Rol van de notaris bij de aankoop van onroerend goed: complete gids

De notaris is niet zomaar een tussenpersoon meer in een vastgoedtransactie: het is een openbaar ambtenaar die overheidsgezag uitoefent en wiens tussenkomst verplicht is om de eigendom van een goed over te dragen. Deze hoedanigheid verklaart zowel de omvang van zijn controles, het authentieke karakter van de akte die hij opstelt, als het feit dat zijn tarieven niet onderhandelbaar zijn. Begrijpen wat hij werkelijk doet tussen de voorlopige koopovereenkomst en de sleuteloverdracht voorkomt de meeste misverstanden over de termijnen.

Wat de notaris controleert vóór de akte

Het grootste deel van het werk vindt plaats gedurende de twee tot drie maanden tussen de voorlopige koopovereenkomst en de authentieke akte, en dit is onzichtbaar voor de koper. Vijf controles structureren deze periode:

• De eigendomsoorsprong, die dertig jaar teruggaat en aantoont dat de verkoper daadwerkelijk eigenaar is en dat de keten van eigendomsoverdrachten regelmatig verlopen is.
• De hypothecaire toestand, die de inschrijvingen onthult die op het goed rusten — lopende leningen, beslagen, gepubliceerde erfdienstbaarheden — en bepaalt wat vóór de verkoop moet worden gezuiverd.
• De voorkeursrechten, gemeentelijk of van een zittende huurder, waarvan de uitoefening de verkoop kan doen mislukken.
• De stedenbouwkundige situatie, via een aanvraag van een verklaring bij de gemeente: erfdienstbaarheden, rooilijn, projecten van openbaar nut, regelmatigheid van bestaande bouwwerken.
• De situatie van de verkoper: handelingsbekwaamheid, huwelijksvermogensstelsel, afwezigheid van een collectieve procedure.

Deze opzoekingen zijn afhankelijk van externe instanties waarvan de antwoordtermijnen aan de notaris worden opgelegd. Dit verklaart waarom een dossier niet sneller kan worden afgehandeld dan een bepaald punt, ongeacht de goede wil van de partijen.

De authentieke akte en haar bewijskracht

De notariële akte onderscheidt zich op drie vlakken van een onderhandse akte.

Ze levert bewijs van haar inhoud tot inschrijving wegens valsheid, een zware procedure die zelden wordt ingesteld. De door de notaris vastgestelde vermeldingen — aanwezigheid van de partijen, identiteit, datum, betaling van de prijs — genieten van deze bijzondere bewijskracht.

Ze heeft een vaste dagtekening, die zonder verdere formaliteit tegenwerpelijk is aan derden.

Ze is van rechtswege uitvoerbaar: een afschrift voorzien van de uitvoerbare formule maakt gedwongen tenuitvoerlegging mogelijk zonder eerst een vonnis te moeten verkrijgen. Daarom is de notariële akte zo nuttig voor leningen en schuldbekentenissen.

Vervolgens gaat de notaris over tot de kadastrale publicatie, een formaliteit die de verkoop tegenwerpelijk maakt aan derden. Zolang deze niet is voltooid, is de koper eigenaar tussen de partijen, maar nog niet ten aanzien van iedereen.

De zogenaamde "notariskosten"

De term is misleidend, en de verdeling verdient het gekend te zijn.

De kosten bedragen doorgaans ongeveer zeven tot acht procent van de prijs bij bestaande woningen, en twee tot drie procent bij nieuwbouw. Hun samenstelling is als volgt:

• De overdrachtsbelastingen, geïnd voor rekening van de Staat en de lokale overheden, die het grootste deel van het bedrag vormen. Ze komen niet toe aan de notaris.
• De uitgaven, door de notaris voorgeschoten voor rekening van de klant: stedenbouwkundige documenten, hypothecaire toestand, landmeter.
• De erelonen van de notaris, het enige deel dat hem daadwerkelijk vergoedt. Ze worden bij besluit vastgesteld en zijn evenredig met de prijs, waardoor ze van het ene kantoor tot het andere identiek zijn.

Er bestaat een mogelijkheid tot korting op het deel van de erelonen dat overeenstemt met de hoogste prijsschijven, binnen een door de regelgeving vastgestelde grens. Deze moet dan op alle klanten onder dezelfde voorwaarden worden toegepast.

Voorlopige koopovereenkomst of compromis: wat de notaris toevoegt

Een voorovereenkomst kan onderhands worden ondertekend, tussen particulieren of via een vastgoedmakelaar. Deze door een notaris laten opstellen verandert twee dingen.

Ten eerste de kwaliteit van de opschortende voorwaarden. De voorwaarde van het verkrijgen van een lening, de meest voorkomende, moet het bedrag, de looptijd en het maximale rentepercentage vermelden: te vaag geformuleerd, is ze ofwel niet werkzaam, ofwel te gemakkelijk in te roepen. De andere voorwaarden — stedenbouw, afwezigheid van erfdienstbaarheid, zuivering van voorkeursrechten — vereisen kennis van de controles die zullen volgen.

Ten tweede het in bewaring geven van de waarborgsom, bewaard op een aangewezen rekening in plaats van bij een van de partijen, wat geschillen over teruggave voorkomt.

De bedenktermijn van tien dagen ten gunste van de niet-professionele koper loopt vanaf de kennisgeving van de voorovereenkomst, en het beginpunt ervan hangt af van de regelmatigheid van deze kennisgeving. Dit is een punt dat de elektronische ondertekening van een compromis veiligstelt, door de datum van overhandiging zonder enige discussie vast te stellen.

Ondertekening op afstand

De elektronische authentieke akte is toegestaan. De notaris ontvangt de partijen, waarbij de ene fysiek aanwezig kan zijn en de andere op afstand via videoconferentie met een specifiek systeem, en de akte wordt elektronisch ondertekend en vervolgens digitaal bewaard.

Voor een verhinderde koper blijft de klassieke oplossing de volmacht, die dan precies de omvang van de verleende bevoegdheden moet vermelden — een in algemene bewoordingen opgestelde volmacht laat niet toe te verkopen of aan te kopen. De toepasselijke regels staan in ons artikel over de elektronische ondertekening van een volmacht.

Gebruiksscenario's

Eerste aankoop. Het kiezen van zijn notaris is een recht van de koper, zelfs wanneer de verkoper er al een heeft: de twee kantoren delen dan de erelonen, zonder meerkosten. Veel kopers weten dit niet.

Goed met niet-aangegeven werkzaamheden. Dit is een van de punten die de stedenbouwkundige controle aan het licht brengt. Het is beter dit te anticiperen vóór de voorlopige koopovereenkomst dan het drie weken vóór de akte te ontdekken, waarbij men moet kiezen tussen regularisatie en heronderhandeling.

Aankoop in mede-eigendom of via een vennootschap. De vorm van eigendomshouderschap wordt beslist vóór de ondertekening van de voorovereenkomst, niet bij de akte. De fiscale gevolgen worden besproken in ons artikel over vastgoedfiscaliteit.

Veelgestelde vragen

Is een notaris verplicht? Ja, om de eigendom van een onroerend goed over te dragen: de akte moet authentiek zijn en worden gepubliceerd bij de dienst voor kadastrale publiciteit.

Kunnen de notariskosten worden onderhandeld? Niet de overdrachtsbelastingen, die naar de Staat gaan, noch de uitgaven. Een korting is mogelijk op het deel van de erelonen dat overeenstemt met de hoge prijsschijven, binnen de door de regelgeving vastgestelde grenzen.

Kan men zijn notaris kiezen? Ja, ook wanneer de verkoper er al een heeft. De twee notarissen delen dan de erelonen, zonder extra kosten voor de partijen.

Hoeveel tijd zit er tussen het compromis en de akte? Doorgaans twee tot drie maanden, waarbij de termijn wordt bepaald door de antwoorden van derden — stedenbouw, hypothecaire toestand, zuivering van voorkeursrechten — en door het verkrijgen van de lening.

Wat gebeurt er als een opschortende voorwaarde niet wordt vervuld? De verkoop vervalt en de waarborgsom wordt teruggegeven, op voorwaarde dat de koper de vereiste stappen heeft ondernomen, met name leningsaanvragen die overeenstemmen met de vastgelegde kenmerken.

Kan de akte op afstand worden ondertekend? Ja, de elektronische authentieke akte is toegestaan, met ontvangst via videoconferentie met een specifiek systeem. De volmacht blijft de andere mogelijkheid voor een verhinderde partij.

Om te onthouden

De notaris doet drie dingen die door niets anders kunnen worden vervangen: hij controleert dat de verkoper mag verkopen en dat het goed verkocht mag worden, hij stelt een akte op die bewijskracht heeft en zonder vonnis uitvoerbaar is, en hij publiceert de verkoop om deze aan iedereen tegenwerpelijk te maken. De termijn van twee tot drie maanden is geen administratieve traagheid: het is de tijd die nodig is voor deze controles, waarvan de antwoorden van derden afhangen.

Wat de kosten betreft, is het grootste deel niet onderhandelbaar omdat het niet aan hem toekomt. De enige marge betreft een fractie van de erelonen, en de echte hefboom ligt elders: zijn notaris kiezen, hem al bij de voorovereenkomst betrekken, en anticiperen op de punten die zijn controles aan het licht zullen brengen. Het vervolg van het traject wordt uitgewerkt in ons artikel over het juridische en financiële proces van een vastgoedaankoop.