Faktury elektroniczne w Polsce: KSeF
Polska narzuca swoją krajową platformę KSeF (Krajowy System e-Faktur) dla faktur B2B, ze stopniowym harmonogramem w 2026 r.: najpierw duzi podatnicy, następnie wszyscy podatnicy.
Regulacyjny ramek
Polska przyjęła model scentralizowanego clearingu podobny do włoskiego: wszystkie faktury B2B muszą przechodzić przez publiczną platformę KSeF (Krajowy System e-Faktur), która przypisuje im unikalny numer identyfikacyjny stanowiący dowód wystawienia. Wdrożenie obowiązkowe rozciąga się na przestrzeni roku 2026 w zależności od wielkości przedsiębiorstw.
Aby przejść od teorii do praktyki, odkryj rozwiązanie podpisu elektronicznego Certyneo i ofertę dedykowaną Twojemu sektorowi — zgodne z eIDAS, bez instalacji.
- Od 1 lutego 2026 r.: obowiązek dla dużych podatników, których przychód przekracza 200 milionów PLN (około 46 mln EUR).
- Od 1 kwietnia 2026 r.: rozszerzenie obowiązku na wszystkie inne przedsiębiorstwa zarejestrowane do podatku VAT.
- Model clearingu: każda faktura otrzymuje numer identyfikacyjny KSeF potwierdzający jej transmisję i datę prawnego wystawienia.
- Zakres B2B: nie ma obowiązku dla transakcji B2C, poza zakresem mandatu.
Formaty i platformy
Etapy dostosowania do przepisów
- 1
Ustal swoją datę zakończenia
Ustal, czy podlegasz terminie z lutego 2026 r. (duzi podatnicy) czy kwietnia 2026 r. (inni podatnicy VAT).
- 2
Połącz się z KSeF
Wdrożyć wymagane uwierzytelnianie (certyfikat, token lub podpis kwalifikowany) aby wystawiać i odbierać faktury za pośrednictwem platformy.
- 3
Twórz w formacie FA XML
Skonfiguruj swoje narzędzie do generowania faktur zgodnych ze schematem FA oczekiwanym przez KSeF i pobrania numeru identyfikacyjnego.
- 4
Zarchiwizować z dowodzeniem KSeF
Przechowuj swoje faktury i ich numery KSeF w archiwum mającym wartość dowodową w celu udowodnienia ich legalnego wystawienia.
Często zadawane pytania
- Co to jest KSeF?
- KSeF (Krajowy System e-Faktur) jest krajową platformą polską, przez którą muszą obowiązkowo przechodzić elektroniczne faktury B2B. Weryfikuje każdą fakturę i przypisuje jej unikalny numer identyfikacyjny.
- Kiedy faktury elektroniczne stają się obowiązkowe w Polsce?
- Od 1 lutego 2026 r. dla dużych podatników (przychody przekraczające 200 milionów PLN), a następnie od 1 kwietnia 2026 r. dla wszystkich pozostałych przedsiębiorstw podlegających VAT.
- Jaki format faktury należy używać?
- Faktury muszą być wystawiane w ustrukturyzowanym formacie FA (XML) w wersji obowiązującej dla przepływów KSeF 2026, a następnie przesyłane na platformę publiczną.
- Czy KSeF dotyczy faktur dla osób fizycznych?
- Nie. Mandat dotyczy transakcji B2B. Nie ma obowiązku KSeF dla transakcji B2C.
- Do czego służy numer KSeF?
- Każda faktura zatwierdzona przez platformę otrzymuje unikalny numer identyfikacyjny KSeF. Poświadcza on transmisję i datę wystawienia faktury na mocy prawa, i musi być przechowywany razem z nią.
Wytyczne i rozwiązania
Przeglądaj nasze zasoby związane z podpisem elektronicznym.