Păstrarea documentelor semnate electronic

De ce este esențială păstrarea

De ce este esențială păstrareaO semnătură electronică are valoare doar dacă dovada rămâne căutabilă și verificabilă. Litigiile pot apărea la 5, 8 sau 10 ani de la semnare. De aici și importanța arhivării corecte⬥⬥⬥.

Durate legale în Franța

• Durate legale în FranțaContracte comerciale ⬥⬥⬥: 10 ani (articolul L.123-22)
• Contracte de muncă ⬥⬥⬥: 5 ani de la încheierea⬥⬥⬥⬥⬥⬥1 ani (contabilitate), 6 ani (taxă)
• Contracte de închiriere ⬥⬥⬥: durata + 5 aniContracte de închiriere ⬥⬥⬥: durata + 5 ani
• Contracte de asigurare ⬥⬥⬥: 2 până la 10 ani în funcție de tipActe notariale
• 30 ani ⬥30 ani ⬥
• Păstrați PDF-ulși

pista de audit pentru cea mai lungă perioadă aplicabilă.Formate de arhivăFormate de arhivă

Mai multe formate PAdES coexistă:

PAdES-B-B ⬥⬥⬥: semnătură simplă

• PAdES-B-T ⬥⬥⬥: +-BLTd⬥⬥ ori calificat ⬥⬥⬥: + lanț de certificate (verificare offline)PAdES-B-LTA ⬥⬥⬥: + marcaje temporale periodice (validitate pentru mai multe decenii)
• PAdES-B-LTA ⬥⬥⬥: + marcaje temporale periodice (validitate pentru mai multe decenii)Pentru documente pe termen lung, alegeți
• ⬥⬥⬥ LT PAdES-⬥⬥⬥⬥.Sistem electronic de arhivare (SAE)
• Sistem electronic de arhivare (SAE)Un SAE cu valoare probantă garantează:

Integritate (amprente verificate)Autenticitate (semnătura a rămas valabilă)Trasabilitate⬥⬥⬥ Trasabilitate⬥⬥⬥Reversibilitate (export de consultare) posibil)

Trasabilitate⬥⬥⬥ Trasabilitate⬥⬥⬥Reversibilitate (export de consultare) posibil)

Standardul francez

• NF Z42-013
• specifică cerințele.
• Cele mai bune practici
• Cele mai bune practici

Păstrați PDF + pista de audit, niciodată unul fără celălaltSalvați în mai multe exemplare (redundanță geografică)Verificați periodic integritatea (6-12 luni)

Verificați periodic integritatea (6-12 luni)

• Durata documentului testată anual după tipul de document⬥⬥⬥
• Erori frecvente
• Păstrați doar PDF-ul
• Stocați pe un singur suport
• Stocați pe un singur suport

Folosiți un cloud fără clauze de reținere

• Uitați anumite durate (bancare, sănătate)
• Pierdeți cheia arhiva este criptată⬥⬥⬥⬥ Arhivare internă vs. externalizată
• Internă ⬥⬥⬥: control total, investiție inițială.
• Internă ⬥⬥⬥: control total, investiție inițială.
• Externalizat ⬥⬥⬥: prin intermediul platformei sau al unui furnizor de servicii. Cost mai mic, descărcare operațională, verificați clauze de reversibilitate.

Majoritatea IMM-urilor preferă arhivarea externalizată inclusă în plan.

Cum vă ajută CertyneoCum vă ajută CertyneoCertyneo include oarhivare de 10 ani

în toate planurile. Fiecare document este păstrat cu PDF PAdES-B-T, pistă de audit completă, metadate. Infrastructură replicată în UE (Germania, IONOS) cu versiunea. Exportați arhive cu un singur clic.

Descoperiți soluția de semnătură electronică Certyneo

Descoperiți soluția de semnătură electronică CertyneoÎntrebări frecventeAm nevoie de un SAE certificat?

Nu este necesar, dar recomandat pentru documente cu miză mare. NF Z42-013 oferă o prezumție de fiabilitate.

Pot să păstrez doar PDF-ul?

Pot să păstrez doar PDF-ul?

Din punct de vedere tehnic, da, dar pista de audit separată este încă utilă.

Dacă platforma mea dispare?

PAdES PDF-urile rămân verificabile offline. Exportați în mod regulat pista de audit.

PAdES PDF-urile rămân verificabile offline. Exportați în mod regulat pista de audit.

Arhivarea este costisitoare?

Nu, foarte economic în comparație cu hârtia. Majoritatea platformelor îl includ.

Când începe perioada de 10 ani?

Contract comercial: sfârșit de execuție. Contract de munca: incheierea contractului.

Contract comercial: sfârșit de execuție. Contract de munca: incheierea contractului.

Concluzie

Conservarea este asigurarea de viață a semnăturilor tale. Alegeți o arhivă lungă și solidă, verificați-o periodic.

Încercați Certyneo pentru a trimite, semna și urmări documentele online simplu, rapid și sigur.