει αναλήψεις ΦΠΑ και φορολογικές ποινές, ανεξάρτητα από το γεγονός ότι η παράδοση ή η παροχή υπηρεσίας πραγματοποιήθηκε σωστά.

Ποιες μορφές αρχείων γίνονται δεκτές για τιμολόγηση B2B στη Γαλλία το 2026;

Ο γαλλικός κανονισμός αναγνωρίζει τρεις μορφές: Factur-X, μια υβριδική μορφή που συνδυάζει ένα αναγνώσιμο PDF και ένα δομημένο αρχείο XML σύμφωνα με το πρότυπο EN 16931· UBL 2.1· και CII (Cross Industry Invoice). Κάθε μορφή περιλαμβάνει προφίλ με αυξανόμενη πολυπλοκότητα. Η χρήση ενός προφίλ που δεν είναι επαρκούς, λαμβάνοντας υπόψη τα δεδομένα που πρέπει να μεταδοθούν, αποτελεί έναν από τους πιο συνηθισμένους λόγους τεχνικής απόρριψης που αναφέρονται από τις πλατφόρμες ψηφιοποίησης που συνεργάζονται.

Τι πρέπει να κάνω구체적으로όταν ένα ηλεκτρονικό τιμολόγιο απορριφθεί από την πλατφόρμα;

Πρέπει πρώτα να ελέγξετε το μήνυμα σφάλματος που σχετίζεται με την κατάσταση "Απορρίφθηκε" στην εν λόγω πλατφόρμα προκειμένου να εντοπίσετε την ακριβή αιτία. Ανάλογα με το λόγο, θα πρέπει να διορθώσετε τα εσφαλμένα ή ελλιπή δεδομένα, να αναγεννήσετε το αρχείο στη σωστή μορφή και να υποβάλετε ένα νέο τιμολόγιο με ξεχωριστό αριθμό, καθώς ο αρχικός αριθμός παραμένει συσχετισμένος με την απόρριψη στα αρχεία ιχνηλασίας. Το απορριφθέν τιμολόγιο δεν πρέπει απλώς να επανατεθεί ταυτόχρονα.

Νομικό πλαίσιο που εφαρμόζεται στις απορρίψεις ηλεκτρονικών τιμολογίων

Η αντιμετώπιση των απορρίψεων ηλεκτρονικών τιμολογίων εντάσσεται σε ένα πυκνό νομικό πλαίσιο που συνδυάζει εθνικό φορολογικό δίκαιο, ευρωπαϊκό δίκαιο και τεχνικά πρότυπα.

**