Elektronische Signatur einer Bestellung

Die Bestellung ist das Dokument, das aus einem Angebot eine Verpflichtung macht. Solange sie nicht unterschrieben ist, existiert nur ein Kostenvoranschlag; sobald sie unterschrieben ist, bildet sie den Vertrag und löst die Zahlungsfristen aus. Sie elektronisch unterschreiben zu lassen, ändert nichts an ihrem rechtlichen Wert – der Code civil erkennt dem elektronischen Schriftstück dieselbe Beweiskraft zu wie dem Papier –, verändert aber alles hinsichtlich der Dauer bis zum Erhalt, die von mehreren Tagen auf wenige Minuten sinkt.

Was eine Bestellung enthalten muss

Eine unterschriebene Bestellung hat nur dann einen Nutzen, wenn sie vollständig ist. Sechs Elemente sind unverzichtbar:

• Die Identifizierung der Parteien: Firmenname, Rechtsform, Adresse, Handelsregisternummer.
• Die präzise Bezeichnung der Waren oder Leistungen, nach Menge und Beschaffenheit.
• Den Preis, netto und brutto, sowie die etwaigen Anpassungsbedingungen.
• Die Fristen für Lieferung oder Ausführung.
• Die Zahlungsbedingungen: Fälligkeit, Anzahlung, Modalitäten.
• Den Verweis auf die allgemeinen Verkaufsbedingungen, mit Angabe ihrer Annahme.

Dieser letzte Punkt ist derjenige, über den am häufigsten gestritten wird. Es reicht nicht aus, seine allgemeinen Geschäftsbedingungen vorzulegen: Man muss nachweisen, dass der Kunde davon Kenntnis hatte und sie vor Eingehen der Verpflichtung akzeptiert hat. Eine elektronische Bestellung löst dieses Problem, indem sie das Dokument, die beigefügten Bedingungen und den Unterschriftsvorgang in einer einzigen, datierten Einheit verbindet – ein Mechanismus, den wir in unserem Artikel über die Annahme der allgemeinen Geschäftsbedingungen.

Die Unterschrift löst die Zahlungsfristen aus

Das ist die konkreteste Auswirkung – und die in der Vertriebsorganisation am häufigsten vernachlässigte.

Zwischen Unternehmen ist die vereinbarte Zahlungsfrist gesetzlich gedeckelt, und Verzugszinsen werden von Rechts wegen fällig, ohne Mahnung, ab dem Tag nach Fälligkeit. Hinzu kommt eine pauschale Entschädigung für Beitreibungskosten, die für jede verspätete Rechnung geschuldet wird.

Diese Beträge laufen ab einer Fälligkeit, die ab dem Zeitpunkt der Verpflichtung berechnet wird. Jeder bei der Unterschrift gewonnene Tag ist also ein bei der Zahlung gewonnener Tag – und auch bei der Verjährung, deren Beginn wir in unserem Artikel über die Verjährung von Handelsforderungen.

Wie man konkret vorgeht

Das Dokument vorbereiten. Gehen Sie von einer Vorlage aus statt jedes Mal eine Datei neu zu erstellen: Fehlende Angaben sind die häufigste Ursache für eine unbrauchbare Bestellung. Die Vorlage zur Annahme eines Kostenvoranschlags deckt den üblichen Fall ab, und der Kostenvoranschlags-Generator erstellt ein bereits strukturiertes Dokument.

Das Unterschriftsniveau wählen. Für eine wiederkehrende geschäftliche Bestellung genügt eine einfache elektronische Signatur: Sie ist rechtsgültig und zulässig. Die höheren Niveaus verbessern nicht die Gültigkeit, sondern verschaffen eine komfortablere Beweisposition im Streitfall – eine Abwägung, die man Verpflichtungen mit hohem Einsatz vorbehalten sollte, für die die qualifizierte elektronische Signatur.

Versenden und nachverfolgen. Das Dokument wird per E-Mail versendet, der Kunde unterschreibt von seinem Telefon oder Browser aus, ohne ein Konto anzulegen. Automatische Erinnerungen ersparen die manuelle Nachverfolgung, die den zeitaufwendigsten Posten im Papierprozess darstellt.

Den Nachweis aufbewahren. Was schützt, ist nicht die Unterschrift allein, sondern das darum aufgebaute Dossier: Identität des Unterzeichners, Zeitstempel, Ereignisprotokoll, nachweisbare Unversehrtheit des Dokuments. Die schrittweise Anleitung finden Sie auf unserer Seite So unterschreiben Sie.

Was Sie gewinnen, in Zahlen

Der Papierprozess einer Bestellung – Drucken, Versenden, Erinnern, Empfangen, Ablegen – bedeutet im Durchschnitt fünfundvierzig Minuten kumulierter menschlicher Zeit, aufgeteilt zwischen Vertrieb und Verwaltung. Bei einem üblichen Vollkostensatz liegen die tatsächlichen Kosten einer Papierbestellung damit bei rund fünfundzwanzig Euro, weit über den direkten Kosten.

Die Details dieser Berechnung, Posten für Posten, finden Sie in unserem Vergleich der Kosten der elektronischen Signatur gegenüber Papier. Um Ihre eigenen Volumina zu projizieren, nimmt der Rendite-Rechner Ihre Dokumentenanzahl und Ihren Stundensatz als Eingabe.

Anwendungsfälle

Wiederkehrender Fernverkauf. Eine einzige Vorlage, eine einfache Signatur, automatische Erinnerungen. Das ist der Fall, in dem der Zeitunterschied zum Papier am größten ist und sich der Gewinn ebenso an der Abschlussquote wie an den Kosten bemisst.

Bestellung mit Anzahlung. Bestellung und Zahlungsplan im selben Vorgang unterschreiben lassen. Werden die beiden Dokumente getrennt, entsteht eine Zeitspanne, in der die Verpflichtung besteht, ohne dass die Zahlung geregelt ist.

Großkunde. Mehrere Unterzeichner, oft in verschiedenen Abteilungen. Die Unterschriftsreihenfolge und abteilungsbezogene Erinnerungen verhindern, dass der Vorgang an einer abwesenden Person hängen bleibt. Die Automatisierung aus einem Fachtool erfolgt über die API für elektronische Signatur.

Häufig gestellte Fragen

Hat eine elektronisch unterschriebene Bestellung denselben Wert? Ja. Das elektronische Schriftstück hat dieselbe Beweiskraft wie das Papierdokument, sofern der Unterzeichner identifiziert werden kann und die Unversehrtheit des Dokuments gewährleistet ist.

Braucht man eine qualifizierte elektronische Signatur? Nicht für eine übliche geschäftliche Bestellung. Eine einfache elektronische Signatur ist gültig und zulässig; die höheren Niveaus rechtfertigen sich durch den Einsatz und das Streitrisiko, nicht grundsätzlich.

Muss der Kunde zum Unterschreiben ein Konto anlegen? Nein. Er erhält einen Link, öffnet das Dokument und unterschreibt von seinem Browser oder Telefon aus.

Was passiert, wenn der Kunde seine Unterschrift bestreitet? Das zum Zeitpunkt der Unterschrift erstellte Beweisdossier – Identifizierung, Zeitstempel, Ereignisprotokoll – ermöglicht die Erwiderung. Seine Belastbarkeit hängt vom gewählten Niveau ab.

Gilt die Bestellung als Vertrag? Von beiden Parteien unterschrieben, bildet sie den Vertrag und legt die jeweiligen Pflichten fest. Sie ist auch das, was die allgemeinen Geschäftsbedingungen durchsetzbar macht, vorausgesetzt, deren Annahme ist nachgewiesen.

Kann man eine Bestellung direkt aus seiner Verwaltungssoftware unterschreiben lassen? Ja, über eine Integration oder die API, was doppelte Dateneingabe vermeidet und den Versand direkt aus dem Tool auslöst, in dem die Bestellung erstellt wird.

Um weiterzukommen

Drei Möglichkeiten zum Einstieg, in aufsteigender Reihenfolge des Engagements:

1. Von einer unterschriftsfertigen Vorlage ausgehen und sie unverändert versenden, um den Ablauf an einer echten Bestellung zu testen.
2. Ein maßgeschneidertes Dokument mit dem Vertragsgenerator erstellen, falls Ihre Bestellung spezifische Klauseln enthält.
3. Über die API aus Ihrer Verwaltungssoftware automatisieren, wenn das Volumen den Verzicht auf die doppelte Dateneingabe rechtfertigt.

Die Preise sind nach Versandvolumen gestaffelt, und die ersten monatlichen Versendungen sind kostenlos, sodass Sie den Zeitgewinn bei Ihren eigenen Bestellungen messen können, bevor Sie sich verpflichten.