Sähköinen allekirjoitus vs käsinkirjoitettu: vertailu

Kaksi allekirjoitusta, sama tehtävä

Allekirjoitus, olipa se sähköinen tai käsin kirjoitettu, täyttää kolme identtistä oikeudellista tehtävää: se tunnistaa allekirjoittajan, ilmaisee tämän suostumuksen sisältöön ja takaa asiakirjan eheyden. Se, mikä muuttuu, on tekniikka, joka tuo näytön kustakin näistä kolmesta tehtävästä.

Toisin kuin yleisesti luullaan, sähköinen allekirjoitus ei ole paperin digitaalinen jäljitelmä. Se on kryptografinen menetelmä, joka on monessa suhteessa vahvempi kuin käsin kirjoitettu nimikirjoitus.

Oikeudellinen arvo

Molemmat allekirjoitukset ovat tunnustettu keskenään yhdenvertaisiksi Ranskan oikeudessa 13.3.2000 annetusta laista n°2000-230 lähtien (Ranskan siviililain (Code civil) artikla 1367). EU:n eIDAS -asetus vahvisti tätä yhdenvertaisuutta vuonna 2016 vahvistamalla syrjimättömyysperiaatteen: sähköistä allekirjoitusta ei voida hylätä todisteena pelkästään sillä perusteella, että se on sähköinen.

Täydellisen vastaavuuden saavuttamiseksi käsin kirjoitetun allekirjoituksen kanssa on tavoiteltava qualified-tason allekirjoitusta (QES): sillä on sama oikeudellinen arvo kuin käsin kirjoitetulla allekirjoituksella kaikkialla Euroopan unionissa. Advanced-tason (AES) ja simple-tason (SES) allekirjoitukset ovat täysin päteviä, mutta niiden todistusarvon tuomioistuin arvioi tapauskohtaisesti — katso kolmen tason väliset erot.

Nopeus

Tämä on operatiivisille tiimeille silmiinpistävin ero.

Vaihe | Paperi | Sähköinen

Asiakirjan valmistelu | 10 min | 2 min

Lähetys allekirjoittajalle | 1–3 päivää (posti) tai minuutteja (skannaus) | alle 1 minuutti

Allekirjoitettu palautus | keskimäärin 2–5 päivää | minuuteista muutamaan tuntiin

Arkistointi | Manuaalinen | Automaattinen

Koko kaupallisen syklin ajalta sähköinen allekirjoitus lyhentää läpimenoajan 5–10-kertaisesti. Suurilla volyymeilla (HR, kiinteistöala, koulutus) vaikutus kassavirtaan ja asiakastyytyväisyyteen on mitattavissa.

Jäljitettävyys

Paperi jättää jälkeensä vain nimikirjoituksen. On mahdotonta todistaa, milloin tarkalleen allekirjoitus tehtiin, mistä se on peräisin, tai onko asiakirjaa muutettu sen jälkeen.

Sähköinen allekirjoitus sen sijaan sisältää aikaleimatun tarkastuspolun :

• kunkin katselu- ja allekirjoitustapahtuman tarkka päivämäärä ja kellonaika
• allekirjoittajan IP-osoite, selaimen tunniste
• todiste tunnistautumisesta (syötetty OTP-koodi, todennus)
• asiakirjan kryptografinen sormenjälki, joka mitätöi kaikki myöhemmät muutokset

Tämä tarkastuspolku sisällytetään lopulliseen PDF-tiedostoon ja se on saatavilla 10 vuoden ajan. Riitatilanteessa se on ensisijainen todiste, joka voidaan esittää tuomioistuimessa. Katso sähköisen allekirjoituksen todiste.

Kokonaiskustannus

Paperin suora kustannus (arkki + tulostus) on harhaanjohtavan alhainen. Kokonaiskustannus sisältää:

• tulostus + kulutustarvikkeet
• kirjattu kirje saantitodistuksella (5–10 € lähetystä kohden)
• hallinnollinen aika (valmistelu, muistutukset, arkistointi)
• fyysinen säilytys 10 vuoden ajan
• katoamis- tai muutosriskit

Alalla yleisesti hyväksytyt arviot asettavat paperisyklin kokonaiskustannuksen noin 15–35 euroon per asiakirja. Sähköinen allekirjoitus maksaa tyypillisesti alle euron per lähetys yritystasoisella sopimuksella.

Sähköisen allekirjoituksen puolesta puhuvat edut

• huomattava ajansäästö (syklit 5–10-kertaa lyhyemmät)
• hallinnollisten kustannusten väheneminen
• parempi jäljitettävyys tarkastuspolun ansiosta
• allekirjoitus etänä mahdollista ilman matkustamista
• allekirjoitettujen asiakirjojen keskitys hallintapaneeliin
• automaattiset muistutukset passiivisille allekirjoittajille
• välitön arkistointi ja löydettävyys
• paperijäljen ja hiilijalanjäljen pienentäminen
• sujuva ja moderni asiakaskokemus

Milloin paperi säilyttää paikkansa

Tietyt asiakirjat vaativat edelleen paperimuotoa tai erityismenettelyjä:

• notaarin edessä laaditut viralliset asiakirjat (tietyt testamentit, lahjakirjat)
• väestörekisteriasiakirjat (allekirjoitus virkailijan edessä)
• tietyt oikeudelliset menettelyt (haastemiehen toimittama tiedoksianto)

Kaikkien muiden yrityksen arkisten asiakirjojen osalta sähköinen allekirjoitus on selkeästi parempi vaihtoehto.

Vertailtu käyttötapaus: freelance-sopimus

Otetaan esimerkiksi 5 000 euron freelance-toimeksiantosopimus.

Paperilla: tulostus, lähetys kirjattuna kirjeenä (7 €), odotus 2–4 päivää, puhelinmuistutus, palautus 3–5 päivää myöhemmin, skannaus arkistointia varten, fyysinen arkistointi. Yhteensä: 5–9 päivän sykli, katoamisriski, heikko todistusarvo riitatilanteessa.

Sähköisellä allekirjoituksella: lähetys valmisteltu 3 minuutissa, välitön lähetys, allekirjoitus OTP-koodilla alle tunnissa, allekirjoitettu PDF arkistoituu automaattisesti tarkastuspolun kanssa. Vahva todiste, marginaalinen kustannus.

Miten Certyneo auttaa

Certyneo mahdollistaa koko paperisen sopimusprosessin korvaamisen yksinkertaisella digitaalisella kokemuksella: PDF:n lataus, allekirjoittajien lisääminen, kenttien sijoittelu, lähetys. Allekirjoittaja saa sähköpostin, klikkaa, allekirjoittaa — ei tarvetta luoda tiliä tai asentaa sovellusta.

Jokaisesta allekirjoitetusta asiakirjasta Certyneo luo automaattisesti lopullisen PDF-tiedoston tarkastusalatunnisteineen, arkistoi sen 10 vuodeksi ja tarjoaa hallintapaneelin, josta voit seurata reaaliajassa jokaisen lähetyksen tilaa.

Tutustu Certyneon sähköisen allekirjoituksen ratkaisuun

UKK

Onko sähköistä allekirjoitusta helpompi riitauttaa?

Ei, useimmissa tapauksissa tilanne on jopa päinvastainen. Aikaleimattu tarkastuspolku, IP-osoite ja vahva todennus tekevät sähköisestä allekirjoituksesta vaikeamman riitauttaa vilpittömässä mielessä kuin pelkän käsin tehdyn nimikirjoituksen.

Voiko sähköisesti allekirjoitetun asiakirjan tulostaa?

Kyllä, mutta tulostaminen menettää todistusarvon. PDF-tiedosto sähköisessä muodossa on se, joka kantaa kryptografisen allekirjoituksen ja sormenjäljen. Tulostettuna kyseessä on vain visuaalinen kopio.

Voiko käsin kirjoitetun allekirjoituksen skannata ja käyttää sähköisenä allekirjoituksena?

PDF-tiedostoon liitetty skannattu kuva ei ole eIDAS-asetuksen mukainen sähköinen allekirjoitus — se ei tarjoa tunnistamista eikä eheyttä. Pätevän allekirjoituksen saamiseksi käytä tähän tarkoitettua alustaa.

Vaativatko kaksikieliset sopimukset kaksi allekirjoitusta?

Ei. Yksi kaksikielinen PDF voidaan allekirjoittaa kerran. Sähköisellä allekirjoituksella ei ole mitään tekemistä asiakirjan kielen kanssa.

Miten sähköisesti allekirjoitettu asiakirja arkistoidaan?

Allekirjoitettu PDF arkistoidaan kuten mikä tahansa digitaalinen tiedosto, mutta on suositeltavaa säilyttää myös tarkastuspolku ja aikaleima. Katso miten allekirjoitettu asiakirja arkistoidaan.

Yhteenveto

Sähköinen allekirjoitus ei ole paperin "korvike": se on parannus. Nopeampi, paremmin jäljitettävissä, edullisempi ja oikeudellisesti vastaava suurimmassa osassa tapauksia. Todellinen kysymys ei enää ole jos digitaalisuuteen tulisi siirtyä, vaan milloin.

Kokeile Certyneota lähettääksesi, allekirjoittaaksesi ja seurataksesi asiakirjojasi verkossa yksinkertaisesti, nopeasti ja turvallisesti.