Lagring av elektroniskt signerade dokument

Varför bevarande är viktigt

Varför bevarande är viktigtEn elektronisk signatur har bara värde om beviset förblir sökbart och verifierbart. Tvister kan uppstå 5, 8 eller 10 år efter undertecknandet. Därav vikten av korrektarkivering ⬥⬥⬥.

arkivering ⬥⬥⬥.

• Laglig varaktighet i FrankrikeKommersiella avtal ⬥⬥⬥: 10 år (artikel L.123-22)
• Anställningsavtal ⬥⬥⬥⬥: 5 år efter slut ⬬⥥ ⬥⬥faktura: 10 år (bokföring), 6 år (skatt)Anställningsavtal ⬥⬥⬥⬥: 5 år efter slut ⬬⥥ ⬥⬥faktura: 10 år (bokföring), 6 år (skatt)
• Leasingavtal ⬥⬥⬥: löptid + 5 årFörsäkringsavtal ⬥⬥⬥: 2 till 10 år beroende på typ
• ⬥ Notariellt deklarerat: 3 år⬥ Notariellt deklarerat: 3 år
• Behåll PDF:enoch
• revisionsspåret under den längsta tillämpliga perioden.revisionsspåret under den längsta tillämpliga perioden.

ArkivformatFlera PAdES-format samexisterar:PAdES-B-B ⬥⬥⬥: enkel signatur

PAdES-B-B ⬥⬥⬥: enkel signatur

PAdES-B-T

• ⬥⬥⬥ ⬥ ⬥⬥ gånger PAdES-B-LT ⬥⬥⬥: + certifikatkedja (offlineverifiering)PAdES-B-LTA ⬥⬥⬥: + periodiska tidsstämplar (giltighet under flera decennier)
• PAdES-B-LTA ⬥⬥⬥: + periodiska tidsstämplar (giltighet under flera decennier)För långsiktiga dokument, välj ⬥L PAdES
• .Electronic Archiving System (SAE)
• Electronic Archiving System (SAE)En SAE med bevisvärde garanterar:

Integritet (verifierade fingeravtryck)Äkthet (signaturen förblev giltig) ⬥⬥⬥⥥⬥ ⬥ ⬥ ⬥ ⬥ återrapportering ⬥ Spårbarhet möjligt)Äkthet (signaturen förblev giltig) ⬥⬥⬥⥥⬥ ⬥ ⬥ ⬥ ⬥ återrapportering ⬥ Spårbarhet möjligt)

Den franska standarden

NF Z42-013

• anger kraven.
• anger kraven.
• Bästa metoder
• Behåll PDF + revisionsspår, aldrig utan varandra

Spara i flera exemplar (geografisk redundans)Spara i flera exemplar (geografisk redundans)Kontrollera integriteten regelbundet (6-12 månader)

Testa årligen efter dokumentets varaktighet eller dokumentets typ.

• Frekventa fel
• Frekventa fel
• Behåll endast PDF-filen
• Lagra på ett enda medium
• Använd ett moln utan lagringsklausuler

Använd ett moln utan lagringsklausuler

• Glöm specifika varaktigheter (bank, hälsa) ⬥⬥⬥⬥⥬-nyckeln är krypterad arkivet Intern kontra utlokaliserad arkivering
• Intern ⬥⬥⬥: total kontroll, initial investering.
• Outsourcad ⬥⬥⬥: via plattformen eller en tjänsteleverantör. Lägre kostnad, operativ lossning, kontrollera reversibilitetsklausuler.
• Outsourcad ⬥⬥⬥: via plattformen eller en tjänsteleverantör. Lägre kostnad, operativ lossning, kontrollera reversibilitetsklausuler.
• De flesta små och medelstora företag föredrar outsourcad arkivering som ingår i planen.

Hur Certyneo hjälper dig

Certyneo inkluderar enCertyneo inkluderar en10-årig arkiveringi alla planer. Varje dokument bevaras med PDF PAdES-B-T, fullständig revisionsspår, metadata. Infrastruktur replikerad i EU (Tyskland, IONOS) med versionshantering. Exportera arkiv med ett klick.

Upptäck Certyneos elektroniska signaturlösning

Upptäck Certyneos elektroniska signaturlösning

Vanliga frågorBehöver jag en certifierad SAE?Krävs inte, men rekommenderas för höginsatsdokument. NF Z42-013 ger en presumtion om tillförlitlighet.

Krävs inte, men rekommenderas för höginsatsdokument. NF Z42-013 ger en presumtion om tillförlitlighet.

Kan jag behålla PDF-filen?

Tekniskt sett ja, men det separata revisionsspåret är fortfarande användbart.

Om min plattform försvinner?

Om min plattform försvinner?

PAdES PDF-filer förblir verifierbara offline. Exportera revisionsspåret regelbundet.

Är arkivering dyrt?

Nej, mycket ekonomiskt jämfört med papper. De flesta plattformar inkluderar det.

Nej, mycket ekonomiskt jämfört med papper. De flesta plattformar inkluderar det.

När börjar 10-årsperioden?

Kommersiellt kontrakt: slut på utförande. Anställningsavtal: kontraktets slut.

Slutsats

Slutsats

Bevarande är livförsäkringen för dina signaturer. Välj ett långt och gediget arkiv, kontrollera det med jämna mellanrum.

Testa Certyneo för att enkelt, snabbt och säkert skicka, signera och spåra dina dokument online.