Comment envoyer un document à signer

La procédure en 5 étapes

Envoyer un document à signer électroniquement prend moins de 5 minutes. Voici le processus pas-à-pas.

1. Préparer le document

• Export en PDF (recommandé)
• Vérifier la lisibilité mobile (80% des signataires signent sur mobile)
• Relire pour éliminer coquilles et erreurs
• Joindre les annexes obligatoires si besoin

2. Créer une enveloppe

Sur votre plateforme de signature :

• nouveau document → upload du PDF
• nommer l'enveloppe (objet du document + signataire)

3. Ajouter les signataires

Pour chaque signataire :

• nom complet
• email
• téléphone (pour OTP SMS si AES)
• rôle (signataire, approbateur, CC)

Définir l'ordre : parallèle (tous en même temps) ou séquentiel.

4. Placer les champs

Glisser sur le PDF :

• champ signature (obligatoire)
• champs optionnels : date, nom, texte libre, case à cocher, paraphe par page

Associer chaque champ au bon signataire (couleurs différentes).

5. Configurer et envoyer

Options à configurer :

• niveau de signature : SES ou AES
• date d'expiration (15-30 jours typiquement)
• relances automatiques (J+3, J+7)
• messages personnalisés

Cliquer "Envoyer". Les signataires reçoivent leur email immédiatement.

Suivre le document

Depuis votre tableau de bord, suivez en temps réel :

• envoyé → ouvert → signé
• notifications (email, Slack, Teams)
• relance manuelle possible

Bonnes pratiques

• Toujours tester avec un collègue avant un envoi important
• Prévoir un canal de contact pour les signataires novices
• Archiver systématiquement le document signé
• Éviter les envois le vendredi soir ou le week-end

Erreurs fréquentes

• Mauvais email (typo ou ancienne adresse)
• Oublier d'ajouter un signataire
• Ne pas placer de champ signature
• Fichier trop lourd (> 10 Mo → lent sur mobile)
• Envoyer sans relire

Cas concret : commercial

Un commercial envoie 20 devis par semaine. Routine :

1. Génération depuis HubSpot (devis + CGV)
2. Envoi automatique en SES via intégration
3. Relances J+2 et J+5
4. Notifications Slack en temps réel
5. CRM mis à jour à la signature

Temps humain : 0 minute par envoi.

Comment Certyneo vous aide

Certyneo rend l'envoi d'un document à signer rapide et fiable : interface drag-drop intuitive, templates pour les documents récurrents, intégrations CRM, suivi temps réel, relances automatiques. Tout en moins de 3 minutes.

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FAQ

Combien de temps prend l'envoi ?

2-5 minutes pour un document simple.

Peut-on envoyer le même document à plusieurs signataires ?

Oui, tous dans la même enveloppe, ordre parallèle ou séquentiel.

Faut-il informer le signataire à l'avance ?

Pas obligatoire, mais recommandé pour les signataires novices.

Peut-on annuler un envoi ?

Oui, avant signature. Après, non.

Le signataire peut-il transférer à quelqu'un d'autre ?

Selon la configuration. Par défaut, non.

Conclusion

Envoyer un document à signer est un geste simple devenu quotidien. Une fois la routine installée, vos cycles contractuels se transforment.

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