Was ist der Standard-Nachverfolgungsrhythmus und kann man ihn anpassen?

Standardmäßig verfolgt Certyneo alle 3 Tage nach, solange das Angebot nicht signiert ist, begrenzt auf 5 Nachverfolgungen. Sie stellen das Intervall zwischen 1 und 30 Tagen für jeden Versand ein: kurz für kleine Angebote mit schneller Entscheidung, größere Abstände für große Verträge mit langem Zyklus. Jede Nachverfolgung ist eine Erinnerungs-E-Mail mit dem Signaturlink.

Über welche Kanäle werden die Nachverfolgungen versendet?

Automatische Nachverfolgungen werden per E-Mail mit dem Signaturlink versendet. Wenn Sie Slack verbinden, erhält Ihr Verkaufsteam zusätzlich eine Benachrichtigung, wenn ein Interessent sein Angebot öffnet oder signiert, um zu wissen, wen man direkt nachfassen sollte. Es gibt keine SMS-Nachverfolgung: SMS dient zur Überprüfung der Identität des Unterzeichners (Code für die einmalige Verwendung).

Kann man die automatische Nachverfolgung für bestimmte Interessenten deaktivieren?

Ja, Angebot für Angebot. Bei einem sensiblen Konto, einem großen direkt verhandelten Vertrag oder einer Beziehung, in der die automatisierte Nachverfolgung schlecht ankommen könnte, deaktivieren Sie die Nachverfolgung für dieses spezifische Angebot ohne Auswirkungen auf andere. Sie behalten so die Kontrolle über Ihre strategischen Konten, während Sie das Volumen automatisieren.

Was wird genau nachverfolgt (Audit-Trail)?

Jede gesendete Erinnerung wird mit ihrem Datum und ihrer Uhrzeit protokolliert, und jede Einsicht des Angebots durch den Interessenten wird horodatiert. Zum Zeitpunkt der Unterzeichnung wird ein Nachweis-PDF generiert: Identität des Unterzeichners (E-Mail + per OTP-SMS verifizierte Telefonnummer), RFC-3161-Zeitstempel, SHA-256-Hash des Dokuments und Einsichtnahmeprotokoll. Dieses eIDAS-Audit-Trail ist geltend machbar im Fall einer Anfechtung über die Angebotsannahme.

Integriert sich die Nachverfolgung in mein CRM?

Ja. Certyneo verbindet sich mit HubSpot und Zapier und stellt Webhooks sowie eine REST-API bereit, um Status und Ereignisse (gesendet, angezeigt, signiert, abgelehnt) mit Ihrem System zu synchronisieren. Die Salesforce-Integration ist in Beta, die von Pipedrive in Vorbereitung. Sie können so Ihre eigenen Automatisierungen auf CRM-Seite auslösen – Aktualisierung einer Opportunity, Erstellung einer Vertriebsaufgabe – bei jeder Statusänderung des Angebots.

Welche echte Auswirkung hat dies auf die Konversionsquote?

Die Auswirkung ergibt sich aus zwei kombinierten Effekten: der Regelmäßigkeit der Nachverfolgung (jedes unsignierte Angebot wird systematisch reaktiviert, was ein überlastetes Team nicht manuell tut) und der Geschwindigkeit der Signatur (der Interessent signiert vom Mobilgerät, und die Hälfte der Unterzeichner bestätigt weniger als 2 Minuten nach dem Öffnen des Links). Durch Reaktivierung von Angeboten, die ohne Antwort blieben, und Beseitigung von Reibungsverlusten bei der Signatur gewinnen Sie einen Umsatz zurück, der mangels Verfolgung verloren ging. Der Gewinn hängt von Ihrem Volumen und Ihrer aktuellen Nicht-Reaktionsquote ab – das ist genau der Verlust, den die automatische Nachverfolgung ausgleicht.

Entsprechen automatische Nachverfolgungen der DSGVO?

Ja. Die Nachverfolgungen beziehen sich auf ein bestehendes Geschäftsverhältnis: Sie verfolgen einen Interessenten nach, dem Sie ein Angebot gemacht haben, im Rahmen des berechtigten Interesses der Verfolgung eines laufenden Angebots. Jede Nachricht enthält die Angaben und Kontaktmittel, die es dem Empfänger ermöglichen, Einspruch zu erheben, und die Deaktivierung Angebot für Angebot ermöglicht es Ihnen, jede Stoppanfrage sofort zu erfüllen. Certyneo behält die Rückverfolgbarkeit der Versände und die Archivierung von Dokumenten für 10 Jahre gemäß den anwendbaren Aufbewahrungsverpflichtungen.

Welche Rechtsgültigkeit hat das Angebot einmal unterzeichnet?

Sobald der Interessent das Angebot durch Unterzeichnung akzeptiert, kommt ein Vertrag zustande: Dies regelt Artikel 1101 des französischen Zivilgesetzbuchs, der einen Vertrag als Willenseinigung zur Begründung von Verpflichtungen definiert. Die fortgeschrittene elektronische Signatur (AES) zeitstempelt diese Annahme. Artikel 1366 des Zivilgesetzbuchs verleiht der elektronischen Schrift die gleiche Beweiskraft wie der Papierschrift, sofern der Unterzeichner identifiziert ist und die Integrität des Dokuments gewährleistet ist; Artikel 1367 behält die Zuverlässigkeitsvermutung der qualifizierten Signatur vor. Das über Certyneo unterzeichnete Angebot ist daher geltend zu machen, wobei der Audit Trail als Beweismittel für seine Zuverlässigkeit dient.

Sales ops · Automatische Erinnerungen

Automatische Nachverfolgung unsignierter Angebote

Die meisten nicht unterzeichneten Angebote werden es nie, nicht aus Mangel an Interesse, sondern aus Mangel an Erinnerung. Certyneo erinnert jeden Interessenten automatisch per E-Mail in dem Intervall Ihrer Wahl und zeigt Ihnen, wer sein Angebot konsultiert hat. Ergebnis: Jedes Angebot wird zum richtigen Zeitpunkt erinnert, ohne eine einzige manuelle Erinnerung schreiben zu müssen.

Kadenz: Alle 3 Tage, anpassbar
Kanal: E-Mail
Verfolgung: Nachverfolgung der Konsultationen

Das eigentliche Problem: Das gesendete und dann vergessene Angebot

Ein kommerzielles Angebot wird per E-Mail versendet, der Interessent ist interessiert, dann geht das Leben weiter: Meetings, Entscheidungen, überlasteter Posteingang. Ohne Erinnerung erlischt das Geschäft allmählich — nicht weil Preis oder Umfang problematisch waren, sondern weil niemand die Entscheidung zum richtigen Zeitpunkt reaktiviert hat. Für einen Geschäftsführer oder Sales-Ops-Manager stellen diese "lauwarmen" Angebote erhebliche latente Einnahmen dar, verteilt auf Verfolgungstabellen, die niemand aktuell halten kann. Mit manueller Verfolgung kann ein Angebot tagelang ohne Antwort bleiben, und ein großer Teil der Angebote geht verloren, weil keine Erinnerung gesendet wurde, als der Interessent noch engagiert war. Automatische Erinnerungen eliminieren diesen Verlust: Sie reaktivieren jedes nicht unterzeichnete Angebot nach einem Rhythmus, der für den B2B-Entscheidungszyklus konzipiert ist, ohne Ihre Vertriebsmitarbeiter oder Ihre Produktionsteam zu beanspruchen.

Warum die Angebotsnachverfolgung automatisieren?

Automatische E-Mail-Erinnerungen

Certyneo erinnert per E-Mail jedes nicht unterzeichnete Angebot in dem Intervall Ihrer Wahl, bis zu 5-mal. Wenn Slack verbunden ist, wird Ihr Vertriebsteam benachrichtigt, wenn ein Interessent sein Angebot öffnet oder unterzeichnet: Ihre Vertriebsmitarbeiter wissen in Echtzeit, wo sich jedes Geschäft befindet — ohne Tabellen zu führen.

Verfolgung der Konsultationen

Sie sehen, wer das Angebot geöffnet hat und an welchem Datum. Ein Dashboard zentralisiert die Status versendet / gesehen / unterzeichnet / abgelehnt. Ihre Vertriebsmitarbeiter priorisieren Interessenten, die das Angebot konsultiert haben, ohne es zu unterzeichnen — die heißesten — anstatt blind zu erinnern.

Anpassbare Kadenz, deaktivierbar nach Angebot

Standardmäßig erfolgt die Nachverfolgung alle 3 Tage; Sie stellen das Intervall zwischen 1 und 30 Tagen für jeden Versand ein, und Certyneo stoppt nach 5 Nachverfolgungen. Bei einem sensiblen Konto oder einem großen direkt verhandelten Vertrag kann die automatische Nachverfolgung Angebot für Angebot deaktiviert werden – Sie behalten die Kontrolle über strategische Konten.

Erhöhung der Umwandlungsrate

Wenn Sie Unterlagen vom Mobilgerät signieren lassen – bei Certyneo werden 8 von 10 Dokumenten innerhalb von 24 Stunden signiert – und systematisch Angebote nachfassen, die ohne Antwort blieben, gewinnen Sie einen Umsatz zurück, der stillschweigend verloren ging. Die automatische Nachverfolgung wirkt auf das einzige Hebel, das die meisten Teams aus Zeitmangel nicht nutzen: Regelmäßigkeit.

Konfigurieren Sie eine Nachverfolgungssequenz in weniger als 5 Minuten

Vom Angebotsversand bis zur automatischen Nachverfolgung, ohne manuelle Eingriffe.

1. Das Angebot versenden
Laden Sie Ihre PDF-Datei hoch (Angebot von Sage, EBP, Tiime oder Certyneo-Vorlage) oder beginnen Sie mit einer Vorlage, fügen Sie den oder die Unterzeichner hinzu und versenden Sie das Paket. Importieren Sie in Spitzenzeiten 50 oder 200 Angebote auf einmal aus einer CSV-Datei.
2. Wählen Sie den Rhythmus
Aktivieren Sie die automatische Nachverfolgung: standardmäßig alle 3 Tage oder in Ihrem gewählten Intervall zwischen 1 und 30 Tagen, je nach Ihrem Verkaufszyklus. Nachverfolgungen werden per E-Mail versendet, maximal 5 Stück.
3. Certyneo die Nachverfolgung überlassen
Solange das Angebot nicht signiert ist, versendet Certyneo jede Nachverfolgung zum geplanten Datum. Jede Ansicht des Angebots wird verfolgt und erscheint in Ihrem Dashboard.
4. Unterzeichnen und nachverfolgen
Der Interessent signiert vom Telefon, ohne Konto oder Anwendung – die Hälfte der Unterzeichner bestätigt weniger als 2 Minuten, nachdem sie den Link geöffnet haben. Die Nachverfolgung stoppt automatisch bei der Signatur, das signierte Angebot und sein eIDAS-Audit-Trail werden 10 Jahre lang archiviert, und der Status wechselt auf Ihrem Dashboard zu "signiert".

Häufig gestellte Fragen

Was ist der Standard-Nachverfolgungsrhythmus und kann man ihn anpassen?: Standardmäßig verfolgt Certyneo alle 3 Tage nach, solange das Angebot nicht signiert ist, begrenzt auf 5 Nachverfolgungen. Sie stellen das Intervall zwischen 1 und 30 Tagen für jeden Versand ein: kurz für kleine Angebote mit schneller Entscheidung, größere Abstände für große Verträge mit langem Zyklus. Jede Nachverfolgung ist eine Erinnerungs-E-Mail mit dem Signaturlink.
Über welche Kanäle werden die Nachverfolgungen versendet?: Automatische Nachverfolgungen werden per E-Mail mit dem Signaturlink versendet. Wenn Sie Slack verbinden, erhält Ihr Verkaufsteam zusätzlich eine Benachrichtigung, wenn ein Interessent sein Angebot öffnet oder signiert, um zu wissen, wen man direkt nachfassen sollte. Es gibt keine SMS-Nachverfolgung: SMS dient zur Überprüfung der Identität des Unterzeichners (Code für die einmalige Verwendung).
Kann man die automatische Nachverfolgung für bestimmte Interessenten deaktivieren?: Ja, Angebot für Angebot. Bei einem sensiblen Konto, einem großen direkt verhandelten Vertrag oder einer Beziehung, in der die automatisierte Nachverfolgung schlecht ankommen könnte, deaktivieren Sie die Nachverfolgung für dieses spezifische Angebot ohne Auswirkungen auf andere. Sie behalten so die Kontrolle über Ihre strategischen Konten, während Sie das Volumen automatisieren.
Was wird genau nachverfolgt (Audit-Trail)?: Jede gesendete Erinnerung wird mit ihrem Datum und ihrer Uhrzeit protokolliert, und jede Einsicht des Angebots durch den Interessenten wird horodatiert. Zum Zeitpunkt der Unterzeichnung wird ein Nachweis-PDF generiert: Identität des Unterzeichners (E-Mail + per OTP-SMS verifizierte Telefonnummer), RFC-3161-Zeitstempel, SHA-256-Hash des Dokuments und Einsichtnahmeprotokoll. Dieses eIDAS-Audit-Trail ist geltend machbar im Fall einer Anfechtung über die Angebotsannahme.
Integriert sich die Nachverfolgung in mein CRM?: Ja. Certyneo verbindet sich mit HubSpot und Zapier und stellt Webhooks sowie eine REST-API bereit, um Status und Ereignisse (gesendet, angezeigt, signiert, abgelehnt) mit Ihrem System zu synchronisieren. Die Salesforce-Integration ist in Beta, die von Pipedrive in Vorbereitung. Sie können so Ihre eigenen Automatisierungen auf CRM-Seite auslösen – Aktualisierung einer Opportunity, Erstellung einer Vertriebsaufgabe – bei jeder Statusänderung des Angebots.
Welche echte Auswirkung hat dies auf die Konversionsquote?: Die Auswirkung ergibt sich aus zwei kombinierten Effekten: der Regelmäßigkeit der Nachverfolgung (jedes unsignierte Angebot wird systematisch reaktiviert, was ein überlastetes Team nicht manuell tut) und der Geschwindigkeit der Signatur (der Interessent signiert vom Mobilgerät, und die Hälfte der Unterzeichner bestätigt weniger als 2 Minuten nach dem Öffnen des Links). Durch Reaktivierung von Angeboten, die ohne Antwort blieben, und Beseitigung von Reibungsverlusten bei der Signatur gewinnen Sie einen Umsatz zurück, der mangels Verfolgung verloren ging. Der Gewinn hängt von Ihrem Volumen und Ihrer aktuellen Nicht-Reaktionsquote ab – das ist genau der Verlust, den die automatische Nachverfolgung ausgleicht.
Entsprechen automatische Nachverfolgungen der DSGVO?: Ja. Die Nachverfolgungen beziehen sich auf ein bestehendes Geschäftsverhältnis: Sie verfolgen einen Interessenten nach, dem Sie ein Angebot gemacht haben, im Rahmen des berechtigten Interesses der Verfolgung eines laufenden Angebots. Jede Nachricht enthält die Angaben und Kontaktmittel, die es dem Empfänger ermöglichen, Einspruch zu erheben, und die Deaktivierung Angebot für Angebot ermöglicht es Ihnen, jede Stoppanfrage sofort zu erfüllen. Certyneo behält die Rückverfolgbarkeit der Versände und die Archivierung von Dokumenten für 10 Jahre gemäß den anwendbaren Aufbewahrungsverpflichtungen.
Welche Rechtsgültigkeit hat das Angebot einmal unterzeichnet?: Sobald der Interessent das Angebot durch Unterzeichnung akzeptiert, kommt ein Vertrag zustande: Dies regelt Artikel 1101 des französischen Zivilgesetzbuchs, der einen Vertrag als Willenseinigung zur Begründung von Verpflichtungen definiert. Die fortgeschrittene elektronische Signatur (AES) zeitstempelt diese Annahme. Artikel 1366 des Zivilgesetzbuchs verleiht der elektronischen Schrift die gleiche Beweiskraft wie der Papierschrift, sofern der Unterzeichner identifiziert ist und die Integrität des Dokuments gewährleistet ist; Artikel 1367 behält die Zuverlässigkeitsvermutung der qualifizierten Signatur vor. Das über Certyneo unterzeichnete Angebot ist daher geltend zu machen, wobei der Audit Trail als Beweismittel für seine Zuverlässigkeit dient.

Siehe auch

Verlieren Sie kein einziges Angebot mehr durch fehlende Nachverfolgung

Kostenloser Dauerplan (5 Umschläge für 14 Tage, dann 2/Monat), ohne Kreditkarte. Automatische E-Mail-Nachverfolgung und fortgeschrittene AES-Signatur ab dem Personal-Plan, Konsultationsverfolgung und 10-Jahre-Archivierung.

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