Toimeksiannon sähköinen allekirjoitus

Valtakirja on asiakirja, jolla henkilö antaa toiselle valtuuden toimia hänen nimissään. Sen sitovuus perustuu kokonaan sen täsmällisyyteen: epätarkka valtakirja altistaa valtuuttajan sitoumuksille, joita hän ei ole halunnut, ja valtuutetun kanteelle valtuuksien ylittämisestä. Sähköinen allekirjoitus ei muuta näitä aineellisia sääntöjä, mutta se ratkaisee yleisimmän käytännön ongelman — kirjallisen, päivätyn ja allekirjoitetun valtakirjan hankkimisen ennen toimenpiteen alkamista, eikä vasta sen jälkeen.

Mitä valtakirjassa tulee määritellä

Neljä osatekijää määrittävät asiakirjan laajuuden:

• Täydellinen henkilöllisyys valtuuttajasta ja valtuutetusta.
• Annetun valtuuden täsmällinen kohde: mitkä toimet, minkä omaisuuden osalta, mitkä rajat.
• kesto, jolla on päättymispäivä tai valtakirjan päättävä tapahtuma.
• Taloudelliset ehdot, kun valtakirjasta maksetaan korvaus.

Ratkaiseva kohta on valtuuden kohde. Yleisvaltakirja, joka koskee vain hallintotoimia, eroaa erityisvaltakirjasta, joka on ainoa, joka valtuuttaa määräämistoimiin — myyntiin, kiinnittämiseen, sovintoon. Valtuutettu, joka myy omaisuuden yleisin sanamuodoin laaditun valtakirjan perusteella, toimii valtuuksiensa ulkopuolella, ja toimi voidaan riitauttaa.

Muotomääräiset valtakirjat

Kolme luokkaa poikkeaa muotovapauden periaatteesta, ja niissä kirjallinen muoto on pätevyyden edellytys, ei vain todistelun keino.

Kiinteistönvälittäjän valtakirja. Sen tulee olla kirjallinen, siinä tulee mainita kesto, palkkion ehdot ja se, kumpi osapuoli vastaa siitä, ja se tulee kirjata toimiston pitämään rekisteriin numerolla, joka merkitään myös valtuuttajan kappaleeseen. Sääntöjenvastainen valtakirja vie välittäjältä oikeuden palkkioon, vaikka kauppa syntyisikin hänen ansiostaan. Kiinteistönmyyntivaltakirjan malli ja sen yksinoikeus -versio sisältävät nämä maininnat.

Vuokranhallintavaltakirja. Sama kirjallisen muodon ja rekisteröinnin vaatimus, kestoineen ja valtuuksien laajuuksineen — vuokrien perintä, muistutukset, vuokralaisten valinta, korjaustöiden teettäminen tietyn euromääräisen rajan puitteissa. Tämä asiakirja liittyy kaikkiin velvoitteisiin, jotka on kuvattu vuokranhallinnan oppaassamme.

Notaarin valtakirja. Tietyt toimet edellyttävät valtakirjaa julkisen asiakirjan muodossa, erityisesti silloin, kun pääasiakirja itsekin on sellainen. Yksityisoikeudellinen valtakirja ei silloin riitä.

Valtuutus, valtakirjan erityistapaus

Valtuutus on valtakirjan yleisin muoto tilapäisiin toimiin: asiakirjan allekirjoittaminen toisen puolesta, asiakirjan noutaminen, osakkaan edustaminen yhtiökokouksessa.

Se edellyttää samoja tarkennuksia — henkilöllisyys, kohde, kesto — joihin lisätään käytännön vaatimus: sen esittämiselle kolmannelle osapuolelle täytyy olla mahdollista tarkistaa sen aitous. Juuri tässä sähköinen versio muuttaa tilannetta, koska se tuottaa asiakirjan, jonka päivämäärä ja allekirjoittaja ovat todennettavissa, sen sijaan että olisi allekirjoitettu paperi, josta mikään ei todista alkuperää. Valtuutuksen luontityökalu tuottaa vaatimustenmukaisen asiakirjan, ja valtuutuksen malli kattaa yleisimmät tapaukset.

Valtakirjan allekirjoituttaminen sähköisesti

Valitse tilanteeseen sopiva taso. Jokapäiväisen hallinnon valtakirjalle riittää yksinkertainen sähköinen allekirjoitus, joka on oikeudellisesti pätevä ja hyväksyttävä. Määräämistointa koskeva valtakirja — omaisuuden myynti, osuuksien luovutus — edellyttää vahvempaa tunnistamista, jopa hyväksyttyä sähköistä allekirjoitusta, kun asian merkittävyys tai vastaanottavan kolmannen osapuolen vaatimus sitä edellyttää.

Tunnista allekirjoittaja. Tämä on valtakirjan herkin kohta, herkempi kuin missään muussa asiakirjassa: valtuutuksen saaneen tulee pystyä osoittamaan, että valtuuttaja todella allekirjoitti sen. Valittu tunnistamisen taso määrittää suoraan tämän näytön vahvuuden.

Päivää siten, että se on vastustettavissa kolmansia kohtaan. Peruutettu valtakirja säilyy pätevänä vilpittömässä mielessä olevia kolmansia kohtaan, jotka eivät tienneet peruutuksesta. Aikaleimaus ja peruutusilmoituksen jäljitettävyys ovat siksi yhtä tärkeitä kuin alkuperäinen allekirjoitus.

Säilytä. Valtakirja voidaan riitauttaa kauan toimenpiteen jälkeen. Sen säilyttäminen digitaalisessa kassakaapissa takaa asiakirjan eheyden koko tarpeellisen ajan.

Peruuttaminen ja valtakirjan päättyminen

Valtuuttaja voi peruuttaa valtakirjan milloin tahansa, paitsi jos kyseessä on yhteisen edun mukainen valtakirja tai peruuttamattomuuslauseke. Peruutus tulee kuitenkin voimaan kolmansia osapuolia kohtaan vasta siitä hetkestä, kun he ovat saaneet siitä tiedon.

Tästä on kyse näennäisen valtakirjan opissa: kolmas osapuoli, joka on perustellusti uskonut valtuutetun valtuuksiin, voi vedota toimeen, vaikka valtakirja olisi peruutettu tai sitä ei olisi koskaan ollutkaan olemassa. Käytännön seuraus on yksinkertainen — peruuttaminen edellyttää ilmoittamista ja tämän ilmoituksen todistamisen mahdollisuutta. Valtakirja päättyy muutoin sen määräajan umpeutuessa, valtuutetun luopuessa tehtävästä tai jommankumman osapuolen kuollessa.

Käyttötapaukset

Kiinteistönmyyntivaltakirja. Muotovaatimukset määrittävät oikeuden palkkioon. Sähköinen allekirjoitus mahdollistaa vaatimustenmukaisen valtakirjan käytettävissä olon jo ennen ensimmäistä esittelyä, eikä vasta suullisen sopimuksen jälkeen, ja kappale toimitetaan valtuuttajalle.

Etäältä tapahtuva tilapäinen valtuutus. Estynyt osakas, ulkomailla oleva myyjä: sähköinen allekirjoitus välttää postikierron ja epävarmuuden päivämäärästä. Tunnistamisen taso valitaan sen mukaan, mitä vastaanottaja edellyttää.

Vuokranantajan hallintavaltakirja. Valtuuksien laajuus ja korjaustöiden euromääräinen raja tulee mainita nimenomaisesti. Juuri kattorajan puuttuminen aiheuttaa suurimman osan vuokranantajan ja hallinnoijan välisistä riidoista.

Usein kysytyt kysymykset

Onko sähköisesti allekirjoitettu valtakirja pätevä? Kyllä, samoin edellytyksin kuin paperinen valtakirja. Muotomääräisten valtakirjojen osalta sähköinen kirjallinen muoto täyttää kirjallisen muodon vaatimuksen, kunhan allekirjoittaja on tunnistettu ja eheys taattu.

Onko suullisella valtakirjalla arvoa? Periaatteessa kyllä hallintotoimien osalta, mutta se on käyttökelvoton riitatilanteessa. Muotomääräisten valtakirjojen osalta — kiinteistönvälittäjä, vuokranhallinta — kirjallinen muoto on pätevyyden edellytys.

Mikä ero on valtakirjalla ja valtuutuksella? Valtuutus on kirjallinen asiakirja, joka vahvistaa valtakirjan, usein tilapäistä toimea varten. Aineelliset säännöt ovat samat.

Voiko valtuutettu tehdä mitä tahansa? Ei. Yleisin sanoin laadittu valtakirja kattaa vain hallintotoimet. Määräämistoimet edellyttävät erityistä ja nimenomaista valtakirjaa.

Miten valtakirja peruutetaan? Ilmoittamalla asiasta valtuutetulle ja tiedottamalla asianomaisille kolmansille osapuolille. Niin kauan kuin he eivät tiedä siitä, he voivat vedota näennäiseen valtakirjaan.

Tarvitaanko valtakirjaan hyväksytty sähköinen allekirjoitus? Ei järjestelmällisesti. Se on perusteltu määräämistoimien osalta tai kun vastaanottava kolmas osapuoli sitä vaatii, ei jokapäiväisen hallinnon valtakirjaa varten.

Lisätietoja

Tilanteestanne riippuen kolme lähtökohtaa:

1. Valtakirjan tai valtuutuksen malli valmiina muokattavaksi ja lähetettäväksi yleisiä tapauksia varten.
2. Sopimusten luontityökalu, kun valtakirjan kohde edellyttää räätälöityjä ehtoja — erityisesti valtuuksien euromääräistä rajaa.
3. Sivu kuinka allekirjoittaa sisältää vaiheittaiset ohjeet sekä valtuuttajalle että valtuutetulle.

Hinnat porrastuvat volyymin mukaan, ja ilmaisia lähetyksiä on saatavilla joka kuukausi — riittävästi ensimmäisen valtakirjan allekirjoituttamiseen ja saadun todistusaineiston tarkistamiseen ennen päätöksentekoa.