Een KYC-dossier / online relatieaanvang ondertekenen
Dossier voor relatieaanvang en klantenkennis (KYC) tussen een onderworpen instelling (bank, verzekeraar, fintech, betalinginstelling, makelaar) en zijn klant, elektronisch ondertekend met sterke identificatie. Conform de LCB-FT vigilantiebepalingen van de artikelen L561-5 en L561-6 van het Wetboek van geldwezen en financiering, verzameling van gedateerde toestemming, conforme archivering inbegrepen.
- Juridisch kader
- Art. L561-5/6 CMF · LCB-FT
- Handtekeningsniveau
- AES eIDAS aanbevolen
- Wettelijke archivering
- 5 jaar na de relatie
Wat zijn relatieaanvang en KYC?
Het aangaan van een relatie is het proces waarbij een instelling onder het AML-regiem (bank, verzekeraar, fintech, betalingsinstelling, makelaar) een zakelijke relatie met een nieuwe klant aangaat. Artikel L561-5 van de Monetaire en Financiële Wetboek verplicht, vóór het aangaan van een relatie, de klant te identificeren en zijn identiteit te verifiëren op basis van een geschreven document. Artikel L561-6 verplicht vervolgens voortdurende vigilantie gedurende de gehele relatie, met verzameling en actualisering van informatie over het onderwerp en de aard van de zakelijke relatie. De KYC (Know Your Customer) omvat deze maatregelen: identiteit, uiteindelijke begunstigde, herkomst van de middelen, risicoprofiel. Geavanceerde elektronische handtekening + SMS OTP stelt in staat het toestemming van de klant in te winnen en elke stap nauwkeurig in te registreren, terwijl aan de sterke klantauthenticatie (SCA) van PSD2 wordt voldaan.
Waarom het aangaan van een relatie digitaliseren?
Sterke identificatie in overeenstemming
Artikel L561-5 verplicht tot verificatie van identiteit op basis van een authentiek document. Certyneo combineert het uploaden van de identiteitsdocument, de verificatie ervan, en een handtekening geverifieerd via SMS OTP twee kanalen — compatibel met de sterke klantauthenticatie (SCA) van PSD2.
Toestemmingsverzameling met tijdstempel
Elk onderdeel van het KYC-dossier (klantkennen formulier, verklaring uiteindelijke begunstigde, toestemming voor gegevensverwerking) wordt ondertekend met een gekwalificeerde tijdstempel die de exacte datum van verzameling bewijst — afdwingbaar bij AMF controle of ter ondersteuning van een TRACFIN-melding.
Voortdurende vigilantie getraceerd
Artikel L561-6 verplicht tot voortdurende vigilantie en actualisering van het dossier. Certyneo bewaart elke ondertekende versie met zijn audit trail, waardoor kan worden aangetoond dat de klantkennis regelmatig wordt bijgewerkt gedurende de gehele zakelijke relatie.
Audit trail afdwingbaar AMF / TRACFIN
Elk dossier wordt geleverd met een bewijsPDF: identiteit geverifieerd via SMS OTP, gekwalificeerde tijdstempel, SHA-256 hash, IP. Afdwingbaar in geval van AMF controle op het AML-apparaat, en bruikbaar ter ondersteuning van een verdachtmelding bij TRACFIN.
Procedure in 4 stappen
Van documentverzameling tot naleving archivering, in minder dan 5 minuten.
1. Het KYC-dossier samenstellen
Verzamel het klantkennen formulier, het identiteitsdocument van de klant (of van de directielid en uiteindelijke begunstigde voor een rechtspersoon), het adresbewijsstuk en de verklaring herkomst van de middelen.
2. De klant als ondertekenaar toevoegen
De klant (natuurlijke persoon) of wettelijk vertegenwoordiger (rechtspersoon) ontvangt een beveiligde gepersonaliseerde link per e-mail. Hun identiteit wordt geverifieerd via SMS OTP op een bevestigd telefoonnummer.
3. Het eIDAS-niveau kiezen
Geavanceerde handtekening (AES) aanbevolen om te voldoen aan sterke klantauthenticatie PSD2 en het vermoeden van betrouwbaarheid van artikel 1367 van het Burgerlijk Wetboek te bieden: uniek certificaat per ondertekenaar, gekwalificeerde tijdstempel in overeenstemming met artikel 26 van de eIDAS-verordening.
4. Ondertekenen en archiveren
De klant ondertekent het relatie-aangaandossier van zijn telefoon of computer. Het afgeronde dossier + het bewijsPDF worden gearchiveerd en blijven toegankelijk voor elke AMF controle of actualisering van de voortdurende vigilantie.
Veelgestelde vragen
- Kan het toelatingsformulier digitaal worden ondertekend?
- Ja, zonder beperking. De aandachtsplichten voor witwassen en terrorismefinanciering (art. L561-5 en L561-6 van het Monetair en Financieel Wetboek) schrijven geen papieren vorm voor. De geavanceerde handtekening (AES) van Certyneo, met sterke identificatie via OTP SMS, voldoet aan zowel de vereiste voor identiteitsverificatie als de sterke authenticatie van de klant (SCA) van PSD2.
- Welke stukken vormen een KYC-dossier?
- Geldig identiteitsdocument, adresverificatie, formulier kennisgaving klant (activiteit, doel van de relatie, herkomst van de middelen), en voor een rechtspersoon: Kbis van minder dan 3 maanden geleden, statuten, verklaring van uiteindelijk begunstigde (UBO-register). Certyneo maakt uploaden en elektronische ondertekening van alles mogelijk.
- Voldoet elektronische ondertekening aan de verplichting tot identiteitsverificatie van artikel L561-5?
- Artikel L561-5 vereist verificatie van de identiteit van de klant op basis van een schriftelijk bewijsstuk. Elektronische ondertekening vervangt deze documentaire verificatie niet, maar vulde deze aan: het dateert de verzameling van stukken, authenticeert de klant via OTP SMS en verzegelt het dossier met een controlespoor dat kan worden aangetoond. Dit is de basis voor een op afstand conforme toelatingsproces.
- Welk ondertekenningsniveau kiezen: SES, AES of QES?
- Voor een toelatingsformulier wordt geavanceerde ondertekening (AES) aanbevolen: dit biedt de vermoeding van betrouwbaarheid van artikel 1367 van het Burgerlijk Wetboek en voldoet aan de sterke authenticatie van de klant van PSD2. QES kan worden vereist voor zakelijke relaties met hoog witwasrisico.
- Hoe lang moet het KYC-dossier worden bewaard?
- 5 jaar vanaf het einde van de zakelijke relatie (art. L561-12 van het Monetair en Financieel Wetboek). Certyneo archiveert het ondertekende dossier + het eIDAS-controlespoor automatisch, toegankelijk in één klik voor alle ACPR-inspectie.
- Is op afstand toegelaten onder de witwasbestrijding?
- Ja. Op afstand toetreding is toegestaan mits aanvullende aandachtsvereisten worden geïmplementeerd (art. L561-10 van het Monetair en Financieel Wetboek en bijbehorende regelgeving): bijvoorbeeld een aanvullend bewijsstuk, een eerste transactie vanaf een rekening op naam van de klant, of het gebruik van elektronische identificatie. Certyneo traceert deze maatregelen met gekwalificeerde datumtijdstempel.
- Hoe kan de permanente aandacht van artikel L561-6 worden aangetoond?
- Artikel L561-6 vereist actualisering van de kennisgaving van de klant gedurende de gehele duur van de relatie. Certyneo bewaart elke ondertekende versie van het dossier met het controlespoor, zodat u tegen de ACPR kunt aantonen wanneer en welke updates van de aandacht zijn gedaan.
- Kan het elektronisch ondertekende dossier worden aangetoond bij ACPR-inspectie?
- Ja. Het Certyneo-controlespoor (identiteit geverifieerd via OTP, gekwalificeerde datumtijdstempel, SHA-256 hash) documenteert elke witwasbestrijdingsmaatregel. Het kan worden geëxporteerd als gecertificeerde PDF en aangetoond aan de ACPR om conformiteit van het toelatingsproces aan te tonen, evenals in geval van juridische geschillen.
Ook lezen
Uw volgende zakenrelatie digitaliseren
Permanent gratis plan (5 enveloppen/maand), zonder creditcard. Conform LCB-FT en eIDAS. Sterke authenticatie, audittrail en archivering inbegrepen.