Αρχειοθέτηση και παρακολούθηση των ημερομηνιών λήξης συμβολαιογραφικών εγγράφων

Νομικό πλαίσιο

Νόμιμη αρχειοθέτηση · αποδεικτική αξία

Επίπεδο υπογραφής

Επαναλαμβάνεται η χρήση του AES eIDAS

Νομικό αρχείο

10 χρόνια περιλαμβάνονται

Γιατί η αρχειοθέτηση με αποδεικτική αξία έχει σημασία για ένα συμβολαιογραφικό γραφείο;

Οι πράξεις με ιδιωτικό έγγραφο ενός συμβολαιογραφικού γραφείου — συμβάσεις αμοιβών, εντολές διαχείρισης διαδοχής, συμφωνίες μεταξύ πελατών — πρέπει να διατηρούνται για όση διάρκεια ισχύει η δικαστική παραγραφή (10 χρόνια κατά κανόνα για τις πολιτικές και εμπορικές πράξεις), και να παραμένουν αντιθέσιμες σε περίπτωση ελέγχου από το Ανώτατο Συμβούλιο Συμβολαιογράφων ή διαφοράς με πελάτη. Μια αρχειοθέτηση με αποδεικτική αξία δεν περιορίζεται στην αποθήκευση του υπογεγραμμένου PDF: διατηρεί επίσης το πλήρες audit trail — επαληθευμένη ταυτότητα του υπογράφοντος, χρονόσημανση, αποτύπωση του εγγράφου — που αποδεικνύει την αξιοπιστία της πράξης τη στιγμή που αμφισβητείται. Ορισμένες πράξεις φέρουν επιπλέον δική τους ημερομηνία λήξης (περίοδος εξαίρεσης μιας εντολής, διάρκεια δέσμευσης εμπιστευτικότητας, ανανέωση σύμβασης) που πρέπει να μπορεί να παρακολουθηθεί χωρίς να ανατρέχετε χειροκίνητα κάθε φάκελο.

Γιατί να υπογράψετε ηλεκτρονικά;

Διαδικασία σε 4 βήματα

Από την προετοιμασία έως την νομική αρχειοθέτηση, σε λιγότερο από 5 λεπτά.

1. 1. Υπογραφή της πράξης υπό ιδιωτικό έγγραφο

   Η πράξη υπογράφεται σε προηγμένη υπογραφή (AES) με επαλήθευση ταυτότητας μέσω OTP SMS κάθε πελάτη.

2. 2. Αυτόματη αρχειοθέκευση με αποδεικτική αξία

   Η ολοκληρωμένη πράξη και το πλήρες audit trail αρχειοθετούνται αυτόματα, χωρίς πρόσθετο χειρισμό από τη δικηγορία.

3. 3. Παρακολούθηση των συνημμένων προθεσμιών

   Ανακτήστε ανά πάσα στιγμή τις προθεσμίες που αφορούν την πράξη (προθεσμία υπαναχώρησης, ανανέωση, διάρκεια δέσμευσης) απευθείας από τον φάκελό της.

4. 4. Εξαγωγή σε περίπτωση ελέγχου ή διαφοράς

   Το PDF απόδειξης και το πλήρες audit trail εξάγονται με ένα κλικ, για έναν συνάδελφο διάδοχο, το Ανώτατο Συμβούλιο του κατακτητικού συμβολαίου ή οποιοδήποτε δικαστήριο.

Επικαιρότερα ερωτήματα

Πόσο καιρό πρέπει ένας συμβολαιογράφος να διατηρεί τις πράξεις του υπό ιδιωτικό έγγραφο;

Ελάχιστον 10 χρόνια, προθεσμία παραγραφής δικαίου που ισχύει για πολιτικές και εμπορικές πράξεις. Για πράξεις που σχετίζονται με κληρονομικό ή περιουσιακό φάκελο, συνιστάται μεγαλύτερη διατήρηση. Το Certyneo αρχειοθετεί 10 χρόνια συμπεριλαμβανομένων, με διαθέσιμη επέκταση.

Τι είναι η αρχειοθέκευση με αποδεικτική αξία;

Είναι η διατήρηση του υπογεγραμμένου εγγράφου συνοδευόμενου από το πλήρες audit trail του — επαληθευμένη ταυτότητα του υπογράφοντος, χρονοσήμανση, αποτύπωμα του εγγράφου — που επιτρέπει την απόδειξη της αξιοπιστίας της πράξης σε περίπτωση αμφισβήτησης, και όχι απλώς την αποθήκευσή της.

Πώς να παρακολουθήσετε τη προθεσμία υπαναχώρησης ενός συμβολαιακού εξουσιοδότησης;

Η προθεσμία υπαναχώρησης που εφαρμόζεται σε ορισμένα εξουσιοδοτήσεις παραμένει συνημμένη στην αρχειοθετημένη πράξη, πρόσβαση από τον φάκελό της χωρίς να χρειάζεται να ανακτήσετε το ιστορικό ανταλλαγών με τον πελάτη.

Τι συμβαίνει εάν μια αρχειοθετημένη πράξη αμφισβητηθεί από έναν πελάτη;

Το PDF απόδειξης και το πλήρες audit trail (ταυτότητα επαληθευμένη μέσω OTP SMS, χρονοσήμανση RFC 3161, κατακερματισμός SHA-256) εξάγονται με ένα κλικ, αντιτιθέμενα ενώπιον όλων των πολιτικών και εμπορικών δικαστηρίων και ενώπιον του Ανώτατου Συμβουλίου του κατακτητικού συμβολαίου σε περίπτωση πειθαρχικής διαφοράς.

Σέβεται η ηλεκτρονική αρχειοθέκευση το επαγγελματικό απόρρητο του συμβολαιογράφου;

Ναι — κρυπτογράφηση TLS 1.3 κατά τη μεταφορά, AES-256 σε ηρεμία, αυστηρή απομόνωση δεδομένων ανά δικηγορία, φιλοξενία 100% ΕΕ (IONOS) χωρίς υπεργολαβία εκτός ΕΕ, DPA σύμφωνο RGPD ενσωματώνοντας τις ρήτρες ειδικές στο επαγγελματικό απόρρητο του συμβολαιογράφου.

Μπορεί κανείς να εξάγει μια αρχειοθετημένη πράξη για έναν διάδοχο συναδέλφου;

Ναι, κάθε πράξη και το audit trail της παραμένουν εξαγώγιμα ανά πάσα στιγμή από τον φάκελό της, για μεταβίβαση σε συναδέλφο σε περίπτωση ανάληψης του γραφείου ή μεταβίβασης της πελατείας.

Η παρακολούθηση των προθεσμιών λειτουργεί επίσης για πράξεις με πολλαπλούς υπογράφοντες;

Ναι — για μια πράξη που περιλαμβάνει πολλούς κληρονόμους ή συνιδιοκτήτες, η προθεσμία παραμένει συνδεδεμένη στην ίδια την πράξη, ανεξάρτητα από τον αριθμό των υπογραφόντων.

Η αρχειοθέτηση με αποδεικτική αξία αφορά επίσης τη συμβολαιογραφική πράξη σε ηλεκτρονική μορφή;

Όχι — η συμβολαιογραφική πράξη σε ηλεκτρονική μορφή (άρθ. 1369 Αστικός Κώδικας, διάταγμα 2005-973) διατηρείται σύμφωνα με ένα σύστημα ιδιαίτερο για την επαγγελματική ταξιαρχία των συμβολαιογράφων, εκτός του πεδίου εφαρμογής της Certyneo. Αυτή η αρχειοθέτηση αφορά τις πράξεις ιδιωτικού χεριού του γραφείου.

Διάβασε επίσης

• Ηλεκτρονική υπογραφή για συμβολαιογράφους και συμβολαιογραφικά γραφεία
• Γλωσσάριο προηγμένη υπογραφή (AES)
• Γλωσσάριο Κανονισμός eIDAS
• Τιμές Certyneo
• Λύση για ηλεκτρονική ψηφιακή χάρτη eIDAS
• Ηλεκτρονική υπογραφή για συμβολαιογράφους και συμβολαιογραφικά γραφεία
• Διαχειριστείτε τα συμβολαιογραφικά σας φάκελα στο διαδίκτυο
• Ενυπόγραφη πράξη έναντι ιδιωτικής πράξης για συμβολαιογράφους
• Le Plan Métier Notariat : gestion de dossiers pour étude notariale