Elektronische Rechnung für den internationalen Export: E-Reporting und Verpflichtungen für Ihre ausländischen Kunden

Die französische Reform der elektronischen Rechnungsstellung, die seit 2026 schrittweise in Kraft getreten ist, betrifft vor allem die Geschäfte zwischen MwSt.-Pflichtigen, die in Frankreich ansässig sind (inländische B2B-Transaktionen). Doch was ist mit französischen Unternehmen, die Kunden im Ausland – in der Europäischen Union oder in Drittländern – beliefern? Viele Geschäftsführer und Finanzleiter wissen es nicht: Diese Transaktionen unterliegen nicht der Verpflichtung zur Übermittlung über eine Partner-Dematerialisierungsplattform (PDP), fallen jedoch unter den Geltungsbereich des E-Reporting-Mechanismus. Das Verständnis dieser Unterscheidung ist entscheidend, um Bußgelder zu vermeiden und Ihre Compliance zu optimieren.

Dieser Artikel erläutert die Regeln für Rechnungen an Kunden außerhalb von Frankreich, die empfohlenen Formate, die Fristen für die Datenübermittlung und Best Practices zur Integration des Exports in Ihre Strategie zur elektronischen Rechnungsstellung.

Warum unterliegt der Export dem E-Reporting und nicht der obligatorischen elektronischen Rechnungsstellung?

Der Geltungsbereich der Verpflichtung zur elektronischen Rechnungsstellung

Die Verordnung Nr. 2021-1190 vom 15. September 2021 und das Dekret Nr. 2022-1299 vom 7. Oktober 2022 legten den Grundstein für die Reform. Die obligatorische elektronische Rechnungsstellung – das heißt die Ausstellung und der Empfang von Rechnungen über das öffentliche Rechnungsstellungsportal (PPF) oder eine zugelassene PDP – gilt nur für Transaktionen zwischen MwSt.-Pflichtigen, die in Frankreich ansässig sind. Dies beschränkt sich streng auf inländische B2B-Geschäfte.

Sobald einer Ihrer Kunden im Ausland ansässig ist – sei es in Deutschland, Marokko, den USA oder Singapur – fällt die Transaktion aus dem Bereich der elektronischen Rechnungsstellung im engeren Sinne. Sie sind nicht verpflichtet, die Rechnung über eine PDP zur Validierung zu übermitteln. Diese Transaktion unterliegt jedoch weiterhin der Verpflichtung zum E-Reporting, das das internationale Pendant zur Reform darstellt.

E-Reporting: Definition und Geltungsbereich für Exporte

E-Reporting bezeichnet die Übermittlung an die französische Steuerbehörde (DGFiP) von Transaktionsdaten (und nicht ganzer Rechnungen) bezüglich:

• Verkäufe von Waren und Dienstleistungen an Kunden, die nicht der MwSt. in Frankreich unterliegen (B2C), unabhängig von ihrem Standort;

• Verkäufe an ausländische MwSt.-Pflichtige (Exporte, innergemeinschaftliche Lieferungen);

• Geschäfte, die nicht der französischen MwSt. unterliegen (Exportbefreiungen, Regelung nach Artikel 262 des CGI).

Ziel ist es, der DGFiP zu ermöglichen, ein nahezu vollständiges Bild der eingezogenen und abzugsfähigen MwSt. auf dem Territorium zu rekonstruieren, auch wenn die Transaktionen befreit oder außer Scope sind. Um den übergeordneten Mechanismus dieser Verpflichtung besser zu verstehen, lesen Sie unseren umfassenden Leitfaden zum E-Reporting.

Der Unterschied zwischen E-Reporting und elektronischer Rechnungsstellung

Daten, die beim E-Reporting für Ihre Exporte zu übermitteln sind

Inhalt der Transaktionsdaten

Im Gegensatz zur inländischen elektronischen Rechnungsstellung, bei der die gesamte Rechnung weitergeleitet wird, umfasst das Export-E-Reporting nur einen Satz von synthetischen Daten pro Transaktion. Artikel 290 des Code général des impôts (CGI), geändert durch das Finanzgesetz 2020 und nachfolgende Texte, definiert die zu übermittelnden obligatorischen Angaben:

• Das Rechnungsausstellungsdatum;

• Der Nettobetrag (HT) der Transaktion;

• Der anwendbare MwSt.-Betrag (oder Hinweis auf Befreiung und deren rechtliche Grundlage);

• Die Währung und gegebenenfalls der verwendete Wechselkurs;

• Das Land, in dem sich der Kunde befindet;

• Die Art der Transaktion (Warenlieferung, Dienstleistung, Export außerhalb der EU, innergemeinschaftliche Lieferung mit Befreiung usw.).

Keine personenbezogenen Daten zum ausländischen Kunden (Name, Adresse, Identifikationsnummer für Mehrwertsteuerzwecke) müssen in diesem Datenstrom übermittelt werden – was die Compliance mit der DSGVO für Daten außerhalb der EU vereinfacht.

Übermittlungsfristen: Die E-Reporting-Periodizität für Exporte

Das Ausführungsdekret legt drei Übermittlungsrhythmen je nach Größe des Unternehmens und seiner MwSt.-Erklärungsfrequenz fest:

• Monatlich: für Unternehmen, die der normalen Besteuerung unterliegen (monatliche Einreichung des Umsatzsteuer-Voranmeldung) – Datenübermittlung innerhalb von 10 Tagen nach Ende des Kalendermonats;

• Vierteljährlich: für Unternehmen der vereinfachten Besteuerung – Übermittlung innerhalb von 10 Tagen nach Ende des Quartals;

• Monatliche Option: Unternehmen der vereinfachten Besteuerung können sich für die Monatlichkeit entscheiden.

Diese Fristen gelten auch für Export-Ströme, auch wenn die Rechnung bereits direkt an den ausländischen Kunden im PDF- oder Papierformat gesendet wurde. Das E-Reporting ist unabhängig vom Format der an den Kunden gesendeten Rechnung.

Empfohlene Rechnungsformate für Ihre ausländischen Kunden

Keine Formatverpflichtung auf Kundenseite … aber bewährte Verfahren

Da die Verpflichtung zu einem strukturierten Format (Factur-X, UBL 2.1, UN/CEFACT CII) nur für Rechnungen im Inland, die über eine PDP laufen, gilt, bleiben Sie theoretisch frei, eine gewöhnliche PDF an einen deutschen oder amerikanischen Kunden zu senden. Es gibt jedoch mehrere Gründe, die dafür sprechen, jetzt schon ein strukturiertes Format anzunehmen:

• Laufende ausländische Reformen: Deutschland führt sein eigenes obligatorisches elektronisches Rechnungssystem ein (XRechnung / ZUGFeRD) seit Januar 2025 für große Unternehmen. Eine PDF-Rechnung an eine großes deutsches Unternehmen kann zu einem betrieblichen Hindernis werden.

• Betriebliche Effizienz: Ein hybrides Format wie Factur-X, der deutsch-französische Standard, kombiniert die Lesbarkeit einer PDF mit XML-Daten, die vom ERP-System Ihres ausländischen Kunden genutzt werden können.

• Nachverfolgung für E-Reporting: Eine strukturierte Datei erleichtert die automatische Extraktion der an die DGFiP zu übermittelnden Daten.

Der besondere Fall der innergemeinschaftlichen Lieferungen (LIC)

Innergemeinschaftliche Lieferungen mit MwSt.-Befreiung (Artikel 262 ter des CGI) verdienen besondere Aufmerksamkeit. Die Befreiung ist an den Nachweis der Lieferung in einem anderen Mitgliedstaat und die Angabe der Identifikationsnummer für Mehrwertsteuerzwecke des Kunden gebunden. Wenn diese Bedingungen nicht erfüllt sind, wird die Transaktion in Frankreich steuerpflichtig.

Im Rahmen des E-Reporting müssen LICs mit dem entsprechenden Naturcode deklariert werden. Eine gut konfigurierte PDP kann diese Qualifizierung automatisieren und das Risiko von Kodierungsfehlern verringern – siehe unseren Vergleich von Lösungen für Signatur und Dematerialisierung, um Plattformen zu bewerten, die dieses Modul integrieren.

Exporte außerhalb der EU: MwSt.-Befreiung und E-Reporting

Bei Exporten in Drittländer (außerhalb der Europäischen Union) basiert die MwSt.-Befreiung auf Artikel 262 I des CGI und erfordert den Zollnachweis (DAU, EX1). Diese Operationen müssen auch im E-Reporting-Datenstrom mit dem Naturcode „Export" aufgeführt werden. Die DGFiP kann diese Daten mit den Erklärungen zum Warenaustausch (DEB/EMEBI) abgleichen, um Unstimmigkeiten zu erkennen.

Integration des Exports in Ihr elektronisches Rechnungssystem

Wahl einer PDP, die den E-Reporting-Export-Datenstrom verwaltet

Nicht alle von der DGFiP zugelassenen Partner-Dematerialisierungsplattformen bieten das gleiche Serviceniveau für Export-E-Reporting-Ströme. Bei der Evaluierung einer PDP überprüfen Sie, dass die Plattform:

• Die automatische Qualifizierung von Export- vs. Inland-Transaktionen unterstützt;

• Die Datei für E-Reporting im von der DGFiP erwarteten API-Format generiert;

• Fremdwährungen und Wechselkurse (EZB oder Vertragskurs) verwaltet;

• Ein Kontrollpanel zur Verfolgung der Übermittlungen mit Empfangsbestätigungen anbietet.

Unser Leitfaden zu zugelassenen PDP-Plattformen hilft Ihnen, die entscheidenden Kriterien für Ihre Wahl zu identifizieren.

Fall von Gruppen mit ausländischen Niederlassungen

Für Gruppen mit Niederlassungen in anderen Mitgliedstaaten wird die Situation komplexer: Die französische Tochter unterliegt der französischen Reform, während die deutsche Tochter deutschen Regeln folgt, und so weiter. Grenzüberschreitende konzerninternen Ströme (Gebührenweiterfakturierung, gemeinsame Dienstleistungen) fallen unter den Geltungsbereich des E-Reporting auf französischer Seite.

Eine zentralisierte Dokumentenkontrolle – einschließlich der elektronischen Signatur für unternehmensübergreifende Verträge und der Nachverfolgung der Rechnungsflüsse – wird dann unverzichtbar, um eine zuverlässige Audit-Trail zu wahren.

Sanktionen bei Nicht-Einhaltung des E-Reporting

Artikel 1737 des CGI sieht eine Geldbuße von 250 € pro Rechnung vor, deren Daten nicht übermittelt wurden, mit einem Höchstbetrag von 15.000 € pro Kalenderjahr. Diese Obergrenze mag für große Unternehmen begrenzt erscheinen, gilt jedoch pro Verstoß – eine systematische verspätete Übermittlung oder fehlende Übermittlung über mehrere Monate kann schnell zu erheblichen Bußgeldern führen. Um Ihr Expositionsrisiko zu antizipieren, nutzen Sie unser Online-Diagnose-Tool zur elektronischen Rechnungsstellung.

Anwendbarer rechtlicher Rahmen für elektronische Rechnungsstellung und E-Reporting im Export

Gründungstexte der französischen Reform

Die Reform der elektronischen Rechnungsstellung basiert auf mehreren Texten des innerstaatlichen Rechts und des Europarechts, die sich überlagern:

• Verordnung Nr. 2021-1190 vom 15. September 2021: bevollmächtigt die Regierung, die Verallgemeinerung der elektronischen Rechnungsstellung zwischen Steuerpflichtigen und das E-Reporting von Transaktionen mit Nicht-Steuerpflichtigen und internationalen Transaktionen durchzuführen.

• Dekret Nr. 2022-1299 vom 7. Oktober 2022: präzisiert die Bedingungen der Umsetzung, die zulässigen Formate (Factur-X, UBL 2.1, CII) und die Funktionsweise des PPF und der PDPs.

• Artikel 289 bis, 290 und 290 A des Code général des impôts (CGI): definieren jeweils die Verpflichtung zur elektronischen Rechnungsstellung im Inland, das E-Reporting von B2C- und internationalen Transaktionen sowie die anwendbaren Sanktionen.

• Artikel 262 und 262 ter des CGI: Grundlagen der MwSt.-Befreiung für Exporte außerhalb der EU und innergemeinschaftliche Lieferungen.

• Artikel 1737 des CGI: Finanzielle Sanktionen für fehlende oder verspätete Übermittlung von E-Reporting-Daten (250 € pro Rechnung, Höchstbetrag 15.000 €/Jahr).

Europäisches MwSt.-Recht

• Richtlinie 2006/112/EG des Rates (sogenannte „MwSt.-Richtlinie"): gemeinsame Grundlage der Rechnungslegungsregeln in Europa. Ihr Artikel 218 ermöglicht es den Mitgliedstaaten, elektronische Dokumente als Rechnungen zu akzeptieren. Ihr Artikel 219 bis bestimmt die Territorialitätsregeln für die Rechnungsstellung.

• Richtlinie 2014/55/EU: schreibt die elektronische Rechnungsstellung in europäischen öffentlichen Aufträgen vor und definiert die europäische Norm EN 16931 für strukturierte Rechnungen – technische Grundlage des im Factur-X verwendeten CII-Formats.

• Durchführungsverordnung (EU) Nr. 282/2011 des Rates: präzisiert die Regeln für den Ort der Besteuerung von Dienstleistungen, wesentlich zur Qualifizierung einer Export-Dienstleistung, die der französischen MwSt. unterliegt oder nicht.

Beweisrecht und rechtliche Gültigkeit

• Artikel 1366 und 1367 des Code civil: legen das Prinzip der Gleichwertigkeit zwischen elektronischen Dokumenten und Papierdokumenten fest, vorbehaltlich der Möglichkeit, die Identität des Autors ordnungsgemäß zu identifizieren und die Integrität des Dokuments zu gewährleisten – Bedingungen, die auch für elektronische Rechnungen gelten.

• Verordnung eIDAS Nr. 910/2014: bietet den Rahmen für qualifizierte elektronische Signaturen, die Rechnungen mit verbessertem Beweiskraft unterschreiben können, insbesondere bei grenzüberschreitenden Transaktionen innerhalb der EU.

Datenschutz

• Verordnung DSGVO Nr. 2016/679: anwendbar auf personenbezogene Daten möglicherweise in Rechnungen (Name eines Selbstständigen, Kontaktdaten einer Ansprechperson). Für E-Reporting-Ströme verlangt die DGFiP keine personenbezogenen Daten zu ausländischen Kunden, was das DSGVO-Risiko dieser Übermittlungen begrenzt. Die Aufbewahrung von Export-Rechnungen (gesetzliche Frist von 10 Jahren im französischen Handelsrecht – Artikel L. 123-22 des Code de commerce) muss jedoch den Grundsätzen der Datensparsamkeit und Datensicherheit entsprechen.

Technische Normen

• ETSI EN 319 132: Norm für fortgeschrittene elektronische Signaturen im XAdES-Format, anwendbar für Zeitstempel und Integrität von elektronischen Rechnungen im Kontext der grenzüberschreitenden Übermittlung.

Anwendungsszenarien: Elektronische Rechnungsstellung für den Export in der Praxis verwalten

Szenario 1 – Ein SaaS-Softwareeditor, der Kunden in der EU und außerhalb der EU beliefert

Ein französisches Unternehmen, das SaaS-Lösungen entwickelt, realisiert 60 % seines Umsatzes international: Kunden in Deutschland, den Niederlanden, dem Vereinigten Königreich nach dem Brexit und in Nordamerika. Vor der Reform wurden Rechnungen über sein ERP als PDF ohne strukturierten Prozess ausgestellt.

Mit der Konformität hat das Unternehmen seine PDP so konfiguriert, dass automatisch zwischen inländischen Strömen (obligatorische elektronische Rechnungsstellung) und Export-Strömen (nur E-Reporting) unterschieden wird. Das System generiert die Transaktionsdaten im DGFiP-API-Format monatlich innerhalb von 10 Tagen nach Rechnungsschluss. Für deutsche Kunden produziert die PDP auch eine ZUGFeRD/Factur-X-Datei, um lokale Anforderungen zu erfüllen.

Ergebnis: Die Bearbeitungszeit für Export-Rechnungen wurde durch Automatisierung um 40 % reduziert, und in den ersten 12 Monaten der Bereitstellung wurden keine E-Reporting-Bußgelder verhängt.

Szenario 2 – Ein Industrie-KMU, das in Länder außerhalb der EU exportiert

Ein KMU mit 80 Mitarbeitern, spezialisiert auf die Herstellung von mechanischen Komponenten, versandt regelmäßig Waren nach Marokko, Tunesien und Kanada. Seine Exporte, die gemäß Artikel 262 I des CGI von der MwSt. befreit sind, umfassen etwa 300 Rechnungen pro Jahr.

Das KMU wusste anfangs nicht, dass diese befreiten Transaktionen mit dem Naturcode „Export" im E-Reporting deklariert werden mussten. Nach einem Compliance-Audit integrierte es ein E-Reporting-Modul in sein ERP. Die monatliche Datenübermittlung ist nun automatisiert, mit automatischem Abgleich zu Zolldaten (DAU-Nummern), um Konsistenz zwischen DEB/EMEBI-Erklärungen zu gewährleisten.

Der geschätzte Nutzen: Eine Reduzierung um 3 Tage Buchungsarbeit pro Quartal, die vorher für die manuelle Abstimmung von Export-Strömen aufgewendet wurde, und vollständige Sicherheit gegenüber möglicher Kreuzkontrolle zwischen E-Reporting und Zolldaten.

Szenario 3 – Ein Beratungsbüro, das Dienstleistungen an europäische Kunden rechnungsstellt

Ein Beratungsbüro für Strategie mit etwa 20 Berater führt Projekte für Unternehmen in Spanien, Italien und der Schweiz durch. Seine Dienstleistungen unterliegen der allgemeinen Regel zum Ort des Leistungsempfängers (Artikel 44 der MwSt.-Richtlinie): Sie sind steuerpflichtig im Land des Kunden und daher von der französischen MwSt. befreit.

Diese Transaktionen müssen jedoch im E-Reporting-Datenstrom mit dem Naturcode „innergemeinschaftliche Dienstleistung B2B" oder „Dienstleistung außerhalb der EU" aufgeführt werden. Das Büro hat seine Rechnungsstellungsplattform so konfiguriert, dass automatisch der Hinweis „Reverse Charge / Umkehrung der Steuerschuldnerschaft" auf Rechnungen für EU-Kunden angebracht wird, und um diese Transaktionen in den monatlichen E-Reporting-Bericht aufzunehmen.

Die Annahme einer integrierten PDP ermöglichte es dem Büro auch, seinen Kunden im Ausland elektronisch signierte und generierte Aufträge anzubieten, mit rechtlicher Gültigkeit unter der eIDAS-Verordnung – und reduzierte die Vertragsabschlusszeiten von mehreren Tagen auf wenige Stunden.

Häufig gestellte Fragen

Was ist E-Reporting Export und wie unterscheidet es sich von der obligatorischen elektronischen Rechnungsstellung?

Das E-Reporting Export besteht darin, der DGFiP zusammengefasste Daten über Ihre Transaktionen mit ausländischen Kunden oder Kunden ohne Umsatzsteuerpflicht in Frankreich zu übermitteln. Im Gegensatz zur obligatorischen elektronischen Rechnungsstellung, die das Ausstellen und Empfangen von strukturierten Rechnungen über eine zugelassene Plattform vorschreibt, betrifft das E-Reporting nur einen Satz zusammengefasster Daten. Die Rechnung selbst kann direkt an den Kunden im Format Ihrer Wahl übermittelt werden.

Welche Informationen müssen der DGFiP für eine Rechnung übermittelt werden, die an einen ausländischen Kunden gesendet wird?

Für jede betroffene Transaktion müssen Sie das Ausstellungsdatum, den Betrag ohne Umsatzsteuer, den Umsatzsteuerbetrag oder den Grund für die Befreiung, die verwendete Währung und den verwendeten Wechselkurs, das Land der Betriebsstätte des Kunden sowie die Art der Transaktion übermitteln. Es sind keine personenbezogenen Daten des ausländischen Kunden in diesem Datenfluss erforderlich, was die mit der DSGVO verbundenen Verpflichtungen für Daten außerhalb der Europäischen Union einschränkt.

Welche Fristen gelten für die Übermittlung von E-Reporting-Daten zu Exportverkäufen?

Die Frist hängt von Ihrem Umsatzsteuerregime ab. Unternehmen, die dem normalen Besteuerungsverfahren unterliegen, haben zehn Tage nach dem Ende des Kalendermonats Zeit. Unternehmen, die dem vereinfachten Verfahren unterliegen, übermitteln ihre Daten innerhalb von zehn Tagen nach dem Ende eines jeden Quartals, mit der Möglichkeit, sich für einen monatlichen Rhythmus zu entscheiden. Diese Fristen gelten unabhängig vom Format, das für die Rechnung verwendet wird, die dem ausländischen Kunden übergeben wird.

Muss eine Rechnung an einen Kunden mit Betriebsstätte in der Europäischen Union über eine französische PDP übertragen werden?

Nein. Die Verpflichtung zur Übermittlung über eine Plattform zur elektronischen Rechnungsbearbeitung oder das öffentliche Rechnungsportal betrifft nur Transaktionen zwischen Umsatzsteuersubjekten mit Betriebsstätte in Frankreich. Sobald Ihr Kunde in einem anderen Mitgliedstaat der Europäischen Union ansässig ist, kann die Rechnung direkt an ihn übermittelt werden, ohne eine PDP zu durchlaufen. Der Geschäftsvorfall unterliegt jedoch weiterhin der E-Reporting-Verpflichtung gegenüber der DGFiP.

Ist ein französisches Unternehmen, das nur ausländische Kunden hat, von der Reform der elektronischen Rechnungsstellung betroffen?

Ja, teilweise. Es ist nicht verpflichtet, seine Rechnungen über eine zugelassene Plattform auszustellen oder strukturierte Rechnungen im Sinne der inländischen Reform zu empfangen. Es unterliegt jedoch weiterhin der E-Reporting-Verpflichtung für alle seine Verkäufe an ausländische Kunden, sei es Exporte außerhalb der Europäischen Union oder Lieferungen im Unionsgebiet, die von der französischen Umsatzsteuer befreit sind.

Fazit

Elektronische Rechnungsstellung für den Export folgt nicht dem gleichen Regelwerk wie inländische Rechnungsstellung: Sie unterliegt nicht der Verpflichtung, über eine PDP zu laufen, ist aber vollständig in den E-Reporting-Mechanismus eingebunden. Ihre Verkäufe an ausländische Kunden – innergemeinschaftliche Lieferungen, Exporte außerhalb der EU, grenzüberschreitende B2B-Dienstleistungen – müssen der DGFiP über einen strukturierten Datenstrom mitgeteilt werden, sonst drohen Bußgelder von bis zu 15.000 € pro Jahr.

Die Antizipation dieser Verpflichtung erfolgt durch die Wahl einer PDP, die diese Export-Ströme automatisch qualifizieren und übermitteln kann, sowie durch die Annahme von strukturierten Formaten, die mit laufenden Rechnungsreformen in Partnerländern kompatibel sind.

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