Inkooporder / bestelbon – model

Presentatie

De inkooporder (of bestelbon) is het document waarmee een koper een concreet aanbod tot koop van goederen of diensten formuleert richting een leverancier, met vermelding van de bestelde artikelen, hoeveelheden, eenheidsprijzen, leveringsdatum en -adres. Zij vindt haar rechtsgrondslag in de algemene regels van de koopovereenkomst (art. 7:1 e.v. BW) en het leerstuk van aanbod en aanvaarding (art. 6:217 BW): de inkooporder geldt als aanbod, en zodra de leverancier deze bevestigt of stilzwijgend uitvoert door te leveren, komt een bindende koopovereenkomst tot stand. Verhouding tot inkoopvoorwaarden: de inkooporder zelf regelt doorgaans alleen de specifieke bestelling (wat, hoeveel, tegen welke prijs, wanneer te leveren), terwijl de algemene inkoopvoorwaarden van de koper de generieke bepalingen bevatten die op elke bestelling van toepassing zijn (aansprakelijkheid, garantie, betalingstermijnen, eigendomsvoorbehoud). Bij een verwijzing naar deze voorwaarden op de inkooporder ontstaat het risico van de "battle of forms": wanneer de leverancier op zijn beurt zijn eigen verkoopvoorwaarden van toepassing verklaart, is op grond van art. 6:225 lid 3 BW in beginsel de eerst genoemde en niet uitdrukkelijk van de hand gewezen set voorwaarden bepalend, tenzij een partij de voorwaarden van de ander uitdrukkelijk verwerpt. Ordernummer en traceerbaarheid: het gebruik van een uniek ordernummer op elke inkooporder vergemakkelijkt de koppeling met de latere factuur en levering, en is in de praktijk vaak een vereiste voor tijdige betaling ("no PO, no pay"-beleid). Wijziging en annulering: partijen kunnen in de inkooporder vastleggen tot welk moment een bestelling kosteloos kan worden gewijzigd of geannuleerd, en welke vergoeding verschuldigd is bij annulering nadat de leverancier reeds met de uitvoering is begonnen. Wanneer te gebruiken: bij elke concrete bestelling van goederen of diensten aan een leverancier, als praktisch, transactioneel document dat de eenmalige of periodiek terugkerende inkoop vastlegt, in aanvulling op een eventuele raamovereenkomst of algemene inkoopvoorwaarden. Partijen: de koper (besteller) en de leverancier. Essentiële bedingen: het ordernummer, de omschrijving en hoeveelheid van de bestelde goederen of diensten, de eenheidsprijs en totaalprijs, de leveringsdatum en het leveringsadres, en de betalingstermijn. Veelgemaakte fouten: het ontbreken van een uniek ordernummer (wat matching met de factuur bemoeilijkt), een onvoldoende gedetailleerde omschrijving van de bestelde artikelen, en het niet vermelden welke algemene voorwaarden (van de koper of van de leverancier) op de bestelling van toepassing zijn.

Informatie om aan te passen

• Naam van de koper (besteller)

• Adres van de koper

• Naam van de leverancier

• Adres van de leverancier

• Ordernummer

• Omschrijving van de bestelde goederen/diensten en hoeveelheden

• Totaalprijs (excl. btw)

• Gewenste leveringsdatum

• Leveringsadres

• Betalingstermijn (dagen)

• Algemene inkoopvoorwaarden van de koper van toepassing

Personaliseer uw sjabloon

Veelgestelde vragen

Wanneer komt er een bindende overeenkomst tot stand op basis van een inkooporder?

Een inkooporder geldt als aanbod in de zin van art. 6:217 BW. Zodra de leverancier deze bevestigt, of stilzwijgend uitvoert door daadwerkelijk te leveren, komt een bindende koopovereenkomst tot stand.

Wat is het 'battle of the forms'-probleem bij inkooporders?

Dit ontstaat wanneer koper en leverancier elk hun eigen algemene voorwaarden van toepassing verklaren op dezelfde bestelling. Op grond van art. 6:225 lid 3 BW is in beginsel de eerst genoemde en niet uitdrukkelijk van de hand gewezen set voorwaarden bepalend.

Waarom is een ordernummer belangrijk op een inkooporder?

Het ordernummer maakt het mogelijk de bestelling, de levering en de factuur eenduidig aan elkaar te koppelen, wat administratieve fouten voorkomt en in veel organisaties een voorwaarde is voor tijdige betaling.

Kan een inkooporder na plaatsing nog worden gewijzigd of geannuleerd?

Dit hangt af van de afspraken tussen partijen en het stadium van uitvoering. Het is aan te raden vooraf vast te leggen tot welk moment een bestelling kosteloos kan worden gewijzigd of geannuleerd, en welke vergoeding geldt daarna.

Wat is het verschil tussen een inkooporder en algemene inkoopvoorwaarden?

De inkooporder regelt de specifieke bestelling (artikelen, hoeveelheden, prijs, leverdatum). De algemene inkoopvoorwaarden bevatten de generieke bepalingen die op elke bestelling van toepassing zijn, zoals aansprakelijkheid en garantie.

Bijbehorende sjablonen