Elektronische Signatur einer Bestellung

Warum Bestellungen digitalisieren

Warum Bestellungen digitalisieren

Bestellungen (PO) sind das Herzstück der B2B-Einkaufsabläufe. Die elektronische Unterzeichnung verkürzt den Handelszyklus, vermeidet Liefer-/Rechnungsstreitigkeiten und sorgt dafür, dass die Verpflichtung des Käufers nachvollzogen wird.

Empfohlenes NiveauDieeinfache Signatur (SES)

ist für die meisten Bestellungen ausreichend. Schnell und reibungslos verwirklicht es das Engagement des Käufers.Für hochwertige BCs (> 50.000 €) oder in regulierten Sektoren (Verteidigung, Gesundheit) bevorzugen SieAES

.

1. Typischer Ablauf
2. Der Verkäufer generiert das BC aus dem ERP (SAP, Sage, Oracle, Cegid)
3. Als PDF exportieren und per Signaturplattform an den Käufer senden
4. Der Käufer unterschreibt mit wenigen Klicks

Das signierte BC speist automatisch den Kern des ERP (Bestellung, Rechnungsstellung)

ERP-Integrationen

• ERP-IntegrationenWichtige ERP-Schnittstellen mit Signaturplattformen über API:
• SAP ⬥⬥⬥: nativer Connector über PI/PO oder SAP AribaSage ⬥⬥⬥: Zapier-API und Connectors
• Oracle ⬥⬥⬥: REST APICegid ⬥⬥⬥: dedizierte Plugins
• Nach der Integration muss der Verkäufer nichts manuell tun: Die Bestellung startet automatisch mit der Unterschrift, wenn ein Angebot angenommen wird.Messbare Vorteile

Signaturzeit geteilt durch 5 bis 10

0 BC verloren (alle archiviert)

• Rechnungsstellung schneller ausgelöst (positive Liquidität für den Emittenten)
• weniger Handelsstreitigkeiten
• Häufige Fehler
• Senden eine Bestellung ohne angehängtes CGV

Erwähnen Sie falsche Preise (jede Korrektur = Neuausgabe)

• Erwähnen Sie falsche Preise (jede Korrektur = Neuausgabe)
• Vergessen Sie, Lieferbedingungen anzugeben
• Verwenden Sie AES für interne Bestellung (übergroß)
• Anwendungsfall: industrielles B2B

Ein Hersteller von Industrieausrüstung verarbeitet 400 BC/Monat. Digitale Reise:

BC-Generierung aus SAP

• Senden von SES an den Kundenkäufer
• Automatische Nachverfolgung bei D+3
• Durchschnittliche Signatur bei D+1,5
• Automatische SAP-Auftragsbereitstellung
• Einsparung von Verwaltungszeit: 1,5 VZÄ werden in den kommerziellen Bereich verlagert.

Wie Certyneo Ihnen hilft

Certyneo lässt sich über eine API in die wichtigsten ERPs (SAP, Sage, Oracle, Cegid) integrieren. Die BCs werden automatisch unterzeichnet, wenn ein Angebot angenommen wird. Vorlagen für AGB, automatische Erinnerungen, Dashboard nach Verkäufer.

Entdecken Sie die elektronische Signaturlösung von Certyneo

FAQ

FAQ

Ist eine unterzeichnete Bestellung für den Käufer bindend?

Ja, als Vertragsdokument, das eine Bestellung einleitet.

Können wir eine unterzeichnete Bestellung stornieren?

Laut AGB: Vor dem Versand grundsätzlich möglich, danach schwieriger.

Reicht der SES für einen BC von 100.000 €?

Technisch gesehen ja, aber AES ist für den Beweis vorzuziehen.

Wie lange ist ein BC aufzubewahren?

10 Jahre (kommerzieller Teil).

Können wir eine Bestellung mit einer entmaterialisierten Lieferung in Verbindung bringen?

Ja, über EDI oder ERP-Integration.

Fazit

Die elektronische Unterzeichnung von Bestellungen optimiert Ihre Einkaufsabläufe und sichert Ihre Rechnungsstellung. Die ERP-Integration macht den Prozess nahezu unsichtbar.

Probieren Sie Certyneo aus, um Ihre Dokumente einfach, schnell und sicher online zu versenden, zu signieren und zu verfolgen.