Ako poslať dokument na podpis

5-krokový postup

5-krokový postup

Odoslanie dokumentu na elektronický podpis trvá menej ako 5 minút. Tu je postup krok za krokom.

• 1. Pripravte dokument
• Export do PDF (odporúča sa)
• Skontrolujte čitateľnosť na mobile (80 % signatárov sa podpisuje na mobile)
• Korektúra na odstránenie preklepov a chýb

Korektúra na odstránenie preklepov a chýb

Ak je to potrebné, vytvorte povinné prílohy.

• Na vašej podpisovej platforme:
• nový dokument → nahrajte PDF

pomenujte obálku (predmet dokumentu + signatár)

3. Pridajte signatárov

• 3. Pridajte signatárov
• Pre každého signatára:
• ⬥⬥⬥ telefón (pre OTP SMS ak AES)
• rola (podpisovateľ, schvaľovateľ, CC)

Definujte poradie: paralelné (všetky súčasne) alebo sekvenčné.

4. Umiestnite polia

Potiahnite do PDF:

• Potiahnite do PDF:
• pole podpisu (povinné)

voliteľné polia: dátum, meno, voľný text, začiarkavacie políčko, iniciály na stranu

Priraďte každé pole k správnemu podpisovateľovi.

5. Konfigurácia a odoslanie

• Možnosti konfigurácie:
• Možnosti konfigurácie:
• úroveň podpisu: SES alebo AES
• dátum vypršania platnosti (zvyčajne 15-30 dní)

automatické pripomienky (D+3, D+7) ⬥⬥⬥⬥ Kliknite na „Odoslať“. Signatári dostanú svoj e-mail okamžite.

Sledovanie dokumentu

Na hlavnom paneli sledujte v reálnom čase:

• odoslané → otvorené → podpísané
• odoslané → otvorené → podpísané
• upozornenia (e-mail, Slack, tímy)

možné manuálne reštartovanie pred odoslaním

• Vždy s kolegom a dôležitým testovaním
• Poskytnite kontaktný kanál pre začínajúcich signatárov
• Systematicky archivujte podpísaný dokument
• Systematicky archivujte podpísaný dokument

Vyhnite sa odosielaniu v piatok večer alebo cez víkendy

• Časté chyby
• Nesprávne zadanie e-mailu (typ písma alebo stará adresa) ⬥⬥
• Neumiestňujte pole podpisu
• Súbor je príliš veľký (> 10 MB → pomalý na mobile)
• Odoslať bez korektúry

Odoslať bez korektúry

Konkrétny prípad: predajca

1. Predajca pošle 20 cenových ponúk týždenne. Rutina:
2. Generovanie z HubSpot (citát + CGV)
3. Automatické odosielanie v SES prostredníctvom integrácie
4. Pripomienky D+2 a D+5
5. Pripomienky D+2 a D+5

Oznámenia o nedostatku v reálnom čase ⬥⬥⬥⬥⬥⬥⬥⬥⬥⬥⬥⬥ aktualizované po podpise človeka: CRM zásielka. Ako vám Certyneo pomôže? Všetko za menej ako 3 minúty.

Objavte riešenie elektronického podpisu Certyneo

FAQ

Ako dlho trvá odoslanie?

2-5 minút na jednoduchý dokument.

Môžeme poslať ten istý dokument viacerým signatárom?

Môžeme poslať ten istý dokument viacerým signatárom?

Áno, všetko v rovnakej obálke, paralelne alebo postupne.

Mali by sme signatára informovať vopred?

Nevyžaduje sa, ale odporúča sa pre začínajúcich podpisovateľov.

Môžeme zrušiť zásielku?

Áno, pred podpisom. Potom nie.

Áno, pred podpisom. Potom nie.

Môže sa podpisovateľ previesť na niekoho iného?

V závislosti od konfigurácie. Štandardne nie.

Záver

Odoslanie dokumentu na podpis je jednoduché gesto, ktoré sa stalo každodenným. Po zavedení rutiny sa vaše zmluvné cykly zmenia.

Vyskúšajte Certyneo na odosielanie, podpisovanie a sledovanie vašich dokumentov online jednoducho, rýchlo a bezpečne.