Cargo de alquiler versus alquiler: distinción legal en arrendamiento

Un arrendador no puede decidir libremente qué repercute. La lista de gastos recuperables al inquilino la fija un decreto, y es limitativa: lo que no figura en ella corresponde al propietario, sea cual sea la redacción del contrato de alquiler. Esta regla simple genera, sin embargo, la mayor parte de los litigios de arrendamiento, porque choca con una intuición persistente: la de creer que todo gasto relacionado con la vivienda debe poder repercutirse.

Dos importes de naturaleza distinta

La renta es la contrapartida de la puesta a disposición de la vivienda. Es libre al volver a alquilar, salvo en zona de regulación de precios, y no requiere justificación.

Los gastos de comunidad, también llamados gastos recuperables, son el reembolso de gastos que el arrendador ha adelantado en nombre del inquilino. No son un ingreso: se justifican, se desglosan y se regularizan. Confundir ambos conceptos es el primer error, y tiene una consecuencia directa: una cantidad reclamada en concepto de gastos que no pueda justificarse no se debe.

Tres categorías, y nada más

El decreto que fija la lista contempla tres familias de gastos recuperables:

• Los servicios prestados al inquilino. Agua fría y caliente, calefacción colectiva, electricidad de las zonas comunes, ascensor.
• Los gastos de mantenimiento corriente y las pequeñas reparaciones en las zonas comunes y los equipamientos colectivos. El concepto clave es el mantenimiento, en contraposición a la sustitución.
• Las tasas correspondientes a servicios de los que se beneficia el inquilino. La tasa de recogida de basuras es el ejemplo típico.

El reparto se decide casi siempre en la segunda categoría, y la línea divisoria es la siguiente: mantener se recupera, sustituir no se recupera. El contrato de mantenimiento de la caldera es recuperable; la caldera nueva no lo es. La limpieza de las zonas comunes es recuperable; el revoco de la fachada no lo es.

Lo que nunca es recuperable

Cuatro conceptos aparecen sistemáticamente en los desgloses impugnados, y ninguno es recuperable:

• Las grandes obras y la sustitución de equipamientos, incluso cuando mejoran el confort del inquilino.
• Los honorarios de gestión abonados a un administrador de fincas o a una agencia.
• Los gastos de procedimiento en que incurra el arrendador, incluso contra el propio inquilino.
• Las primas de seguro del propietario, en particular el seguro de propietario no ocupante.

Una cláusula del contrato que dispusiera lo contrario se considera no escrita. El contrato no puede ampliar una lista que el decreto ha querido limitativa.

Provisiones, regularización y tarifa fija

El régimen normal es el de provisiones mensuales seguidas de una regularización anual. La regularización no es una facultad: es obligatoria, y supone comunicar al inquilino el desglose por tipo de gasto, así como el método de reparto entre las unidades.

El arrendador debe tener los justificantes a disposición del inquilino durante seis meses a partir del envío de dicho desglose. Esta puesta a disposición es el eje del sistema: sin justificante consultable, la cantidad reclamada resulta indefendible. Organizar esta conservación por ejercicio y por unidad forma parte de las rutinas descritas en nuestra guía de gestión de alquileres.

Dos mecanismos protegen al inquilino frente a la acumulación:

• Cuando la regularización no se ha realizado antes de que finalice el año civil siguiente a aquel en que los importes fueron exigibles, el inquilino puede solicitar el fraccionamiento del pago en doce mensualidades.
• Las cantidades percibidas indebidamente, igual que las que hayan quedado impagadas, prescriben a los tres años.

La tarifa fija de gastos constituye el otro régimen posible. Se admite en el alquiler amueblado y en el alquiler compartido. Su importe debe fijarse de manera razonable en relación con los gastos reales, y en ese caso no hay ni regularización ni justificantes que aportar; pero tampoco es revisable con el argumento de que los gastos reales habrían superado la tarifa fija. Es una decisión que sopesa simplicidad frente a flexibilidad, y debe adoptarse al redactar el contrato de alquiler y no durante su ejecución.

El caso del arrendamiento comercial

El régimen es completamente distinto, y un arrendador que gestiona ambos tipos no puede razonar por analogía.

En materia comercial, no existe una lista limitativa de gastos recuperables. El principio es el de la libertad contractual, aunque está regulado: el contrato debe incluir un inventario preciso y limitativo de las categorías de gastos, impuestos, tasas y cánones vinculados al contrato, con la indicación de su reparto entre arrendador y arrendatario. Ciertos gastos no pueden repercutirse al inquilino, en particular las grandes reparaciones en el sentido del Código Civil francés y las obras de adecuación normativa que correspondan a esas grandes reparaciones.

El arrendador debe además comunicar un estado previsional de las obras y un estado recapitulativo de las ya realizadas. La falta de inventario en el contrato no lo anula, pero priva al arrendador de la posibilidad de repercutir los gastos.

Escenarios de uso

Entrada en la vivienda. El importe de las provisiones debe establecerse a partir del último desglose real, y no reproducirse idéntico al del inquilino anterior si los consumos han cambiado. Una provisión manifiestamente subestimada genera una regularización elevada que resulta fácil de impugnar.

Regularización anual. El desglose debe enviarse con el detalle por tipo de gasto. Conservar la prueba de su envío y de su fecha evita tener que demostrar, dos años después, que efectivamente se envió.

Salida del inquilino. La fecha de efecto del preaviso, cuyas modalidades se detallan en nuestro artículo sobre la resolución del contrato de alquiler, delimita el periodo de gastos que hay que regularizar. Los gastos aún no regularizados no se compensan libremente con la fianza: su devolución se rige por sus propios plazos, y una retención no justificada expone a penalizaciones por retraso calculadas por mes iniciado.

Preguntas frecuentes

¿Puede el arrendador recuperar el impuesto sobre bienes inmuebles? No, salvo la tasa de recogida de basuras, que corresponde a un servicio del que se beneficia el inquilino. El resto del impuesto sobre bienes inmuebles sigue a cargo del propietario.

¿Puede una cláusula del contrato añadir gastos recuperables? No en el alquiler de vivienda: la lista fijada por decreto es limitativa, y toda cláusula contraria se considera no escrita. En el arrendamiento comercial, la lógica se invierte: es el inventario incluido en el contrato el que delimita lo que se puede repercutir.

¿Qué hacer si el arrendador nunca regulariza los gastos? El inquilino puede reclamar la regularización y, cuando esta se produce con retraso, solicitar el fraccionamiento del pago en doce mensualidades. Las cantidades correspondientes prescriben a los tres años.

¿Puede el inquilino exigir las facturas? Puede consultar los justificantes, que el arrendador debe tener a disposición durante seis meses tras el envío del desglose. Esta consulta no se limita al desglose global: abarca los justificantes en sí mismos.

¿Es recuperable la sustitución de una caldera? No. El contrato de mantenimiento sí lo es, la sustitución del equipo no. La frontera pasa entre mantener y sustituir, no entre necesario y superfluo.

¿Es revisable la tarifa fija de gastos? Evoluciona según las modalidades previstas en el contrato, pero no puede regularizarse a posteriori con el argumento de que los gastos reales resultaron superiores. Es la contrapartida de la ausencia de regularización y de justificantes.

Para recordar

La regla se resume en una frase: en el alquiler de vivienda, la lista de gastos recuperables la fija un decreto y es limitativa, y el contrato no puede ampliarla. Todo lo demás se deriva de ahí: el mantenimiento se recupera, la sustitución no; los honorarios de gestión, el seguro del propietario y los gastos de procedimiento nunca se repercuten.

En el plano práctico, dos obligaciones deciden el resultado de un litigio: regularizar cada año comunicando un desglose detallado, y mantener los justificantes a disposición durante seis meses. Un arrendador que cumple ambas cosas y conserva un registro con fecha gana las disputas. El que reclama provisiones sin regularizar nunca pierde, incluso cuando las cantidades eran efectivamente debidas.