Είναι δυνατό να ομαδοποιηθούν πολλές πράξεις στον ίδιο φάκελο πελάτη;

Ναι. Κάθε φάκελος (διαδοχή, πώληση, κοινοκτητεία, εντολή διαχείρισης) συγκεντρώνει όλες τις ιδιωτικές πράξεις του, τους υπογράφοντές του και το ιστορικό ελέγχου τους στο ίδιο μέρος, αντί να αντιμετωπίζει κάθε πράξη απομονωμένα.

Πώς να παρακολουθήσετε την πρόοδο ενός φακέλου με πολλούς κληρονόμους;

Η κατάσταση υπογραφής κάθε κληρονόμου ή συν-ιδιοκτήτη είναι ορατή με μια ματιά (σε αναμονή, υπογεγραμμένο, επαναληφθέν). Ο καθένας λαμβάνει έναν προσωπικό ασφαλές σύνδεσμο με OTP SMS στο δικό του νούμερο.

Αντικαθιστά το παρακολούθηση φακέλου ένα λογισμικό επαγγελματικής σημειώσεως;

Όχι — Certyneo κεντρικοποιεί την ηλεκτρονική υπογραφή και την παρακολούθηση των ιδιωτικών πράξεων της μελέτης· δεν αντικαθιστά ένα πλήρες λογισμικό διαχείρισης σημειώσεων ούτε τη σύνταξη αυθεντικών πράξεων, οι οποίες παραμένουν εκτός του πεδίου εφαρμογής του.

Μπορείτε να επαναληφθείτε ένας υπογράφων που δεν έχει ακόμη υπογράψει την πράξη του;

Ναι, μια επανάληψη μπορεί να σταλεί απευθείας από τον φάκελο, χωρίς να ληφθεί πάλι το ιστορικό ανταλλαγών email.

Διατηρείται το ιστορικό ενός φακέλου μετά την υπογραφή όλων των πράξεων;

Ναι, κάθε πράξη παραμένει συνδεδεμένη με τον φάκελό της με το audit trail (ταυτότητα που επαληθεύεται με OTP SMS, χρονοσήμανση, hash SHA-256) για όλη τη διάρκεια της νόμιμης αρχειοθέτησης, διαθέσιμη ανά πάσα στιγμή.

Πώς να μεταδώσετε ένα φάκελο σε ένα συνάδελφο διάδοχο;

Οι υπογεγραμμένες πράξεις και το audit trail τους είναι εξαγόμενες από τον φάκελο, για μετάδοση σε ένα συνάδελφο σε περίπτωση ανάληψης μελέτης ή εκχώρησης πελατείας.

Ποιο επίπεδο υπογραφής για τις πράξεις ενός σημειωτικού φακέλου;

Προηγμένη υπογραφή (AES) συνιστάται για τις ιδιωτικές πράξεις της μελέτης — αποδεκτή στη δικαιοσύνη (άρθρο 1367 Αστικός Κώδικας), με ένα δοσιακό αρχείο που συνδέεται με κάθε πράξη.

Πόσο κοστίζει το παρακολούθηση φακέλων για μια σημειωτική μελέτη;

Ένα μόνιμο δωρεάν σχέδιο επιτρέπει δοκιμή σε αρκετούς φακέλους με ένα μηνιαίο ποσοστό φακέλων. Τα πληρωμένα σχέδια προσαρμόζονται στον όγκο των φακέλων που επεξεργάζονται από τη μελέτη.

Καθεστώς συμβολαιογράφων · παρακολούθηση φακέλου · eIDAS AES

Διαχείριση συμβολαιογραφικών φακέλων στο διαδίκτυο: ηλεκτρονική υπογραφή και παρακολούθηση

Συγκεντρώστε την υπογραφή και την παρακολούθηση των ιδιωτικών πράξεων κάθε φακέλου πελάτη του γραφείου σας — διαδοχή, πώληση, διαχείριση ενοικιάσεων, αδιαίρετη κτήση — σε έναν ενιαίο χώρο. Κάθε φάκελος περιλαμβάνει τους υπογράφοντες, τις υπογεγραμμένες πράξεις, το αρχείο ελέγχου και τις προθεσμίες του, αντί να είναι διασκορπισμένος μεταξύ γραμματοκιβωτίων και χαρτινών φακέλων. Σύμφωνο με το καθεστώς των συμβολαιογράφων (διάταγμα αριθ. 45-2590) και τον κανονισμό eIDAS — συνιστάται προηγμένη υπογραφή, ιστορικό διατηρημένο ανά φάκελο.

Νομικό πλαίσιο: Καθεστώς συμβολαιογράφων · παρακολούθηση φακέλου
Επίπεδο υπογραφής: Επαναλαμβάνεται η χρήση του AES eIDAS
Νομικό αρχείο: 10 χρόνια περιλαμβάνονται

Γιατί να συγκεντρώσετε την παρακολούθηση των φακέλων των πελατών σας;

Ένα νοταριακό γραφείο διαχειρίζεται συνεχώς δεκάδες φακέλους παράλληλα — διαδοχές, πωλήσεις, κοινοκτητείες, εντολές διαχείρισης — καθένας από τους οποίους περιλαμβάνει πολλές ιδιωτικές πράξεις και πολλούς υπογράφοντες (κληρονόμους, συν-κατόχους, εντολέες). Χωρίς ειδικό εργαλείο, η παρακολούθηση βασίζεται σε διασκορπισμένες ανταλλαγές email και χαρτινούς φακέλους, με πραγματικό κίνδυνο να χαθεί το ίχνος μιας πράξης σε αναμονή υπογραφής ή μιας προσεχούς προθεσμίας. Η συγκέντρωση της ηλεκτρονικής υπογραφής ανά φάκελο επιτρέπει την εύρεση σε ένα κλικ του συνόλου των υπογεγραμμένων πράξεων, του ιστορικού ελέγχου τους και της ταυτότητας κάθε υπογράφοντα, και την παρακολούθηση της προόδου κάθε υπόθεσης χωρίς την ανακατασκευή του ιστορικού με το χέρι.

Γιατί να υπογράψετε ηλεκτρονικά;

Ένας χώρος ανά φάκελο πελάτη

Κάθε υπόθεση (διαδοχή, πώληση, κοινοκτητεία, εντολή διαχείρισης) συγκεντρώνει τις ιδιωτικές πράξεις της, τους υπογράφοντές της και το ιστορικό ελέγχου της στο ίδιο μέρος, αντί να είναι διασκορπισμένη μεταξύ γραμματοκιβωτίων και φακέλων.

Παρακολούθηση της προόδου με μια ματιά

Κατάσταση κάθε πράξης ορατή αμέσως: σε αναμονή υπογραφής, υπογεγραμμένη, επαναληφθείσα. Τελειώνουν τα χειροκίνητα email υπενθύμισης για να μάθετε πού βρίσκεται ένας κληρονόμος ή ένας συν-κάτοχος.

Πολλαπλοί υπογράφοντες ανά φάκελο

Διαδοχή, κοινοκτητεία, διαχωρισμός: κάθε συν-πελάτης λαμβάνει τον προσωπικό του σύνδεσμο με OTP SMS. Διαδοχική ή παράλληλη υπογραφή ανάλογα με τον φάκελο, χωρίς επανα-εισαγωγή μεταξύ κάθε πράξης.

Ιστορικό και ιστορικό ελέγχου διατηρημένα ανά υπόθεση

Κάθε πράξη του φακέλου αρχειοθετείται με το PDF απόδειξής της (ταυτότητα επαληθευμένη με OTP SMS, χρονοσήμανση, κατακερματισμός SHA-256). Εξάγεται σε ένα κλικ για έναν διάδοχο συναδέλφου ή σε περίπτωση αμφισβήτησης.

Διαδικασία σε 4 βήματα

Από την προετοιμασία έως την νομική αρχειοθέτηση, σε λιγότερο από 5 λεπτά.

1. Δημιουργήστε τον φάκελο πελάτη
Ονοματίστε τον φάκελο (όνομα πελάτη, τύπος υπόθεσης) και προετοιμάστε την πρώτη ιδιωτική πράξη προς υπογραφή (σύμβαση αμοιβών, εντολή, συμφωνία μεταξύ πελατών).
2. Προσθέστε τους υπογράφοντες του φακέλου
Νοταρίου + πελάτης(ες) που ενδιαφέρονται για την υπόθεση. Για μια διαδοχή ή κοινοκτητεία, προσθέστε όλους τους συν-πελάτες. κάθε ένας λαμβάνει τον προσωπικό του ασφαλή σύνδεσμο.
3. Παρακολουθήστε την πρόοδο των πράξεων
Κάθε πράξη του φακέλου εμφανίζει την κατάστασή της (σε αναμονή, υπογεγραμμένη, επαναληφθείσα). Βρείτε σε ένα κλικ το πλήρες ιστορικό της υπόθεσης, χωρίς να ανακατασκευάσετε ανταλλαγές με email.
4. Αρχειοθετήστε και εξάγετε τον φάκελο
Οι υπογεγραμμένες πράξεις και το ιστορικό ελέγχου τους παραμένουν συνδεδεμένα με τον φάκελο για όλη τη διάρκεια της νομικής αρχειοθέτησης. Εξαγωγή δυνατή για μεταφορά σε διάδοχο συναδέλφου.

Επικαιρότερα ερωτήματα

Είναι δυνατό να ομαδοποιηθούν πολλές πράξεις στον ίδιο φάκελο πελάτη;: Ναι. Κάθε φάκελος (διαδοχή, πώληση, κοινοκτητεία, εντολή διαχείρισης) συγκεντρώνει όλες τις ιδιωτικές πράξεις του, τους υπογράφοντές του και το ιστορικό ελέγχου τους στο ίδιο μέρος, αντί να αντιμετωπίζει κάθε πράξη απομονωμένα.
Πώς να παρακολουθήσετε την πρόοδο ενός φακέλου με πολλούς κληρονόμους;: Η κατάσταση υπογραφής κάθε κληρονόμου ή συν-ιδιοκτήτη είναι ορατή με μια ματιά (σε αναμονή, υπογεγραμμένο, επαναληφθέν). Ο καθένας λαμβάνει έναν προσωπικό ασφαλές σύνδεσμο με OTP SMS στο δικό του νούμερο.
Αντικαθιστά το παρακολούθηση φακέλου ένα λογισμικό επαγγελματικής σημειώσεως;: Όχι — Certyneo κεντρικοποιεί την ηλεκτρονική υπογραφή και την παρακολούθηση των ιδιωτικών πράξεων της μελέτης· δεν αντικαθιστά ένα πλήρες λογισμικό διαχείρισης σημειώσεων ούτε τη σύνταξη αυθεντικών πράξεων, οι οποίες παραμένουν εκτός του πεδίου εφαρμογής του.
Μπορείτε να επαναληφθείτε ένας υπογράφων που δεν έχει ακόμη υπογράψει την πράξη του;: Ναι, μια επανάληψη μπορεί να σταλεί απευθείας από τον φάκελο, χωρίς να ληφθεί πάλι το ιστορικό ανταλλαγών email.
Διατηρείται το ιστορικό ενός φακέλου μετά την υπογραφή όλων των πράξεων;: Ναι, κάθε πράξη παραμένει συνδεδεμένη με τον φάκελό της με το audit trail (ταυτότητα που επαληθεύεται με OTP SMS, χρονοσήμανση, hash SHA-256) για όλη τη διάρκεια της νόμιμης αρχειοθέτησης, διαθέσιμη ανά πάσα στιγμή.
Πώς να μεταδώσετε ένα φάκελο σε ένα συνάδελφο διάδοχο;: Οι υπογεγραμμένες πράξεις και το audit trail τους είναι εξαγόμενες από τον φάκελο, για μετάδοση σε ένα συνάδελφο σε περίπτωση ανάληψης μελέτης ή εκχώρησης πελατείας.
Ποιο επίπεδο υπογραφής για τις πράξεις ενός σημειωτικού φακέλου;: Προηγμένη υπογραφή (AES) συνιστάται για τις ιδιωτικές πράξεις της μελέτης — αποδεκτή στη δικαιοσύνη (άρθρο 1367 Αστικός Κώδικας), με ένα δοσιακό αρχείο που συνδέεται με κάθε πράξη.
Πόσο κοστίζει το παρακολούθηση φακέλων για μια σημειωτική μελέτη;: Ένα μόνιμο δωρεάν σχέδιο επιτρέπει δοκιμή σε αρκετούς φακέλους με ένα μηνιαίο ποσοστό φακέλων. Τα πληρωμένα σχέδια προσαρμόζονται στον όγκο των φακέλων που επεξεργάζονται από τη μελέτη.

Διάβασε επίσης

Κεντρικοποιήστε την παρακολούθηση των φακέλων των πελατών σας

Μόνιμο δωρεάν σχέδιο (5 φάκελοι για 14 ημέρες, στη συνέχεια 2/μήνα), χωρίς τραπεζική κάρτα. Σύμφωνο με το καθεστώς των σημειωτών και eIDAS. Ιστορικό και audit trail διατηρούνται ανά φάκελο.

Ξεκινήστε δωρεάν Δείτε τιμές