Optimálny Proces Náboru: Od Hľadania po Zamestnanie
Od definovania potreby až po podpis zmluvy, objavte, ako štruktúrovať optimálny proces náboru. Ušetrite čas a zabezpečte svoje nábory vďaka digitálnym nástrojom.
8 min
Cabinets de recrutement & chasseurs de têtes
Signature électronique pour cabinets de recrutement
Promesse d'embauche, mandat de recherche, contrat de placement, accord de confidentialité candidat, contrat de mise à disposition : coordonnez la signature tripartite cabinet ↔ entreprise cliente ↔ candidat sans courrier ni rendez-vous physique. Conforme au Code du travail, aux délibérations CNIL recrutement, au règlement eIDAS et à l'article 1366 du Code civil.
Cas d'usage dans un cabinet de recrutement
Du mandat de recherche au placement final, chaque étape implique au moins deux parties à coordonner : le cabinet ne signe presque jamais seul.
Mandat de recherche (exclusif ou non-exclusif)
Mandat signé avec l'entreprise cliente avant l'ouverture de la mission : périmètre, honoraires, exclusivité, garantie de remplacement. Signature en moins de 24 h pour démarrer la recherche sans attendre un retour courrier.
Promesse d'embauche tripartite
Promesse synallagmatique signée par l'entreprise cliente, contresignée par le cabinet (en qualité de mandataire), puis acceptée par le candidat. L'OTP double canal identifie formellement chaque partie et trace la date d'acceptation — opposable au sens de l'article L1221-1 du Code du travail.
Accord de confidentialité candidat (NDA shortlist)
Avant de partager le brief client confidentiel avec les candidats shortlistés, un NDA protège l'identité de l'annonceur et les conditions du poste. Signature mobile en moins de 2 minutes côté candidat.
Contrat de placement & honoraires
Contrat de placement signé entre le cabinet et l'entreprise cliente : modalités de paiement, conditions de garantie de remplacement (généralement 3-6 mois), modalités de rupture. Archivage 10 ans à valeur probante pour les contrôles Urssaf et les contentieux honoraires.
Contrat de mise à disposition (intérim, portage, CDD-tremplin)
Mise à disposition de personnel : contrat tripartite cabinet ↔ entreprise utilisatrice ↔ salarié, signatures coordonnées en une seule enveloppe avec horodatage commun. Conforme aux exigences L1251-42 et suivants du Code du travail.
Lettre de mission RPO & sourcing
Pour les missions Recruitment Process Outsourcing ou sourcing au forfait : lettre de mission précisant les livrables, KPIs et reporting. Signature électronique avancée pour l'engagement formel du commanditaire.
Pourquoi Certyneo pour les cabinets de recrutement
Six garanties pensées pour la spécificité du recrutement : signature tripartite, mobilité candidat, RGPD strict et délais ultra-courts.
Signature tripartite native
Une seule enveloppe coordonne le client, le cabinet et le candidat. Ordre de signature configurable (séquentiel ou parallèle), notifications automatiques de relance, audit trail unique pour les trois parties.
Signature mobile candidat sans création de compte
Les candidats — souvent en mobilité internationale ou en poste — signent depuis leur téléphone en moins de 2 minutes, sans télécharger d'application ni créer de compte. Indispensable pour respecter le délai de 10 jours d'acceptation d'une promesse.
Audit trail recevable au Conseil de prud'hommes
Chaque promesse signée produit un certificat horodaté : identité du candidat (OTP email + SMS), date d'acceptation, empreinte SHA-256 du document. Recevable devant les juridictions prud'homales en cas de contestation de la promesse ou de son acceptation.
Conforme délibération CNIL recrutement
Données candidats chiffrées (TLS 1.3 + AES-256), hébergement 100 % UE, suppression sur demande, traçabilité des accès. Conforme à la délibération CNIL n°2002-017 et au RGPD pour le traitement des données personnelles en recrutement.
Archivage 10 ans pour les contrôles Urssaf
Les contrats de placement et mandats sont conservés 10 ans à valeur probante, durée recommandée pour les contrôles Urssaf et les contentieux honoraires. Téléchargement à tout moment du dossier complet.
API & intégrations ATS
Webhooks, Zapier et Make pour brancher Certyneo à votre ATS (LinkedIn Talent Hub, Greenhouse, Lever, Teamtailor, Beetween, Flatchr). Création automatique d'enveloppe à la validation d'une offre côté ATS, mise à jour du statut candidat à la signature.
Valeur probante de la promesse d'embauche signée
Depuis l'arrêt de la Cour de cassation du 21 septembre 2017 (Cass. soc., n°16-20.103), la promesse d'embauche unilatérale ne vaut plus contrat de travail tant que le candidat ne l'a pas acceptée — mais l'acceptation lie immédiatement l'employeur. La date d'acceptation devient donc l'événement déclencheur de tous les droits : période d'essai, ancienneté, rétractation.
Certyneo délivre pour chaque promesse signée un certificat d'audit intégré au PDF, qui regroupe l'ensemble des preuves techniques :
- Identité du candidat (email vérifié, téléphone confirmé par OTP)
- Date et heure exactes de l'acceptation — horodatage qualifié opposable
- Empreinte SHA-256 de la promesse telle qu'acceptée, qui démontre l'absence de modification ultérieure
- Journal des consultations (combien de fois le candidat a ouvert la promesse avant d'accepter)
- Identification de l'auteur de la promesse côté entreprise cliente (signature contresignée)
Ce faisceau de preuves protège le cabinet et l'entreprise cliente contre les contestations classiques ("je n'ai jamais accepté", "la promesse a été modifiée", "la date d'acceptation est postérieure") et sécurise la défense devant le Conseil de prud'hommes.
Code du travail, CNIL recrutement et RGPD
Le recrutement traite des données particulièrement sensibles (CV, situation familiale, mobilité, prétentions salariales) qui imposent un cadre conformité strict.
Code du travail — placement & mise à disposition
L'article L5321-1 encadre les activités de placement payant, l'article L1251-42 et suivants encadrent le travail temporaire et la mise à disposition de personnel. Certyneo permet de coordonner les signatures tripartites exigées par ces régimes et de conserver les actes à valeur probante.
Délibération CNIL recrutement (n°2002-017)
La CNIL exige une information transparente du candidat, une finalité limitée à l'évaluation professionnelle, une durée de conservation proportionnée. Certyneo héberge les données candidats 100 % UE (Allemagne), chiffrées en transit et au repos, avec suppression sur demande.
RGPD — base légale & droits du candidat
Base légale = exécution de mesures précontractuelles à la demande du candidat (article 6.1.b du RGPD). Droits du candidat (accès, rectification, effacement, portabilité) implémentés nativement. DPA standard disponible au signup pour formaliser le rôle de sous-traitant.
Garantie de remplacement & honoraires
La signature électronique avancée trace formellement la date d'embauche du candidat placé — point de départ de la période de garantie (généralement 3-6 mois). En cas de départ pendant la garantie, le contrat signé prouve la couverture et fonde la prestation de remplacement.
Questions fréquentes des cabinets
Une promesse d'embauche signée électroniquement est-elle opposable ?
Oui. La promesse d'embauche peut être signée sur tout support (article 1366 du Code civil : l'écrit électronique a la même force probante que l'écrit papier). Depuis l'arrêt Cass. soc. du 21 septembre 2017 (n°16-20.103), c'est l'acceptation du candidat qui forme le contrat — Certyneo trace cette acceptation avec un horodatage qualifié opposable au Conseil de prud'hommes.
Comment gérer la signature tripartite cabinet ↔ client ↔ candidat ?
Une seule enveloppe Certyneo coordonne les trois parties. Vous configurez l'ordre de signature (par exemple : client en premier, puis cabinet en contresignataire, puis candidat), chaque partie reçoit son lien à la bonne étape, et un audit trail unique trace les trois signatures avec leurs horodatages respectifs.
Combien de temps avons-nous pour faire signer une promesse d'embauche ?
Il n'y a pas de délai légal pour la signature côté entreprise cliente, mais une fois la promesse envoyée au candidat, ce dernier doit l'accepter dans un délai raisonnable (en pratique 7 à 10 jours selon la jurisprudence). Certyneo accélère la signature côté client (souvent 2-4 h) et côté candidat (mobile, sans création de compte) pour respecter ce délai sans pression.
Les données des candidats sont-elles conformes au RGPD ?
Oui. Hébergement 100 % UE (IONOS Allemagne), chiffrement TLS 1.3 en transit et AES-256 au repos, isolation stricte des données par cabinet. La base légale du traitement est l'exécution de mesures précontractuelles à la demande du candidat (article 6.1.b RGPD). Une DPA standard est disponible et conforme à la délibération CNIL n°2002-017 sur le recrutement.
Peut-on signer un contrat de mise à disposition (intérim, portage) ?
Oui. Les contrats de mise à disposition (articles L1251-42 et suivants du Code du travail) exigent une signature tripartite : cabinet/agence ↔ entreprise utilisatrice ↔ salarié. Certyneo coordonne cette signature en une seule enveloppe avec audit trail commun, conforme aux mentions obligatoires de l'article L1251-43.
Quelles intégrations ATS Certyneo propose-t-il ?
Connecteurs natifs via Zapier et Make pour LinkedIn Talent Hub, Greenhouse, Lever, Teamtailor, Beetween, Flatchr. Notre API REST permet la création automatique d'enveloppe à la validation d'une offre dans votre ATS, et la mise à jour du statut candidat à la signature de la promesse. Documentation complète sur certyneo.com/developers.
Combien de temps les promesses et contrats sont-ils archivés ?
Nos plans incluent un archivage 10 ans à valeur probante, durée recommandée pour les contrôles Urssaf, les contentieux honoraires et les actions prud'homales. Les documents et leur audit trail restent téléchargeables à tout moment depuis le compte cabinet, y compris après résiliation sur demande.
Le candidat doit-il créer un compte Certyneo pour accepter une promesse ?
Non. Le candidat reçoit un lien direct par email, ouvre la promesse sur son téléphone, vérifie son numéro via un code SMS (OTP), signe avec son nom et son doigt — sans téléchargement d'application, sans création de compte, sans CB. Côté UX, l'expérience est conçue pour ne créer aucune friction dans les 7-10 jours d'acceptation.
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