Kaupallisen tarjouksen sähköinen allekirjoitus

Miksi allekirjoittaa tarjous sähköisesti

Tarjouksen allekirjoituttaminen muuttaa ehdotuksen tilaukseksi. Mitä nopeammin se tapahtuu, sitä lämpimämpänä potentiaalinen asiakas pysyy. Sähköinen allekirjoitus mahdollistaa siirtymisen "mietin asiaa"-vaiheesta "hyväksytty ja allekirjoitettu"-tilanteeseen muutamassa minuutissa.

Konkreettisia hyötyjä:

• lyhentynyt myyntisykli (1–3 päivää 7–15 päivän sijaan)
• parantunut konversioaste (+15–30 % toimialasta riippuen)
• sopimuksen jäljitettävyys (tarkka päivämäärä, IP-osoite, tunnistus)

Suositeltu taso

Yksinkertainen allekirjoitus (SES) riittää suurimmalle osalle kaupallisista tarjouksista. Nopea, kitkaton ja oikeudellisesti pätevä: kun tarjous on allekirjoitettu, se sitoo osapuolia.

Suurten summien tarjouksissa (yli 20 000 €) tai säännellyillä toimialoilla kehittynyt allekirjoitus (AES) tuo lisäturvaa.

Tyypillinen prosessi

1. Tarjouksen laatiminen laskutustyökalussa (Sellsy, QuickBooks, Sage…)
2. Vienti PDF-muotoon
3. Lähetys allekirjoitusalustan kautta, joko yksinkertaisena tai kehittyneenä allekirjoituksena
4. Asiakas allekirjoittaa mobiililaitteella tai tietokoneella
5. Allekirjoitettu tarjous palautuu automaattisesti CRM- ja kirjanpitojärjestelmään

Maininta "Hyväksytty"

Perinteisesti vaadittiin käsin kirjoitettu maininta "Hyväksytty" ennen allekirjoitusta. Sähköisessä allekirjoituksessa klikkaus kohdasta "Allekirjoitan" yhdessä kertakäyttösalasanan (OTP) kanssa tuottaa saman, oikeudellisesti vastaavan suostumuksen.

Voit kuitenkin lisätä sähköiseen tarjoukseen tekstikentän "Hyväksytty", jotta paperiseen prosessiin tottunut asiakas tuntee olonsa turvalliseksi.

Toiminnalliset hyödyt

• Myyjät vapautuvat manuaalisesta seurannasta
• Vähemmän "unohtuneita" tai kadonneita tarjouksia
• Vaikuttava reagointinopeus potentiaaliselle asiakkaalle
• Suora tiedonsiirto laskutukseen (hyöty kirjanpidolle)

Yleisiä virheitä

• Yleisten sopimusehtojen liittämättä jättäminen liitteeksi
• Kehittyneen allekirjoituksen (AES) käyttäminen yksinkertaiseen tarjoukseen (ylimitoitettu ratkaisu, tarpeetonta kitkaa)
• Maksuehtojen unohtaminen
• Automaattisten muistutusten laiminlyönti

Käytännön esimerkki: teollisuusalan pk-yritys

Teollisuusalan pk-yritys lähetti 150 tarjousta kuukaudessa sähköpostitse. Paperisen allekirjoituksen osuus: 40 %, keskimääräinen läpimenoaika 8 päivää. Siirtymä sähköiseen allekirjoitukseen:

• allekirjoitusaste: 62 %
• keskimääräinen läpimenoaika: 2,5 päivää
• arvioitu vuotuinen kaupallinen hyöty: +180 000 € lisäliikevaihtoa

Miten Certyneo auttaa

Certyneo integroituu keskeisiin laskutustyökaluihin (Sellsy, Axonaut, Sage, Pennylane), jotta tarjoukset voidaan luoda ja lähettää allekirjoitettavaksi yhdellä klikkauksella. Uudelleenkäytettävät mallipohjat, automaattiset muistutukset ja reaaliaikainen myynnin hallintapaneeli.

Tutustu Certyneon sähköisen allekirjoituksen ratkaisuun

UKK

Sitooko SES-tasolla allekirjoitettu tarjous asiakasta?

Kyllä, yksinkertainen allekirjoitus (SES) on oikeudellisesti pätevä. Tuomari voi arvioida todistusarvoa, mutta sitoumus on olemassa.

Voiko allekirjoitettua tarjousta muuttaa?

Ei. Muutoksen tapauksessa on laadittava uusi tarjous ja allekirjoitutettava se uudelleen.

Pitääkö yleiset sopimusehdot allekirjoittaa erikseen?

Ihannetapauksessa ne kannattaa liittää tarjoukseen samaan lähetykseen.

Kuinka kauan allekirjoitettua tarjousta tulee säilyttää?

10 vuotta (kaupallinen asiakirja).

Pitääkö toiminimiyrittäjän allekirjoittaa tarjouksensa?

Kyllä, se on hyvä käytäntö: se todistaa kaupallisen suhteen olemassaolon.

Yhteenveto

Tarjouksen allekirjoituttaminen sähköisesti nopeuttaa myyntisykliä, parantaa konversioastetta ja varmistaa laskutuksen turvallisuuden.

Kokeile Certyneota lähettääksesi, allekirjoittaaksesi ja seurataksesi asiakirjojasi verkossa yksinkertaisesti, nopeasti ja turvallisesti.