Certyneo și Make: automatizarea semnării în inginerie

De ce să automatizați semnarea electronică în inginerie cu Make?

Sectorul ingineriei generează un volum considerabil de documente contractuale: contracte de prestări servicii de inginerie, adiționale, procese-verbale de recepție, contracte de subcontractare, certificate de conformitate și rapoarte de studii. Conform unui studiu al cabinetului McKinsey (2024), echipele de inginerie dedicau în medie 27% din timp de lucru sarcinilor administrative repetitive, iar colectarea și urmărirea semnăturilor figurează printre cele mai consumatoare de timp.

Conectarea Certyneo la o platformă de automatizare ca Make (fost Integromat) permite transformarea acestor procese manuale în fluxuri de lucru inteligente, în care fiecare semnare este declanșată, urmărită și arhivată fără intervenție umană. Acest ghid vă explică, pas cu pas, cum să puneți în practică această integrare într-un context de inginerie B2B, respectând cerințele reglementare eIDAS.

Vom aborda succesiv arhitectura integrării, configurarea pas cu pas în Make, declanșatorii și acțiunile disponibile, apoi bune practici specifice sectorului ingineriei.

---

Înțelegerea arhitecturii Make + Certyneo pentru inginerie

Make (Integromat): platformă de orkestrație no-code

Make este o platformă de integrare și automatizare vizuală care permite crearea scenariilor care conectează sute de aplicații prin module drag-and-drop. Spre deosebire de Zapier, Make oferă logică condiționată avansată, iteratori, agregatori și rutere, ceea ce o face un instrument deosebit de potrivit pentru fluxurile de lucru complexe din inginerie (multi-părți, multi-etape, documente cu mai mulți semnatari).

Make se poziționează între instrumentele dvs. de afaceri (ERP, CRM, instrumente de gestionare a proiectelor precum Autodesk Construction Cloud, Procore sau Microsoft Project) și Certyneo, orkestrând fluxurile de date și declanșatorii de semnare.

API-ul Certyneo: punctul de intrare al integrării

Certyneo expune o API RESTful completă permițând realizarea tuturor operațiunilor disponibile din interfața grafică: crearea cererilor de semnare, adăugarea de semnatari, definirea câmpurilor de semnare, trimiterea notificărilor, recuperarea statusului și descărcarea documentelor semnate. API-ul utilizează autentificarea OAuth 2.0 și formatul JSON, ceea ce garantează compatibilitate nativă cu Make prin modulul HTTP sau, ideal, prin unui conector Certyneo dedicat.

API-ul Certyneo respectă standardele de interoperabilitate definite de norma ETSI EN 319 132 pentru semnarea XAdES și ETSI EN 319 122 pentru CAdES, asigurând că fiecare semnare produsă este juridic opozabilă în întreaga Uniune Europeană.

Topologie tipică a unui flux de lucru în inginerie

Într-un birou de proiectare sau o societate de inginerie, un flux de lucru tipic arată astfel:

1. Declanșator: un nou contract de subcontractare este creat în ERP (ex. SAP, Sage sau un instrument de gestionare a proiectelor BTP).
2. Extragere: Make recuperează metadatele contractului (părți, valoare, referințe de șantier).
3. Generarea documentului: generatorul de contracte AI al Certyneo produce documentul PDF structurat.
4. Crearea cererii de semnare: Make apelează API-ul Certyneo pentru a crea cererea și a adăuga semnatarii în ordinea definită.
5. Semnare secvențială sau paralelă: Certyneo trimite linkurile de semnare părților interesate.
6. Notificare și arhivare: la primirea fiecărei semnări, Make declanșează o notificare Slack/Teams și arhivează documentul semnat în GED-ul dvs. (SharePoint, Google Drive, Egnyte, etc.).

Această arhitectură elimină schimburile de e-mailuri manuale și garantează trasabilitate completă, indispensabilă în auditoriile proiectelor de inginerie.

---

Configurarea pas cu pas a integrării în Make

Pasul 1 — Crearea scenariului și configurarea conexiunii Certyneo

În spațiul dvs. Make, creați un scenariu nou. Dacă conectorul nativ Certyneo este disponibil în marketplace-ul Make, selectați-l direct; în caz contrar, utilizați modulul HTTP > Make a request sau HTTP > Make an OAuth 2.0 request.

Pentru a configura conexiunea:

• URL de bază: `https://api.certyneo.com/v1`
• Metoda de autentificare: OAuth 2.0 (Client Credentials) sau cheie API Bearer Token, conform configurării contului dvs. Certyneo
• Cheie API: disponibilă în tabloul de bord Certyneo, secțiunea Setări > Integrări > API

Păstrați cheia API în managerul de conexiuni al Make (și nu hard-codat în scenariu) pentru a respecta bunele practici de securitate.

Pasul 2 — Definirea declanșatorului adaptat sectorului ingineriei

Alegerea declanșatorului este determinantă. În inginerie, declanșatorii cei mai comuni sunt:

| Declanșator | Modulul Make | Caz de utilizare | |---|---|---| | Fișier nou într-un dosar SharePoint | SharePoint > Watch Files | Contract depus de comercial | | Rând nou într-o foaie de calcul Google Sheets | Google Sheets > Watch Rows | Urmărire contracte de semnat | | Webhook intrare din ERP | Webhooks > Custom Webhook | Bon de comandă validat în SAP | | Nou bilet Jira/Asana | Jira > Watch Issues | Livrabil de fază necesitând validare client |

Pentru fluxurile de lucru complexe în inginerie (ex. semnarea unui contract de prestări de servicii de inginerie necesitând co-semnare de director tehnic și director juridic), webhook-ul intrare din ERP oferă cea mai mare flexibilitate.

Pasul 3 — Crearea cererii de semnare prin API-ul Certyneo

Odată ce declanșatorul este configurat, adăugați un modul HTTP indicând endpoint-ul de creare a cererii de semnare Certyneo:

``` POST https://api.certyneo.com/v1/signature-requests ```

Corpul cererii JSON include:

```json { "name": "Contract subcontractare - Proiect {{1.project_name}}", "signers": [ { "email": "{{1.signer_email}}", "name": "{{1.signer_name}}", "order": 1 } ], "document_url": "{{2.file_url}}", "signature_level": "advanced", "expiry_date": "{{formatDate(addDays(now; 15); 'YYYY-MM-DD')}}" } ```

Observați utilizarea nivelului de semnare `advanced` (semnare electronică avansată, SEA), conform cerințelor eIDAS pentru contractele de inginerie de valoare semnificativă. Pentru documente interne cu risc scăzut, nivelul `simple` este suficient.

Pasul 4 — Gestionarea notificărilor și arhivării post-semnare

După crearea cererii, adăugați o a doua ramificare în scenariul dvs. Make, declanșată de un Webhook Certyneo semnalând completarea semnării. Certyneo trimite automat un POST la adresa webhook pe care o veți defini în setările cererii.

La primirea acestui webhook, scenariul dvs. poate:

• Descărca PDF-ul semnat și cu marcaj de timp via `GET /signature-requests/{id}/signed-document`
• L-arhiva în GED-ul dvs. (SharePoint, Egnyte, Google Drive)
• Actualiza statusul contractului în ERP-ul sau CRM-ul dvs.
• Trimite o notificare automată echipei de proiect prin Slack, Teams sau e-mail
• Declanșa facturarea sau deschiderea unui proiect nou în instrumentul dvs. de gestionare

Această secvență de acțiuni garantează trasabilitate de la cap la coadă a ciclului de viață al documentului, cerință fundamentală în proiectele supuse auditului (certificare ISO 9001, contracte publice, proiecte Seveso).

---

Bune practici specifice sectorului ingineriei

Gestionarea semnăturilor multi-părți și a fluxurilor de lucru secvențiale

Ingineria implică adesea documente necesitând mai mulți semnatari într-o ordine precisă: mai întâi șeful de proiect, apoi directorul tehnic, în fine reprezentantul legal al companiei clientului. Certyneo gestionează nativ semnarea secvențială prin parametrul `order` din lista semnatarilor.

În Make, puteți construi dinamic tabloul semnatarilor utilizând un Array Aggregator care colectează date de semnatari din ERP-ul dvs. sau dintr-un tabel de referință, înainte de a le injecta în cererea API Certyneo. Această abordare permite gestionarea contractelor cu 5 la 10 semnatari fără a modifica scenariul.

Asocierea semnăturilor cu dosarele de șantier

În inginerie, fiecare document semnat trebuie asociat unui dosar de proiect precis. Utilizați metadatele personalizate ale Certyneo pentru a stoca numărul de afacere, faza de proiect și codul contractului. Aceste metadate vor fi returnate în webhook-ul de completare și vor putea fi utilizate de Make pentru a arhiva documentul în folderul corect al GED-ului dvs.

Această practică se aliniază cu cerințele normei NF EN ISO 19650 (gestionarea informației în BIM) și facilitează auditurile documentare la finalizarea proiectului.

Monitorizarea calității și a erorilor fluxului de lucru

Make oferă un jurnal de execuție detaliat pentru fiecare scenariu. Într-un context profesional, configurați alerte prin e-mail sau Slack pe scenariile în eroare și utilizați modulul Error Handler al Make pentru a gestiona cazurile de eșec al API-ului Certyneo (rate limiting, document prea voluminos, semnatار neidentificat).

Dacă doriți să comparați capacitățile Certyneo cu alte soluții de pe piață înainte de a vă angaja în integrare, consultați comparația soluțiilor de semnare electronică pentru a identifica soluția cea mai potrivită contextului dvs. de inginerie.

În fine, pentru a maximiza rentabilitatea investiției fluxului dvs. automatizat, calculatorul ROI pentru semnarea electronică vă permite să estimați cu precisie câștigurile de timp și economiile realizabile în funcție de volumul de documente procesate de biroul dvs. de proiectare.

Cadrul legal aplicabil semnării electronice în inginerie

Temeiurile juridice ale semnării electronice

În dreptul francez, valoarea juridică a semnării electronice se bazează pe articolul 1366 din Codul civil, care dispune că „redactarea sub formă electronică este admisă ca mijloc de probă în aceeași măsură ca redactarea pe suport de hârtie", și pe articolul 1367, care precizează că „semnatura necesară pentru perfectarea unui act juridic identifică autorul și manifestă consimțământul acestuia".

La nivel european, Regulamentul eIDAS nr. 910/2014 (Electronic Identification, Authentication and Trust Services), completat de eIDAS 2.0 (Regulamentul UE 2024/1183), definește trei niveluri de semnare electronică:

• SES (Semnare Electronică Simplă): potrivită pentru documente interne cu risc scăzut.
• SEA (Semnare Electronică Avansată): recomandată pentru contractele curente de inginerie, contractele de subcontractare și comenzile. Garantează identificarea fiabilă a semnatarului și integritatea documentului.
• SEQ (Semnare Electronică Calificată): obligatorie pentru actele autentice și anumite contracte publice de mare amploare.

Obligații specifice sectorului ingineriei

În cadrul contractelor publice, decretul nr. 2016-360 privind contractele publice impune demateriazilizarea completă peste anumite praguri. Actele de participare și contractele de subcontractare trebuie să fie semnate cu o SEA sau SEQ conformă eIDAS, produsă de un furnizor de servicii de încredere calificat (QTSP) inscris pe Lista de încredere europeană.

Norma ETSI EN 319 132 definește profilurile XAdES utilizate pentru semnarea XML avansată, în timp ce ETSI EN 319 122 acoperă profilurile CAdES pentru semnarea documentelor binare. Certyneo respectă aceste standarde, garantând interoperabilitatea și recunoașterea transfrontalieră a semnăturilor.

RGPD și protecția datelor personale ale semnatarilor

Prelucrarea datelor personale ale semnatarilor (nume, e-mail, date biometrice de semnare) este supusă Regulamentului RGPD nr. 2016/679. Ca răspunzător de prelucrare, compania dvs. de inginerie trebuie să se asigure că Certyneo acționează în calitate de procesor de date conform articolului 28 RGPD, cu un DPA (Data Processing Agreement) în bună și cuvenita regulă. Datele de semnare trebuie conservate pe durata de prescripție aplicabilă (5 ani pentru contractele comerciale conform articolului L. 110-4 din Codul comercial, 10 ani pentru contractele de construcție din cauza garanției de zece ani).

Directiva NIS2 și securitatea fluxurilor de lucru automatizate

Companiile de inginerie care operează în sectoare critice (energie, transport, apă) pot fi supuse Directivei NIS2 (2022/2555/UE), transpusă în dreptul francez prin legea din 14 aprilie 2025. Această directivă impune cerințe de securitate asupra sistemelor de informații, inclusiv fluxuri de automatizare conectate la furnizori terți cum sunt Make și Certyneo. Este convenabil să documentați fluxurile de date, să criptați comunicațiile (TLS 1.3 minim) și să mențineți un registru al subcontractanților digitali.

Scenarii de utilizare: Make + Certyneo în inginerie

Scenariu 1 — Birou de proiectare în geotehnică gestionând 300 rapoarte de misiune anual

Un birou de proiectare specializat în geotehnică, cu aproximativ cincisprezece ingineri, produce în medie 300 rapoarte de misiune și contracte de prestări anual. Înainte de integrarea Make + Certyneo, fiecare raport necesita o trimitere manuală prin e-mail, o urmărire telefonică după 5 zile fără răspuns și o arhivare manuală pe serverul de fișiere. Durata medie de colectare a semnăturilor atingea 8 zile lucrătoare.

După implementarea fluxului de lucru automatizat — declanșat prin depunerea raportului finalizat în SharePoint — scenariul Make creează automat cererea de semnare Certyneo, trimite notificarea clientului și urmărește automat la Z+3 dacă semnarea nu a fost primită. Documentul semnat este arhivat instantaneu în folderul de afacere corespunzător.

Rezultat: reducerea duratei de semnare de la 8 zile la 1,8 zile în medie (−78%), economie estimată la 2,5 ore de asistență pe săptămână, adică aproximativ 3.500 € pe an în costuri de prelucrare administrativă. Aceste ordine de mărime sunt coerente cu benchmarkurile sectoriale publicate de Forrester Research privind automatizarea documentelor (2024).

Scenariu 2 — Societate de inginerie industrială gestionând contracte de subcontractare multi-părți

O societate de inginerie industrială de mărime medie (80 la 150 colaboratori) pilotează proiecte necesitând semnarea unor contracte de subcontractare implicând 3 la 6 părți: beneficiar, inginer consultant delegat, firme subcontractante de rând 1 și 2. Fiecare contract necesită semnare secvențială strictă din motive contractuale și asigurative.

Fluxul de lucru Make + Certyneo este declanșat prin validarea comenzii în ERP. Make construiește dinamic lista ordonată a semnatarilor din baza de date furnizori, creează cererea de semnare Certyneo cu parametri secvențiali și notifică fiecare parte la rândul ei. La completare, contractul semnat este arhivat în Procore și statusul contractului este actualizat în ERP.

Rezultat: reducerea erorilor de secvențiere (un subcontractant care semnează înainte de inginerul consultant) de 100% datorită gestionării automate a ordinii de semnare. Durata medie de finalizare a contractelor redusă de la 12 zile la 4 zile (−67%), ceea ce accelerează demararea efectivă a șantierelor.

Scenariu 3 — Cabinet de inginerie-consiliere gestionând adiționale de modificare a sferei

Un cabinet de inginerie-consiliere care însoțește clienți industriali în proiectele lor de transformare de produs produce frecvent adiționale (modificări) în decursul misiunii, necesitând validare rapidă pentru a nu bloca proiectul. Aceste adiționale erau anterior tipărite, semnate în ședință sau trimise prin poștă, generând întârzieri incompatibile cu ritmul proiectelor agile.

Cu Make + Certyneo, crearea unui adiția în instrumentul de gestionare a proiectelor declanșează automat o cerere de semnare. Clientul primește un link de semnare optimizat pentru mobil, permițându-i să semneze de pe smartphone-ul său în mai puțin de 2 minute, chiar și în deplasare pe șantier. Nivelul de semnare avansată (SEA) este aplicat, asigurând valoarea juridică a adiționalului.

Rezultat: durata de validare a adiționalelor redusă de la 5-7 zile la mai puțin de 24 de ore în 85% din cazuri. Satisfacție client îmbunătățită și reducere a riscului de derivă de sferă nedocumentată, sursă frecventă de litigii în ingineria de consiliere.

Concluzie

Integrarea Certyneo cu Make (Integromat) reprezintă un levier de eficiență major pentru actorii din sectorul ingineriei. Prin automatizarea întregului ciclu de viață documentar — de la crearea contractului la arhivarea documentului semnat — eliminați sarcinile manuale repetitive, reduceți durata de semnare cu 67 la 78% în medie și garantați conformitate eIDAS completă pentru fiecare document produs.

Configurația tehnică, deși necesitând o configurare inițială atentă, este accesibilă echipelor cu profil no-code sau unui integrator Make. Beneficiile se manifestă din primele săptămâni de utilizare, cu un ROI măsurabil pe costuri administrative și durata de demarare a șantierelor.

Gata să transformați fluxurile dvs. documentare? Creați-vă cont Certyneo gratuit și conectați primul dvs. scenariu Make în mai puțin de o oră, sau contactați echipa noastră pentru o asistență personalizată adaptată contextului dvs. de inginerie.