Beheer van medische kantoren: wettelijke en administratieve naleving

Een medische praktijk valt onder drie regelgevingen die niet dezelfde toezichthouder, hetzelfde tijdschema of dezelfde sancties hebben: de deontologische en beroepsregels, de verplichtingen van de werkgever en de voorschriften die van toepassing zijn op gezondheidsgegevens. De moeilijkheid ligt niet in de complexiteit van elk van deze regelingen afzonderlijk, maar in het feit dat ze parallel lopen — en dat een tekortkoming in de ene vaak aan het licht komt tijdens een controle met betrekking tot een andere.

De oprichting en het werkterrein

De uitoefening van het beroep vereist inschrijving in het register van de bevoegde beroepsorde en registratie van het diploma. De overeenkomst inzake de uitoefening van het beroep — vennootschap, zelfstandige samenwerking, vervanging — moet worden meegedeeld aan de beroepsorde, die de conformiteit met de beroepscode controleert.

Drie punten worden in dit stadium vaak onderschat:

• De concurrentiebeding of verbod op hervestiging die in een samenwerkingsovereenkomst is opgenomen, moet beperkt zijn in tijd en ruimte, en evenredig zijn. Een buitensporige clausule wordt afgewezen, maar het is beter erover te onderhandelen dan erover te procederen.
• De vervangingscontract moet worden opgesteld en aan de orde worden voorgelegd, ook bij een tijdelijke vervanging.
• Deberoepsaansprakelijkheidsverzekering moet worden afgesloten vóór de eerste handeling, met bijzondere aandacht voor de verwerking van het verleden indien er een eerdere boekjarenrekening heeft plaatsgevonden — een onderwerp dat wordt uitgewerkt in ons artikel over de beroepsaansprakelijkheid.

Het advocatenkantoor als werkgever

Vanaf de eerste aanwerving — secretaresse, assistent, verpleegkundige — wordt de praktijk een werkgever die onderworpen is aan het arbeidsrecht en de toepasselijke collectieve arbeidsovereenkomst.

De meest ingrijpende verplichtingen zijn die waarvan het ontbreken onmiddellijk wordt vastgesteld bij een controle: aangifte voorafgaand aan de indiensttreding, schriftelijke arbeidsovereenkomst indien vereist, verplichte bekendmakingen, uniform personeelsregister, informatie- en preventiebezoek, en uniform document voor de beoordeling van beroepsrisico’s.

Dit laatste ontbreekt meestal in kleine bedrijven, terwijl het al vanaf de eerste werknemer verplicht is. In een medische praktijk moet het specifieke risico's dekken: blootstelling aan biologische risico's, goederenbehandeling, psychosociale risico's en beeldschermwerk.

Daarnaast komt de registratie van de werktijd wanneer er geen collectieve werktijden gelden; de bewijskracht hiervan wordt uitgebreid behandeld in ons artikel over de overuren.

Gezondheidsgegevens in het dagelijks leven

Dit is de regelgeving waarvan overtredingen het duurst uitvallen, en het draait om alledaagse handelingen.

Het kantoor is verwerkingsverantwoordelijke van de gegevens van zijn patiënten. Hij moet een behandelingsregister bijhouden, patiënten informeren, bewaartermijnen vaststellen en zijn verwerkers – softwareontwikkelaar, hostingprovider, telesecretariaatsdienstverlener – contractueel aan banden leggen.

Hieruit vloeien drie praktische vereisten voort:

• Dehosting De beveiliging van de gegevens moet worden gewaarborgd door een hiervoor gecertificeerde partij, ook wanneer de bedrijfssoftware online wordt gebruikt.
• De bevoegdheden moeten individueel en onderscheiden zijn: een account dat door meerdere personen wordt gedeeld, maakt elke traceerbaarheid onmogelijk en vormt op zich al een overtreding.
• De uitwisselingen De uitwisseling van gezondheidsgegevens tussen professionals vereist een beveiligd e-mailsysteem voor de gezondheidszorg, niet een e-mailsysteem voor het grote publiek.

De toegangslogboekregistratie en de bewaartermijnen die specifiek zijn voor medische dossiers worden gedetailleerd beschreven in ons artikel over de elektronisch medisch dossier, en de regels voor het delen van gegevens in het artikel gewijd aan medisch beroepsgeheim.

Ontvangst van het publiek en de bedrijfsruimten

Het kantoor is een instelling die publiek ontvangt, wat verplichtingen met zich meebrengt op het gebied vantoegankelijkheid en van brandveiligheid in verhouding tot de categorie. Er moet een openbaar toegankelijk register ter beschikking worden gesteld.

Daarnaast worden de tarieven en de voorwaarden voor dienstverlening weergegeven, evenals informatie over de procedures voor geschillenbeslechting.

Het beheer van afval van zorgactiviteiten met infectierisico Dit valt onder een speciaal traject, met een overeenkomst met een erkende dienstverlener en het bewaren van de volgformulieren. Het is een eenvoudig en regelmatig terugkerend controlepunt.

Facturering en relaties met de ziektekostenverzekering

De facturering voldoet aan de geldende tarieflijsten en de regelgeving inzake honorariumoverschrijdingen, waarvan de vermelding verplicht is.

Twee documentatieverplichtingen moeten van tevoren worden geregeld: het bewaren van de behandelformulieren en bewijsstukken volgens de geldende bewaartermijnen, en de traceerbaarheid van de voorschriften, waarvan het kader wordt toegelicht in ons artikel over de digitale verordeningen.

Een controle door de ziektekostenverzekering richt zich voornamelijk op de samenhang tussen de gefactureerde handelingen en de patiëntendossiers. Dit is het punt waarop de kwaliteit van de dossiervoering een direct effect heeft, dat veel verder reikt dan de medische functie ervan.

Toepassingsscenario's

Eerste aanwerving. Behandel in volgorde: voorafgaande aangifte, schriftelijke overeenkomst, aansluiting bij de bedrijfsgeneeskunde, uniek document. Dit laatste wordt het vaakst vergeten en het meest systematisch gevraagd.

Overstap naar andere bedrijfssoftware. Controleer de hostingcertificering, de omkeerbaarheid van de gegevens en het exportformaat voordat u ondertekent. Een migratie zonder herstelplan brengt het risico met zich mee dat dossiers verloren gaan waarvoor de bewaartermijnen nog lopen.

Samenwerkingsverband van verschillende praktijkbeoefenaars. Maak onderscheid tussen de toegangsrechten tot dossiers per zorgverlener en per patiënt. Het feit dat men tot dezelfde organisatie behoort, betekent niet automatisch dat men bij de behandeling van elke patiënt betrokken is.

Veelgestelde vragen

Is het unieke document verplicht in een klein kantoor? Ja, vanaf de eerste werknemer, zonder drempel voor het aantal werknemers. Het moet de risico’s dekken die eigen zijn aan de activiteit, met inbegrip van biologische en psychosociale risico’s.

Is een gecertificeerde hostingprovider nodig voor online software? Ja, zodra er gezondheidsgegevens worden gehost namens de praktijk. De controle is de verantwoordelijkheid van de praktijk als verwerkingsverantwoordelijke.

Is een gedeeld computeraccount aanvaardbaar? Nee. Toegangsrechten moeten individueel zijn, anders is er geen traceerbaarheid van de toegang mogelijk — wat op zichzelf al een overtreding vormt.

Mag men patiëntgegevens via gewone e-mail uitwisselen? Nee. Voor de uitwisseling van gezondheidsgegevens tussen beroepsbeoefenaars is een speciaal beveiligd berichtensysteem vereist.

Welke verplichtingen gelden er voor medisch afval? Een speciaal daarvoor bestemd traject, een overeenkomst met een erkende dienstverlener en het bewaren van de trackingformulieren, waarvan de overlegging regelmatig wordt gevraagd bij controles.

Is een clausule inzake niet-herinstallatie geldig? Alleen indien deze beperkt is in tijd en ruimte en evenredig is aan de bescherming van legitieme belangen. Een buitensporige clausule wordt door de rechter terzijde geschoven.

Belangrijkste punten

Drie regelingen lopen parallel, en elk heeft zijn eigen toezichthouder. De eenvoudigste om aan de voorschriften te voldoen is de werkgeversregeling, waar overtredingen zichtbaar zijn en de oplossingen bekend zijn — met het ‘document unique’ voorop. Het duurste stelsel is dat van de gezondheidsgegevens, waar alledaagse handelingen tot overtredingen leiden: gedeelde accounts, e-maildiensten voor het grote publiek, niet-gecontroleerde hosting.

Eén systeem dient deze drie doelen tegelijk, en dat is waar je mee moet beginnen: individuele en gedifferentieerde toegangsrechten, gekoppeld aan een toegangslogboek. Ze tonen aan dat de grens van het ‘noodzakelijke voor de opdracht’ is gerespecteerd, ze beschermen de beroepsbeoefenaar wanneer hem toegang wordt verweten, en ze vormen het vereiste bewijs bij een facturatiecontrole of bij een aansprakelijkheidszaak.