Logboek voor bewijs van handtekening: waar is het voor?

Wat is een bewijslogboek

Het bewijslogboek (of audit trail) is het van tijdstempels voorziene logboek van alle acties die zijn uitgevoerd op een document van elektronische handtekening: verzending, opening, invoer van de OTP, ondertekening, weigering, verval.

Het is het equivalent van een digitaal "logboek", dat het belangrijkste tegenstelbare bewijs vormt bij een geschil.

Typische inhoud

Elke geregistreerde gebeurtenis omvat:

• exacte datum en tijd (doorgaans een gekwalificeerd tijdstempel)
• actie (verzending, opening, OTP verstuurd, OTP ingevoerd, ondertekening, weigering)
• actor (ondertekenaar, systeem)
• IP-adres van de ondertekenaar
• user-agent (gebruikte browser en besturingssysteem)
• metadata (documentgrootte, hash, enz.)

Het bewijslogboek voor de rechter

Franse rechtbanken erkennen het bewijslogboek als doorslaggevend element bij geschillen, mits het:

• is opgesteld door een eIDAS-conform platform
• volledig en consistent is
• voorzien is van een tijdstempel door een vertrouwde derde partij
• wordt bewaard volgens de wettelijke termijnen

De combinatie van bewijslogboek en ondertekend PDF-bestand met cryptografische hash maakt een betwisting te goeder trouw uiterst moeilijk.

Waar vindt u het logboek

Twee typische locaties:

1. Geïntegreerd in het PDF-bestand: vaak op de laatste pagina, zichtbare samenvatting
2. Toegankelijk via het platform: gedetailleerd, exporteerbaar controlespoor

Sommige platformen bieden een openbare verificatielink waarmee iedereen het logboek kan raadplegen zonder account.

Concreet gebruik

Bij interne audit

• de conformiteit van de handtekeningen controleren
• de consistentie van de data controleren
• afwijkingen identificeren (ongebruikelijk IP-adres, verdachte tijdstippen)

Bij geschillen

• het logboek als bewijs voorleggen aan de rechtbank
• een betwisting van de handtekening weerleggen
• een nauwkeurige chronologie opstellen

Bij regelgevende controle

• URSSAF, arbeidsinspectie, CNIL
• export van het logboek voor de betreffende contracten

Goede praktijken

• Bewaar het logboek gedurende de volledige wettelijke bewaartermijn van het document
• Exporteer regelmatig om afhankelijkheid van het platform te vermijden
• Wijzig nooit het logboek handmatig (dit maakt het bewijs ongeldig)
• Leid uw juridische teams op in het gebruik van het logboek

Veelgemaakte fouten

• Alleen het PDF-bestand bewaren, niet het logboek
• Het logboek opslaan in een eigen, niet-exporteerbaar formaat
• Vergeten om het gekwalificeerde tijdstempel toe te voegen
• De logboeken niet anonimiseren bij doorgifte aan derden

Concreet voorbeeld: betwisting van een handtekening

Een ontslagen werknemer betwist dat hij zijn addendum met een niet-concurrentiebeding heeft ondertekend. De werkgever legt het bewijslogboek voor:

• exacte datum: 15 maart 2024, 14u32
• IP-adres: overeenkomstig met het woonadres
• OTP per sms ingevoerd op de telefoon van de werknemer (nummer in zijn dossier)
• hash van het PDF-bestand sindsdien ongewijzigd

De arbeidsrechtbank verwerpt de betwisting — het bewijslogboek is doorslaggevend.

Hoe Certyneo u helpt

Certyneo genereert automatisch een volledig bewijslogboek voor elke ondertekende enveloppe. Exporteerbaar als PDF of JSON, geïntegreerd in het definitieve PDF-bestand, 10 jaar bewaard, en beschikbaar via een openbare verificatielink voor derden.

Ontdek de oplossing voor elektronische handtekening van Certyneo

FAQ

Is het logboek ontvankelijk voor de rechter?

Ja, op voorwaarde dat het is opgesteld door een platform dat conform is met eIDAS.

Kan ik het logboek wijzigen?

Nee, elke wijziging maakt het ongeldig.

Hoe lang moet het bewaard worden?

Minstens even lang als het ondertekende document (10 jaar voor handelscontracten).

Onthult het logboek persoonsgegevens?

Ja (IP-adres, user-agent, tijdstippen). Bescherm de toegang ertoe conform de RGPD.

Kan het gedeeld worden met een derde partij?

Ja, via een verificatielink of PDF-export.

Conclusie

Het bewijslogboek is de juridische sleutel van de elektronische handtekening. Bewaar het zorgvuldig en u staat sterk bij elke betwisting.

Probeer Certyneo om uw documenten eenvoudig, snel en veilig online te verzenden, te ondertekenen en op te volgen.