Руководство

Цифровой сейф, объяснено просто

Цифровой сейф — это не просто хранилище: это устройство для сохранения, которое гарантирует целостность, дату и происхождение ваших документов во времени. Это руководство объясняет его функционирование, его доказательственную силу, нормативно-правовую базу (NF Z42-020, eIDAS) и случаи, когда он становится незаменимым.

Что такое цифровой сейф?

Цифровой сейф — это услуга безопасного сохранения, которая надежно и долгосрочно сохраняет ваши электронные документы. В отличие от жесткого диска или обычного облачного хранилища, он гарантирует, что каждый документ остается неизменяемым, содержит временную метку и может быть получен в течение всего периода хранения.

Во Франции он соответствует точной нормативно-правовой базе: стандарт NF Z42-020 определяет функции «компонента цифрового сейфа». Его роль заключается в предоставлении технического доказательства относительно даты и целостности каждого документа, что является необходимым условием его доказательственной силы в случае спора.

Цифровой сейф или электронное архивирование: в чем разница?

Эти два понятия близки, но различны. Цифровой сейф (стандарт NF Z42-020) — это компонент: он запечатывает и сохраняет отдельные документы с доказательством целостности и временной метки. Система электронного архивирования, или САЭ (стандарт NF Z42-013), — это более широкий организационный и технический набор, который управляет всем жизненным циклом архива: поступлением, планом классификации, окончательным назначением и отслеживаемостью.

На практике цифровой сейф часто является основным компонентом сохранения с доказательственной силой в проекте архивирования. Чтобы узнать больше, см. наше руководство по электронному архивированию и карточку электронное архивирование в словаре.

Доказательственная сила: в чем разница

Доказательственная сила — это способность документа служить доказательством. Она основана на четырех технических гарантиях, предоставляемых при депозите.

Отпечаток целостности

Цифровой отпечаток (SHA-256) вычисляется при поступлении: любое последующее изменение, даже одного символа, становится обнаруживаемым.

Квалифицированная временная метка

Токен квалифицированной временной метки (eIDAS) подтверждает точную дату, имеющую силу в отношении третьих лиц.

Неизменяемость (WORM)

Документ заблокирован для однократной записи: он не может быть изменён или удалён до истечения срока хранения.

Гарантированное восстановление

Вы можете получить свои документы в любое время без зависимости от проприетарного формата.

Нормативная база: NF Z42-020, NF Z42-013 и eIDAS

Три стандарта структурируют сохранение с доказательственной силой. Стандарт NF Z42-020 определяет функции компонента цифрового сейфа; стандарт NF Z42-013 (включённый в ISO 14641) регулирует систему электронного архивирования в целом.

На европейском уровне регламент eIDAS определяет квалифицированные доверенные услуги, включая квалифицированную электронную временную метку, которая придаёт документу определённую дату, имеющую силу против третьих лиц. Пересмотр eIDAS 2.0 расширяет эту базу на кошелёк европейской цифровой идентичности. Вместе эти нормативные акты обосновывают юридическую силу сохраняемых документов.

Когда использовать цифровой сейф?

Необходимость возникает, когда документ должен быть сохранен обязательным способом на установленный законом или контрактный период. Таким образом, цифровой сейф дополняет процесс электронной подписи или цифровизации управления персоналом. Вот несколько типичных примеров:

Расчётные листки — работодатель должен предоставить сотруднику защищённое хранилище (Трудовой кодекс).
Подписанные контракты — сохранять электронный контракт с доказательной силой на протяжении всего периода его действия.
Счета-фактуры — архивирование с доказательной силой, обязательное в соответствии с реформой электронного счетоведения.
Личные документы — дипломы, акты, справки, сохраненные в безопасности и доступные на протяжении всей жизни.

Безопасность и соответствие RGPD

В серьёзном цифровом сейфе каждый документ шифруется в состоянии покоя с ключом, уникальным для сейфа. Управление ключами идеально основано на аппаратном модуле безопасности (HSM), который защищает криптографические секреты от любого несанкционированного доступа.

Сохранение личных документов подпадает под RGPD: минимизация данных, обоснованный срок хранения, право доступа и возврата. Соответствующий сейф регистрирует все обращения и гарантирует, что только владелец или уполномоченное лицо может просматривать или получать документы.

Цифровой сейф или облачное хранилище?

Облачное хранилище (Drive, Dropbox…) предназначено для совместного использования и синхронизации: файлы в нём можно изменять и удалять по усмотрению, без доказательства их состояния на определённую дату.

Цифровой сейф делает противоположное: он запечатывает, проставляет временную метку и делает неизменяемым каждый документ. Первый отвечает потребности в удобстве; второй — потребности в доказательстве и соответствии. Вы также можете проверить целостность подписанного документа в любое время.

Как долго хранить свои документы?

Срок хранения зависит от характера документа и ваших юридических обязательств. Цифровой сейф позволяет установить для каждого документа период, в течение которого он остается неизменным, а затем, при необходимости, контролируемое удаление. Несколько распространённых ориентиров во Франции:

Документ	Рекомендуемый срок хранения
Расчётный лист (сотрудник)	до выхода на пенсию, затем + 3 года (на всю жизнь рекомендуется)
Счёт (клиент или поставщик)	10 лет
Коммерческий договор	5 лет после завершения договора
Налоговые документы	Минимум 6 лет
Личные документы и дипломы	пожизненно

Готовы сохранять ваши документы с доказательной силой?

Certyneo Vault : цифровой сейф для частных лиц и компаний.

См. также наши тарифы и предложение Certyneo Vault.

Часто задаваемые вопросы

Обязателен ли цифровой сейф?

Он не всегда обязателен, но становится фактически обязательным в нескольких случаях: дематериализация расчетных листков, архивирование счетов (реформа e-invoicing), сохранение контрактов с доказательственной силой.

В чем разница с электронной подписью?

Электронная подпись создает обязывающий документ; цифровой сейф затем сохраняет его неизменным и имеющим юридическую силу. Они взаимодополняют друг друга.

Зашифрованы ли мои документы?

Да, в Certyneo каждый документ зашифрован в покое с ключом, уникальным для вашего хранилища.

Как долго хранится документ?

Продолжительность настраивается в соответствии с вашими юридическими обязательствами, по умолчанию 10 лет.

Имеет ли цифровой сейф юридическую силу?

Да. Благодаря отпечатку целостности и квалифицированной временной метке документ, хранящийся в соответствующем цифровом сейфе, имеет доказательственную ценность: он может быть предоставлен в качестве доказательства, и его дата, а также целостность являются обязывающими для третьих лиц.

В чём разница между цифровым сейфом и САЭ?

Цифровой сейф (NF Z42-020) — это компонент, который запечатывает и сохраняет документ с доказательственной ценностью. САЭ (NF Z42-013) — это полная система архивирования, которая управляет всем жизненным циклом документа. Первый часто является составной частью второго.

Что такое норма NF Z42-020?

Это французский стандарт, который определяет ожидаемые функции компонента цифрового сейфа: депозит с отпечатком, временной меткой, неизменяемое хранение (WORM), отслеживаемость и гарантированная выдача.

Как восстановить мои документы?

Выдача гарантирована в любой момент в открытом формате и без зависимости от проприетарного инструмента, с файлом и связанными с ним доказательствами (отпечаток, токен временной метки).