Ako poslať dokument na podpis

Postup v 5 krokoch

Odoslanie dokumentu na elektronický podpis trvá menej ako 5 minút. Tu je postup krok za krokom.

1. Príprava dokumentu

• Export do PDF (odporúčané)
• Overiť čitateľnosť na mobile (80 % signatárov podpisuje na mobile)
• Prečítať znova a odstrániť preklepy a chyby
• V prípade potreby priložiť povinné prílohy

2. Vytvorenie obálky

Na vašej platforme na podpisovanie:

• nový dokument → nahranie PDF
• pomenovať obálku (predmet dokumentu + signatár)

3. Pridanie signatárov

Pre každého signatára :

• celé meno
• email
• telefón (pre OTP SMS pri AES)
• rola (signatár, schvaľovateľ, kópia)

Určiť poradie: paralelné (všetci naraz) alebo sekvenčné.

4. Umiestnenie polí

Presunúť na PDF:

• pole podpisu (povinné)
• voliteľné polia: dátum, meno, voľný text, zaškrtávacie políčko, parafovanie na každej strane

Priradiť každé pole k správnemu signatárovi (odlišné farby).

5. Nastavenie a odoslanie

Nastavenia, ktoré treba upraviť:

• úroveň podpisu: SES alebo AES
• dátum vypršania platnosti (typicky 15 – 30 dní)
• automatické pripomienky (D+3, D+7)
• personalizované správy

Kliknite na "Odoslať". Signatári dostanú email okamžite.

Sledovanie dokumentu

Z vášho ovládacieho panela sledujte v reálnom čase:

• odoslané → otvorené → podpísané
• notifikácie (email, Slack, Teams)
• možnosť manuálneho pripomenutia

Osvedčené postupy

• Pred dôležitým odoslaním vždy otestujte s kolegom
• Zabezpečte kontaktný kanál pre skúsenostiam neznalých signatárov
• Systematicky archivujte podpísaný dokument
• Vyhýbajte sa odosielaniu v piatok večer alebo cez víkend

Časté chyby

• Nesprávny email (preklep alebo stará adresa)
• Zabudnutie pridať signatára
• Neumiestnenie podpisového poľa
• Príliš veľký súbor (> 10 MB → pomalé na mobile)
• Odoslanie bez opätovnej kontroly

Konkrétny prípad: obchodník

Obchodník odosiela 20 ponúk týždenne. Rutina:

1. Generovanie z HubSpot (ponuka + všeobecné obchodné podmienky)
2. Automatické odoslanie v režime SES cez integráciu
3. Pripomienky D+2 a D+5
4. Notifikácie Slack v reálnom čase
5. CRM aktualizovaný pri podpise

Ľudský čas: 0 minút na odoslanie.

Ako vám pomáha Certyneo

Certyneo robí odosielanie dokumentu na podpis rýchle a spoľahlivé: intuitívne rozhranie drag-and-drop, šablóny pre opakujúce sa dokumenty, integrácie s CRM, sledovanie v reálnom čase, automatické pripomienky. Všetko za menej ako 3 minúty.

Objavte riešenie elektronického podpisu Certyneo

Časté otázky

Ako dlho trvá odoslanie?

2 – 5 minút pre jednoduchý dokument.

Je možné odoslať ten istý dokument viacerým signatárom?

Áno, všetkým v rámci tej istej obálky, paralelne alebo sekvenčne.

Treba signatára informovať vopred?

Nie je to povinné, ale odporúča sa pri signatároch bez skúseností.

Je možné odoslanie zrušiť?

Áno, pred podpisom. Po ňom nie.

Môže signatár preposlať dokument niekomu inému?

Závisí od nastavenia. V predvolenom stave nie.

Záver

Odoslanie dokumentu na podpis je jednoduchý úkon, ktorý sa stal každodennou rutinou. Keď sa raz zaužíva, vaše zmluvné cykly sa premenia.

Vyskúšajte Certyneo na jednoduché, rýchle a bezpečné odosielanie, podpisovanie a sledovanie vašich dokumentov online.