Contabilidad empresarial: obligaciones legales completas

La contabilidad no es una obligación declarativa anual: es una obligación continua, cuya regularidad se aprecia a lo largo de todo el ejercicio. Este matiz decide el resultado de una inspección. Una contabilidad reconstituida a posteriori, aunque sea exacta, presenta los signos que la delatan —asientos agrupados, numeración discontinua, justificantes faltantes— y debilita el conjunto de las posiciones adoptadas por la empresa.

Quién está afectado, y en qué medida

Toda persona física o jurídica que tenga la condición de comerciante debe registrar cronológicamente los movimientos que afecten a su patrimonio, realizar un inventario al menos una vez al año, y elaborar cuentas anuales.

El alcance de la obligación varía después según el régimen:

• Microempresa: un libro de ingresos, complementado con un registro de compras para las actividades de venta. Ningún balance, ninguna cuenta de resultados.
• Régimen real simplificado: contabilidad completa, con una presentación simplificada de las cuentas anuales y la posibilidad de registrar los créditos y deudas solo en el cierre.
• Régimen real normal: contabilidad completa y cuentas anuales detalladas.

Existe una tolerancia para las estructuras más pequeñas, que pueden llevar una contabilidad de tesorería durante el ejercicio, siempre que realicen las regularizaciones necesarias en el cierre. Esta tolerancia se refiere al ritmo de registro, nunca a la exhaustividad.

Los libros obligatorios

Tres documentos estructuran la llevanza contable y son los primeros que se solicitan en una inspección.

El libro diario registra los movimientos cronológicamente, operación por operación. La cronología no es una convención de presentación: un asiento antedatado o insertado fuera de secuencia es un indicio de contabilidad irregular.

El libro mayor recoge los mismos asientos desglosados por cuenta, según el plan contable.

El libro de inventario, cuya obligación se ha aligerado, recoge los elementos del activo y del pasivo constatados en el inventario anual.

A estos libros se añade, para las empresas que llevan una contabilidad informatizada, la obligación de poder presentar el archivo de asientos contables en un formato normalizado. Su ausencia o su no conformidad se sanciona con una multa, independientemente de la calidad de las cuentas en sí.

Los justificantes

Cada asiento debe estar respaldado por un justificante fechado y probatorio. Es la condición que hace perder más deducciones, y es puramente documental: un gasto real, incurrido en interés de la empresa, deja de ser deducible por falta de un justificante conforme.

Una factura debe incluir las menciones obligatorias —identificación de las partes, número, fecha, descripción, precio, tipo e importe del IVA, menciones relativas a los plazos y penalizaciones. Un tique de tarjeta bancaria no es una factura: prueba un pago, no la naturaleza ni el destinatario del gasto.

La generalización de la facturación electrónica desplaza el tema. La conformidad ya no se juzga únicamente por el documento, sino por la pista de auditoría fiable: la capacidad de vincular cada factura con el flujo económico y el pago correspondiente, de forma documentada y permanente —exigencia detallada en nuestro artículo sobre la pista de auditoría fiable.

Los plazos de conservación

Los libros, registros y justificantes se conservan diez años a partir del cierre del ejercicio. Este plazo es más largo que el plazo de comprobación de la administración, que abarca los tres ejercicios anteriores —un aspecto que lleva a algunas empresas a destruirlos demasiado pronto.

A esto se añaden dos reglas. Los documentos relativos a inmovilizados deben conservarse más allá, mientras el bien figure en el activo y durante los plazos aplicables tras su baja, ya que justifican la base amortizable y la plusvalía de la cesión. Y los documentos societarios obedecen a sus propios plazos, generalmente más largos.

La conservación en formato electrónico está admitida, siempre que se garantice la integridad, la legibilidad y la restitución de los documentos durante todo el plazo. Una simple carpeta de archivos no cumple estas condiciones: se requiere un archivo con valor probatorio.

Qué examina en primer lugar una inspección

Los puntos examinados son estables de una inspección a otra, lo que permite prepararse:

• La continuidad de la numeración de los asientos y de las facturas emitidas.
• La cronología de los registros, comparada con las fechas de los justificantes.
• La concordancia entre la cuenta bancaria, la caja y los registros.
• La exhaustividad de los justificantes, mediante muestreo sobre las partidas con mayor riesgo.
• La coherencia entre las declaraciones de IVA y la contabilidad.

Una contabilidad irregular puede ser descartada, abriendo la vía a una reconstrucción de la cifra de negocio por parte de la administración según sus propios métodos. Es la sanción más grave, porque desplaza la carga de la discusión: la empresa debe entonces demostrar que la reconstrucción es errónea. Las garantías aplicables durante el procedimiento figuran en nuestro artículo sobre la inspección fiscal.

Escenarios de uso

Creación de empresa. Elegir el régimen en función del volumen previsto y no solo de la comodidad administrativa. El paso de un régimen a otro a lo largo de la vida de la empresa implica reajustes que la anticipación evita.

Retraso en el registro. Ponerse al día respetando la cronología real de los justificantes en lugar de registrar con la fecha de la puesta al día. Un registro agrupado a final del ejercicio es visible y debilita el conjunto.

Cierre. Verificar los devengos —gastos por pagar, ingresos por cobrar— así como las amortizaciones y las provisiones, cuya omisión no es recuperable en el ejercicio siguiente.

Preguntas frecuentes

¿Debe una microempresa llevar contabilidad? Un libro de ingresos, complementado con un registro de compras para las actividades de venta. No se exige balance ni cuenta de resultados, pero los justificantes deben conservarse.

¿Cuánto tiempo hay que conservar los justificantes? Diez años a partir del cierre del ejercicio, más tiempo para los documentos relativos a inmovilizados y para los documentos societarios.

¿Basta con un tique de tarjeta bancaria? No. Prueba un pago, no la naturaleza del gasto ni su beneficiario. Se necesita una factura con las menciones obligatorias.

¿Se puede conservar todo en formato digital? Sí, siempre que se garantice la integridad, la legibilidad y la restitución de los documentos durante todo el plazo legal. Un simple directorio de archivos no es suficiente.

¿Qué es el archivo de asientos contables? Una exportación normalizada de la contabilidad informatizada, entregada a la administración en una inspección. Su ausencia o su no conformidad se sanciona con una multa propia.

¿Qué riesgos corre una contabilidad irregular? Puede ser descartada, y la administración reconstruye entonces la cifra de negocio según sus propios métodos. Corresponde a la empresa demostrar que esa reconstrucción es errónea.

Para recordar

La regularidad de una contabilidad depende de tres características observables, y una inspección las verifica en este orden: la cronología de los registros, la continuidad de las numeraciones, y la existencia de un justificante probatorio detrás de cada asiento.

Estos tres puntos se construyen sobre la marcha y no se pueden recuperar después. Una contabilidad reconstituida al final del ejercicio deja rastros identificables, y el riesgo no es el rechazo de un asiento aislado sino el del conjunto —con la inversión de la carga de la discusión que ello conlleva. La contrapartida es favorable: una llevanza regular y documentada es lo que, en una inspección, permite sostener las posiciones adoptadas en materia de fiscalidad empresarial.