Make + Certyneo + Google Sheets: Ihre unterzeichneten Umschläge automatisch nachverfolgen
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Viele Teams führen immer noch eine manuelle Nachverfolgungstabelle ihrer unterzeichneten Verträge. Dieser Leitfaden erstellt ein Make-Szenario, das automatisch eine Zeile in Google Sheets hinzufügt, sobald ein Certyneo-Umschlag abgeschlossen wird.
Warum sollten Sie Ihre Signaturen in einem Tabellenkalkulationsdokument protokollieren
Ein Tabellenkalkulationsdokument bleibt für viele Vertriebs-, Rechts- oder Personalteams das Standardtool zur Verfolgung eines Vertragsportfolios. Die Automatisierung dieser Protokollierung vermeidet Auslassungen und stellt sicher, dass jeder unterzeichnete Vertrag in der Tabelle angezeigt wird, ohne manuelle Neueingaben.
Das folgende Szenario wird durch das Ereignis „Umschlag abgeschlossen“ ausgelöst und fügt eine Zeile mit den wesentlichen Umschlaginformationen in ein Google Sheets-Dokument ein.
Voraussetzungen
- Ein Certyneo-Konto mit einem API-Schlüssel, der aus dem Entwicklerbereich generiert wurde.
- Ein Make-Konto, das mit der Anwendung Certyneo verbunden ist.
- Ein Google-Konto mit Zugriff auf Google Sheets, verbunden mit Make.
- Ein vorhandenes Google Sheets-Dokument mit einer Kopfzeilenliste.
Das Szenario erstellen
Den Auslöser erstellen
Fügen Sie das Modul Certyneo Envelope finalisiert als erstes Modul des Szenarios hinzu.
Das Google Sheets-Modul hinzufügen
Fügen Sie das Google Sheets-Modul Zeile hinzufügen hinzu, das auf Ihr Tracking-Dokument verweist.
Felder zuordnen
Ordnen Sie jede Spalte des Dokuments einem Feld des Umschlags zu (Kunde, Signaturdatum, Status, Dokumentlink).
Mit einem echten Umschlag testen
Füllen Sie einen Test-Umschlag aus und überprüfen Sie, ob eine neue Zeile korrekt im Dokument angezeigt wird.
Welche Spalten protokolliert werden
- Name oder Firma des Unterzeichners-Kunden.
- Versanddatum und tatsächliches Signaturdatum des Umschlags.
- Endstatus (unterzeichnet, abgelehnt, abgelaufen).
- Link zum in Certyneo archivierten Dokument.
Häufig gestellte Fragen
Welche Certyneo-Daten können an Google Sheets übertragen werden?
Der Betreff des Umschlags, der Status, die E-Mail-Adressen der Unterzeichner, das Versand- und Signaturdatum sowie der Download-Link des signierten PDF.
Funktioniert das Szenario auch für abgelehnte Umschläge?
Ja, indem Sie ein zweites Szenario oder einen Router auf den Auslöser „Umschlag abgelehnt“ setzen, um Ablehnungen in einem separaten Tabellenblatt zu protokollieren.
Braucht man einen besonderen Certyneo-API-Schlüssel?
Ein Standard-API-Schlüssel mit dem Berechtigungsbereich webhooks genügt; für dieses Tracking-Szenario ist kein zusätzlicher Schreibzugriff erforderlich.