Ostotilauksen sähköinen allekirjoitus

Ostotilaus on asiakirja, joka muuttaa tarjouksen sitoumukseksi. Ennen allekirjoitusta se on vielä vain tarjous; allekirjoitettuna se muodostaa sopimuksen ja käynnistää maksuajat. Sähköinen allekirjoittaminen ei muuta mitenkään sen oikeudellista arvoa — Ranskan siviililaki (Code civil) antaa sähköiselle asiakirjalle saman todistusvoiman kuin paperiselle — mutta muuttaa täysin allekirjoituksen saamiseen kuluvan ajan, joka lyhenee useista päivistä muutamaan minuuttiin.

Mitä ostotilauksen tulee sisältää

Allekirjoitetulla ostotilauksella on merkitystä vain, jos se on täydellinen. Kuusi osatekijää ovat välttämättömiä:

• Osapuolten tunnistetiedot: nimi, oikeudellinen muoto, osoite ja rekisteröintinumero.
• Tarkka kuvaus tavaroista tai palveluista, määrän ja laadun osalta.
• Hinta, verottomana ja verollisena, sekä mahdolliset hinnantarkistusehdot.
• Määräajat toimitukselle tai suoritukselle.
• Maksuehdot: eräpäivä, ennakkomaksu ja maksutavat.
• Viittaus yleisiin myyntiehtoihin, sekä maininta niiden hyväksymisestä.

Tämä viimeinen kohta on juuri se, jota riidoissa käsitellään. Yleisten ehtojen esittäminen ei riitä: on osoitettava, että asiakas on saanut niistä tiedon ja hyväksynyt ne ennen sitoutumistaan. Sähköinen ostotilaus ratkaisee tämän kysymyksen liittämällä asiakirjan, siihen liitetyt ehdot ja allekirjoitustapahtuman yhdeksi päivätyksi kokonaisuudeksi — mekanismi, jota käsitellään tarkemmin artikkelissamme aiheesta yleisten ehtojen hyväksyminen.

Allekirjoitus käynnistää maksuajat

Tämä on konkreettisin vaikutus, ja useimmiten laiminlyödyin osa myynnin organisoinnissa.

Yritysten välillä sovittu maksuaika on lainsäädännön mukaan enimmäisrajoitettu, ja viivästyskorot erääntyvät suoraan lain nojalla, ilman muistutusta, eräpäivää seuraavasta päivästä alkaen. Lisäksi maksetaan kiinteämääräinen korvaus perintäkuluista, joka on maksettava kustakin myöhässä olevasta laskusta.

Näitä summia lasketaan eräpäivästä, joka määräytyy sitoumuksen tekohetkestä. Joka päivä, joka säästyy allekirjoituksessa, on siis päivä, joka säästyy maksun saamisessa — ja vanhentumisajassa, jonka alkamisajankohtaa käsitellään artikkelissamme aiheesta kaupallisten saatavien vanhentuminen.

Miten toimia käytännössä

Valmistele asiakirja. Lähde liikkeelle mallista sen sijaan, että rakentaisit tiedoston alusta joka kerta: puuttuvat maininnat ovat yleisin syy käyttökelvottomaan ostotilaukseen. Tarjouksen hyväksymismalli kattaa yleisimmän tapauksen, ja tarjousgeneraattori tuottaa valmiiksi jäsennellyn asiakirjan.

Valitse allekirjoitustaso. Toistuvan kaupallisen ostotilauksen kohdalla yksinkertainen sähköinen allekirjoitus riittää: se on oikeudellisesti pätevä ja hyväksyttävä. Korkeammat tasot eivät lisää pätevyyttä, vaan tarjoavat vahvemman todistusaseman riidan varalta — tämä valinta kannattaa varata merkittäville sitoumuksille, joihin sovelletaan hyväksyttyä sähköistä allekirjoitusta.

Lähetä ja seuraa. Asiakirja lähetetään sähköpostitse, ja asiakas allekirjoittaa sen puhelimellaan tai selaimellaan luomatta tiliä. Automaattiset muistutukset poistavat manuaalisen seurannan tarpeen, joka on paperiprosessin kallein ajankäytön vaihe.

Säilytä todisteet. Suojan antaa allekirjoituksen ympärille rakennettu aineisto, ei allekirjoitus itsessään: allekirjoittajan henkilöllisyys, aikaleima, tapahtumaloki ja asiakirjan todistettava eheys. Vaiheittaiset ohjeet löytyvät sivultamme kuinka allekirjoitetaan.

Hyödyt lukuina

Ostotilauksen paperiprosessi — tulostus, lähetys, muistutus, vastaanotto, arkistointi — vie keskimäärin 45 minuuttia yhteenlaskettua työaikaa, jakautuen myynnin ja hallinnon kesken. Tavanomaisella kokonaiskustannustasolla tämä nostaa paperisen ostotilauksen todellisen kustannuksen noin 25 euroon, huomattavasti suorien kulujen yläpuolelle.

Tämän laskelman yksityiskohdat, kohta kohdalta, löytyvät vertailustamme, joka käsittelee sähköisen allekirjoituksen kustannusta verrattuna paperiin. Omien volyymienne arvioimiseksi investoinnin tuottolaskuri ottaa syötteenä asiakirjojenne määrän ja tuntikustannuksenne.

Käyttöskenaariot

Toistuva etämyynti. Yksi malli, yksinkertainen sähköinen allekirjoitus, automaattiset muistutukset. Tässä tapauksessa aikaero paperiin verrattuna on suurin, ja hyöty näkyy yhtä lailla konversioasteessa kuin kustannuksissa.

Tilaus ennakkomaksulla. Allekirjoituta ostotilaus ja maksuaikataulu samassa lähetyksessä. Asiakirjojen erottaminen luo viiveen, jonka aikana sitoumus on olemassa, mutta maksua ei ole vielä sovittu.

Suurasiakas. Useita allekirjoittajia, usein eri osastoilta. Allekirjoitusjärjestys ja allekirjoittajakohtaiset muistutukset estävät sen, että käsittely pysähtyy poissa olevan henkilön kohdalle. Automatisointi liiketoimintajärjestelmästä tapahtuu käyttäen sähköisen allekirjoituksen API:a.

Usein kysytyt kysymykset

Onko sähköisesti allekirjoitetulla ostotilauksella sama arvo? Kyllä. Sähköisellä asiakirjalla on sama todistusvoima kuin paperisella asiakirjalla, kunhan allekirjoittaja voidaan tunnistaa ja asiakirjan eheys on taattu.

Tarvitaanko hyväksyttyä sähköistä allekirjoitusta? Ei tavanomaisessa kaupallisessa ostotilauksessa. Yksinkertainen sähköinen allekirjoitus on pätevä ja hyväksyttävä; korkeammat tasot ovat perusteltuja sitoumuksen merkittävyyden ja riitautusriskin perusteella, ei periaatteen vuoksi.

Täytyykö asiakkaan luoda tili allekirjoittaakseen? Ei. Hän saa linkin, avaa asiakirjan ja allekirjoittaa sen selaimellaan tai puhelimellaan.

Mitä tapahtuu, jos asiakas kiistää allekirjoituksensa? Allekirjoitushetkellä koottu todisteaineisto — tunnistetiedot, aikaleima, tapahtumaloki — mahdollistaa vastaamisen tähän. Sen vahvuus riippuu valitusta allekirjoitustasosta.

Onko ostotilaus sopimuksen veroinen? Kun molemmat osapuolet ovat allekirjoittaneet sen, se muodostaa sopimuksen ja vahvistaa osapuolten velvoitteet. Se myös tekee yleiset ehdot sitoviksi, kunhan niiden hyväksyminen on osoitettu.

Voiko ostotilauksen allekirjoittaa suoraan hallintajärjestelmästä? Kyllä, integraation tai API:n avulla, mikä poistaa tietojen uudelleensyötön tarpeen ja käynnistää lähetyksen suoraan siitä työkalusta, jossa tilaus luodaan.

Lisätietoa

Kolme tapaa aloittaa, sitoutumisen asteen mukaan järjestettynä:

1. Aloita allekirjoitusvalmiista mallista ja lähetä se sellaisenaan testataksesi prosessia todellisella tilauksella.
2. Luo räätälöity asiakirja käyttäen sopimusgeneraattoria, jos ostotilauksessasi on erityisiä ehtoja.
3. Automatisoi prosessi hallintajärjestelmästäsi API:n avulla, kun volyymi oikeuttaa tietojen uudelleensyötön poistamisen.

Hinnoittelu on eritelty lähetysmäärän mukaan, ja ensimmäiset kuukausittaiset lähetykset ovat maksuttomia, jotta voit mitata ajansäästön omissa tilauksissasi ennen sitoutumista.