Certyneo × Salesforce — eIDAS-handtekening vanuit het record
Een snelactie op de Opportunity, Contact of Account haalt de al bijgevoegde bestanden op, vult de ondertekenaars vooraf in vanuit uw contactrollen, en verzendt. De status van elke ondertekenaar keert terug in Salesforce, op een record waarop u rapportages kunt uitvoeren.
Certyneo-account vanaf het Standard-plan (REST API-toegang) en een Salesforce-organisatie in Lightning-interface.
Wat de integratie dagelijks verandert
Het doel is niet om nog een tool toe te voegen, maar om de heen-en-weer bewegingen tussen de CRM en het ondertekeningsplatform te elimineren.
Versturen vanuit het formulier, niet vanuit een ander tabblad
De bestanden die al aan het record zijn gekoppeld, worden aangeboden zoals ze zijn, de ondertekenaars komen uit de contactrollen of de contacten van het account. Niets opnieuw uploaden, niets opnieuw invoeren.
De ondertekenigngsblokken worden op de juiste plaats geplaatst
U geeft één keer de tekst op die u in uw contracten wilt vinden — « Signature », « Bon pour accord » — en elke ondertekenaar ontvangt zijn blok naast zijn regel. Als de tekst afwezig is, wordt het blok onderaan de laatste pagina geplaatst.
De status keert terug naar Salesforce
Een Certyneo Envelope-object registreert elke verzending: wie heeft ondertekend, wie heeft nog niet geopend, wanneer de enveloppe is voltooid. Het is een standaardobject, dus rapporten en dashboards werken eraan.
Een verdedigbare handtekening, niet alleen een vinkje
Eenvoudige, geavanceerde of gekwalificeerde ondertekening in de zin van eIDAS, met de variant met ingebedde zegel die Franse deposito's vereisen. Elke enveloppe behoudt het audittrail: identiteitsbewijzen, tijdstempels, documentvingerafdrukken.
Twee onderdelen, afzonderlijk in te voeren
De integratie bestaat uit twee onafhankelijke componenten. U kunt slechts één installeren: zij zijn niet afhankelijk van elkaar.
Het AppExchange-pakket (Salesforce → Certyneo)
Geïnstalleerd in uw organisatie, voegt het de snelle actie, volgingsobjecten en een geplande statusynchronisatie toe.
- Actie « Verzenden ter ondertekening » op Opportunity, Contact en Account
- Envelop- en Ondertekenaar-objecten, met rapporten en dashboards
- Statusynchronisatie elke 15 minuten, zonder openbaar toegangspunt in uw organisatie
De Certyneo-verbinding (Certyneo → Salesforce)
Ingesteld vanuit uw Certyneo-instellingen, duwt het evenementen naar Salesforce op het moment dat ze zich voordoen.
- Realtime in plaats van een cyclus van 15 minuten
- Werkt ook voor enveloppen die buiten Salesforce zijn gemaakt
- Sluit aan en los uit van Certyneo, zonder de organisatie aan te raken
Het package alleen volstaat om te verzenden en te volgen. De verbinding alleen volstaat om gebeurtenissen te ontvangen. Samen hebt u verzending vanuit het record en realtime terugkeer.
Wat terugkomt in Salesforce
Alleen metagegevens van tracking. Het ondertekende document blijft in Certyneo, waar het audittrail ervan leeft; het Salesforce-record bevat een diepe link naar het document.
| Evenement | Wat in Salesforce wordt geschreven |
|---|---|
| envelope.sent | Status van de enveloppe ingesteld op "Verzonden", verzendingsdatum, ondertekenaars aangemaakt op "Verzonden". |
| recipient.viewed | De ondertekenaar gaat naar "Bekeken": het document is goed geopend. |
| recipient.signed | De ondertekenaar gaat naar "Ondertekend", met het timestamp van zijn ondertekening. |
| envelope.completed | Status "Voltooid", einddatum, link naar het ondertekende document en het audittrail ervan. |
| envelope.declined | Status "Geweigerd". De betrokken ondertekenaar gaat naar "Geweigerd": u weet wie het geblokkeerd heeft. |
Geen Salesforce-contact wordt naar Certyneo verzonden: alleen de naam en het adres uit het verzendingsformulier worden verzonden, en niets anders.
Installatie, stap voor stap
Reken op ongeveer tien minuten aan de kant van de beheerder, eenmaal het package beschikbaar is in uw organisatie.
- 1
Het package installeren
Vanaf AppExchange zodra de publicatie is gedaan, of vanaf de installatielink die wij u tijdens de bètaperiode verstrekken.
- 2
Plak uw API-sleutel
Configuratie → Genoemde inloggegevens → Certyneo. De sleutel komt uit uw Certyneo-instellingen. Kopieer het woord "Bearer" niet: Salesforce voegt het toe, en het verdubbelen produceert een fout die op een slechte sleutel lijkt.
- 3
Machtigingenverzamelingen toewijzen
« Certyneo User » aan de verkopers, « Certyneo User » en « Certyneo Administrator » aan de persoon die de synchronisatie zal plannen.
- 4
De actie toevoegen aan paginapresentaties
De actie « Verzenden om te ondertekenen » verschijnt niet vanzelf: het pakket reorganiseert uw paginapresentaties niet, u moet zelf kiezen waar het zich bevindt.
- 5
De synchronisatie van de status starten
Een regel om slechts eenmaal in de ontwikkelaarsconsole uit te voeren. Vier geplande taken verschijnen vervolgens in Configuratie, en u kunt deze op elk moment stoppen.
Beveiliging en compliance
Het pakket is ontworpen voor de ISV-beveiligingsbeoordeling van Salesforce, wat nuttige beperkingen oplegt die veel verder gaan dan de beoordeling zelf.
- Uw API-sleutel bevindt zich in een benoemde inloggegevens: Salesforce versleutelt deze, en de pakketcode kan deze niet lezen.
- Twee afzonderlijke machtigingensets: verkopers verzenden, alleen beheerders kunnen auditrecords verwijderen.
- Geen openbare site, geen gastgebruiker, geen inkomend toegangspunt gemaakt in uw organisatie.
- Infrastructuur gehost in de Europese Unie, ISO 27001-certificering, gepubliceerde onderaannemers.
Veelgestelde vragen
Staat de toepassing al op AppExchange?
Nog niet. Het pakket is ontwikkeld en getest, en de indiening verloopt: de ISV-beveiligingsbeoordeling van Salesforce wordt gemeten in maanden, niet in weken. In de tussentijd installeren we het pakket handmatig in organisaties die deelnemen aan de bètaversie.
Welk Certyneo-plan is nodig?
Minimaal het Standard-plan, want dit is het eerste plan dat toegang geeft tot de REST-API die het pakket gebruikt. De gratis en Personal-plannen maken het mogelijk om Certyneo uit te proberen, maar niet om Salesforce aan te sluiten.
Op welke objecten kan men verzenden?
Opportunity, Contact en Account tot nu toe. De enveloppe behoudt een link naar de oorspronkelijke record, dus u vindt alle verzendingen met betrekking tot een zaak vanuit de gekoppelde lijst.
Kunt u het handtekeningsniveau kiezen?
Ja, bij elke verzending: eenvoudig, geavanceerd, geavanceerd met ingebedde zegel, of gekwalificeerd. De beheerder stelt een standaardniveau in, de afzender wijzigt dit per geval.
Hoe snel wordt de status bijgewerkt?
Het pakket vraagt Certyneo elke vijftien minuten op. Voor real-time, voeg de Certyneo → Salesforce-verbinding toe vanuit uw Certyneo-instellingen: deze pusht gebeurtenissen op het moment dat ze plaatsvinden. Beide kunnen naast elkaar bestaan.
Volgt de interface de taal van mijn gebruikers?
Ja. Elk label gaat door het vertaalsysteem van Salesforce, in het Engels, Frans, Spaans, Duits, Italiaans en Nederlands. Een verkoper in Madrid en een verkoper in Lyon zien elk hun eigen taal in dezelfde organisatie.
Wat verlaat mijn Salesforce-organisatie?
Alleen wat de gebruiker heeft geselecteerd: de aangevinkte bestanden, en de naam en e-mailadres van de ondertekenaren die in het formulier zijn ingevuld. Geen contactregistratie, geen opportuniteitsgegevens, niets impliciet.
Verder gaan
Onderteken uw contracten waar u uw zaken volgt
Maak vandaag nog een account aan om Certyneo uit te proberen, of vertel ons over uw Salesforce-organisatie om deel te nemen aan de bèta.