Certyneo en Make: automatiseer handtekeningen in engineering

Waarom elektronische handtekeningen in engineering automatiseren met Make?

De engineeringsector genereert een aanzienlijk volume contractdocumenten: inschrijvingsdocumenten, aanvullende akkoorden, ontvangstverslagen, onderaannemerscontracten, conformiteitsverklaringen en onderzoeksrapporten. Volgens een studie van McKinsey (2024) besteden engineeringsteams gemiddeld 27% van hun werktijd aan repetitieve administratieve taken, waarbij het verzamelen en volgen van handtekeningen tot de meest tijdrovende behoort.

Het verbinden van Certyneo met een automatiseringsplatform als Make (voorheen Integromat) stelt u in staat deze handmatige processen om te zetten in intelligente workflows, waarbij elke handtekening wordt geactiveerd, gevolgd en gearchiveerd zonder menselijke tussenkomst. Deze gids legt u stap voor stap uit hoe u deze integratie in een B2B-engineeringcontext instelt, in overeenstemming met de eIDAS-regelgeving.

We behandelen achtereenvolgens de integratiearchitectuur, de stap-voor-stap configuratie in Make, de beschikbare triggers en acties, en vervolgens de best practices die specifiek voor de engineeringsector gelden.

---

De architectuur van Make + Certyneo voor engineering begrijpen

Make (Integromat): een no-code orchestratieplatform

Make is een visuele integratie- en automatiseringsplatform waarmee u scenario's kunt maken die honderden applicaties verbinden via drag-and-drop modules. In tegenstelling tot Zapier biedt Make geavanceerde voorwaardelijke logica, iterators, aggregators en routers, waardoor het een bijzonder geschikt hulpmiddel is voor complexe engineeringworkflows (meerdere partijen, meerdere stappen, documenten met meerdere ondertekenaars).

Make positioneert zich tussen uw zakelijke tools (ERP, CRM, projectmanagementtools als Autodesk Construction Cloud, Procore of Microsoft Project) en Certyneo, en orkestreert de gegevensstroom en handtekeningtriggers.

De Certyneo API: het startpunt van de integratie

Certyneo stelt een volledige RESTful API beschikbaar waarmee u alle beschikbare bewerkingen kunt uitvoeren vanuit de grafische interface: ondertekeningsverzoeken maken, ondertekenaars toevoegen, handtekeningvelden definiëren, kennisgevingen verzenden, statussen ophalen en ondertekende documenten downloaden. De API gebruikt OAuth 2.0-authenticatie en JSON-indeling, wat native compatibiliteit met Make via de module HTTP of bij voorkeur via een speciale Certyneo-connector garandeert.

De Certyneo API voldoet aan de interoperabiliteitsstandaarden gedefinieerd door de norm ETSI EN 319 132 voor XAdES-handtekening en ETSI EN 319 122 voor CAdES, wat garandeert dat elke ondertekening juridisch afdwingbaar is in de gehele Europese Unie.

Typische topologie van een engineeringworkflow

In een engineeringbureau of engineeringmaatschappij ziet een typische workflow er als volgt uit:

1. Trigger: een nieuw onderaannemerscontract wordt aangemaakt in de ERP (bijv. SAP, Sage of een BIM-projectmanagementtool).
2. Extractie: Make haalt de contractmetagegevens op (partijen, bedrag, projectreferenties).
3. Documentgeneratie: de AI-contractgenerator van Certyneo produceert het gestructureerde PDF-document.
4. Ondertekeningsverzoek aanmaken: Make roept de Certyneo API aan om het verzoek te maken en de ondertekenaars in de gedefinieerde volgorde toe te voegen.
5. Opeenvolgende of parallelle ondertekening: Certyneo stuurt handtekeninglinks naar de betrokken partijen.
6. Kennisgeving en archivering: bij ontvangst van elke handtekening activeert Make een Slack/Teams-melding en archiveert het ondertekende document in uw DMS (SharePoint, Google Drive, Egnyte, enz.).

Deze architectuur elimineert handmatige e-mailuitwisselingen en garandeert volledige traceerbaarheid, essentieel bij controles van engineeringsprojecten.

---

Stap-voor-stap configuratie van de integratie in Make

Stap 1 — Het scenario aanmaken en de Certyneo-verbinding configureren

In uw Make-omgeving maakt u een nieuw scenario aan. Als de native Certyneo-connector beschikbaar is in de Make-marktplaats, selecteert u deze rechtstreeks; anders gebruikt u de module HTTP > Make a request of HTTP > Make an OAuth 2.0 request.

Voor het configureren van de verbinding:

• Base URL: `https://api.certyneo.com/v1`
• Authenticatiemethode: OAuth 2.0 (Client Credentials) of Bearer Token API-sleutel, afhankelijk van uw Certyneo-accountconfiguratie
• API-sleutel: beschikbaar in uw Certyneo-dashboard, sectie Instellingen > Integraties > API

Bewaar uw API-sleutel in de verbindingsbeheerder van Make (en niet hardcoded in het scenario) om best practices voor beveiliging in acht te nemen.

Stap 2 — De trigger kiezen die geschikt is voor de engineeringsector

De keuze van de trigger is bepaalend. In engineering zijn de meest voorkomende triggers:

| Trigger | Make-module | Gebruiksscenario | |---|---|---| | Nieuw bestand in SharePoint-map | SharePoint > Watch Files | Contract gedeeld door verkoop | | Nieuwe rij in Google Sheets | Google Sheets > Watch Rows | Volgen van te ondertekenen contracten | | Webhooks inkomend van ERP | Webhooks > Custom Webhook | Inkooporder gevalideerd in SAP | | Nieuw probleem in Jira/Asana | Jira > Watch Issues | Projectfase-deliverable vereist klantvalidatie |

Voor complexe engineeringworkflows (bijv. ondertekening van een inschrijvingsdocument waarbij meerdere ondertekenaars betrokken zijn, zoals technische directeur en juridische directeur), biedt de Custom Webhook-trigger van inkomende berichten de grootste flexibiliteit.

Stap 3 — Het ondertekeningsverzoek aanmaken via de Certyneo API

Nadat u de trigger hebt geconfigureerd, voegt u een HTTP-module toe die verwijst naar het eindpunt voor het aanmaken van ondertekeningsverzoeken in Certyneo:

``` POST https://api.certyneo.com/v1/signature-requests ```

De JSON-request body bevat:

```json { "name": "Onderaannemerscontract - Project {{1.project_name}}", "signers": [ { "email": "{{1.signer_email}}", "name": "{{1.signer_name}}", "order": 1 } ], "document_url": "{{2.file_url}}", "signature_level": "advanced", "expiry_date": "{{formatDate(addDays(now; 15); 'YYYY-MM-DD')}}" } ```

Houd er rekening mee dat het handtekeningsniveau `advanced` (geavanceerde elektronische handtekening, SEA) wordt gebruikt, in overeenstemming met de eIDAS-vereisten voor engineeringcontracten van aanzienlijke waarde. Voor interne documenten met laag risico is het niveau `simple` voldoende.

Stap 4 — Meldingen en archivering na ondertekening beheren

Na het aanmaken van het verzoek voegt u een tweede vertakking toe aan uw Make-scenario, geactiveerd door een Certyneo Webhook dat de voltooiing van de ondertekening aangeeft. Certyneo stuurt automatisch een POST naar de webhook-URL die u hebt gedefinieerd in de verzoekparameters.

Bij ontvangst van deze webhook kan uw scenario:

• De ondertekende en voorziene PDF downloaden via `GET /signature-requests/{id}/signed-document`
• Deze archiveren in uw DMS (SharePoint, Egnyte, Google Drive)
• De contractstatus in uw ERP of CRM bijwerken
• Het projectteam automatisch op de hoogte stellen via Slack, Teams of e-mail
• Facturering activeren of een nieuw project openen in uw beheerstool

Deze actiereeks garandeert een end-to-end traceerbaarheid van de documentlevenscyclus, een fundamentele vereiste in projecten onderworpen aan controle (ISO 9001-certificering, openbare aanbestedingen, Seveso-projecten).

---

Best practices specifiek voor de engineeringsector

Ondertekeningen met meerdere partijen en opeenvolgende workflows beheren

Engineering omvat vaak documenten die meerdere ondertekenaars in een bepaalde volgorde vereisen: eerst de projectmanager, daarna de technische directeur, ten slotte de wettelijke vertegenwoordiger van het klantbedrijf. Certyneo ondersteunt native opeenvolgende ondertekeningen via de parameter `order` in de lijst van ondertekenaars.

In Make kunt u dynamisch de array van ondertekenaars samenstellen met behulp van een Array Aggregator die gegevens van ondertekenaars uit uw ERP of een referentietabel verzamelt, voordat deze in het Certyneo API-verzoek wordt ingevoerd. Deze benadering maakt het mogelijk om contracten met 5 tot 10 ondertekenaars te beheren zonder het scenario te wijzigen.

Ondertekeningen koppelen aan projectmappen

In engineering moet elk ondertekend document aan een specifiek projectdossier worden gekoppeld. Gebruik de aangepaste metagegevens van Certyneo om het zaaksummer, de projectfase en het contractnummer op te slaan. Deze metagegevens worden in de webhook voor voltooiing geretourneerd en kunnen door Make worden gebruikt om het document in de juiste DMS-map te archiveren.

Deze praktijk voldoet aan de vereisten van de norm NF EN ISO 19650 (informatiebeheer in BIM) en vergemakkelijkt documentaudits aan het einde van het project.

De kwaliteit en fouten van workflows controleren

Make biedt een gedetailleerd uitvoeringslogboek voor elk scenario. Configureer in een professionele context e-mail- of Slack-waarschuwingen voor scenario's met fouten, en gebruiken de module Error Handler van Make om fouten in de Certyneo API af te handelen (rate limiting, document te groot, ondertekener niet gevonden).

Als u de mogelijkheden van Certyneo wilt vergelijken met andere oplossingen op de markt voordat u met integratie begint, raadpleeg dan onze vergelijking van elektronische handtekeningoplossingen om de best passende oplossing voor uw engineeringcontext te identificeren.

Ten slotte, om het rendement van uw geautomatiseerde workflow te maximaliseren, stelt onze ROI-calculator voor elektronische handtekeningen u in staat nauwkeurig de tijd- en kostenbesparingen in te schatten op basis van het volume documenten dat door uw engineeringbureau wordt verwerkt.

Wettelijke kader voor elektronische handtekeningen in engineering

Juridische basis van elektronische handtekeningen

In Frans recht rust de juridische waarde van elektronische handtekeningen op artikel 1366 van de Burgerlijke Wetboek, dat bepaalt dat "het geschrift in elektronische vorm als bewijs wordt aanvaard op dezelfde manier als het geschrift op papier", en op artikel 1367, dat verduidelijkt dat "de handtekening die nodig is voor het totstandkomen van een rechtshandeling de ondertekenaar aanduidt en diens toestemming manifesteert".

Op Europees niveau definiëert de eIDAS-verordening nr. 910/2014 (Electronic Identification, Authentication and Trust Services), aangevuld door eIDAS 2.0 (EU-verordening 2024/1183), drie niveaus van elektronische handtekeningen:

• SES (Simple Electronic Signature): geschikt voor interne documenten met laag risico.
• SEA (Advanced Electronic Signature): aanbevolen voor standaard engineeringcontracten, onderaannemerscontracten en inkooporders. Dit garandeert betrouwbare identificatie van de ondertekenaar en documentintegriteit.
• SEQ (Qualified Electronic Signature): vereist voor authentieke akten en bepaalde grootschalige openbare aanbestedingen.

Specifieke verplichtingen voor de engineeringsector

In het kader van openbare aanbestedingen verplicht decreet nr. 2016-360 aangaande openbare aanbestedingen volledige digitalisering boven bepaalde drempels. Inschrijvingsdocumenten en onderaannemingscontracten moeten worden ondertekend met een eIDAS-conforme SEA of SEQ, geproduceerd door een gekwalificeerde vertrouwde serviceprovider (QTSP) opgenomen in de Europese Trusted List.

De norm ETSI EN 319 132 definieert de XAdES-profielen voor geavanceerde XML-ondertekening, terwijl ETSI EN 319 122 de CAdES-profielen voor binaire documentondertekening behandelt. Certyneo respecteert deze standaarden en garandeert interoperabiliteit en grensoverschrijdende erkenning van ondertekeningen.

GDPR en gegevensbescherming van ondertekenaars

De verwerking van persoonsgegevens van ondertekenaars (naam, e-mailadres, biometrische ondertekeningsgegevens) is onderworpen aan de GDPR-verordening nr. 2016/679. Als verwerkingsverantwoordelijke dient uw engineeringbedrijf er voor te zorgen dat Certyneo optreedt als verwerker in de zin van artikel 28 GDPR, met een behoorlijk afgesloten DPA (Data Processing Agreement). Ondertekeningsgegevens moeten worden bewaard voor de toepasselijke vervalkingstermijn (5 jaar voor handelscontracten volgens artikel L. 110-4 van de Code de Commerce, 10 jaar voor bouwcontracten vanwege de tienjaargarantie).

NIS2-richtlijn en beveiliging van geautomatiseerde workflows

Engineeringmaatschappijen die in kritieke sectoren opereren (energie, vervoer, water) kunnen onder de NIS2-richtlijn (2022/2555/UE) vallen, in Frans recht omgezet door de wet van 14 april 2025. Deze richtlijn stelt beveiligingseisen op informatiesystemen, met inbegrip van automatiseringsworkflows die via derden zoals Make en Certyneo zijn aangesloten. Het is noodzakelijk om gegevensstroom vast te leggen, communicatie te versleutelen (minimaal TLS 1.3) en een register van digitale leveranciers bij te houden.

Gebruiksscenario's: Make + Certyneo in engineering

Scenario 1 — Geotech-engineeringbureau met 300 missierapporten per jaar

Een gespecialiseerd geotech-engineeringbureau met ongeveer vijftien ingenieurs produceert jaarlijks gemiddeld 300 missierapporten en dienstverleningscontracten. Vóór de integratie van Make + Certyneo vereiste elk rapport handmatig verzenden per e-mail, een vervolgoproep na 5 dagen zonder antwoord en handmatige archivering op de bestandsserver. De gemiddelde tijd voor handtekening bedroeg 8 werkdagen.

Na implementatie van de geautomatiseerde workflow — geactiveerd door het voltooide rapport in SharePoint te plaatsen — maakt het Make-scenario automatisch het Certyneo-ondertekeningsverzoek aan, stuurt de klantmelding en verzendt automatisch herinneringen op dag 3 indien de handtekening niet is ontvangen. Het ondertekende document wordt onmiddellijk in de corresponderende projectmap gearchiveerd.

Resultaat: vermindering van ondertekeningsperiode van 8 dagen tot gemiddeld 1,8 dagen (−78%), geschatte besparing van 2,5 uur ondersteunend personeel per week, ongeveer 3.500 € per jaar in administratieve verwerkingskosten. Deze getallen stemmen overeen met branchebenchmarks gepubliceerd door Forrester Research over documentautomatisering (2024).

Scenario 2 — Industrieel engineeringbedrijf met multi-partijen onderaannemerscontracten

Een middelgroot industrieel engineeringbedrijf (80 tot 150 medewerkers) stuurt projecten aan waarvoor onderaannemingscontracten moeten worden ondertekend door 3 tot 6 partijen: opdrachtgever, gedelegeerde ontwerper, eerste en tweede rang onderaannemers. Elk contract vereist strikte opeenvolgende ondertekening om contractuele en verzekeringstechnische redenen.

De Make + Certyneo-workflow wordt geactiveerd bij validatie van de inkooporder in de ERP. Make bouwt dynamisch de geordende lijst van ondertekenaars vanuit de leveranciersdatabase, maakt het Certyneo-ondertekeningsverzoek met opeenvolgende parameters aan en stelt elke partij op haar beurt op de hoogte. Bij voltooiing wordt het ondertekende contract in Procore gearchiveerd en wordt de contractstatus in de ERP bijgewerkt.

Resultaat: elimineert 100% van sequenceringsfouten (een onderaannemer die voor de ontwerper ondertekent) dankzij automatisch beheer van ondertekeningsvolgorde. Gemiddelde contractualisatingstermijn verkort van 12 dagen tot 4 dagen (−67%), wat de effectieve projectstart versnelt.

Scenario 3 — Adviesbedrijf voor engineering met aanpassingswijzigingen

Een engineeringadviebedrijf dat industriële klanten begeleidt bij projecttransformaties produceert frequent wijzigingsaanvragen (amendments) tijdens uitvoering die snelle validatie vereisen zonder het project te vertragen. Deze amendmenten werden voorheen afgedrukt, in vergaderingen ondertekend of per koerier verstuurd, wat vertragingen veroorzaakte die onverenigbaar waren met projectritme.

Met Make + Certyneo activeert het aanmaken van een amendment in het projectmanagementsysteem automatisch een ondertekeningsverzoek. De klant ontvangt een mobiel-vriendelijke handtekeninglink waarmee hij vanaf zijn smartphone in minder dan 2 minuten kan ondertekenen, zelfs onder werking op de bouwplaats. Het geavanceerde handtekeningsniveau (SEA) wordt toegepast, wat de juridische waarde van het amendment garandeert.

Resultaat: validatietermijn voor amendmenten verkort van 5 tot 7 dagen tot minder dan 24 uur in 85% van de gevallen. Verbeterde klantbevrediging en verminderd risico op ongedocumenteerde omvangafwijkingen, een veelvoorkomende bron van geschillen in advieswerk.

Conclusie

De integratie van Certyneo met Make (Integromat) vormt een belangrijk efficiencyinstrument voor de engineeringsector. Door de volledige documentlevenscyclus te automatiseren — van contractcreatie tot archivering van het ondertekende document — elimineert u repetitieve handmatige taken, verkort u gemiddeld ondertekeningsperiodes met 67 tot 78%, en garandeert u volledige eIDAS-conformiteit voor elk geproduceerd document.

De technische configuratie vereist, hoewel een voorzichtige initiële setup, is toegankelijk voor teams met een no-code-profiel of een Make-integrator. De voordelen manifesteren zich al in de eerste weken van gebruik, met meetbaar ROI op beheer- en projectstartstartkosten.

Klaar om uw documentworkflows te transformeren? Maak gratis uw Certyneo-account aan en verbind uw eerste Make-scenario in minder dan een uur, of neem contact op met ons team voor persoonlijke begeleiding aangepast aan uw engineeringcontext.