Elektronický podpis obchodnej ponuky

Prečo podpisovať cenovú ponuku elektronicky

Nechať podpísať cenovú ponuku znamená premeniť návrh na objednávku. Čím rýchlejšie to prebehne, tým vyššia je šanca, že záujemca neochladne. Elektronický podpis umožňuje prejsť od „ešte si to premyslím“ k „podpísané, súhlasím“ v priebehu pár minút.

Konkrétne prínosy:

• kratší predajný cyklus (1 – 3 dni namiesto 7 – 15)
• vyššia miera konverzie (o 15 až 30 % podľa odvetvia)
• sledovateľnosť dohody (presný dátum, IP adresa, identifikácia)

Odporúčaná úroveň

Jednoduchý elektronický podpis (SES) postačuje pre väčšinu obchodných cenových ponúk. Rýchly, bez zbytočných prekážok a právne platný – po podpísaní cenová ponuka predstavuje záväzok.

Pri cenových ponukách s vysokou hodnotou (nad 20 000 €) alebo v regulovaných odvetviach prináša zdokonalený elektronický podpis (AES) dodatočnú úroveň zabezpečenia.

Typický postup

1. Vypracovanie cenovej ponuky vo vašom fakturačnom nástroji (Sellsy, QuickBooks, Sage…)
2. Export do PDF
3. Odoslanie cez vašu platformu na elektronické podpisovanie, formou SES alebo AES
4. Klient podpíše z mobilu alebo počítača
5. Podpísaná cenová ponuka sa automaticky vráti do vášho CRM a účtovníctva

Doložka „Súhlasím“

Tradične sa vyžadovala vlastnoručne napísaná doložka „Súhlasím“ pred podpisom. Pri elektronickom podpise kliknutie na „Podpisujem“ spolu s OTP predstavuje rovnaký súhlas, právne rovnocenný.

Napriek tomu môžete do elektronickej cenovej ponuky vložiť textové pole „Súhlasím“, aby ste upokojili klienta zvyknutého na papierovú formu.

Prevádzkové výhody

• Obchodníci sú odbremenení od manuálneho sledovania
• Menej „zabudnutých“ alebo stratených cenových ponúk
• Pôsobivá rýchlosť reakcie pre záujemcu
• Priame napojenie na fakturáciu (úspora času v účtovníctve)

Časté chyby

• Nezahrnúť do prílohy všeobecné obchodné podmienky
• Používať AES pri jednoduchej cenovej ponuke (zbytočne predimenzované, vytvára zbytočné prekážky)
• Zabudnúť na platobné podmienky
• Neposielať automatické upomienky

Konkrétny prípad: priemyselná firma (MSP)

Priemyselná firma z kategórie malých a stredných podnikov posielala 150 cenových ponúk mesačne e-mailom. Miera podpisu na papieri: 40 %, priemerná doba 8 dní. Po prechode na elektronický podpis:

• miera podpisu: 62 %
• priemerná doba: 2,5 dňa
• odhadovaný ročný obchodný prínos: +180 000 € dodatočného obratu

Ako vám pomôže Certyneo

Certyneo sa integruje s hlavnými fakturačnými nástrojmi (Sellsy, Axonaut, Sage, Pennylane), aby ste mohli generovať a odosielať cenové ponuky na podpis jediným kliknutím. Opakovane použiteľné šablóny, automatické upomienky a obchodný prehľad v reálnom čase.

Objavte riešenie elektronického podpisu Certyneo

Časté otázky

Zaväzuje klienta cenová ponuka podpísaná pomocou SES?

Áno, SES je právne platný. Dôkaznú hodnotu môže posúdiť súd, ale záväzok existuje.

Je možné upraviť podpísanú cenovú ponuku?

Nie. V prípade zmeny je potrebné vystaviť novú cenovú ponuku a nechať ju znovu podpísať.

Musia byť všeobecné obchodné podmienky podpísané samostatne?

V ideálnom prípade ich zahrňte do cenovej ponuky v rámci tej istej obálky.

Ako dlho treba uchovávať podpísanú cenovú ponuku?

10 rokov (obchodný doklad).

Musí živnostník podpisovať svoje cenové ponuky?

Áno, je to dobrá prax: dokazuje existenciu obchodného vzťahu.

Záver

Elektronické podpisovanie cenových ponúk urýchľuje váš obchodný cyklus, zlepšuje mieru konverzie a zabezpečuje vašu fakturáciu.

Vyskúšajte Certyneo na jednoduché, rýchle a bezpečné odosielanie, podpisovanie a sledovanie vašich dokumentov online.