Administration af notarsager online: elektronisk signatur og opfølgning
Centralisér signaturen og opfølgningen af privatdokumenter for hver klientmappe i dit notarkontor — arv, salg, udlejningsstyring, medejerskab — på ét område. Hver sag grupperer sine underskrivere, sine signerede dokumenter, sit revisionsspor og sine frister, i stedet for at være spredt mellem mailbokse og papirarkiver. I overensstemmelse med notarstatus (forordning nr. 45-2590) og eIDAS-forordningen — anbefalet avanceret signatur, historik bevaret pr. sag.
- Juridisk ramme
- Notarstatus · sagsopfølgning
- Underskriftniveau
- AES eIDAS anbefalet
- Lovligt arkiveret
- 10 år inkluderet
Hvorfor centralisere opfølgningen af dine klientmapper?
En notarialvirksomhed behandler konstant flere dusin sager parallelt — arveafviklinger, salg, fælleseje, fuldmagter til forvaltning — hver enkelt omfatter flere privatskrevne dokumenter og flere underskrivere (arvinger, medejer, fuldmagtsgivere). Uden dedikeret værktøj baseres opfølgningen på spredte e-mail-udvekslinger og papirmapper, med en reel risiko for at miste overblikket over et dokument, der venter på underskrift, eller en kommende deadline. Centralisering af elektroniske signaturer efter sag gør det muligt at finde alle underskrevne dokumenter med ét klik, deres revisionsspor og identiteten på hver underskriver, og at følge fremskridtene i hver sag uden at skulle rekonstruere historikken manuelt.
Hvorfor underskrive elektronisk?
Et område pr. kundesag
Hver sag (arveafvikling, salg, fælleseje, fuldmagt til forvaltning) samler sine privatskrevne dokumenter, sine underskrivere og sit revisionsspor samme sted, i stedet for at være spredt mellem postkasser og mapper.
Fremdrift følges med ét blik
Status for hvert dokument er øjeblikkeligt synlig: venter på underskrift, underskrevet, gjort opmærksom igen. Farvel til manuelle opfølgende e-mails for at vide, hvor en arving eller medejer står.
Flere underskrivere pr. sag
Arveafvikling, fælleseje, deling: hver metklient modtager sit personlige link med SMS OTP. Sekventiel eller parallel underskrift efter sag, uden genindtastning mellem hvert dokument.
Historik og revisionsspor bevaret pr. sag
Hvert dokument i sagen arkiveres med sin bevisgennemgang (identitet bekræftet via SMS OTP, tidsstempel, SHA-256-hash). Eksporterbar med ét klik til en efterfølgende kollega eller i tilfælde af tvist.
Procedure i 4 trin
Fra forberedelse til juridisk arkivering på mindre end 5 minutter.
1. Opret kundesagen
Navngiv sagen (kundens navn, sagtype) og forbered det første privatskrevne dokument til underskrift (honoraroverenskomst, fuldmagt, aftale mellem kunder).
2. Tilføj underskrivere til sagen
Notar + berørte klient(er) i sagen. For en arveafvikling eller fælleseje skal du tilføje alle metkliente; hver modtager sit sikre personlige link.
3. Følg dokumenternes fremdrift
Hvert dokument i sagen viser sin status (venter, underskrevet, gjort opmærksom igen). Find hele sagenshistorik med ét klik uden at skulle rekonstruere e-mail-udvekslingerne.
4. Arkiver og eksporter sagen
De underskrevne dokumenter og deres revisionsspor forbliver knyttet til sagen gennem hele den juridiske arkiveringsperiode. Eksport er mulig til overlevering til en efterfølgende kollega.
Ofte stillede spørgsmål
- Kan man samle flere dokumenter i samme kundesag?
- Ja. Hver sag (arveafvikling, salg, fælleseje, fuldmagt til forvaltning) centraliserer alle sine privatskrevne dokumenter, sine underskrivere og deres revisionsspor samme sted, i stedet for at behandle hvert dokument isoleret.
- Hvordan følger man en sags fremdrift med flere arvinger?
- Signaturen for hver arving eller fælleseje er synlig på et øjeblik (afventer, underskrevet, genopfordret). Hver person modtager et personligt sikkert link med OTP SMS på sit eget nummer.
- Erstatter sagssporingen et notarialsoftwareprogram?
- Nej — Certyneo centraliserer elektronisk signering og sporing af private aktstykker fra notariatet; det erstatter ikke et komplet notarielledelsessoftware eller opsætning af autentiske aktstykker, som ligger uden for dets område.
- Kan man genopfordre en underskriver, der endnu ikke har underskrevet sit aktstykke?
- Ja, en genopfordring kan sendes direkte fra sagen uden at genoptage historikken over e-mailudvekslinger.
- Bevares en sags historik efter signering af alle aktstykker?
- Ja, hvert aktstykke forbliver knyttet til sin sag med sit revisionsspor (identitet bekræftet af OTP SMS, tidsangivelse, SHA-256-hash) i hele den lovbestemte arkiveringsperiode, tilgængelig til enhver tid.
- Hvordan sender man en sag videre til en efterfølgende kollega?
- Signerede aktstykker og deres revisionsspor kan eksporteres fra sagen for transmission til en kollega i tilfælde af overtagelse af notariat eller overdragelse af klientel.
- Hvilket signeringsniveau for aktstykker i en notarialsag?
- Avanceret signering (AES) anbefales for private aktstykker fra notariatet — acceptabelt ved domstol (art. 1367 Civil Code), med en bevismappe knyttet til hvert aktstykke.
- Hvad koster sagssporing for et notariat?
- En permanent gratis plan gør det muligt at teste på flere sager med en månedlig konvolutoverstige. Betalingsplanerne tilpasses det antal sager, der behandles af notariatet.
Se også:
- Elektronisk signatur for notarer og notarkontorer
- Glossar avanceret underskrift (AES)
- Glossar eIDAS-forordning
- Certyneo-priser
- Elektronisk signatursolution eIDAS
- Elektronisk signatur til notarer og notarkontorer
- Autentisk dokument vs privatdokument for notarer
- Arkiver dine notardokumenter og følg deres frister
- Le Plan Métier Notariat : gestion de dossiers pour étude notariale
Centralisér sporing af dine klientsager
Permanent gratis plan (5 konvolutter i 14 dage, derefter 2/måned), uden kreditkort. Overholder notarialstatus og eIDAS. Historik og revisionsspor bevaret pr. sag.