Ψηφιακή υπογραφή για τα καταστατικά SARL το 2026

Εισαγωγή: η αποσυσκευασία της δημιουργίας SARL, μια ενισχυμένη νομική πραγματικότητα

Από τον νόμο PACTE του 2019 και την διάταξη αριθ. 2021-1192 της 15ης Σεπτεμβρίου 2021 που μεταρρύθμισε το δίκαιο των εξασφαλίσεων και επιβεβαίωσε την αποδεικτική αξία των πράξεων υπό ιδιωτική ψηφιακή υπογραφή, η ψηφιακή υπογραφή των καταστατικών SARL είναι νομικά έγκυρη στη Γαλλία. Το 2026, η πλειονότητα των γραφείων ημερήσιας διοίκησης των δικαστηρίων εμπορίου αποδέχονται τα ολοκληρωμένα αποσυσκευασμένα αρχεία δημιουργίας μέσω του μονοδύναμου παραθύρου του INPI, ανοιγμένο από τον Ιανουάριο του 2023. Για τους επιχειρηματίες, εταίρους και λογιστές, η κατανόηση του πότε και πώς να χρησιμοποιούν την ψηφιακή υπογραφή κατά τη σύσταση μιας εταιρείας έχει γίνει ένα βασικό δεδομένο. Αυτό το άρθρο περιγράφει λεπτομερώς το εφαρμοστέο πλαίσιο, τα απαιτούμενα επίπεδα υπογραφής, τις παγίδες που πρέπει να αποφευχθούν και τις καλές πρακτικές για μια ομαλή και συμμορφη δημιουργία επιχείρησης.

---

Γιατί η ψηφιακή υπογραφή επιβάλλεται στη δημιουργία SARL

Ένα ευνοϊκό κανονιστικό πλαίσιο από το 2021

Η διάταξη αριθ. 2021-1192 τροποποίησε το άρθρο 1367 του Κώδικα Πολιτικού Δικαίου για να ενισχύσει την αναγνώριση της ψηφιακής υπογραφής σε νομικές πράξεις, συμπεριλαμβανομένων των καταστατικών πράξεων εταιρειών. Ταυτόχρονα, το διάταγμα αριθ. 2021-1572 της 2ας Δεκεμβρίου 2021 διευκρίνησε τις λειτουργικές λεπτομέρειες για τις πράξεις ιδιωτικής ψηφιακής υπογραφής που κατατίθενται στο γραφείο. Συγκεκριμένο αποτέλεσμα: μια καταστατική πράξη SARL υπογεγραμμένη ηλεκτρονικά από όλους τους ιδρυτικούς εταίρους παρουσιάζει την ίδια αποδεικτική δύναμη με ένα πρωτότυπο χαρτί, υπό την προϋπόθεση ότι η χρησιμοποιούμενη λύση σέβεται το κανονισμό eIDAS και τις τεχνικές του απαιτήσεις.

Στην πράξη, το μονοδύναμο παράθυρο INPI επιτρέπει από το 2023 τη κατάθεση ολόκληρου του αρχείου δημιουργίας στο διαδίκτυο, προσθέτοντας τα καταστατικά σε μορφή PDF υπογεγραμμένα ηλεκτρονικά. Τα γραφεία επεξεργάζονται αυτά τα αρχεία στις ίδιες προθεσμίες με τα χάρτινα αρχεία — και ακόμη πιο γρήγορα, γιατί το OCR και ο αυτοματοποιημένος έλεγχος μειώνουν τις απορρίψεις για τυπικά σφάλματα.

Τα συγκεκριμένα κέρδη για τους ιδρυτές και τους συμβούλους τους

Οι τομεακές μελέτες που δημοσιεύονται από το CPME και την Ομοσπονδιακή Ενώσεις των Λογιστών εκτιμούν ότι η αποσυσκευασία της διαδικασίας δημιουργίας μειώνει κατά 40 έως 60% τον διοικητικό χρόνο που αφιερώνεται στη συλλογή και αποστολή εγγράφων. Για ένα γραφείο λογιστικής που διαχειρίζεται αρκετές δεκάδες δημιουργίες ετησίως, αυτό αντιπροσωπεύει αρκετές εκατοντάδες ώρες που εξοικονομούνται. Για έναν επιχειρηματία που δημιουργεί την πρώτη του SARL, η εξάλειψη των πηγαινοελεύσεων ταχυδρόμου ή της φυσικής παρουσίας με τους συνεταίρους του είναι ένα αποφασιστικό πλεονέκτημα, ιδιαίτερα όταν αυτοί είναι γεωγραφικά διασκορπισμένοι.

Το αριθμομηχανή ROI του Certyneo επιτρέπει να εκτιμηθούν με ακρίβεια οι εξοικονομήσεις που είναι δυνατές ανάλογα με τον όγκο των αρχείων που επεξεργάζονται ετησίως.

---

Ποιο επίπεδο ψηφιακής υπογραφής για τα καταστατικά SARL;

Τα τρία επίπεδα eIDAS και η εφαρμοσιμότητά τους

Ο κανονισμός eIDAS αριθ. 910/2014, που ισχύει άμεσα στο γαλλικό δίκαιο, διακρίνει τρία επίπεδα ψηφιακής υπογραφής:

• Ψηφιακή Υπογραφή Απλή (SES): βασική ταυτοποίηση του συντάκτη, περιορισμένη αποδεικτική αξία.
• Ψηφιακή Υπογραφή Προηγμένη (SEA): συνδεδεμένη με μοναδικό τρόπο στον υπογράφοντα, επιτρέποντας την ταυτοποίησή του, δημιουργημένη από δεδομένα υπό τον αποκλειστικό του έλεγχο, και ανιχνεύοντας οποιαδήποτε μεταγενέστερη τροποποίηση του εγγράφου.
• Ψηφιακή Υπογραφή Αναγνωρισμένη (SEQ): το υψηλότερο επίπεδο, ισοδύναμη με χειρόγραφη υπογραφή κατά την έννοια του ευρωπαϊκού δικαίου, εκδιδόμενη από ένα Αναγνωρισμένο Πάροχο Υπηρεσιών Εμπιστοσύνης (PSCQ) εγγεγραμμένο στην αθρόα κατάσταση εθνικής εμπιστοσύνης.

Για τα καταστατικά SARL υπό ιδιωτική υπογραφή — την πιο συνηθισμένη μορφή — η Ψηφιακή Υπογραφή Προηγμένη (SEA) είναι γενικά επαρκής και αποτελεί το συνιστώμενο πρότυπο από τους επαγγελματίες του δικαίου. Προσφέρει ένα επίπεδο ασφάλειας κατάλληλο για τις καταστατικές πράξεις ενώ παραμένει προσβάσιμη και ρευστή για τους υπογράφοντες.

Ειδική περίπτωση: SARL με συμβολή ακινήτου ή συμβολαιογραφικές πράξεις

Όταν οι συμβολές σε είδος περιλαμβάνουν ακίνητα, τα καταστατικά πρέπει να συντάσσονται με συμβολαιογραφική πράξη (άρθρο L.223-9 του Κώδικα Εμπορίου). Σε αυτήν την περίπτωση, είναι ο συμβολαιογράφος που καταφεύγει στη δική του αναγνωρισμένη ψηφιακή υπογραφή, σύμφωνα με τους κανόνες του συμβολαιογραφικού σώματος. Η "SaaS" ψηφιακή υπογραφή των εταίρων δεν αντικαθιστά την υποχρεωτική συμβολαιογραφική παρέμβαση.

Ομοίως, εάν η SARL υπόκειται σε ειδικές διατυπώσεις (π.χ. ρυθμιζόμενος τομέας που απαιτεί προηγούμενη έγκριση), συνιστάται να ελεγχθεί με ένα ειδικευμένο νομικό γραφείο εάν απαιτούνται ιδιαίτερες απαιτήσεις μορφής.

Χρονοσήμανση και αρχειοθέτηση: αμφιλεγόμενες υποχρεώσεις

Πέρα από την υπογραφή αυτή καθαυτή, η νομική αξία μιας ηλεκτρονικής πράξης στηρίζεται επίσης στη χρόνο-σφράγιση (πρότυπο ETSI EN 319 422) και στη δυνατότητα παραγωγής ενός πλήρους αποδεικτικού αρχείου ελέγχου σε περίπτωση διαφοράς. Μια επαγγελματική λύση ψηφιακής υπογραφής πρέπει να δημιουργήσει ένα αδιάψευστο αρχείο αναφοράς που να αναφέρει την ταυτότητα του υπογράφοντα, την ώρα και την ημερομηνία υπογραφής, τη διεύθυνση IP και τη κρυπτογραφική περίληψη του εγγράφου. Αυτά τα στοιχεία είναι απαραίτητα για να αντιταχθεί η υπογραφή σε τρίτο - συμπεριλαμβανομένου του γραφείου ή της φορολογικής διοίκησης.

---

Πρακτική διαδικασία: υπογραφή των καταστατικών SARL στο διαδίκτυο βήμα προς βήμα

Βήμα 1 — Προετοιμασία του εγγράφου

Τα καταστατικά SARL πρέπει υποχρεωτικά να αναφέρουν, σύμφωνα με το άρθρο L.223-7 του Κώδικα Εμπορίου: την εταιρική μορφή, το κοινωνικό αντικείμενο, την επωνυμία, την έδρα, το κεφάλαιο, τις συμβολές κάθε εταίρου, την κατανομή των μεριδίων και τη διάρκεια της εταιρείας. Συνιστάται να εργάζεστε από πρότυπα συμμόρφωνα με την ισχύουσα νομοθεσία. Ο γεννήτρια συμβάσεων με τεχνητή νοημοσύνη του Certyneo προσφέρει ενημερωμένα πλαίσια καταστατικών, προ-διαμορφωμένα για κατάθεση στο μονοδύναμο παράθυρο INPI.

Μόλις το έγγραφο οριστικοποιηθεί και μετατραπεί σε PDF/A (μορφή μακροπρόθεσμης αρχειοθέτησης που συνιστάται από το πρότυπο ISO 19005), είναι έτοιμο να αποσταλεί για υπογραφή.

Βήμα 2 — Ταυτοποίηση των υπογράφοντων και αποστολή

Κάθε ιδρυτής εταίρος πρέπει να προσκληθεί να υπογράψει μέσω της πλατφόρμας ψηφιακής υπογραφής. Για μια SEA συμμόρφη eIDAS, η ταυτοποίηση του υπογράφοντα πραγματοποιείται γενικά μέσω:

• Ενός κωδικού OTP (κωδικός πρόσβασης εφάπαξ) που αποστέλλεται ως μήνυμα SMS στο τηλέφωνο που έχει προηγουμένως επαληθευθεί.
• Μιας επαληθεύσεως εγγράφων ταυτότητας (σάρωση ταυτότητας ή διαβατηρίου) για μεγαλύτερα ποσά ή πιο σημαντικούς κινδύνους.

Η πλατφόρμα δημιουργεί στη συνέχεια έναν ασφαλή σύνδεσμο υπογραφής που διαβιβάζεται σε κάθε εταίρο. Αυτός μπορεί να υπογράψει από οποιοδήποτε υποστηρικτό (υπολογιστή, tablet, smartphone) χωρίς εγκατάσταση λογισμικού.

Βήμα 3 — Ανάκτηση και κατάθεση στο γραφείο

Μόλις όλοι οι εταίροι υπογράψουν, η πλατφόρμα παράγει ένα ηλεκτρονικά υπογεγραμμένο έγγραφο PDF, συνοδευόμενο από το πιστοποιητικό υπογραφής και το αρχείο αναφοράς ελέγχου του. Αυτό το έγγραφο είναι άμεσα κατατιθέμενο στην πύλη guichet-entreprises.fr ή formalites.entreprises.gouv.fr (INPI). Το γραφείο επαληθεύει την εγκυρότητα της ηλεκτρονικής υπογραφής μέσω των προτύπων ETSI και επιβεβαιώνει την εγγραφή.

Για τις ομάδες που χειρίζονται πολλές δημιουργίες εταιρειών, η ενσωμάτωση της ψηφιακής υπογραφής σε έναν αυτοματοποιημένο ροή εργασίας — μέσω API — επιτρέπει την ενεργοποίηση της αποστολής υπογραφής από τη στιγμή της επικύρωσης των καταστατικών στο λογισμικό εργαλείου. Αυτή η προσέγγιση περιγράφεται λεπτομερώς στον ολοκληρωμένο οδηγό για τη ψηφιακή υπογραφή στην επιχείρηση.

---

Τα συνηθισμένα σφάλματα που πρέπει να αποφευχθούν κατά την ψηφιακή υπογραφή των καταστατικών

Χρήση λύσης μη συμμόρφης eIDAS

Όλες οι λύσεις ψηφιακής υπογραφής δεν είναι ίσες. Ένα απλό πεδίο εισαγωγής ονόματος ή μια εικόνα υπογραφής που εισάγεται σε ένα PDF δεν αποτελεί ψηφιακή υπογραφή με νομική έννοια. Για να είναι αντιταχθείσα, η υπογραφή πρέπει να παραχθεί από έναν κατάλληλο παροχέα υπηρεσιών (PSC) ή συμμόρφο προς τα ευρωπαϊκά πρότυπα. Σε περίπτωση αμφισβήτησης, μια μη συμμόρφη υπογραφή θα αποκλειστεί από το δικαστήριο, κάτι που μπορεί να επιφέρει τη ακύρωση της πράξης.

Είναι επομένως απαραίτητο να επιλέξετε μια πιστοποιημένη λύση, όπως εκείνες που συγκρίνονται στον σύγκριση λύσεων ψηφιακής υπογραφής.

Μη διατήρηση των αποδεικτικών στοιχείων ελέγχου

Το αρχείο αναφοράς ελέγχου που δημιουργείται κατά την υπογραφή πρέπει να διατηρηθεί για όλη τη διάρκεια ζωής της εταιρείας, και τουλάχιστον για την περίοδο παραγραφής πέντε ετών που ισχύει για τις αστικές πράξεις (άρθρο 2224 του Κώδικα Πολιτικού Δικαίου). Ο Certyneo αρχειοθετεί αυτόματα τα υπογεγραμμένα έγγραφα και τα αποδεικτικά στοιχεία τους για 10 χρόνια, σύμφωνα με τις απαιτήσεις GDPR και τις συστάσεις της CNIL.

Σύγχυση SARL και EIRL σε θέματα διατυπώσεων

Αν και το EIRL (Ατομικός Επιχειρηματίας με Περιορισμένη Ευθύνη) καταργήθηκε για τις νέες δημιουργίες από τον νόμο της 14ης Φεβρουαρίου 2022 — αντικαθιστάμενο από το ενιαίο καθεστώς του αυτοαπασχολούμενου — ορισμένοι ειδικοί διαχειρίζονται ακόμη υπάρχουσες EIRL. Οι διατυπώσεις τροποποίησης ή κλεισίματος ενός EIRL δεν ακολουθούν τους ίδιους κανόνες με εκείνες ενός SARL. Για αυτές τις καταστάσεις, συνιστάται να συμβουλευθείτε το λεξικό της ψηφιακής υπογραφής και, εάν χρειάζεται, ένα νομικό συμβούλιο ειδικευμένο.

Νομικό πλαίσιο που ισχύει στη ψηφιακή υπογραφή των καταστατικών εταιρείας

Ευρωπαϊκά θεμελιώδη κείμενα

Ο Κανονισμός (ΕΕ) αριθ. 910/2014 του Ευρωπαϊκού Κοινοβουλίου και του Συμβουλίου της 23ης Ιουλίου 2014, γνωστός ως κανονισμός eIDAS, αποτελεί τη βάση κανονιστικού πλαισίου της ψηφιακής υπογραφής στην Ευρώπη. Ορίζει τα τρία επίπεδα υπογραφής (απλή, προηγμένη, αναγνωρισμένη), ορίζει τους αναγνωρισμένους παρόχους υπηρεσιών εμπιστοσύνης (PSCQ) και δημιουργεί τις αθρόες καταστάσεις εθνικής εμπιστοσύνης που παρακολουθούνται από τις αρχές ελέγχου — το ANSSI στη Γαλλία. Ο κανονισμός eIDAS 2.0, που αρχίζει να εφαρμόζεται σταδιακά από το 2024, ενισχύει τις απαιτήσεις διαλειτουργικότητας και εισάγει το ευρωπαϊκό ψηφιακό πορτοφόλι ταυτότητας (EUDI Wallet).

Ο GDPR αριθ. 2016/679 ισχύει για την επεξεργασία προσωπικών δεδομένων των υπογράφοντων (όνομα, διεύθυνση e-mail, αριθμό τηλεφώνου, βιομετρικά δεδομένα κατά περίπτωση). Οι πάροχοι ψηφιακής υπογραφής πρέπει να είναι σε θέση να παράγουν ένα μητρώο δραστηριοτήτων επεξεργασίας, να ορίσουν ένα DPO εάν απαιτείται, και να διασφαλίσουν τα δικαιώματα των ατόμων (πρόσβαση, διόρθωση, διαγραφή).

Εθνικό δίκαιο

Το άρθρο 1366 του Κώδικα Πολιτικού Δικαίου θέτει την αρχή της ισοδυναμίας μεταξύ της ηλεκτρονικής γραφής και της γραφής σε χαρτί: "Η ηλεκτρονική γραφή έχει την ίδια αποδεικτική δύναμη με τη γραφή σε χαρτί, υπό την προϋπόθεση ότι η ταυτότητα του προσώπου από το οποίο προέρχεται μπορεί να ταυτοποιηθεί ικανοποιητικά και ότι έχει συναχθεί και διατηρηθεί με τρόπο που να διασφαλίζει την ακεραιότητά του."

Το άρθρο 1367 του Κώδικα Πολιτικού Δικαίου ορίζει την ψηφιακή υπογραφή ως "η χρήση μιας αξιόπιστης διαδικασίας ταυτοποίησης που να εγγυάται τη σύνδεση της με τη πράξη στην οποία είναι συνδεδεμένη" και δημιουργεί μια προϋπόθεση αξιοπιστίας για τις αναγνωρισμένες υπογραφές.

Η διάταξη αριθ. 2021-1192 της 15ης Σεπτεμβρίου 2021 ενίσχυσε τη συνοχή μεταξύ των διατάξεων του Κώδικα Πολιτικού Δικαίου και του κανονισμού eIDAS, ιδίως όσον αφορά τη έννοια της αυθεντικής ηλεκτρονικής πράξης και της πράξης υπό ιδιωτική ηλεκτρονική υπογραφή.

Το διάταγμα αριθ. 2017-1416 της 28ης Σεπτεμβρίου 2017 διευκρινίζει τις προϋποθέσεις αξιοπιστίας της διαδικασίας ψηφιακής υπογραφής για τις πράξεις υπό ιδιωτική υπογραφή, απαιτώντας ιδίως τη χρήση πιστοποιητικών συμμόρφων προς τα πρότυπα ETSI EN 319 132 (XAdES) ή ETSI EN 319 122 (CAdES) ή ETSI EN 319 142 (PAdES).

Υποχρε