Gå til hovedindhold
Certyneo
Arkivering 10 år · bevisværdi · eIDAS AES

Arkivering og overvågning af notarielle elektroniske frister

Bevar dine kontors privatretslige handlinger med bevisværdi i hele den lovlige periode, og følg de frister, der er knyttet til dem — tilbagetrækningsfrist, mandatoprydelse, konventionsfrist. Hver arkiveret handling forbliver tilgængelig med dens fulde revisionsspor (identitet af underskrivere, tidsstempel, dokumenthash), uden at skulle rekonstruere historikken manuelt på kontroltidspunktet eller ved en retssag.

Juridisk ramme
Juridisk arkivering · bevisværdi
Underskriftniveau
AES eIDAS anbefalet
Lovligt arkiveret
10 år inkluderet

Hvorfor betyder arkivering med bevisværdi noget for en notarkontor?

Privatretslige handlinger fra et notarkontor — honorarhonorarer, successionsforvaltningsmandat, aftaler mellem klienter — skal bevares i hele den gældende forældelsesfrist (generelt 10 år for civilretlige og kommercielle handlinger) og forblive gyldig, hvis der foretages undersøgelse af højere notarråd eller tvister med en klient. Arkivering med bevisværdi er ikke begrænset til at lagre den signerede PDF: den bevarer også det fulde revisionsspor — bekræftet identitet på underskriveren, tidsstempel, dokumentaftryk — som viser handlens pålidelighed på det tidspunkt, hvor den anfægtes. Nogle handlinger har desuden en egen frist (tilbagetrækningsfrist for et mandat, varighed af en fortrolighedsforpligtelse, fornyelse af en konvention), som skal kunne følges uden manuelt at gennemgå hver dosier.

Hvorfor underskrive elektronisk?

Arkivering 10 år inkluderet

Hver privatretslig handling bevares med sit revisionsspor i 10 år (almindelig forældelsesfrist), uden ekstra trin, med mulig udvidelse for ejendomsdossier, der skal bevares længere.

Komplet og eksporterbart revisionsspor

Underskriverens identitet bekræftet via OTP SMS, RFC 3161 tidsstempel, SHA-256-aftryk af dokumentet. Bevisens PDF eksporteres med et klik til kontrol af højere notarråd eller en retssag.

Overvågning af frister per handling

Tilbagetrækningsfrist, mandatoprydelse, konventionsfrist: hver handling bevarer de nødvendige oplysninger for at finde sine frister uden at genstarte dosieren fra begyndelsen.

Faglig hemmelighed bevaret i arkivering

TLS 1.3-kryptering under transport, AES-256 i hvile, streng dataisoleringr pr. kontor, 100 % EU-hosting (IONOS), uden underleverandør uden for EU — også for handlinger arkiveret på langsigt.

Procedure i 4 trin

Fra forberedelse til juridisk arkivering på mindre end 5 minutter.

  1. 1. Undertegn det private dokument

    Dokumentet underskrives i avanceret signatur (AES) med identitetsbekræftelse via OTP SMS for hver klient.

  2. 2. Automatisk arkivering med bevisstyrke

    Det færdiglavet dokument og dets fulde audit trail arkiveres automatisk uden yderligere manipulation fra kontoret.

  3. 3. Følg tilknyttede frister

    Se på ethvert tidspunkt dokumentets frister (fortrydelsesret, fornyelse, forpligtelsesvarighed) direkte fra dets mappe.

  4. 4. Eksporter ved kontrol eller tvist

    Beviserne PDF og det fulde audit trail eksporteres med et klik, til en kollegial efterfølger, Notariatets øverste råd eller enhver domstol.

Ofte stillede spørgsmål

Hvor længe skal en notar opbevare sine private dokumenter?
Mindst 10 år, almindelig preskriptionsfrist gældende for civile og kommercielle dokumenter. For dokumenter knyttet til en arverets- eller formuedossier anbefales længere opbevaring. Certyneo arkiverer 10 år inklusive med udvidelsesmulighed.
Hvad er arkivering med bevisstyrke?
Det er opbevaringen af det underskrevne dokument ledsaget af dets fulde audit trail — bekræftet identitet på underskriveren, tidsstempel, dokumentets hash — som gør det muligt at påvise dokumentets påliderlighed i tilfælde af anfægtelse, ikke blot at opbevare det.
Hvordan følger man fortrydelsesfristen for et notarialmandat?
Fortrydelsesfristen, som gælder for visse mandater, forbliver knyttet til det arkiverede dokument, som kan ses fra dets mappe uden at skulle gennemgå auditspor med klienten.
Hvad sker der, hvis et arkiveret dokument anfægtes af en klient?
Beviserne PDF og det fulde audit trail (identitet bekræftet via OTP SMS, RFC 3161-tidsstempel, SHA-256 hash) eksporteres med et klik, modsætningsberettiget overfor alle civile og kommercielle domstole og overfor Notariatets øverste råd i tilfælde af disciplinær tvist.
Respekterer elektronisk arkivering notarialtavshed?
Ja — TLS 1.3-kryptering under transport, AES-256 i hvile, streng dataisolering pr. kontor, 100 % EU-hosting (IONOS) uden underleverandører uden for EU, GDPR-kompatibel DPA med specifik klausul om notarialtavshed.
Kan man eksportere et arkiveret dokument til en kollegial efterfølger?
Ja, hvert dokument og dets audit trail forbliver eksportable til enhver tid fra dets mappe, til overdragelse til en kollegial i tilfælde af kontorovertagelse eller klienteletafståelse.
Fungerer deadline-sporing også for multi-underskriver-dokumenter?
Ja — for et dokument, der involverer flere arvinger eller medejere, forbliver deadline knyttet til selve dokumentet, uanset antallet af underskrivere.
Vedrører bevisværdig arkivering også det elektroniske autentiske dokument?
Nej — det elektroniske autentiske dokument (art. 1369 Code civil, dekret 2005-973) opbevares i henhold til en ordning, der er speciel for notarprofessionen, uden for Certyneos område. Denne arkivering vedrører privatunderskrevne dokumenter fra notarkontorerne.

Se også:

Arkiver dine notardokumenter med fuld tryghed

Gratis permanent plan (5 kuverter i 14 dage, derefter 2/måned), uden kreditkort. Bevisværdig arkivering i 10 år inkluderet, i overensstemmelse med notarernes status og eIDAS.

Start gratis Se priserne