Kuinka lähettää asiakirja allekirjoitettavaksi

5 vaiheen prosessi

Sähköisesti allekirjoitettavan asiakirjan lähettäminen kestää alle 5 minuuttia. Tässä vaiheittainen prosessi.

1. Valmistele asiakirja

• Vienti PDF-muotoon (suositellaan)
• Tarkista luettavuus mobiililaitteella (80 % allekirjoittajista allekirjoittaa mobiililla)
• Lue tekstii läpi ja poista kirjoitusvirheet
• Liitä pakolliset liitteet tarvittaessa

2. Luo kirjekuori

Allekirjoitusalustallasi:

• uusi asiakirja → PDF:n lataus
• nimeä kirjekuori (asiakirjan aihe + allekirjoittaja)

3. Lisää allekirjoittajat

Kunkin allekirjoittajan :

• koko nimi
• sähköposti
• puhelinnumero (SMS-OTP:tä varten, jos AES)
• rooli (allekirjoittaja, hyväksyjä, tiedoksi)

Määritä järjestys: rinnakkainen (kaikki samaan aikaan) tai peräkkäinen.

4. Sijoita kentät

Vedä PDF:lle:

• allekirjoituskenttä (pakollinen)
• valinnaiset kentät: päivämäärä, nimi, vapaa teksti, valintaruutu, parafi per sivu

Kohdista kukin kenttä oikealle allekirjoittajalle (eri värit).

5. Määritä asetukset ja lähetä

Määritettävät asetukset:

• allekirjoitustaso: SES tai AES
• voimassaolon päättymispäivä (tyypillisesti 15-30 päivää)
• automaattiset muistutukset (D+3, D+7)
• räätälöidyt viestit

Klikkaa "Lähetä". Allekirjoittajat saavat sähköpostinsa välittömästi.

Seuraa asiakirjaa

Seuraa hallintapaneelistasi reaaliaikaisesti:

• lähetetty → avattu → allekirjoitettu
• ilmoitukset (sähköposti, Slack, Teams)
• manuaalinen muistutus mahdollinen

Hyvät käytännöt

• Testaa aina kollegan kanssa ennen tärkeää lähetystä
• Varaa yhteyskanava aloittelijoille allekirjoittajille
• Arkistoi allekirjoitettu asiakirja järjestelmällisesti
• Vältä lähetyksiä perjantai-iltana tai viikonloppuna

Yleiset virheet

• Väärä sähköpostiosoite (kirjoitusvirhe tai vanha osoite)
• Allekirjoittajan lisäämisen unohtaminen
• Allekirjoituskentän sijoittamatta jättäminen
• Liian raskas tiedosto (> 10 Mt → hidas mobiilissa)
• Lähettäminen lukematta läpi

Käytännön esimerkki: myyjä

Myyjä lähettää 20 tarjousta viikossa. Rutiini:

1. Luominen HubSpotista (tarjous + yleiset sopimusehdot)
2. Automaattinen lähetys SES-tasolla integraation kautta
3. Muistutukset D+2 ja D+5
4. Slack-ilmoitukset reaaliajassa
5. CRM päivittyy allekirjoituksen yhteydessä

Käytetty aika: 0 minuuttia per lähetys.

Miten Certyneo auttaa sinua

Certyneo tekee allekirjoitettavan asiakirjan lähettämisestä nopeaa ja luotettavaa: intuitiivinen vedä-ja-pudota-käyttöliittymä, mallipohjat toistuville asiakirjoille, CRM-integraatiot, reaaliaikainen seuranta, automaattiset muistutukset. Kaikki alle 3 minuutissa.

Tutustu Certyneon sähköisen allekirjoituksen ratkaisuun

UKK

Kuinka kauan lähettäminen kestää?

2-5 minuuttia yksinkertaiselle asiakirjalle.

Voiko saman asiakirjan lähettää useille allekirjoittajille?

Kyllä, kaikki samassa kirjekuoressa, rinnakkaisessa tai peräkkäisessä järjestyksessä.

Pitääkö allekirjoittajalle ilmoittaa etukäteen?

Ei pakollista, mutta suositeltavaa aloittelijoille allekirjoittajille.

Voiko lähetyksen peruuttaa?

Kyllä, ennen allekirjoitusta. Sen jälkeen ei.

Voiko allekirjoittaja välittää asiakirjan jollekulle toiselle?

Riippuu asetuksista. Oletuksena ei.

Yhteenveto

Allekirjoitettavan asiakirjan lähettäminen on yksinkertainen, arkipäiväiseksi muuttunut toimenpide. Kun rutiini on vakiintunut, sopimuskiertosi muuttuvat.

Kokeile Certyneota lähettääksesi, allekirjoittaaksesi ja seurataksesi asiakirjojasi verkossa yksinkertaisesti, nopeasti ja turvallisesti.